Förskottsfakturering är en grundläggande praxis för många företag. Den här faktureringsmetoden kan hjälpa dig att hantera kommande intäkter och projektkostnader utan att utsätta ditt företag för risker. När du tillverkar skräddarsydda varor eller samordnar ett omfattande projekt kan en tidig insättning vara en livlina – särskilt med tanke på att företag väntar 59 dagar i genomsnitt på att få betalt för sålda varor och tjänster.

Nedan förklarar vi vad förhandsfakturering är, varför företag använder det, vad en förhandsfaktura bör innehålla och vilka de potentiella riskerna är.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är förskottsfakturering?
  
• Varför använder företag förskottsfakturering?
  
• Vad ska en förskottsfaktura innehålla?
  
• Vilka branscher använder vanligtvis förskottsfakturering?
  
• Hur kan du hantera förskottsfakturor på ett effektivt sätt?
  
• Vilka är riskerna med förhandsfakturering och hur kan du minska dem?
  

Vad är förskottsfakturering?

Förskottsfakturering är en metod där en betalningsbegäran utfärdas innan produkten eller tjänsten har levererats.

Föreställ dig att du äger ett cateringföretag. En potentiell kund kontaktar dig för att tillgodose deras bröllopsmottagning nästa sommar, och du tillbringar de närmaste dagarna eller veckorna med att samla personal, reservera utrustning och utforma en meny. Istället för att vänta tills bröllopet är över för att fakturera din kund, skickar du en faktura i förväg för att begära partiell eller fullständig betalning.

Andra exempel på proffs eller företag som kan använda förskottsfakturering är snickare som bygger anpassade möbler, evenemangsplanerare och fotografer. Genom att begära en partiell eller hel insättning i förtid undviker du att jaga en betalning efter att arbetet är slutfört.

Denna praxis kan kännas ovanlig för kunder som är vana vid att betala fakturor först efter att varorna eller tjänsterna har levererats. Men inom många områden är förskottsfakturering standard. Om du någonsin har bokat ett band för en julfest eller betalat en deposition för att hyra ut en restaurang för en födelsedagsfest, har du fått en förskottsfaktura (även om det kallades för en "depositionsbegäran").

Varför använder företag förskottsfakturering?

En stor fördel med förhandsfakturering är den ekonomiska förutsägbarheten. När du vet att åtminstone en del av projektets intäkter snart kommer att levereras är du mindre orolig för kortsiktiga budgetbegränsningar eller fördröjningar. Det är särskilt användbart när du har personal att kompensera eller material att köpa. För företag som är beroende av stora kundbeställningar utgör förskottsbetalningar en buffert som förhindrar störningar i de dagliga utgifterna.

Förskottsfakturering kan också hjälpa till att ställa kundens förväntningar. Att skicka fakturan formaliserar avtalet mellan dig och din kund, vilket signalerar engagemang och tydlighet kring avtalets omfattning. Ibland sållar det bort potentiella uteblivna beställningar. Inom serviceinriktade områden investerar du resurser i samma ögonblick som kunden säger ja – så det är rättvist att begära en del av eller hela finansieringen i det skedet.

En annan fördel kommer från den drivkraft som skapas. När en kund ser den officiella betalningsbegäran kan det ge dem incitament att prioritera ditt projekt. Deras insats är omedelbar och påtaglig. Istället för en abstrakt plan har ditt samarbete blivit en verklig skyldighet som de redan har investerat i. Denna känsla av gemensamt engagemang kan ge en mer angenäm projektupplevelse.

Vad ska en förskottsfaktura innehålla?

Oavsett om du begär del- eller helbetalning bör din förskottsfaktura vara detaljerad. Nedan följer några element som hör hemma i en förfaktura:

• Fakturanummer

• Utfärdandedatum

• Produkt- eller tjänstebeskrivning (t.ex. "initial delbetalning för 50 specialtillverkade stolar, inklusive arbetskraft och råmaterial")

• Mängd och styckpris (t.ex. timpris, priser för enskilda artiklar)

• Omsättningsskatt eller andra tillämpliga avgifter

• Beräknade leverans- eller slutförandedatum

• Betalningsvillkor (förfallodag, oavsett om det är för del- eller helbetalning, och eventuella förseningsavgifter)

• Eventuella återbetalnings- eller avbokningspolicyer

Förhandsfakturering bygger på transparens. Varje rad på fakturan ska förklara vad kunden betalar för och varför. Att uppmärksamma detaljerna i det här skedet kan spara tid och arbetsinsats senare.

Vilka branscher använder vanligtvis förskottsfakturering?

Förskottsfakturering används i stor utsträckning inom flera branscher, bland annat:

• Planering av evenemang: Att boka en lokal, ordna cateringfirmor och anställa personal kan innebära betydande kostnader. Ett större evenemang kan ta månader av förberedelser, och arrangören kanske redan har engagerat florister, fotografer eller DJ:s. För att kompensera för dessa tidiga utgifter kan evenemangsplanerare eller evenemangslokalen fakturera kunden för en deposition.

• Byggnation och entreprenad: Byggföretag betalar för råvaror, maskiner och personal långt innan en ny byggnad eller renovering avslutas. Att skicka en förskottsfaktura på större projekt är vanligt. Förskottsbetalningen täcker vanligtvis en del av det totala kontraktsbeloppet och gör det möjligt för entreprenören att köpa material eller specialutrustning omedelbart.

• Anpassad tillverkning: Tänk dig en möbelverkstad som bara tillverkar möbler på beställning. Varje design kan kräva specialmaterial som inte kan säljas vidare om kunden avbryter. En förskottsfaktura är ett enkelt sätt att skydda verkstaden från att lägga pengar på något som kanske aldrig kommer att hämtas ut. Det hjälper också till att garantera att kunden är seriös.

Många frilansare använder också förskottsfakturering, särskilt de som arbetar på projektbasis.

Hur hanterar du förskottsfakturor på ett effektivt sätt?

Med rätt strategi och verktyg kan du hantera förskottsfakturor för att hålla ditt företag organiserat. Så här håller du koll på din förskottsfakturering:

Centralisera din faktureringsprocess

Att jonglera med flera kalkylblad eller e-posttrådar kan leda till misstag. Överväg att använda en plattform som följer varje faktura, betalningsstatus och förfallodatum. Stripe Invoicing ger dig en realtidsvy över alla fakturor, betalda eller väntande. Du kan anpassa fakturor med detaljerade betalningsvillkor och följa upp förskottsbetalningar.

Automatisera när det är möjligt

Att skicka påminnelser eller beräkna saldon manuellt tar tid och lämnar utrymme för misstag. Att automatisera dessa uppgifter frigör ditt team för annat arbete. Överväg att automatisera:

• Påminnelser om fakturor (t.ex. "Din betalning förfaller om tre dagar")

• Återkommande fakturor

• Skatteberäkningar för olika behörighetsområden

Stripe automatiseringsfunktioner låter dig schemalägga påminnelser och hantera återkommande fakturor på ett enkelt sätt. När en betalning har tagits emot uppdaterar plattformen fakturans status automatiskt.

Tillåt flera betalningsmetoder

Begränsning av betalningsalternativen kan försena betalningsprocessen. Genom att erbjuda en mängd olika betalningsmetoder, som kredit- och bankkort, digitala plånböcker och banköverföringar, kan kunderna göra betalningar på ett sätt som är bekvämt för dem.

Håll allt transparent

Förvirring leder till förseningar. En detaljerad, väl utformad faktura förhindrar missförstånd och sätter upp tydliga förväntningar. Stripes faktureringsmallar är fullt anpassningsbara så att du kan lägga till villkor, tidslinjer och skattesatser med några få klick. Alla fakturor sparas på ditt konto som referens.

Följ upp och hantera återbetalningar

Om en kund avbryter eller begär en återbetalning innebär en tydlig process att du kan hantera den med tillförsikt. Med Stripe kan du behandla hela eller delar av dina återbetalningar från Dashboard. Kunderna får snabbt tillbaka sina pengar och du skyddar ditt rykte.

Vilka är riskerna med förskottsfakturering och hur kan du minska riskerna?

Förskottsfakturering kan ha sina nackdelar. Den mest uppenbara är att en kund kan vara missnöjd och vill backa ur ditt avtal eller ändra sina krav halvvägs. Om dina villkor inte specificerar hur du hanterar dessa situationer riskerar du en tvist som kan skada ditt rykte eller din ekonomi.

Här är några tips:

• Beskriv återbetalningsreglerna från början: Skriv ner din återbetalningspolicy innan några pengar byter ägare. Om en kund drar sig ur oväntat, kommer du att återbetala pengarna som du fått om en kund drar sig ur oväntat? Eller kommer du att behålla en del av betalningen för att täcka material och tidsåtgång? Genom att förtydliga din policy kan du undvika tvister.

• Inkludera detaljerade projektspecifikationer: Ge kunderna en specificerad lista över dina leveranser. Om du är ett byggföretag kan du ange antalet timmar som ägnas åt planering, material som ska köpas in eller den strukturella ritning som du ska tillhandahålla. Om omfånget ändras kan du hänvisa till det ursprungliga avtalet och omförhandla efter behov.

• Var uppmärksam på delbetalning kontra full betalning: En delbetalning täcker vissa kostnader men får inte kunden att känna att de tar på sig hela risken. Vissa företag begär den totala kostnaden i förväg, vilket kan sålla bort obeslutsamma kunder men kan leda till komplikationer om projektet stöter på problem eller om kunderna blir missnöjd.

• Kommunicera tidigt och ofta: Låt dina kunder veta hur projektet fortskrider. Det kan innebära att skicka bilder på projektframsteg, e-postuppdateringar eller telefonsamtal vid viktiga milstolpar. Personer som har betalat i förväg uppskattar bevis på att du håller schemat.

• Dokumentera allt: Oavsett om det är en kort e-postsammanfattning efter ett telefonsamtal eller att lägga till en kommentar på faktureringsplattformen bör du upprätta ett register med alla eventuella uppdateringar eller ändringar. Om kunden bestämmer sig för att ändra vissa funktioner loggar du när det hände och hur det påverkar dina resurser. Den typen av pappersspår kan vara ovärderliga om oenighet uppstår.

Stripe kan hjälpa till vid sådana fall. Du kan behandla återbetalningar från Dashboard och skicka uppdateringar i realtid om fakturastatus så att kunderna vet att du hanterar deras pengar på ett ansvarsfullt sätt. Stripe erbjuder en struktur för att följa finansiella interaktioner, vilket i kombination med stark kommunikation och ett transparent avtal kan hjälpa dig att undvika problem senare.