การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเป็นแนวทางปฏิบัติหลักๆ ที่ธุรกิจจํานวนมากนำมาใช้ การออกใบแจ้งหนี้วิธีนี้จะช่วยคุณจัดการรายรับและค่าใช้จ่ายของโครงการที่กําลังจะครบกําหนดโดยไม่ทําให้ธุรกิจของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง เมื่อคุณทําสินค้าสั่งทําหรือดำเนินโครงการขนาดใหญ่ เงินมัดจำก้อนแรกอาจเปรียบเสมือนเครื่องช่วยชีวิต โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจจะต้องรอ 59 วันโดยเฉลี่ยจึงจะได้รับเงินค่าสินค้าและบริการ

ในบทความนี้เราจะอธิบายว่าการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคืออะไร เหตุใดธุรกิจจึงออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าควรมีข้อมูลอะไรบ้าง และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้แก่อะไรบ้าง

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคืออะไร
  
• เหตุใดธุรกิจจึงใช้การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า
  
• ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าควรประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง
  
• อุตสาหกรรมใดบ้างที่ใช้การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า
  
• คุณจะบริหารจัดการใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร
  
• การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้ามีความเสี่ยงอะไรบ้าง และคุณจะลดความเสี่ยงดังกล่าวได้อย่างไร
  

การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคืออะไร

การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคือการส่งคําขอให้ชําระเงินก่อนจะส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ

ลองนึกภาพว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจจัดเลี้ยง ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าติดต่อให้คุณจัดเลี้ยงงานแต่งงานในช่วงฤดูร้อนปีหน้า และคุณจะมีค่าใช้จ่ายในอีกไม่กี่วันหรือไม่กี่สัปดาห์หลังจากนั้นเพื่อสรรหาพนักงาน เช่าอุปกรณ์ และออกแบบเมนู แทนที่จะรอจนกว่างานแต่งงานจะจบลงแล้วค่อยเรียกเก็บเงินจากลูกค้า คุณจะส่งใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเพื่อขอให้ลูกค้าชําระเงินบางส่วนหรือเต็มจํานวน

ตัวอย่างอื่นๆ ของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางหรือธุรกิจที่อาจจะใช้การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าได้แก่ช่างไม้ที่ผลิตเฟอร์นิเจอร์ประเภทออกแบบเอง นักวางแผนงานอีเวนท์ และช่างภาพ การขอเงินมัดจำบางส่วนหรือแบบเต็มจํานวนล่วงหน้าจะช่วยให้คุณไม่ต้องตามเก็บเงินหลังจากทํางานเสร็จ

ลูกค้าที่คุ้นเคยกับการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้หลังจากจัดส่งสินค้าหรือบริการแล้วอาจจะไม่คุ้นเคยกับแนวทางแบบนี้ แต่ในหลายธุรกิจ การออกใบแจ้งหนี้่ล่วงหน้าเป็นเรื่องปกติ หากคุณเคยจองวงดนตรีสําหรับงานเลี้ยงวันหยุดหรือชําระค่ามัดจําเพื่อเช่าร้านอาหารสําหรับงานปาร์ตี้วันเกิด แสดงว่าคุณเคยเห็นใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (แม้ว่าจะเรียกว่า "คําขอเงินมัดจำ")

เหตุใดธุรกิจจึงใช้การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

ความน่าสนใจอย่างหนึ่งของการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคือการคาดการณ์ตัวเลขทางการเงินได้ดีขึ้น เพราะเมื่อคุณทราบว่ารายรับส่วนหนึ่งของโครงการจะได้รับเร็วๆ นี้ คุณก็จะกังวลเกี่ยวกับข้อจํากัดหรือการชะลอตัวของงบประมาณระยะสั้นน้อยลง ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณมีพนักงานที่ต้องจ่ายค่าแรงหรือต้องซื้อวัสดุ สําหรับธุรกิจที่ต้องพึ่งพาคําสั่งทำสินค้าคัสตอมมูลค่าสูง การชําระเงินแบบล่วงหน้านั้นช่วยป้องกันปัญหาค่าใช้จ่ายไม่เพียงพอในการทำงานวันต่อวัน

นอกจากนี้ การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้ายังช่วยกําหนดความคาดหวังของลูกค้าได้ด้วย เพราะการส่งใบแจ้งหนี้เป็นรูปแบบข้อตกลงระหว่างคุณกับลูกค้า และแสดงให้เห็นภาระผูกพันและความชัดเจนของขอบเขตงาน และบางครั้งก็ยังลดการไม่มาปรากฏตัวได้ด้วย ในธุรกิจที่เน้นการบริการ เมื่อคุณลงทุนทรัพยากรหลังจากลูกค้าตอบตกลง คุณก็มีสิทธิ์ขอค่าตอบแทนบางส่วนหรือทั้งหมดที่เกิดขึ้น ณ ขั้นตอนนั้น

ประโยชน์อีกอย่างคือโมเมนตัมที่เกิดขึ้น เมื่อลูกค้าเห็นคําขอการชําระเงินอย่างเป็นทางการ ก็จะกระตุ้นให้ลูกค้าให้ความสําคัญให้กับโครงการของคุณมากขึ้น เพราะเสียเงินและได้ลงทุนอย่างเป็นรูปธรรมไปแล้ว การทํางานร่วมกันจะกลายเป็นภาระผูกพันที่แท้จริง ไม่ใช่แค่แผนงานที่เป็นนามธรรม คำมั่นสัญญาร่วมกันแบบนี้จะทำให้การดำเนินโครงการมีความเห็นพ้องต้องกันมากขึ้น

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าควรประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง

ไม่ว่าคุณจะส่งคําขอให้ชําระเงินบางส่วนหรือเต็มจํานวน ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าควรมีรายละเอียดครบถ้วน ด้านล่างนี้เป็นองค์ประกอบบางอย่างในใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

• หมายเลขใบแจ้งหนี้

• วันที่ออก

• คําอธิบายสินค้าหรือบริการ (เช่น "เงินมัดจำเบื้องต้นสําหรับเก้าอี้แบบคัสตอม 50 ตัว รวมถึงค่าแรงและวัสดุ")

• ปริมาณและราคาต่อหน่วย (เช่น อัตราต่อชั่วโมง ราคาแต่ละรายการ)

• ภาษีการขายหรือการเรียกเก็บเงินอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

• วันจัดส่งหรือวันดําเนินการเสร็จสมบูรณ์โดยประมาณ

• ข้อกําหนดการชําระเงิน (วันครบกําหนด ชําระบางส่วนหรือเต็มจํานวน และค่าธรรมเนียมกรณีล่าช้า)

• นโยบายการคืนเงินหรือการยกเลิก

การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าต้องอาศัยความโปร่งใส แต่ละบรรทัดในใบแจ้งหนี้ควรอธิบายว่าลูกค้าชําระเงินเพื่อจุดประสงค์ใดและเพราะอะไร การให้ความสําคัญกับรายละเอียดส่วนนี้สามารถช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในภายหลัง

อุตสาหกรรมใดบ้างที่ใช้การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าใช้กันอย่างแพร่หลายในหลายอุตสาหกรรม ได้แก่

• การวางแผนจัดงานอีเวนท์: การจองสถานที่ การจัดเตรียมอาหาร และการจ้างพนักงานอาจมีค่าใช้จ่ายจำนวนมาก งานขนาดใหญ่อาจใช้เวลาหลายเดือนในการเตรียมการ และผู้จัดงานเองก็ต้องจ่ายเงินให้กับร้านดอกไม้ ช่างภาพ หรือดีเจเช่นกัน นักวางแผนจัดงานอีเวนท์หรือสถานที่จัดงานจึงอาจจะออกใบแจ้งหนี้เพื่อขอค่ามัดจําจากลูกค้ามาชําระค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเหล่านี้

• งานก่อสร้างและการรับเหมา: ธุรกิจก่อสร้างต้องจ่ายค่าวัสดุ เครื่องจักรอุปกรณ์ และคนงานล่วงหน้าก่อนจะสร้างหรือปรับปรุงอาคาร การส่งใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าในโครงการใหญ่ๆ จึงเป็นเรื่องปกติ โดยปกติแล้วการชําระเงินล่วงหน้าจะครอบคลุมมูลค่ารวมของสัญญาส่วนหนึ่ง ช่วยให้ผู้รับเหมาซื้อวัสดุหรืออุปกรณ์เฉพาะทางได้ทันที

• การผลิตสินค้าคัสตอม: ลองนึกถึงโรงงานเฟอร์นิเจอร์ที่ผลิตชิ้นงานสั่งทําเท่านั้น งานแต่ละชิ้นอาจต้องใช้วัสดุพิเศษที่ไม่สามารถขายต่อได้หากลูกค้ายกเลิก ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าจึงเป็นวิธีง่ายๆ ในการปกป้องโรงงานนี้ไม่ให้เงินหายไปจนกู้คืนมาไม่ได้ นอกจากนี้ยังช่วยรับประกันว่าลูกค้าต้องการสั่งซื้อจริงๆ

ผู้ทํางานอิสระจํานวนมากใช้การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ทํางานเป็นโปรเจ็กต์

คุณจะบริหารจัดการใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

คุณจะจัดการใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเพื่อจัดระเบียบธุรกิจได้โดยใช้กลยุทธ์และเครื่องมือที่เหมาะสม วิธีติดตามการออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้ามีดังนี้

รวมขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณไว้ที่ส่วนกลาง

การสลับใช้สเปรดชีตหรือเธรดอีเมลหลายรายการอาจทําให้เกิดข้อผิดพลาดได้ แนะนำให้ใช้แพลตฟอร์มเดียวติดตามใบแจ้งหนี้ สถานะการชําระเงิน และวันครบกําหนดชําระทุกรายการ Stripe Invoicing ช่วยให้คุณเห็นใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ชําระแล้วหรือที่รอดําเนินการแบบเรียลไทม์ โดยคุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้ที่มีข้อกําหนดการชําระเงินโดยละเอียดและติดตามการชําระเงินล่วงหน้าได้

ทํางานอัตโนมัติทุกส่วนที่เป็นไปได้

การส่งการแจ้งเตือนหรือการคํานวณยอดคงเหลือด้วยตนเองต้องใช้เวลาและอาจเกิดความผิดพลาดได้ การเปลี่ยนงานเหล่านี้เป็นระบบอัตโนมัติจะช่วยให้ทีมของคุณมีเวลาไปทำงานอื่นที่สำคัญ พิจารณาการใช้ระบบอัตโนมัติกับขั้นตอนต่อไปนี้

• การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ (เช่น "ครบกําหนดชําระเงินใน 3 วัน")

• ใบแจ้งหนี้แบบแบบแผนล่วงหน้า

• การคํานวณภาษีสําหรับเขตอํานาจศาลต่างๆ

ฟีเจอร์อัตโนมัติของ Stripe ช่วยให้คุณกําหนดเวลาแจ้งเตือนและจัดการใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าได้อย่างง่ายดาย เมื่อได้รับการชําระเงินแล้ว แพลตฟอร์มจะอัปเดตสถานะใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

อนุญาตให้ชําระเงินได้หลายวิธี

การจํากัดตัวเลือกการชําระเงินอาจทําให้กระบวนการชําระเงินล่าช้า ดังนั้นควรมอบวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย เช่น บัตรเครดิตและบัตรเดบิต กระเป๋าเงินดิจิทัล และการโอนเงินผ่านธนาคาร ให้ลูกค้าชําระเงินได้ด้วยวิธีที่สะดวก

ทำให้ทุกอย่างโปร่งใส

ความสับสนนําไปสู่ความล่าช้า ใบแจ้งหนี้ที่มีรายละเอียดและออกแบบมาเป็นอย่างดีจะช่วยป้องกันการเข้าใจผิดและกําหนดความคาดหวังที่ชัดเจน เทมเพลตใบแจ้งหนี้ของ Stripe ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ เพื่อให้คุณเพิ่มข้อกําหนด ลําดับเวลา และอัตราภาษีได้ด้วยการคลิกไม่กี่ครั้ง ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะได้รับการจัดเก็บไว้ในบัญชีของคุณเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง

ติดตามและจัดการการคืนเงิน

หากลูกค้ายกเลิกหรือส่งคําขอเงินคืน การมีขั้นตอนที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณจัดการกรณีนี้ได้อย่างมั่นใจ Stripe อนุญาตให้คุณดําเนินการคืนเงินเต็มจํานวนหรือบางส่วนได้จากแดชบอร์ด โดยลูกค้าจะได้รับเงินคืนอย่างรวดเร็วและคุณปกป้องชื่อเสียงของตัวเองได้

การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้ามีความเสี่ยงอะไรบ้าง และคุณจะลดความเสี่ยงดังกล่าวได้อย่างไร

การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าอาจมีข้อเสีย ที่เห็นได้ชัดที่สุดก็คือลูกค้าอาจไม่พอใจและเลิกทำข้อตกลงหรือเปลี่ยนความต้องการเมื่อผ่านไปครึ่งทาง หากข้อกําหนดของคุณไม่ได้ระบุวิธีการจัดการกับสถานการณ์เหล่านี้ คุณอาจเสี่ยงที่จะถูกโต้แย้งการชําระเงิน ซึ่งอาจเป็นอันตรายต่อชื่อเสียงหรือการเงินของคุณ

ลองดูเคล็ดลับบางส่วนดังนี้

• ระบุกฎการคืนเงินตั้งแต่แรก: ระบุนโยบายการคืนเงินเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนส่งเรื่องเปลี่ยนแปลงยอดเงิน เช่น หากลูกค้าถอนตัวโดยไม่คาดคิด คุณจะคืนเงินที่ลูกค้าได้ชําระให้คุณหรือไม่ หรือคุณจะเก็บไว้เป็นส่วนหนึ่งเป็นค่าวัสดุและค่าเสียเวลาหรือไม่ การชี้แจงนโยบายจะช่วยหลีกเลี่ยงการโต้แย้งการชําระเงินได้

• ระบุข้อกำหนดของโครงการอย่างละเอียด: ระบุรายการผลลัพธ์ที่จะส่งมอบให้แก่ลูกค้า เช่น หากคุณเป็นธุรกิจก่อสร้าง ให้ระบุจํานวนชั่วโมงที่ใช้ในการวางแผน วัสดุที่จะซื้อ หรือพิมพ์เขียวโครงสร้างที่คุณจะมอบให้ หากขอบเขตงานมีการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถแสดงข้อตกลงเดิมและเจรจาต่อรองได้ตามจำเป็น

• พิจารณาการชําระเงินบางส่วนเทียบกับการชําระเงินทั้งหมด: การการชําระเงินบางส่วนจะครอบคลุมค่าใช้จ่ายบางส่วน แต่ไม่ได้ช่วยให้ลูกค้ารู้สึกเหมือนกับว่าต้องรับความเสี่ยงทั้งหมด ธุรกิจบางแห่งอาจขอให้ชำระเงินทั้งหมดล่วงหน้า ซึ่งอาจทําให้ลูกค้าเกิดความไม่พอใจแต่อาจนําไปสู่ความซับซ้อนได้หากโครงการประสบปัญหาหรือลูกค้าไม่พึงพอใจ

• สื่อสารแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้ง: แจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความคืบหน้าของโครงการ โดยอาจจะส่งรูปภาพความคืบหน้า การอัปเดตข้อมูลทางอีเมล หรือโทรหาในช่วงเวลาสําคัญๆ ลูกค้าที่ชําระเงินล่วงหน้าจะชอบใจที่เห็นหลักฐานว่างานคืบหน้าตามกำหนดการ

• บันทึกข้อมูลทั้งหมดในเอกสาร: ไม่ว่าจะเป็นสรุปข้อมูลอย่างคร่าวๆ ในอีเมลหลังจากโทรติดต่อหรือระบุความคิดเห็นลงในแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ เก็บบันทึกการอัปเดตหรือการเปลี่ยนแปลงต่างๆ หากลูกค้าตัดสินใจว่าต้องการแก้ไขคุณสมบัติบางอย่าง ให้บันทึกข้อมูลไว้ว่าเกิดขึ้นเมื่อไหร่และมีผลต่อทรัพยากรของคุณอย่างไร บันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษอาจจะมีประโยชน์อย่างมากหากเกิดข้อขัดแย้งขึ้นมา

Stripe จะช่วยได้ในสถานการณ์เหล่านี้ คุณสามารถประมวลผลการคืนเงินจากแดชบอร์ดและส่งการอัปเดตสถานะใบแจ้งหนี้แบบเรียลไทม์เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าคุณจัดการเงินอย่างมีความรับผิดชอบ Stripe ให้บริการระบบติดตามการโต้ตอบทางการเงิน ซึ่งเมื่อใช้ร่วมกับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและสัญญาที่โปร่งใส ก็จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงปัญหาได้ในภายหลัง