Det är stimulerande att driva eget frilansföretag och bestämma när, hur och med vem man vill arbeta. År 2024 fanns det 76,4 miljoner frilansare i USA. Den siffran förväntas öka till 90,1 miljoner år 2028.

Men att slutföra ett frilansprojekt är bara en del av jobbet. När ett projekt är klart måste man se till att få betalt. Utan en genomtänkt faktureringsrutin kan man bli frustrerad över sena eller uteblivna betalningar, vilket gör att intäkterna realiseras långsammare och att lugnet påverkas.

Nedan berättar vi vad du bör veta om frilansares fakturering, inklusive hur du hanterar fakturor och fastställer betalningsplaner, och hur Stripe kan hjälpa dig.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför är fakturering viktigt för frilansare?
  
• Vilken information ska en frilansares faktura innehålla?
  
• Hur hanterar frilansare kunders olika faktureringscykler?
  
• Hur kan Stripe hjälpa frilansare med fakturering?
  
• Vilka är de vanligaste misstagen frilansare gör vid fakturering?
  
• Hur ska man följa upp försenade betalningar?
  

Varför är fakturering viktigt för frilansare?

När du har slutfört ett projekt kan det vara frestande att dröja med faktureringen. Men en stark plan för faktureringen möjliggör snabbare insättningar och signalerar till kunderna att du är pålitlig. Här är några av de andra anledningarna till varför det är viktigt för frilansare att ha ett tidschema för fortlöpande fakturering.

Större förtroende för ditt arbete

Att komma till ett kundmöte förberedd med konsekventa betalningsvillkor och fakturamallar med ditt varumärke visar att du driver en etablerad verksamhet som kunderna kan lita på. Det intrycket motiverar dem att behandla dig som en anlitad specialist snarare än en kortsiktig resurs.

Färre missförstånd

Sena fakturor, saknade uppgifter eller otydliga betalningstider kan orsaka förvirring, vilket kan leda till extra e-postmeddelanden, besvärliga uppföljningssamtal eller tvister om hur mycket kunderna är skyldiga dig. Att ha en tydlig plan från början hjälper dig att bevara fokus på arbetet och hålla kunderna informerade.

Stabilare intäkter

Frilansares inkomster kan vara oförutsägbara, vilket gör det ännu viktigare att vara noggrann med när och hur man fakturerar. Vissa frilansare väntar tills ett projekt är klart innan de skickar fakturan, vilket kan innebära att de måste vänta veckor eller månader på nästa betalning. Genom att medvetet sprida ut dina fakturor – genom etappmål, partiella förskottsbetalningar eller månadsintervall – blir dina intäkter mer förutsägbara.

Utrymme för tillväxt

När ditt faktureringssystem fungerar bra slipper du onödigt administrativt arbete. Istället för att försöka komma ihåg vilka fakturor du skickat, vilka som har betalats och vilka kunder som är sena med betalningen, har du alla nödvändiga uppgifter i ett organiserat system. Detta frigör tid till att ta sig an större projekt eller fler kunder.

Vilken information ska en frilansares faktura innehålla?

En faktura dokumenterar det utförda arbetet, ditt pris och villkoren. Den ska ge kunden allt de behöver för att behandla din betalning snabbt. Nedan följer några poster som du kan inkludera på din faktura.

Företagsinformation

Detta inkluderar ditt namn (eller företagsnamn, om tillämpligt), din adress och dina kontaktuppgifter. Att använda ett konsekvent varumärke, till exempel en enkel logotyp eller ett specifikt färgschema, gör att dina dokument ser professionella ut.

Kundinformation

Inkludera kundens namn eller företagsnamn och alla relevanta kontaktuppgifter. Om det finns en specifik avdelning eller kontaktperson för fakturan adresserar du fakturan till den parten.

Fakturanummer

Tilldela varje faktura ett unikt nummer. Detta kommer att göra det lättare att spåra enskilda fakturor och hänvisa till dem i framtida kommunikation.

Datum för utfärdande och förfallodag

Inkludera datumet då du skickar fakturan och datumet då den förfaller till betalning. Gör dessa tidsfrister tydliga.

Beskrivning av tjänster

Ge en kortfattad beskrivning av vilket arbete du har utfört, t.ex. ett konsultpaket, en skrivuppgift eller ett designjobb. Dela upp de slutförda uppgifterna, särskilt om du debiterar olika priser för olika uppgifter i ett projekt.

Pris och totalt belopp att betala

Ange det pris du debiterar (t.ex. per timme, per projekt) och visa hur du har beräknat totalsumman. Inkludera eventuella tillämpliga skatter. Kunderna uppskattar tydlighet och att specificera dina avgifter ökar transparensen.

Godkända betalningsmetoder

Ange de sätt som en kund kan betala dig på, till exempel banköverföringar, kortbetalningar och digitala plånböcker. Om du tar emot betalningar via Stripe kan du acceptera flera olika betalningsmetoder.

Villkor vid försenad betalning

Om du tar ut en förseningsavgift för förfallna fakturor, nämn det skriftligen. Detta kan uppmuntra till snabbare betalningar och göra din faktureringsprocess lite formellare.

Hur hanterar frilansare kunders olika faktureringscykler?

För frilansare är det vanligt att ha kunder som faktureras i olika faktureringscykler. Olika kunder kan betala veckovis, månadsvis eller i delbetalningar efter att specifika projektetapper har färdigställts. Här är några metoder som kan hjälpa dig att hålla ordning när du hanterar olika faktureringscykler.

Avsätt tid i kalendern

Ett sätt att planera faktureringstidpunkter är att avsätta tid varje vecka eller månad för administrativa uppgifter. Du kan till exempel ägna måndagseftermiddagar till att skicka nya fakturor och fredagsmorgnar till att stämma av betalningar. Om du avsätter utrymme för fakturering i din kalender är det mindre troligt att du missar förfallodatum eller blir överraskad av deadlines.

Nivåbaserad fakturering för olika klienter

Om du har en stor kundbas kan du överväga att kategorisera dem efter hur ofta du fakturerar dem. Vissa frilansare delar upp sina kunder i kategorier som ”kunder med fast månadspris", ”kunder som faktureras efter etappmål" och "engångskunder". Märk varje faktura med den kategori du har gett den så att du enkelt kan sortera och granska fakturorna. Du kan ge varje grupp en färgkod eller taggar, om det hjälper.

Automatiska påminnelser

Sena betalningar beror ofta på glömska snarare än en direkt vägran att betala. Implementering av automatiska påminnelser via ett faktureringssystem eller en faktureringsplattform kommer att meddela kunderna när förfallodatumet närmar sig och informera dem om en betalning är försenad. Dessa vänliga påminnelser kan göra att dina intäkter kommer in som planerat.

Milstolpsbaserad fakturering av stora projekt

När du arbetar med större, långvariga uppdrag bör du överväga att dela upp betalningen i flera delar. Detta gynnar dig och din kund: de förbinder sig inte till ett engångsbelopp på en gång, och du behöver inte vänta tills projektet avslutas för att få betalt. Vissa frilansare fakturerar 30 % i förskott, 30 % halvvägs och återstående 40 % när de är klara. Detaljerna varierar, men den främsta avsikten är att koppla betalningar till logiska kontrollpunkter så att båda parter känner sig bekväma och medvetna om tidsplanen.

Hur kan Stripe hjälpa frilansare med fakturering?

Stripe är lätt att konfigurera, gör att du kan ta emot betalningar med många olika betalningsmetoder och kan skalas upp tillsammans med dig när din volym ökar. Här är en titt på hur Stripe kan hjälpa frilansare med fakturering.

Enkla betalningar

Med Stripe kan du skicka kunderna en unik betalningslänk som leder direkt till en säker kassasida. De behöver inte skapa ett konto eller slutföra extra steg för att betala med kreditkort, bankkort eller någon annan metod.

Återkommande fakturering

Om du har pågående kontrakt eller projekt som pågår under lång tid har Stripe stöd för återkommande fakturering enligt din plan. Du kan konfigurera automatiska månatliga eller veckovisa faktureringscykler så att du inte behöver skapa en ny faktura varje gång. När du har programmerat cykeln sköter Stripe resten för att göra kassaflödet mer förutsägbart.

Automatiska betalningspåminnelser

Att skicka påminnelser om sena betalningar kan vara jobbigt. Stripe skickar automatiskt aviseringar några dagar innan en faktura förfaller eller när den är försenad. Detta befriar dig från att manuellt behöva övervaka vem som har betalat och vem som inte har gjort det.

Detaljerad rapportering

Stripe Dashboard spårar betalningar, återbetalningsbelopp (om tillämpligt) och andra mätvärden. Denna funktion hjälper dig att utvärdera vilka kunder som ger dig stabilt, lönsamt arbete och vilka man kan behöva ta en närmare titt på. Stripe organiserar också dina transaktionsdata i ett enda nav, vilket underlättar skatter.

Skalbarhet

Om du bestämmer dig för att utöka din frilansverksamhet till ett större företag kan Stripe tillgodose den utökningen. Oavsett om du lägger till teammedlemmar, expanderar internationellt eller lägger till flera servicelinjer finns det en rad integrationer och funktioner som är tillräckligt flexibla för att stödja dig. Det betyder att du inte behöver byta till ett helt nytt system när du skalar upp.

Vilka är de vanligaste misstagen frilansare gör vid fakturering?

Även erfarna frilansare stöter på faktureringsproblem. Misstag i faktureringsprocessen kan inträffa av olika anledningar, men de vanligaste har ofta några gemensamma nämnare, bland annat följande.

Otydliga eller avsaknad av betalningsvillkor

Om du inte är tydlig med din betalningsplan kan en kund anta att de har 60 dagar på sig att betala när du hoppades på 30 dagar. Eller så kanske kunden vill göra delbetalningar, men du har inte angett om du godtar det. Det är bäst att kommunicera dessa förväntningar i förväg, helst i ett kort kontrakt eller skriftligt avtal.

Oorganiserad dokumenthantering

Om du förlitar dig på utspridda e-posttrådar eller flera kalkylblad för att dokumentera din fakturering kan det leda till fel. Det är lätt att glömma bort om du har skickat en faktura eller att av misstag använda fel fakturanummer. Överväg att använda ett centralt system, till exempel ett molnbaserat faktureringsverktyg eller till och med en strukturerad mall.

Underlåtenhet att följa upp

Ingen vill vara till besvär så många frilansare väntar längre än de borde för att påminna kunder om obetalda fakturor. Ett artigt e-postmeddelande eller en systemgenererad påminnelse direkt efter att förfallodatumet har passerat är ofta det enda som krävs för att betalningarna ska komma in. Om du väntar för länge kan det hända att kunden inte prioriterar betalningen.

För lågt beräknade skatter och avgifter

Om du glömmer att ta hänsyn till transaktionsavgifter eller skatteförpliktelser kan du tjäna mindre än du förväntade dig. Om du till exempel alltid tar emot kreditkortsbetalningar men aldrig tar hänsyn till behandlingskostnader minskar dina nettointäkter. Att förstå avgiftsstrukturer hjälper dig att sätta priser som beaktar dina utgifter.

Alltför stelbenta betalningsalternativ

Kunderna har sina egna rutiner för att betala fakturor, särskilt om de är medelstora eller stora företag. Om du bara accepterar en enda betalningsmetod kan du göra betalningsprocessen långsammare. Att erbjuda flera metoder, såsom banköverföringar och kortbetalningar, kan påskynda processen.

Hur ska man följa upp försenade betalningar?

Även med ett starkt system på plats kommer vissa fakturor oundvikligen att bli försenade. Så här följer du upp sena betalningar utan att skada dina relationer med kunder.

Skicka en artig påminnelse

En eller två dagar efter att fakturan har förfallit skickar du ett kort och vänligt e-postmeddelande. Här är ett exempel på vilken ton du kan ha:

"Hej [Klientnamn],

*Hoppas att allt är bra. Jag vill skicka en snabb påminnelse om faktura #[X], som förföll till betalning den [Datum]. Hör gärna av dig om du har några frågor. Tack!" *

Håll påminnelsen kort, länka till fakturan och avsluta med en artig fras. Ett enda meddelande löser ofta problemet.

Ring eller ha en videochatt med kunden

Om du inte har hört något från kunden efter ungefär en vecka kan du överväga ett kort samtal. Ett snabbt samtal – särskilt om du har en varaktig relation med dem – kan klargöra om det finns något administrativt hinder eller något missförstånd om fakturan.

Gå igenom betalningsvillkoren igen

Om kunden motsätter sig eller hävdar att de inte kan uppfylla betalningsvillkoren kan du försöka nå en kompromiss, kanske i form av en avbetalningsplan. Detta kan bidra till att rädda er arbetsrelation och få in pengarna de är skyldiga dig.

Ta ut förseningsavgifter

Ibland är det bästa sättet att påminna kunderna om att du driver ett företag att ta ut en straffavgift för sena betalningar. Om du vill använda det här alternativet skriver du det i ditt avtal eller på fakturan. Använd dock endast förseningsavgifter som ett sista steg när du har provat några artiga påminnelser.

Eskalera med försiktighet

Under extrema omständigheter, där det utestående beloppet är stort och kunden inte hör av sig, kan du överväga ett inkassoföretag eller en juridisk process. Det är inte ett beslut du bör ta lätt på eftersom det kostar dig tid och pengar. Men om du har skickat flera vänliga påminnelser och kunden helt enkelt inte betalar, kan det vara din bästa utväg. Dokumentera allt noggrant om du behöver bevis senare.