Se lancer en tant que travailleur indépendant présente de nombreux avantages : c’est à vous de décider quand, comment et avec qui travailler. En 2024, il y avait 76,4 millions de travailleurs indépendants aux États-Unis. Ce nombre devrait passer à 90,1 millions en 2028.

Toutefois, la réalisation d’un projet en tant qu’indépendant n’est qu’une partie de votre travail. Une fois qu’un projet est terminé, vous devez vous assurer que vous êtes payé. Sans un système de facturation bien pensé, vous vous exposez à des retards de paiements ou à des défauts de paiement, ce qui est source de frustration, d’inquiétude et de baisse de vos revenus.

Vous trouverez ci-dessous ce qu’il y a à savoir sur la facturation en tant que travailleur indépendant, notamment comment gérer les factures et définir des échéances de paiement, et comment Stripe peut vous aider dans cette optique.

Sommaire de cet article

• Pourquoi la facturation est-elle importante pour les travailleurs indépendants ?
  
• Quelles informations une facture de travailleur indépendant doit-elle contenir ?
  
• Comment les travailleurs indépendants gèrent-ils les échéances de facturation de plusieurs clients ?
  
• Comment Stripe peut-elle aider les travailleurs indépendants à gérer la facturation ?
  
• Quelles sont les erreurs courantes commises par les travailleurs indépendants en matière de facturation ?
  
• Comment assurer le suivi des paiements en retard ?
  

Pourquoi la facturation est-elle importante pour les travailleurs indépendants ?

Une fois que vous avez terminé un projet, il peut être tentant de considérer la facturation comme une arrière-pensée. Toutefois, un plan de facturation robuste permet d’effectuer des dépôts plus rapidement et d’indiquer aux clients que vous êtes fiable. Voici quelques-unes des autres raisons pour lesquelles un échéancier de facturation cohérent est important pour les travailleurs indépendants.

Une plus grande confiance dans votre travail

Arriver à une réunion avec un client préparé avec des conditions de paiement cohérentes et des modèles de facture de marque montre que vous gérez une opération établie sur laquelle les clients peuvent compter. Cette impression les encourage à vous traiter comme un spécialiste dévoué plutôt que comme une ressource à court terme.

Moins de malentendus

Des factures en retard, des informations manquantes ou des délais de paiement peu clairs peuvent prêter à confusion, ce qui peut entraîner des courriels supplémentaires, des appels de suivi gênants ou des litiges sur ce que les clients vous doivent. Avoir un plan clair dès le départ vous aide à rester concentré sur votre travail et à tenir les clients informés.

Des revenus plus stables

Les revenus des travailleurs indépendants peuvent être imprévisibles. Il est donc important de savoir quand et comment facturer. Certains travailleurs indépendants attendent qu’un projet soit terminé avant d’envoyer une facture, mais ne recevoir le paiement que plusieurs semaines, voire plusieurs mois plus tard. L’étalement intentionnel de vos factures (par étapes, versements initiaux partiels ou intervalles mensuels) améliore la prévisibilité de vos revenus.

Plus de temps consacré à la croissance

Lorsque votre système de facturation fonctionne bien, vous évitez les tâches administratives inutiles. Au lieu d’essayer de vous souvenir des factures que vous avez envoyées, de celles qui ont été payées et des clients en retard, vous disposez de tous les détails nécessaires dans un système organisé. Cela vous permet d’accepter des projets plus importants ou plus de clients.

Quelles informations une facture de travailleur indépendant doit-elle contenir ?

Une facture enregistre le travail effectué, votre tarif et les conditions. Elle doit fournir au client tout ce dont il a besoin pour traiter votre paiement rapidement. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments à inclure sur votre facture.

Informations sur l'entreprise

Il s’agit notamment de votre nom (ou du nom de votre entreprise, le cas échéant), de votre adresse et de vos coordonnées. L’utilisation d’une image de marque cohérente, telle qu’un simple logo ou une palette de couleurs, donne à vos documents un aspect soigné.

Informations sur le client

Incluez le nom du client ou de son entreprise et ses coordonnées. S’il existe un service ou un contact de facturation spécifique, adressez la facture à cette partie.

Numéro de facture

Attribuez à chaque facture un numéro unique. Il sera ainsi plus facile de suivre les factures individuelles et d’y faire référence dans les communications ultérieures.

Dates d’émission et d’échéance

Indiquez la date d’envoi de la facture et la date d’échéance du paiement. Indiquez clairement les dates butoir.

Description des services

Décrivez brièvement le travail que vous avez effectué (par exemple, un dossier de conseil, un travail de rédaction ou une tâche de conception). Détaillez les travaux effectués, en particulier si vous facturez des tarifs variables pour différentes tâches d’un projet.

Taux et montant total dû

Indiquez le taux que vous facturez (par exemple, horaire, par projet) et montrez les calculs que vous avez utilisés pour trouver le total. Incluez toutes les taxes en vigueur. Les clients apprécient la clarté, et le détail de vos frais renforce la transparence.

Moyens de paiement acceptés

Énumérez les moyens de paiement qu’un client peut utiliser, comme les virements bancaires, les paiements par carte et les wallets. Si vous acceptez les paiements via Stripe, vous pouvez accepter différents moyens de paiement.

Conditions concernant les retards de paiement

Si vous facturez une pénalité pour des factures en retard, mentionnez-le par écrit. Cela peut encourager un paiement plus rapide et ajouter une couche de formalité à votre processus de facturation.

Comment les travailleurs indépendants gèrent-ils les échéances de facturation de plusieurs clients ?

Pour les travailleurs indépendants, il est courant d’avoir des clients qui opèrent selon des échéances de facturation différents. Différents clients peuvent payer chaque semaine, chaque mois ou en versements échelonnés après avoir atteint des étapes spécifiques du projet. Voici quelques méthodes qui peuvent vous aider à rester organisé lorsque vous gérez différents cycles de facturation.

Gestion du temps par blocs

Une façon de gérer les délais de facturation est de réserver du temps chaque semaine ou chaque mois pour les tâches administratives. Par exemple, vous pouvez consacrer le lundi après-midi à l’envoi de nouvelles factures et le vendredi matin au rapprochement des paiements. Si vous prévoyez du temps pour la facturation dans votre agenda, vous risquez moins de négliger les dates d’échéance ou de laisser les échéances vous surprendre.

Facturation échelonnée pour différents clients

Si vous avez une clientèle importante, pensez à trier vos clients en fonction de la fréquence à laquelle vous leur facturez. Certains travailleurs indépendants divisent leurs bases en catégories telles que les « clients à honoraires mensuels », les « clients basés sur des étapes » et les « clients ponctuels ». Étiquetez chaque facture avec la catégorie que vous avez attribuée afin de pouvoir facilement les trier et les vérifier. Vous pouvez attribuer un code couleur ou des balises à chaque groupe, si cela peut vous aider.

Rappels automatisés

Les retards de paiement sont souvent le résultat d’un oubli plutôt que d’un refus pur et simple de payer. La mise en place de rappels automatiques par le biais d’un système de facturation ou d’une plateforme de facturation informera les clients à l’approche de la date d’échéance et les informera si un paiement est en retard. Ces rappels discrets vous permettront de garder vos revenus stables.

Facturation d’étapes pour les grands projets

Lorsque vous traitez des missions plus importantes et de longue durée, envisagez de décomposer le paiement en plusieurs phases. Cela est avantageux pour vous et votre client : il ne s’engage pas à verser une somme forfaitaire en une seule fois, et vous n’avez pas à attendre la fin du projet pour être payé. Certains travailleurs indépendants facturent 30 % à l’avance, 30 % à mi-parcours et les 40 % restants à la fin. Les détails varient, mais l’objectif principal est de lier les paiements à des points de contrôle logiques afin que les deux parties se sentent à l’aise et conscientes des échéances.

Comment Stripe peut-elle aider les travailleurs indépendants à gérer la facturation ?

Stripe est facile à configurer, vous permet d’accepter des paiements par différents moyens de paiement et s’adapte à l’augmentation de votre volume. Voici un aperçu de la manière dont Stripe peut aider les travailleurs indépendants à gérer la facturation.

Paiements simples

Avec Stripe, vous pouvez envoyer à vos clients un lien de paiement unique qui les mène directement à une page de paiement sécurisée. Ils n’auront pas besoin de créer un compte ou d’effectuer des étapes supplémentaires pour payer avec une carte de crédit, une carte de débit ou un autre moyen.

Facturation récurrente

Si vous avez des contrats en cours ou des projets à long terme, Stripe prend en charge la facturation récurrente selon vos échéances. Vous pouvez configurer des cycles de facturation mensuels ou hebdomadaires automatisés afin de ne pas avoir à créer une nouvelle facture à chaque fois. Une fois que vous avez programmé le cycle, Stripe s’occupe du reste pour rendre vos flux de trésorerie plus prévisibles.

Rappels automatiques de paiement

L’envoi de rappels de retard de paiement peut être une corvée. Stripe envoie automatiquement des notifications quelques jours avant l’échéance d’une facture ou si celle-ci est en retard. Vous n’avez ainsi plus à surveiller manuellement qui a payé ou non

Rapports détaillés

Le Dashboard Stripe suit les paiements, le montant des remboursements (le cas échéant) et d’autres indicateurs. Cette fonctionnalité vous aide à évaluer quels clients proposent des tâches stables et rentables et lesquels pourraient nécessiter un examen plus approfondi. Stripe organise également vos données de transaction dans un hub unique, ce qui facilite la gestion des impôts.

Évolutivité

Si vous décidez de transformer votre activité de travailleur indépendant en une entreprise plus grande, Stripe peut vous aider dans le cadre de cette transition. Que vous ajoutiez des collaborateurs, que vous vous développiez à l’international ou que vous proposiez des services supplémentaires, il existe toute une gamme d’intégrations et de fonctionnalités suffisamment flexibles pour vous aider. Cela signifie que vous n’aurez pas à passer à un tout nouveau système au fur et à mesure que vous évoluez.

Quelles sont les erreurs courantes commises par les travailleurs indépendants en matière de facturation ?

Même les travailleurs indépendants expérimentés rencontrent des problèmes de facturation. Les erreurs dans le processus de facturation peuvent se produire pour diverses raisons, mais les plus courantes ont souvent des points communs. En voici quelques exemples.

Modalités de paiement peu claires ou manquantes

Si vous ne précisez pas votre échéancier de paiement, un client pourrait supposer qu’il a 60 jours pour payer alors que vous espériez 30 jours. Ou alors, peut-être que le client veut payer en plusieurs fois, mais vous n’avez pas précisé si c’est acceptable. Il est préférable de communiquer ces attentes dès le départ, idéalement dans un bref contrat ou un accord écrit.

Gestion désorganisée des documents

Si vous vous fiez à des fils de courriels épars ou à plusieurs feuilles de calcul pour suivre votre facturation, vous risquez de générer des erreurs. Il est facile d’oublier si vous avez envoyé une facture ou d’utiliser par erreur le mauvais numéro de facture. Envisagez d’utiliser un système central, tel qu’un outil de facturation basé sur le cloud ou même un modèle structuré.

Absence de suivi

Pour ne pas paraître agaçants, de nombreux travailleurs indépendants attendent plus longtemps qu’ils ne le devraient pour rappeler aux clients les factures impayées. Un courriel poli ou un rappel généré par le système juste après la date d’échéance est souvent suffisant pour que les paiements arrivent. Si vous attendez trop longtemps, le client risque de ne pas donner la priorité au paiement.

Taxes et frais sous-estimés

Si vous oubliez de tenir compte des frais de transaction ou des obligations fiscales, vos revenus risquent d’être inférieurs à ce que vous attendiez. Par exemple, si vous acceptez toujours les paiements par carte de crédit mais que vous ne tenez jamais compte des frais de traitement, vos revenus nets diminuent. Comprendre les structures tarifaires vous aide à fixer des tarifs qui tiennent compte de vos dépenses.

Options de paiement trop rigides

Les clients ont leurs propres processus de paiement des factures, surtout s’il s’agit de moyennes ou grandes entreprises. Si vous n’acceptez qu’un seul mode de paiement, vous risquez de ralentir le processus de paiement. Proposer plusieurs méthodes, telles que les virements bancaires et les paiements par carte, peut accélérer le processus.

Comment assurer le suivi des retards de paiement ?

Même avec un système robuste en place, certaines factures auront inévitablement du retard. Voici comment suivre les retards de paiement sans nuire à vos relations avec vos clients.

Envoyer un rappel poli

Un jour ou deux après l’échéance de la facture, envoyez un e-mail court et cordial. Voici un exemple d’e-mail que vous pourriez rédiger :

« Bonjour [nom du client],

J’espère que vous allez bien. Je voulais envoyer un rappel au sujet de la facture #[X], qui était due le [Date]. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. Merci ! »

Faites en sorte que le rappel soit court, créez un lien vers la facture et terminez par une signature polie. Un seul message résout souvent le problème.

Lancez un appel personnel ou un chat vidéo

Si vous n’avez pas eu de nouvelles du client après environ une semaine, envisagez de l’appeler. Une conversation rapide, surtout si vous entretenez une relation stable avec lui, peut clarifier s’il s’agit d’un blocage administratif ou d’un malentendu au sujet de la facture.

Revoir les modalités de paiement

Si le client est évasif ou prétend qu’il ne peut pas respecter les conditions de paiement, essayez de parvenir à un compromis, peut-être sous la forme d’un plan de versements. Cela peut vous aider à sauver votre relation de travail et à récupérer le montant qu’il vous doit.

Appliquer des frais de retard

Parfois, facturer des frais de retards de paiement est le meilleur moyen de rappeler aux clients que vous dirigez une entreprise. Si vous souhaitez utiliser cette option, précisez-le dans votre contrat ou facture. Cependant, n’utilisez les frais de retard que comme dernier recours une fois que vous avez envoyé quelques rappels polis.

Remonter le problème avec prudence

Dans des circonstances extrêmes, lorsque le montant impayé est important et que le client ne répond pas à vos communications, vous pouvez envisager de faire appel à une agence de recouvrement ou d’entamer une procédure juridique. Ce n’est pas une décision que vous devez prendre à la légère, car elle vous coûte du temps et de l’argent. Toutefois, si vous avez envoyé plusieurs rappels amicaux et que le client ne paie pas, c’est peut-être votre meilleur recours. Documentez soigneusement le tout au cas où vous auriez besoin de preuves plus tard.