Wenn Sie Ihr eigenes freiberufliches Unternehmen führen, müssen Sie Verantwortung tragen und entscheiden, wann, wie und mit wem Sie zusammenarbeiten möchten. Im Jahr 2024 gab es in den Vereinigten Staaten 76,4 Millionen Freiberufler/innen. Es wird erwartet, dass diese Zahl bis 2028 auf 90,1 Millionen steigen wird.

Aber die Durchführung eines freiberuflichen Projekts ist nur ein Teil Ihrer Arbeit. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, müssen Sie sicherstellen, dass Sie bezahlt werden. Ohne ein durchdachtes Abrechnungssystem kann es sein, dass Zahlungen verspätet eingehen oder ganz ausbleiben. Dies kann frustrierend sein, Sie werden später bezahlt, als erwartet, was Sie beunruhigen könnte.

Im Folgenden wird erörtert, was Sie über die Rechnungsstellung als Freiberufler/in wissen sollten, darunter die Verwaltung von Rechnungen, die Erstellung von Zahlungsplänen sowie Informationen dazu, wie Stripe Ihnen dabei helfen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum ist die Rechnungsstellung für Freiberufler/innen wichtig?
  
• Welche Angaben sollte die Rechnung eines Freiberuflers/einer Freiberuflerin enthalten?
  
• Wie verwalten Freiberufler/innen die Abrechnungspläne für mehrere Kundinnen/Kunden?
  
• Wie kann Stripe Freiberufler/innen bei der Rechnungsstellung unterstützen?
  
• Welche häufigen Fehler machen Freiberufler/innen bei der Rechnungsstellung?
  
• Wie sollten Sie überfällige Zahlungen nachverfolgen?
  

Warum ist die Rechnungsstellung für Freiberufler/innen wichtig?

Nachdem Sie ein Projekt abgeschlossen haben, kann es verlockend sein, die Rechnungsstellung als nachträglichen Einfall zu betrachten. Aber ein solider Abrechnungsplan ermöglicht pünktlichere Einzahlungen und signalisiert den Kundinnen/Kunden, dass Sie zuverlässig sind. Hier sind einige weitere Gründe, warum ein schlüssiger Abrechnungsplan für Freiberufler/innen wichtig ist.

Mehr Vertrauen in Ihre Arbeit

Wenn Sie vorbereitet zu einem Kundenmeeting erscheinen und einheitliche Zahlungsbedingungen und markengeschützte Rechnungsvorlagen vorweisen können, zeigen Sie damit, dass Sie ein etabliertes Unternehmen führen, auf das sich die Kundinnen/Kunden verlassen können. Dieser Eindruck ermutigt sie, Sie als engagierte/n Spezialistin/Spezialisten zu behandeln und nicht als kurzfristige Ressource.

Weniger Missverständnisse

Verspätete Rechnungen, fehlende Angaben oder unklare Zahlungsfristen können Verwirrung stiften und zu zusätzlichen E-Mails, umständlichen Folgeanrufen oder Streitigkeiten darüber führen, was Kundinnen/Kunden Ihnen schulden. Wenn Sie von Anfang an einen klaren Plan haben, können Sie sich auf die Arbeit konzentrieren und die Kundinnen und Kunden auf dem Laufenden halten.

Stabilere Einnahmen

Freiberufliches Einkommen kann unvorhersehbar sein, was es umso wichtiger macht, sorgfältig dabei vorzugehen, wann und wie Sie Rechnungen stellen. Einige Freiberufler/innen warten, bis ein Projekt abgeschlossen ist, bevor sie eine Rechnung absenden. Das kann jedoch bedeuten, dass sie Wochen oder Monate auf die nächste Zahlung warten müssen. Durch bewusste Streuung Ihrer Rechnungen – durch Meilensteine, Teilvorauszahlungen oder monatliche Intervalle – werden Ihre Einnahmen berechenbarer.

Raum für Wachstum

Wenn Ihr Abrechnungssystem gut funktioniert, vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand. Anstatt zu versuchen, sich daran zu erinnern, welche Rechnungen Sie gesendet haben, welche bezahlt wurden und welche Kundinnen/Kunden zu bezahlen, haben Sie alle notwendigen Details in einem organisierten System. So haben Sie die Möglichkeit, größere Projekte oder mehr Kundinnen/Kunden zu übernehmen.

Welche Angaben sollte die Rechnung eines Freiberuflers/einer Freiberuflerin enthalten?

In einer Rechnung werden die geleistete Arbeit, Ihr Preis und die Bedingungen festgehalten. Es sollte alle Angaben enthalten, die der Kunde/die Kundin benötigt, um Ihre Zahlung umgehend zu bearbeiten. Im Folgenden finden Sie einige Elemente, die Ihre Rechnung enthalten sollte.

Angaben zum Unternehmen

Dazu gehören Ihr Name (oder gegebenenfalls der Name Ihres Unternehmens), Ihre Adresse und Ihre Kontaktdaten. Ein einheitliches Branding, z. B. ein einfaches Logo oder ein Farbschema, verleiht Ihren Dokumenten ein elegantes Aussehen.

Angaben zum Kunden/zu der Kundin

Geben Sie den Namen oder den Firmennamen des Kunden/der Kundin und alle relevanten Kontaktinformationen an. Wenn es eine bestimmte Abteilung oder einen bestimmten Rechnungskontakt gibt, geben Sie diese/n als Adressat der Rechnung an.

Rechnungsnummer

Weisen Sie jeder Rechnung eine eindeutige Nummer zu. So können Sie einzelne Rechnungen leichter nachverfolgen und in der zukünftigen Kommunikation darauf verweisen.

Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum

Geben Sie das Datum an, an dem Sie die Rechnung senden, und das Datum, an dem die Zahlung fällig ist. Legen Sie diese Fristen klar fest.

Beschreibung der Dienstleistungen

Beschreiben Sie kurz und knapp, welche Arbeit Sie geleistet haben, z. B. ein Beratungspaket, eine Schreibaufgabe oder einen Designjob. Teilen Sie die erledigten Aufgaben auf, insbesondere wenn Sie unterschiedliche Preise für verschiedene Aufgaben in einem Projekt berechnen.

Preis und fälliger Gesamtbetrag

Weisen Sie den Preis aus, den Sie berechnen (z. B. stündlich, pro Projekt) und geben Sie an, wie Sie den Gesamtbetrag berechnet haben. Berücksichtigen Sie auch alle anfallenden Steuern. Kundinnen/Kunden schätzen Klarheit, und die Aufschlüsselung Ihrer Gebühren erhöht die Transparenz.

Akzeptierte Zahlungsmethoden

Listen Sie die Möglichkeiten auf, wie Kundinnen/Kunden Sie bezahlen können, z. B. Banküberweisungen, Kartenzahlungen und Digital Wallets. Wenn Sie Zahlungen über Stripe akzeptieren, können Sie eine Vielzahl von Zahlungsmethoden annehmen.

Zahlungsverzug

Wenn Sie eine Vertragsstrafe für überfällige Rechnungen berechnen, weisen Sie schriftlich darauf hin. Dies kann zu schnelleren Zahlungen führen und verleiht Ihrem Abrechnungsverfahren eine gewisse Formalität.

Wie verwalten Freiberufler/innen die Abrechnungspläne für mehrere Kundinnen/Kunden?

Bei Freiberufler/innen ist es üblich, Kundschaft zu haben, die mit unterschiedlichen Abrechnungsplänen arbeitet. Unterschiedliche Kundinnen/Kunden zahlen nach Erreichen bestimmter Projektmeilensteine möglicherweise wöchentlich, monatlich oder in Raten. Hier sind einige Methoden, die Ihnen helfen können, bei der Bearbeitung verschiedener Abrechnungszyklen den Überblick zu behalten.

Terminierung von Kalenderblöcken

Eine Möglichkeit, die Fristen für die Rechnungsstellung einzuhalten, besteht darin, jede Woche oder jeden Monat Zeit für Verwaltungsaufgaben einzuplanen. Den Montagnachmittag könnten Sie beispielsweise für das Versenden neuer Rechnungen und den Freitagvormittag für den Zahlungsabgleich einplanen. Wenn Sie in Ihrem Kalender Platz für die Rechnungsstellung einplanen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie Fälligkeitstermine übersehen oder sich von Fristen überraschen lassen.

Gestaffelte Rechnungsstellung für verschiedene Kundinnen/Kunden

Wenn Sie einen großen Kundenstamm haben, sollten Sie Ihre Kundinnen/Kunden nach der Häufigkeit der Rechnungsstellung sortieren. Einige Freiberufler/innen unterteilen ihren Kundenstamm in Kategorien wie „Kundinnen/Kunden mit monatlicher Pauschale“, „Meilenstein-basierte Kundinnen/Kunden“ und „einmalige Kundinnen/Kunden“. Kennzeichnen Sie jede Rechnung mit der von Ihnen zugewiesenen Kategorie, damit Sie sie leichter sortieren und überprüfen können. Sie können jeder Gruppe eine Farbcodierung oder Tags zuweisen, wenn dies hilfreich ist.

Automatische Erinnerungen

Verspätete Zahlungen sind häufiger auf Vergesslichkeit zurückzuführen und nicht auf die Weigerung zu zahlen. Durch die Implementierung automatischer Erinnerungen über ein Abrechnungssystem oder eine Rechnungsplattform werden Kundinnen/Kunden kurz vor dem Fälligkeitsdatum benachrichtigt und informiert, wenn eine Zahlung verspätet ist. Diese freundlichen Erinnerungen können dafür sorgen, dass Ihre Umsätze nicht gefährdet sind.

Teilabrechnung für Großprojekte

Wenn Sie größere, lang andauernde Aufträge bearbeiten, sollten Sie die Zahlung in mehrere Phasen aufteilen. Davon profitieren Sie und Ihre Kundinnen/Kunden. Sie verpflichten sich nicht dazu, alles in einer Gesamtsumme zu bezahlen, und Sie müssen nicht bis zum Ende des Projekts darauf warten, bezahlt zu werden. Einige Freiberufler/innen berechnen 30 % im Voraus, 30 % in der Mitte und die restlichen 40 % bei Fertigstellung. Die Einzelheiten unterscheiden sich, aber das Hauptziel besteht darin, Zahlungen an logische Kontrollpunkte zu knüpfen, damit sich beide Parteien wohl fühlen und sich über den Zeitplan im Klaren sind.

Wie kann Stripe Freiberufler/innen bei der Rechnungsstellung unterstützen?

Stripe lässt sich problemlos einrichten, ermöglicht die Annahme von Zahlungen mit verschiedenen Zahlungsmethoden und wächst mit Ihnen, wenn Ihr Volumen steigt. Hier erfahren Sie, wie Stripe Freiberuflern/Freiberuflerinnne bei der Rechnungsstellung unterstützen kann.

Einfache Zahlungen

Wenn Sie Stripe nutzen, können Sie Ihren Kundinnen/Kunden einen eindeutigen Zahlungslink senden, der direkt zu einer sicheren Bezahlseite führt. Sie müssen kein Konto erstellen oder zusätzliche Schritte ausführen, um mit einer Kreditkarte, Debitkarte oder einer anderen Methode zu bezahlen.

Wiederkehrende Rechnungsstellung

Bei laufenden Verträgen oder langfristigen Projekten unterstützt Stripe die wiederkehrende Abrechnung nach Ihrem Zeitplan. Sie können automatisierte monatliche oder wöchentliche Abrechnungszyklen konfigurieren, damit Sie nicht jedes Mal eine neue Rechnung erstellen müssen. Sobald Sie den Zyklus programmiert haben, erledigt Stripe den Rest, um Ihren Cashflow besser vorhersehbar zu machen.

Automatische Zahlungserinnerungen

Das Versenden von Mahnungen für verspätete Zahlungen kann lästig sein. Stripe sendet automatisch Benachrichtigungen einige Tage vor Fälligkeit einer Rechnung oder bei verspätetem Zahlungseingang. So müssen Sie nicht mehr manuell überwachen, wer bezahlt hat und wer nicht.

Detaillierte Berichte

Das Stripe-Dashboard verfolgt Zahlungen, Rückerstattungszahlen (falls relevant) und andere Metriken. Diese Funktion hilft Ihnen dabei, zu beurteilen, welche Kunden/Kundinnen stetige, profitable Arbeit leisten und welche man sich möglicherweise genauer ansehen sollte. Stripe organisiert auch Ihre Transaktionsdaten an einem einzigen Ort, was die Steuerberichterstattung vereinfacht.

Skalierbarkeit

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre freiberufliche Tätigkeit zu einem größeren Unternehmen auszubauen, kann Stripe Sie bei diesem Wachstum unterstützen. Ganz gleich, ob Sie Teammitglieder aufnehmen, international expandieren oder mehrere Servicebereiche hinzufügen – es gibt eine Reihe von Integrationen und Funktionen, die flexibel genug sind, um Sie zu unterstützen. Das bedeutet, dass Sie nicht auf ein komplett neues System umsteigen müssen, wenn Sie expandieren.

Welche häufigen Fehler machen Freiberufler/innen bei der Rechnungsstellung?

Selbst bei erfahrenen Freiberuflern/Freiberuflerinnen kommt es zu Problemen bei der Abrechnung. Fehler bei der Rechnungsstellung können aus verschiedenen Gründen auftreten, bei den häufigsten gibt es jedoch einige Gemeinsamkeiten, darunter die folgenden.

Unklare oder fehlende Zahlungsbedingungen

Wenn Sie Ihren Zahlungsplan nicht klar strukturieren, könnte ein Kunde/eine Kundin davon ausgehen, dass er/sie 60 Tage Zeit hat, um zu zahlen, obwohl Sie eigentlich 30 Tage netto veranschlagen wollten. Oder vielleicht möchte der Kunde/die Kundin in Raten zahlen, Sie haben aber nicht angegeben, ob dies akzeptabel ist. Es ist am besten, diese Erwartungen im Voraus zu kommunizieren, idealerweise in einem kurzen Vertrag oder einer schriftlichen Vereinbarung.

Unorganisiertes Dokumentenmanagement

Wenn Sie sich bei der Nachverfolgung Ihrer Abrechnungen auf verstreute E-Mail-Threads oder mehrere Tabellen verlassen, können Fehler auftreten. Es kann leicht passieren, dass Sie vergessen haben, ob Sie eine Rechnung geschickt haben, oder dass versehentlich eine falsche Rechnungsnummer eingegeben wurde. Erwägen Sie die Verwendung eines zentralen Systems, z. B. eines Cloud-basierten Rechnungstools oder auch einer strukturierten Vorlage.

Fehlgeschlagene Nachverfolgung

Niemand möchte lästig sein, also warten viele Freiberufler/innen länger, als sie sollten, um Kundinnen/Kunden an unbezahlte Rechnungen zu erinnern. Eine höfliche E-Mail oder eine vom System generierte Erinnerung direkt nach Ablauf des Fälligkeitsdatums reichen oft aus, um die Zahlung im Gang zu halten. Wenn Sie zu lange warten, kann es vorkommen, dass der Kunde/die Kundin die Zahlung nicht priorisiert.

Zu niedrig angesetzte Steuern und Gebühren

Wenn Sie vergessen, Transaktionsgebühren oder steuerliche Verpflichtungen zu berücksichtigen, verdienen Sie möglicherweise weniger als erwartet. Wenn Sie beispielsweise Kreditkartenzahlungen immer akzeptieren, ohne die Bearbeitungskosten einzukalkulieren, verringert sich Ihr Nettoumsatz. Ein Verständnis der Gebührenstrukturen hilft Ihnen, Preise festzulegen, bei denen Ihre Ausgaben berücksichtigt werden.

Zu starre Zahlungsoptionen

Kundinnen/Kunden haben ihre eigenen Verfahren für die Begleichung von Rechnungen, insbesondere wenn es sich um mittlere oder große Unternehmen handelt. Wenn Sie nur eine einzige Zahlungsmethode akzeptieren, kann sich der Zahlungsvorgang verlangsamen. Wenn Sie mehrere Zahlungsmethoden anbieten, z. B. Banküberweisungen und Kartenzahlungen, kann dies das Verfahren beschleunigen.

Wie sollten Sie überfällige Zahlungen nachverfolgen?

Selbst bei einem leistungsfähigen System werden einige Rechnungen unweigerlich überfällig. Hier erfahren Sie, wie Sie verspätete Zahlungen nachverfolgen können, ohne dass Ihre Kundenbeziehungen Schaden nehmen.

Höfliche Erinnerung senden

Schicken Sie ein oder zwei Tage nachdem die Rechnung überfällig wird, eine kurze, freundliche E-Mail. Hier ist ein Beispiel dafür, in welchem Tonfall die E-Mail verfasst werden sollte:

„Hallo [Name des Kunden/der Kundin],

Ich hoffe, es ist alles in Ordnung. Hiermit möchte ich Ihnen eine kurze Erinnerung bezüglich der Rechnung #[X] senden, die am [Datum] fällig war. Falls Sie Fragen haben, können Sie sich jederzeit an mich wenden. Vielen Dank!“

Halten Sie die Erinnerung kurz, verlinken Sie sie mit der Rechnung und schließen Sie mit einer höflichen Grußformel. Häufig lässt sich das Problem schon mit einer solchen Nachricht beheben.

Einen persönlichen Anruf oder Videochat initiieren

Wenn Sie nach etwa einer Woche noch nichts von dem Kunden/der Kundin gehört haben, sollten Sie einen kurzen Anruf in Betracht ziehen. In einem kurzen Gespräch – vor allem, wenn es sich um eine beständige Kundenbeziehung handelt – können Sie klären, ob es sich um eine administrative Verzögerung oder ein Missverständnis bezüglich der Rechnung handelt.

Zahlungsbedingungen überprüfen

Wehrt sich der Kunde/die Kundin oder behauptet, er/sie könne die Zahlungsbedingungen nicht einhalten, versuchen Sie, einen Kompromiss zu finden, vielleicht in Form eines Ratenzahlungsplans. Dies kann dazu beitragen, Ihre Arbeitsbeziehung zu retten und dafür sorgen, dass Sie das Geld erhalten, das der Kunde/die Kundin Ihnen schuldet.

Verzugsgebühren durchsetzen

Manchmal ist die Erhebung einer Strafe für verspätete Zahlungen der beste Weg, um Kundinnen/Kunden daran zu erinnern, dass Sie ein Unternehmen führen. Wenn Sie diese Möglichkeit haben möchten, geben Sie dies in Ihrem Vertrag oder Ihrer Rechnung an. Verwenden Sie Säumnisgebühren jedoch nur als letzten Schritt, wenn Sie s mit ein paar höflichen Hinweisen versucht haben.

Eskalation mit Bedacht

In extremen Umständen, wenn der ausstehende Betrag hoch ist und der Kunde/die Kundin nicht mehr reagiert, können Sie erwägen, ein Inkassobüro zu beauftragen oder rechtliche Schritte einzuleiten. Das ist keine Entscheidung, die Sie auf die leichte Schulter nehmen sollten, denn sie kostet Zeit und Geld. Wenn Sie jedoch mehrere freundliche Erinnerungen gesendet haben und der Kunde/die Kundin einfach nicht zahlen will, ist dies möglicherweise der beste Weg. Dokumentieren Sie alles sorgfältig, falls Sie später Nachweise benötigen.