La facturation anticipée est une pratique courante pour de nombreuses entreprises. Cette méthode de facturation peut vous aider à gérer les revenus à venir et les coûts des projets sans mettre votre entreprise en danger. Lorsque vous concevez des produits sur mesure ou gérez un projet d'envergure, le versement anticipé peut être une bouée de sauvetage, surtout si l'on considère que les entreprises attendent en moyenne 59 jours avant d'être payées pour les biens et services vendus.

Ci-dessous, nous vous expliquons ce qu'est la facturation anticipée, pourquoi les entreprises y ont recours, ce qu'une facture anticipée doit inclure et les éventuels risques.

Sommaire de cet article

• Définition de la facturation anticipée
  
• Pourquoi les entreprises utilisent-elles la facturation anticipée ?
  
• Que doit contenir une facture anticipée ?
  
• Quels sont les secteurs d'activité qui utilisent couramment la facturation anticipée ?
  
• Comment gérer efficacement les factures anticipées ?
  
• Quels sont les risques liés à la facturation anticipée et comment les atténuer ?
  

Qu'est-ce que la facturation anticipée ?

La facturation anticipée consiste à émettre une demande de paiement avant la livraison d'un produit ou service donné.

Imaginez que vous êtes propriétaire d'une entreprise de restauration. Un client potentiel vous contacte pour organiser la réception de son mariage l'été prochain, et vous passez les prochains jours ou semaines à trouver du personnel, à réserver du matériel et à concevoir un menu. Plutôt que d'attendre la fin du mariage pour facturer votre client, vous envoyez une facture anticipée afin de demander un paiement partiel ou total.

Autres exemples de professionnels ou d'entreprises susceptibles d'utiliser la facturation anticipée : les menuisiers qui fabriquent des meubles sur mesure, les organisateurs d'événements et les photographes. Demander un acompte partiel ou total vous évite d'avoir à courir après votre paiement une fois le projet ou la tâche terminée.

Si cette pratique peut sembler étonnante pour les clients qui ont l'habitude de payer leurs factures après la livraison des biens ou services, elle est fréquente dans de nombreux domaines. Si vous avez déjà réservé les services d'un groupe en prévision d'une fête ou payé un acompte pour privatiser un restaurant à l'occasion d'un anniversaire, vous avez déjà reçu une facture anticipée (ou « demande d'acompte »).

Pourquoi les entreprises utilisent-elles la facturation anticipée ?

L'un des principaux avantages de la facturation anticipée est la prévisibilité financière. Lorsque vous savez qu'au moins une partie des revenus d'un projet donné vous sera versée prochainement, les contraintes budgétaires ou les ralentissements d'activité à court terme sont moins problématiques, surtout lorsque vous avez du personnel à rémunérer ou du matériel à acheter. Les paiements immédiats offrent une sécurité aux entreprises dont l'activité repose sur les grosses commandes personnalisées, puisque cela ne perturbe pas leurs dépenses quotidiennes.

La facturation anticipée permet également de définir les attentes des clients. L'envoi de la facture formalise l'accord entre vous et votre client, et garantit l'engagement des deux parties et la clarté des délais de livraison. Cela permet parfois d'éviter les impayés. Dans les domaines axés sur les services, étant donné que vous investissez des ressources au moment où le client donne son accord, demander une partie ou la totalité du financement à ce stade est justifié.

Autre avantage : cela suscite un certain élan. Lorsque votre client prend connaissance de votre demande de paiement officielle, cela peut l'inciter à prioriser votre projet. L'enjeu est immédiat et tangible. Votre collaboration passe du projet abstrait à l'obligation concrète dans laquelle le client a déjà investi. Ce sentiment d'engagement partagé permet de bénéficier d'une expérience plus agréable.

Que doit contenir une facture anticipée ?

Que vous demandiez un paiement partiel ou total, votre facture anticipée doit être détaillée. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments qui doivent figurer dans une facture anticipée :

• Le numéro de facture

• La date d'émission

• La description du produit ou du service (p. ex., « acompte initial pour 50 chaises sur mesure, comprenant la main-d'œuvre et les matières premières »)

• La quantité et le prix unitaire (p. ex., taux horaire, tarif de chaque article)

• La taxe sur les ventes ou les autres frais applicables

• Les dates de livraison ou d'achèvement estimatives

• Les modalités de paiement (la date d'échéance, s'il s'agit d'un paiement partiel ou total, et frais de retard éventuels)

• Toute politique de remboursement ou d'annulation

La facturation anticipée repose sur la transparence. Chaque poste figurant sur la facture doit expliquer ce que le client paie et pourquoi. Faire preuve de précision peut vous faire gagner du temps et de l'énergie.

Quels sont les secteurs d'activité qui utilisent habituellement la facturation anticipée ?

La facturation anticipée est largement utilisée dans de multiples secteurs d'activité, notamment :

• L'organisation d'événements : réserver un lieu, faire appel aux services d'un traiteur et embaucher de personnel peut entraîner des coûts importants. Ce type de grand rassemblement peut prendre des mois de préparation, et l'organisateur doit verser des acomptes aux différents prestataires (fleuristes, photographes ou DJ). Pour compenser ces dépenses anticipées, les organisateurs d'événements ou le lieu de l'événement peuvent facturer un acompte au client.

• Construction et sous-traitance : les entreprises de construction paient les matières premières, les machines et le personnel bien avant qu'un nouveau bâtiment soit construit ou qu'une rénovation soit terminée. Pour ces projets conséquents, l'envoi d'une facture anticipée est courant. Le paiement anticipé couvre généralement une partie du montant total du contrat et permet à l'entrepreneur d'acheter immédiatement des matériaux ou de l'équipement spécialisé.

• Fabrication sur mesure : prenons l'exemple d'un atelier de meubles qui ne fabrique que des pièces sur commande. Chaque conception peut nécessiter des matériaux spéciaux qui ne peuvent pas être revendus en cas d'annulation du client. La facturation anticipée est un moyen simple d'éviter que cet atelier ne dépense de l'argent dans un produit que le client pourrait ne jamais récupérer. Cela permet également de garantir le sérieux du client.

De nombreux travailleurs indépendants utilisent également la facturation anticipée, en particulier ceux qui travaillent au projet.

Comment gérer efficacement les factures anticipées ?

En adoptant la bonne stratégie et les bons outils, vous pouvez gérer les factures anticipées de façon à maintenir l'organisation de votre entreprise. Voici comment contrôler la facturation anticipée :

Centralisez votre processus de facturation

Jongler entre les feuilles de calcul ou les e-mails peut entraîner des erreurs. Utilisez plutôt une plateforme unique permettant de suivre chaque facture, l'état du paiement et la date d'échéance. Stripe Invoicing vous offre une vue en temps réel de toutes les factures payées ou en attente. Vous pouvez personnaliser les factures avec des conditions de paiement détaillées et suivre les paiements anticipés.

Automatisez autant que possible

L'envoi de rappels ou le calcul manuel des soldes prend du temps et génère des erreurs. Automatiser ces tâches permet à votre équipe de se consacrer à d'autres tâches. Envisagez d'automatiser :

• Les rappels de facture (p. ex., « Votre paiement est dû dans trois jours »)

• Les factures récurrentes

• Le calcul des taxes dans les différents territoires

Les fonctionnalités d'automatisation de Stripe vous permettent de programmer des rappels et de gérer facilement les factures récurrentes. Une fois un paiement reçu, la plateforme met automatiquement à jour l'état de la facture.

Proposez plusieurs moyens de paiement

Le fait de proposer des options de paiement limitées peut retarder le processus de paiement. Multiplier les moyens de paiement disponibles (cartes de crédit et de débit, wallets et virements bancaires) permet a vos clients de sélectionner l'option qui leur convient le mieux.

Misez sur la transparence

La confusion entraîne des retards de paiement. Une facture détaillée et bien rédigée permet d'éviter les malentendus et de définir des attentes claires. Les factures types de Stripe sont entièrement personnalisables, ce qui vous permet d'ajouter vos conditions, échéances et taux de taxe en quelques clics. Toutes les factures sont stockées dans votre compte à titre de référence.

Suivez et gérez les remboursements

Si un client annule ou demande un remboursement, le fait d'avoir un processus clair signifie que vous pouvez le gérer en toute confiance. Stripe vous permet de traiter des remboursements complets ou partiels à partir du Dashboard. Les clients récupèrent leur argent rapidement et votre réputation n'en est pas affectée.

Quels sont les risques liés à la facturation anticipée et comment les atténuer ?

La facturation anticipée peut présenter certains inconvénients. Le client peut par exemple être mécontent et vouloir revenir sur votre accord ou modifier ses exigences en cours de projet. Si vos conditions générales ne précisent pas comment vous gérez ces situations, vous risquez de faire face à des litiges susceptibles de nuire à votre réputation ou à vos finances.

Voici quelques conseils :

• Décrivez vos règles de remboursement dès le départ : mettez votre politique de remboursement par écrit avant tout mouvement de fonds. Si un client décide d'annuler l'accord de façon inattendue, allez-vous lui rembourser les sommes versées ou en conserverez-vous une partie au titre de l'achat des matériaux et du temps passé sur le projet ? Clarifier votre politique vous permettra d'éviter tout litige.

• Détaillez les spécifications du projet : fournissez à vos clients une liste détaillée de vos livrables. Si vous êtes une entreprise de construction, indiquez le nombre d'heures consacrées à la planification, les matériaux à acheter ou le plan structurel que vous fournirez. Si le champ d'application change, vous pouvez vous référer à votre accord d'origine et le renégocier si nécessaire.

• Attention au paiement partiel ou total : un paiement partiel couvre certains coûts, mais ne donne pas l'impression au client d'assumer tous les risques. Certaines entreprises exigent le paiement du montant total à l'avance, ce qui permet d'éviter l'indécision, mais peut entraîner des complications si vous rencontrez des problèmes en cours de projet ou si le client revendique son mécontentement.

• Communiquez tôt et souvent : informez vos clients de l'état d'avancement du projet. Cela peut se traduire par l'envoi de photos de l'avancement, d'informations par e-mail ou d'appels téléphoniques à des étapes importantes. S'ils ont payé à l'avance, vos clients apprécieront le fait d'avoir des preuves que vous respectez le calendrier.

• Documentez tout : qu'il s'agisse d'un bref récapitulatif par e-mail après un appel téléphonique ou de l'ajout d'un commentaire sur la plateforme de facturation, conservez une trace de toutes les mises à jour ou modifications. Si le client décide de modifier certaines fonctionnalités, consignez la date à laquelle cela s'est produit et comment cela affecte vos ressources. En cas de litige, ce genre de trace écrite peut être inestimable.

Stripe peut vous aider dans ces cas de figure. Vous pouvez traiter les remboursements depuis le Dashboard et envoyer des informations en temps réel sur l'état des factures afin que vos clients sachent que vous gérez leur argent de manière responsable. Stripe fournit une structure de suivi des interactions financières qui, combinée à une communication solide et à un accord transparent, peut vous éviter des problèmes par la suite.