Es empoderante dirigir tu propio negocio independiente y decidir cuándo, cómo y con quién quieres trabajar. En 2024, había 76.4 millones de trabajadores independientes en los Estados Unidos. Se espera que esa cifra ascienda a 90.1 millones en 2028.

Pero completar un proyecto independiente es solo una parte de tu trabajo. Una vez finalizado un proyecto, debe asegurarte de recibir el pago. Sin un sistema de facturación bien pensado, es posible que experimentes la frustración de los pagos atrasados o incumplidos, lo que ralentiza tus ganancias y puede afectar tu tranquilidad.

A continuación, hablaremos de lo que debes saber sobre la facturación como trabajador independiente, incluyendo cómo gestionar facturas y establecer calendarios de pago, y cómo Stripe puede ayudarte.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué es importante la facturación para los trabajadores independientes?
  
• ¿Qué información debe incluir una factura de un trabajador independiente?
  
• ¿Cómo gestionan los trabajadores independientes los calendarios de facturación de varios clientes?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe a los trabajadores independientes con la facturación?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes que cometen los trabajadores independientes en la facturación?
  
• ¿Cómo debes realizar un seguimiento de los pagos atrasados?
  

¿Por qué es importante la facturación para los trabajadores independientes?

Una vez que hayas completado un proyecto, puede ser tentador tratar la facturación como una acotación adicional. Sin embargo, un plan de facturación sólido permite realizar depósitos más oportunos y les indica a los clientes que eres confiable. Estas son algunas de las otras razones por las que un calendario de facturación coherente es importante para los trabajadores independientes.

Mayor confianza en tu trabajo

Presentarse a una reunión laboral preparado, con condiciones de pago coherentes y plantillas de facturas con tu marca demuestra que estás llevando a cabo una operación establecida en la que los clientes pueden confiar. Esa impresión los anima a tratarte como un especialista dedicado en lugar de un recurso a corto plazo.

Menos malentendidos

Las facturas atrasadas, la falta de datos o los plazos de pago poco claros pueden causar confusión, lo que puede dar lugar a correos electrónicos adicionales, llamadas de seguimiento incómodas o disputas en relación con el monto que los clientes te deben. Tener un plan claro desde el principio te ayuda a mantenerte enfocado en el trabajo y mantiene informados a los clientes.

Ganancias más estables

Los ingresos de los trabajadores independientes pueden ser impredecibles, lo que hace que sea aún más importante tener cuidado con cuándo y cómo facturas. Algunos esperan hasta que se complete un proyecto antes de enviar una factura, lo que puede significar esperar semanas o meses para el próximo pago. Distribuir intencionalmente tus facturas (a través de hitos, depósitos iniciales parciales o intervalos mensuales) hace que tus ganancias sean más predecibles.

Espacio para crecer

Cuando tu sistema de facturación funciona bien, evitas trabajo administrativo innecesario. En lugar de tratar de recordar qué facturas enviaste, cuáles se pagaron y qué clientes se retrasaron, tendrás todos los detalles necesarios en un sistema organizado. Esto te libera para asumir proyectos más grandes o más clientes.

¿Qué información debe incluir una factura de un trabajador independiente?

Una factura registra el trabajo realizado, tu tarifa y las condiciones. Debes proporcionarle al cliente todo lo que necesita para procesar tu pago con prontitud. A continuación, encontrarás algunos elementos que puedes incluir en tu factura.

Información de la empresa

Esto incluye tu nombre (o el nombre de la empresa, si corresponde), dirección y datos de contacto. El uso de una imagen de marca coherente, como un logotipo simple o una combinación de colores, hace que tus documentos se vean refinados.

Información del cliente

Incluye el nombre del cliente o el nombre de la empresa y cualquier información de contacto pertinente. Si hay un departamento o contacto de facturación específico, dirige la factura a esa parte.

Número de factura

Asigna a cada factura un número único. Esto facilitará el seguimiento de facturas individuales y la referencia a ellas en futuras comunicaciones.

Fecha de emisión y fecha de vencimiento

Incluye la fecha en que envías la factura y la fecha de vencimiento del pago. Deja claros estos plazos.

Descripción de los servicios

Proporciona una descripción concisa del trabajo que entregaste, como un paquete de consultoría, una tarea de redacción o un trabajo de diseño. Desglosa las tareas completadas, especialmente si cobras tarifas variables por diferentes tareas en un proyecto.

Tasa e importe total adeudado

Enumera la tarifa que estás cobrando (por ejemplo, por hora, por proyecto) y muestra los cálculos que has utilizado para encontrar el total. Incluye todos los impuestos aplicables. Los clientes aprecian la claridad, y detallar tus honorarios aumenta la transparencia.

Métodos de pago aceptados

Haz una lista de las formas en que un cliente puede pagarte, como transferencias bancarias, pagos con tarjeta y carteras digitales. Si aceptas pagos a través de Stripe, puedes aceptar varios métodos de pago.

Condiciones de pago atrasado

Si cobras una multa por facturas vencidas, indícalo por escrito. Esto puede fomentar un pago más rápido y agrega una capa de formalidad a tu proceso de facturación.

¿Cómo gestionan los trabajadores independientes los calendarios de facturación de varios clientes?

En el caso de los trabajadores independientes, es común tener clientes que operan con diferentes esquemas de facturación. Diferentes clientes pueden pagar semanalmente, mensualmente o en cuotas después de alcanzar hitos específicos del proyecto. Estos son algunos métodos que pueden ayudarte a mantenerte organizado cuando manejas diferentes ciclos de facturación.

Programación de bloques de calendario

Una forma de gestionar los plazos de facturación es designar un tiempo cada semana o mes para las tareas administrativas. Por ejemplo, podrías dedicar los lunes por la tarde a enviar nuevas facturas y los viernes por la mañana a conciliar pagos. Si haces espacio para la facturación en tu calendario, será menos probable que pases por alto las fechas de vencimiento o que permitas que los plazos te sorprendan.

Facturación escalonada para diferentes clientes

Si tienes una gran base de clientes, considera ordenarlos según la frecuencia con la que les facturas. Algunos trabajadores independientes dividen sus bases en categorías como "clientes de retención mensual", "clientes basados en hitos" y "clientes únicos". Etiqueta cada factura con la categoría que has asignado para que puedas ordenarlas y revisarlas con facilidad. Puedes asignar códigos de colores o etiquetas a cada grupo, si eso ayuda.

Recordatorios automáticos

Los pagos atrasados son a menudo el resultado de un olvido en lugar de una negativa rotunda a pagar. La implementación de recordatorios automáticos a través de un sistema de facturación o una plataforma de facturación notificará a los clientes a medida que se acerque la fecha de vencimiento y les informará si un pago se retrasa. Estos amables recordatorios pueden mantener tus ingresos encaminados.

Facturación por hitos para proyectos de gran envergadura

Cuando te encargues de tareas más grandes y de mayor duración, considera dividir el pago en varias fases. Esto te beneficia a ti y a tu cliente: no se comprometen a una suma global de una sola vez, y no te quedas esperando hasta que termine el proyecto para recibir el pago. Algunos trabajadores independientes facturan el 30 % por adelantado, el 30% a mitad del trabajo y el 40 % restante al finalizar. Los detalles varían, pero el objetivo principal es vincular los pagos a puntos de control lógicos para que ambas partes se sientan cómodas y conscientes de los plazos.

¿Cómo puede ayudar Stripe a los trabajadores independientes con la facturación?

Stripe es fácil de configurar, te permite aceptar pagos con diferentes métodos de pago y se crece contigo a medida que aumenta el volumen. A continuación, te mostramos cómo Stripe puede ayudar a los trabajadores independientes con la gestión de cobros.

Pagos simples

Con Stripe, puedes enviar a los clientes un enlace de pago único que lleve directamente a una página de confirmación de compra segura. No tendrán que crear una cuenta ni completar pasos adicionales para pagar con tarjeta de crédito, débito u otro método.

Facturación recurrente

Si tienes contratos en curso o proyectos a largo plazo, Stripe admite la facturación recurrente en tu calendario. Puedes configurar ciclos de facturación mensuales o semanales automatizados para no tener que crear una nueva factura cada vez. Una vez que programas el ciclo, Stripe se encarga del resto para que tu flujo de caja sea más predecible.

Recordatorios automáticos de pago

Enviar recordatorios de pagos atrasados puede ser una tarea ardua. Stripe envía notificaciones automáticamente unos días antes de la fecha de vencimiento de la factura o si su pago está atrasado. Esto te libera de tener que monitorear manualmente quién ha pagado y quién no.

Informes detallados

El Dashboard de Stripe hace un seguimiento de los pagos, las cifras de reembolsos (si corresponde) y otras métricas. Esta funcionalidad te ayuda a evaluar qué clientes están aportando un trabajo estable y rentable y cuáles podrían necesitar un análisis más cercano. Además, Stripe organiza los datos de tus transacciones en un único centro, lo que facilita la recaudación de impuestos.

Escalabilidad

Si decides convertir tu trabajo como trabajador independiente en una empresa más grande, Stripe puede adaptarse a ese crecimiento. Ya sea que agregues compañeros de equipo, te expandas internacionalmente o añadas varias líneas de servicio, hay una variedad de integraciones y funciones que son lo suficientemente flexibles como para brindarte soporte. Eso significa que no tendrás que cambiar a un sistema completamente nuevo a medida que creces.

¿Cuáles son los errores más comunes que cometen los trabajadores independientes en la facturación?

Incluso los experimentados se enfrentan a problemas de facturación. Los errores en el proceso de facturación pueden ocurrir por varias razones, pero las más comunes suelen compartir algunas características, entre las que se incluyen las siguientes.

Condiciones de pago poco claras o faltantes

Si no dejas claro tu calendario de pagos, un cliente podría suponer que tiene 60 días para pagar cuando tú esperabas el pago a 30 días netos. O tal vez el cliente quiere pagar en cuotas, pero no has especificado si eso es aceptable. Lo mejor es comunicar estas expectativas por adelantado, idealmente en un contrato breve o en un acuerdo por escrito.

Gestión documental desorganizada

Depender de hilos de correo electrónico dispersos o de varias hojas de cálculo para hacer un seguimiento de tu facturación puede introducir errores. Es fácil olvidar si enviaste una factura o si usaste un número de factura incorrecto accidentalmente. Considera la posibilidad de utilizar un sistema central, como una herramienta de facturación basada en la nube o incluso una plantilla estructurada.

Falta de seguimiento

Nadie quiere ser una molestia, por lo que muchos trabajadores independientes esperan más de lo debido para recordar a los clientes las facturas impagas. Un correo electrónico cortés o un recordatorio generado por el sistema justo después de que pase la fecha de vencimiento suele ser todo lo que se necesita para que los pagos sigan su ritmo. Si esperas demasiado, es posible que el cliente no priorice el pago.

Impuestos y comisiones subestimados

Si olvidas contabilizar las comisiones por transacción o las obligaciones fiscales, es posible que ganes menos de lo que esperabas. Por ejemplo, si siempre aceptas pagos con tarjeta de crédito pero nunca tienes en cuenta los costos de procesamiento, tus ganancias netas disminuyen. Comprender las estructuras de comisiones te ayuda a establecer tarifas que tengan en cuenta tus gastos.

Opciones de pago demasiado rígidas

Los clientes tienen sus propios procesos para pagar las facturas, especialmente si se trata de empresas medianas o grandes. Si aceptas una sola forma de pago, podrías ralentizar el proceso de pago. Ofrecer varios métodos, como transferencias bancarias y pagos con tarjeta, puede acelerar el proceso.

¿Cómo debes realizar un seguimiento de los pagos atrasados?

Incluso con un sistema sólido, es inevitable que algunas facturas se venzan. A continuación, te explicamos cómo hacer un seguimiento de los pagos atrasados sin perjudicar la relación con los clientes.

Envía un recordatorio cortés

Uno o dos días después de que la factura esté vencida, envía un correo electrónico breve y amigable. A continuación, se muestra un ejemplo del tono que se debe usar:

"Hola [nombre del cliente],

*Espero que todo esté bien. Quería enviar un recordatorio rápido sobre la factura #[X], que venció el [Fecha]. Comunícate conmigo si tienes alguna pregunta. ¡Gracias!" *

El recordatorio debe ser breve, contener un enlace a la factura y finalizar con una despedida cortés. Un solo mensaje a menudo resuelve el asunto.

Inicia una llamada personal o un chat de video

Si no has recibido respuesta del cliente después de aproximadamente una semana, considera realizar una llamada corta. Una conversación rápida, especialmente si tienes una relación estable con ellos, puede aclarar si hay un retraso administrativo o un malentendido sobre la factura.

Revisa las condiciones de pago

Si el cliente se opone o afirma que no puede cumplir con las condiciones de pago, intenta llegar a un acuerdo, tal vez con un plan de pago en cuotas. Esto puede ayudar a salvar tu relación laboral y recuperar el dinero que te deben.

Aplica cargos por pagos atrasados

A veces, cobrar una multa por pagos atrasados es la mejor manera de recordarles a los clientes que estás dirigiendo un negocio. Si quieres esta opción, indícala en tu contrato o factura. Sin embargo, úsalos solo como un paso final una vez que hayas probado con algunos recordatorios amables.

Escala con precaución

En circunstancias extremas, cuando el monto pendiente es grande y el cliente ha guardado silencio, puedes considerar la opción de una agencia de cobro o una ruta legal. Esta no es una decisión que debas tomar a la ligera porque te cuesta tiempo y dinero. Pero si has enviado varios recordatorios amistosos y el cliente simplemente no paga, podría ser tu mejor recurso. Documenta todo cuidadosamente en caso de que necesites pruebas más adelante.