Il peut être très stimulant de gérer votre propre entreprise de travail indépendant et de décider quand, comment et avec qui vous voulez travailler. En 2024, il y avait 76,4 millions de travailleurs indépendants aux États-Unis. Ce nombre devrait passer à 90,1 millions en 2028.

Toutefois, la réalisation d’un projet comme tant que travailleur indépendant n’est qu’une partie de vos tâches. Une fois qu’un projet est terminé, vous devez vous assurer que vous êtes payé(e). Sans un système de facturation bien conçu, vous risquez de ressentir la frustration liée à des paiements tardifs ou manquants, ce qui ralentit la réception de vos revenus et peut nuire à votre tranquillité d’esprit.

Nous vous présentons ci-dessous ce que vous devez savoir sur la facturation en tant que travailleur indépendant, notamment comment gérer les factures et définir des calendriers de paiement, et comment Stripe peut vous aider.

Sommaire

• Pourquoi la facturation est-elle importante pour les travailleurs indépendants?
  
• Quelles informations une facture de travailleur indépendant doit-elle contenir?
  
• Comment les travailleurs indépendants gèrent-ils les calendriers de facturation de plusieurs clients?
  
• Comment Stripe peut-elle aider les travailleurs indépendants à gérer la facturation?
  
• Quelles sont les erreurs courantes commises par les travailleurs indépendants en matière de facturation?
  
• Comment assurer le suivi des paiements en retard?
  

Pourquoi la facturation est-elle importante pour les travailleurs indépendants?

Une fois le projet terminé, il peut être tentant de ne plus penser à la facturation. Cependant, un plan de facturation solide permet d’effectuer des dépôts plus rapidement et de signaler aux clients que vous êtes fiable. Voici d’autres raisons pour lesquelles un calendrier de facturation cohérent est important pour les travailleurs indépendants.

Une confiance accrue dans votre travail

En vous présentant à un rendez-vous avec un client préparé, avec des conditions de paiement cohérentes et des modèles de facture portant votre marque, vous montrez que vous dirigez une entreprise bien établie sur laquelle les clients peuvent compter. Cette impression les incite à vous traiter comme un spécialiste dévoué plutôt que comme une ressource à court terme.

Moins de malentendus

Les factures tardives, les détails manquants ou les délais de paiement imprécis peuvent être source de confusion, ce qui peut entraîner des courriels supplémentaires, des appels de suivi délicats ou des litiges au sujet de ce que les clients vous doivent. Avoir un plan clair dès le départ vous aide à rester concentré(e) sur le travail et à tenir les clients informés.

Des bénéfices plus stables

Les revenus des travailleurs indépendants peuvent être imprévisibles, ce qui rend d’autant plus important le choix du moment et de la manière de facturer. Certains travailleurs indépendants attendent qu’un projet soit terminé avant de soumettre une facture, ce qui peut signifier qu’il leur faut attendre des semaines, voire des mois, pour recevoir le prochain paiement. L’étalement intentionnel de vos factures (par jalons, versements initiaux partiels ou intervalles mensuels) rend vos bénéfices plus prévisibles.

Une marge de manœuvre pour la croissance

Lorsque votre système de facturation fonctionne bien, vous évitez les tâches administratives inutiles. Au lieu d’essayer de vous souvenir des factures que vous avez envoyées, de celles qui ont été payées et des clients en retard, vous disposerez de tous les détails nécessaires dans un système organisé. Cela vous permet de prendre en charge des projets plus importants ou plus de clients.

Quelles informations doit contenir une facture de travailleur indépendant?

Une facture indique le travail effectué, votre tarif et les conditions. Elle doit fournir au client tout ce dont il a besoin pour traiter votre paiement rapidement. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments à inclure sur votre facture.

Informations sur l’entreprise

Il s’agit notamment de votre nom (ou du nom de l’entreprise, le cas échéant), de votre adresse et de vos coordonnées. L’utilisation d’une image de marque cohérente, telle qu’un simple logo ou une palette de couleurs, donne à vos documents un aspect soigné.

Informations sur le client

Incluez le nom du client ou le nom de l’entreprise et toute coordonnée pertinente. S’il existe un service ou un contact de facturation spécifique, adressez la facture à cette partie.

Numéro de facture

Attribuez à chaque facture un numéro unique. Il sera ainsi plus facile de suivre les factures individuelles et de les référencer dans les communications futures.

Date d’émission et date d’échéance

Indiquez la date d’envoi de la facture et la date d’échéance du paiement. Indiquez clairement ces dates.

Description des services

Décrivez de manière concise le travail que vous avez effectué, comme un dossier de service-conseil, un travail de rédaction ou un travail de conception. Détaillez les tâches effectuées, en particulier si vous facturez des tarifs variables pour différentes tâches d’un projet.

Taux et montant total dû

Indiquez le tarif que vous facturez (par exemple, taux horaire, taux par projet) et montrez les calculs que vous avez effectués pour obtenir le total. Incluez toutes les taxes applicables. Les clients apprécient la clarté, et le fait de détailler vos frais accroît la transparence.

Moyens de paiement acceptés

Énumérez les moyens de paiement qu’un client peut utiliser, comme les virements bancaires, les paiements par carte et les portefeuilles numériques. Si vous acceptez les paiements au moyen de Stripe, vous pourrez accepter différents moyens de paiement.

Conditions liées aux retards de paiement

Si vous imposez une pénalité pour les factures en souffrance, mentionnez-le par écrit. Cela peut encourager un paiement plus rapide et ajoute un niveau de formalité à votre processus de facturation.

Comment les travailleurs indépendants gèrent-ils les calendriers de facturation de plusieurs clients?

Pour les travailleurs indépendants, il est courant d’avoir des clients qui ont un calendrier de facturation différent. Différents clients peuvent payer chaque semaine, chaque mois ou en versements après que certains jalons spécifiques du projet ont été atteint. Voici quelques méthodes qui peuvent vous aider à conserver une certaine organisation lorsque vous gérez différents cycles de facturation.

Planification par plages horaires

L’une des façons de gérer les délais de facturation est de consacrer du temps chaque semaine ou chaque mois à des tâches administratives. Par exemple, vous pouvez consacrer le lundi après-midi à l’envoi de nouvelles factures et le vendredi matin au rapprochement des paiements. Si vous réservez du temps pour la facturation dans votre horaire, vous serez moins susceptible d’oublier des dates d’échéance ou de vous laisser surprendre par des dates butoirs.

Facturation progressive pour différents clients

Si vous avez un grand nombre de clients, envisagez de les classer en fonction de la fréquence à laquelle vous les facturez. Certains travailleurs indépendants divisent leurs clients en catégories telles que les « clients à honoraires mensuels », les « clients dont les paiements sont fondés sur des étapes » et les « clients ponctuels ». Indiquez sur chaque facture la catégorie que vous lui avez attribuée afin de pouvoir facilement la classer et la vérifier. Vous pouvez attribuer un code couleur ou des balises à chaque groupe, si cela peut vous aider.

Rappels automatisés

Les retards de paiement sont souvent le résultat d’un oubli plutôt que d’un refus catégorique de payer. La mise en place de rappels automatiques par l’entremise d’un système de facturation ou d’une plateforme de facturation permet d’aviser les clients à l’approche de la date d’échéance et de les prévenir si un paiement est en retard. Ces rappels peuvent vous aider à maintenir vos revenus sur la bonne voie.

Facturation par étapes pour les projets importants

Lorsque vous traitez des projets plus importants et de longue durée, envisagez de diviser le paiement en plusieurs étapes. Cela peut s’avérer avantageux pour vous et votre client : il ne s’engage pas à verser une somme forfaitaire en une seule fois, et vous n’avez pas à attendre la fin du projet pour être payé(e). Certains travailleurs indépendants facturent 30 % à l’avance, 30 % à mi-parcours et les 40 % restants à la fin du projet. Les détails varient, mais l’objectif principal est de lier les paiements à des points de référence logiques afin que les deux parties se sentent à l’aise et respectent le calendrier.

Comment Stripe peut-elle aider les travailleurs indépendants à gérer la facturation?

Stripe est facile à configurer, vous permet d’accepter des paiements avec un large éventail de moyens de paiement et s’adapte à l’augmentation de votre volume. Voici un aperçu de la manière dont Stripe peut aider les travailleurs indépendants à gérer la facturation.

Paiements simples

Avec Stripe, vous pouvez envoyer à vos clients un lien de paiement unique qui les mène directement à une page de paiement sécurisée. Vos clients n’auront pas besoin de créer un compte ou d’effectuer des étapes supplémentaires pour payer avec une carte de crédit, une carte de débit ou un autre moyen.

Facturation récurrente

Si vous avez des contrats en cours ou des projets à long terme, Stripe prendra en charge la facturation récurrente selon votre calendrier. Vous pouvez configurer des cycles de facturation mensuels ou hebdomadaires automatisés afin de ne pas avoir à créer une nouvelle facture à chaque fois. Une fois que vous avez programmé le cycle, Stripe s’occupera du reste pour rendre votre trésorerie plus prévisible.

Rappels automatiques de paiement

L’envoi de rappels de retard de paiement peut être une tâche fastidieuse. Stripe envoie automatiquement des notifications quelques jours avant l’échéance d’une facture ou si celle-ci est en retard. Vous n’avez ainsi plus à surveiller manuellement qui a payé et qui ne l’a pas fait.

Rapports détaillés

Le Dashboard Stripe suit les paiements, le montant des remboursements (le cas échéant) et d’autres indicateurs. Cette fonctionnalité vous aide à évaluer les clients qui vous procurent un travail régulier et rentable et ceux qui méritent d’être examinés de plus près. Stripe organise également les données de vos transactions dans un seul et même endroit, ce qui facilite la gestion fiscale.

Évolutivité

Si vous décidez de développer votre entreprise en tant que travailleur indépendant pour en faire une entreprise plus importante, Stripe peut s’adapter à cette croissance. Que vous ajoutiez des collaborateurs, que vous vous développiez à l’international ou que vous ajoutiez plusieurs gammes de services, il existe toute une gamme d’intégrations et de fonctionnalités suffisamment flexibles pour vous aider. Cela signifie que vous n’aurez pas à passer à un tout nouveau système au fur et à mesure que vous vous développez.

Quelles sont les erreurs courantes commises par les travailleurs indépendants en matière de facturation?

Même les travailleurs indépendants expérimentés rencontrent des problèmes de facturation. Les erreurs dans le processus de facturation peuvent se produire pour diverses raisons, mais les plus courantes partagent souvent quelques caractéristiques, notamment celles qui suivent.

Conditions de paiement imprécises ou manquantes

Si vous n’indiquez pas clairement votre calendrier de paiement, un client peut penser qu’il dispose de 60 jours pour payer alors que vous espériez un délai net de 30 jours. Il est aussi possible que le client veuille payer en plusieurs fois, mais vous n’avez pas précisé si c’était acceptable. Il est donc préférable de communiquer ces attentes dès le départ, idéalement dans un bref contrat ou un accord écrit.

Gestion désorganisée des documents

Le fait de s’appuyer sur des courriels épars ou sur de multiples feuilles de calcul pour assurer le suivi de la facturation risque d’entraîner des erreurs. Il est facile d’oublier si vous avez envoyé une facture ou d’utiliser accidentellement le mauvais numéro de facture. Envisagez d’utiliser un système central, tel qu’un outil de facturation infonuagique ou même un modèle structuré.

Absence de suivi

Personne ne veut être une source de tracas, c’est pourquoi de nombreux travailleurs indépendants attendent plus longtemps qu’ils ne le devraient pour rappeler à leurs clients qu’ils n’ont pas réglé leurs factures. Un courriel poli ou un rappel généré par le système juste après la date d’échéance suffit souvent à faire avancer les paiements. Si vous attendez trop longtemps, le client risque de ne pas accorder la priorité au paiement.

Taxes et frais sous-estimés

Si vous oubliez de tenir compte des frais de transaction ou des obligations fiscales, vos revenus risquent d’être inférieurs à ce que vous attendiez. Par exemple, si vous acceptez toujours les paiements par carte de crédit, mais que vous ne tenez jamais compte des frais de traitement, vos revenus nets diminueront. Comprendre les structures tarifaires vous aide à fixer des tarifs qui tiennent compte de vos dépenses.

Options de paiement trop rigides

Les clients ont leurs propres processus de paiement des factures, surtout s’il s’agit de moyennes ou grandes entreprises. Si vous n’acceptez qu’un seul moyen de paiement, vous risquez de ralentir le processus de paiement. Proposer plusieurs moyens de paiement, tels que les virements bancaires et les paiements par carte, peut accélérer le processus.

Comment assurer le suivi des paiements en retard?

Même avec un système solide en place, certaines factures deviendront inévitablement en souffrance. Voici comment effectuer le suivi des retards de paiement sans nuire à vos relations avec vos clients.

Envoyer un rappel poli

Un jour ou deux après l’échéance de la facture, envoyez un courriel court et amical. Voici un exemple de ton à utiliser :

« Bonjour [nom du client],

J’espère que tout va bien. Je voulais envoyer un bref rappel au sujet de la facture #[X], qui devait être réglée le [date]. N’hésitez pas à m’écrire si vous avez des questions. Merci! »

Faites en sorte que le rappel soit court, créez un lien avec la facture et terminez par une signature polie. Un seul message suffit souvent à résoudre la situation.

Organisez un appel personnel ou un vidéobavardage

Si vous n’avez pas eu de nouvelles du client après environ une semaine, envisagez d’effectuer un court appel. Une conversation rapide, surtout si vous entretenez une relation stable avec le client, peut vous permettre de déterminer s’il s’agit d’un retard administratif ou d’un malentendu au sujet de la facture.

Revoir les conditions de paiement

Si le client se montre réticent ou prétend ne pas pouvoir respecter les conditions de paiement, essayez de trouver un compromis, éventuellement sous la forme d’un plan de paiements échelonnés. Cela peut contribuer à préserver votre relation de travail et à récupérer l’argent qu’il vous doit.

Appliquer des frais en cas de retard de paiement

Parfois, l’imposition d’une pénalité en cas de retard de paiement est le meilleur moyen de rappeler aux clients que vous exploitez une entreprise. Si vous souhaitez appliquer cette option, précisez-la dans votre contrat ou facture. Toutefois, n’utilisez les pénalités en cas de retard de paiement qu’en dernier recours, une fois que vous avez essayé quelques incitations polies.

Escalader avec prudence

Dans des circonstances extrêmes, lorsque le montant impayé est important et que le client ne répond pas, vous pouvez envisager de faire appel à une agence de recouvrement ou à la voie judiciaire. Ce n’est pas une décision que vous devez prendre à la légère, car elle vous coûte du temps et de l’argent. Toutefois, si vous avez envoyé plusieurs rappels et que le client refuse de payer, ce sera peut-être votre meilleur recours. Documentez soigneusement tout ce que vous faites, au cas où vous auriez besoin de preuves plus tard.