È gratificante gestire la propria attività di libero professionista e decidere quando, come e con chi si vuole lavorare. Nel 2024, negli Stati Uniti c'erano 76,4 milioni di liberi professionisti. Si prevede che questo numero aumenterà a 90,1 milioni nel 2028.

Ma il completamento di un progetto freelance è solo una parte del tuo lavoro. Una volta terminato un progetto, devi assicurarti di essere pagato. Senza un sistema di fatturazione ponderato, potresti sperimentare la frustrazione di pagamenti in ritardo o mancati, che rallentano i tuoi guadagni e possono influire sulla tua tranquillità.

Di seguito troverai tutto quello che devi sapere sulla fatturazione come libero professionista, tra cui come gestire le fatture e stabilire la frequenza dei pagamenti, e in che modo Stripe può esserti utile.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché la fatturazione è importante per i liberi professionisti?
  
• Quali informazioni deve includere una fattura come libero professionista?
  
• In che modo i liberi professionisti gestiscono le frequenze di fatturazione di più clienti?
  
• In che modo Stripe può aiutare i liberi professionisti con la fatturazione?
  
• Quali sono gli errori più frequenti commessi dai liberi professionisti quando si occupano di fatturazione?
  
• Come occorre sollecitare i pagamenti scaduti?
  

Perché la fatturazione è importante per i liberi professionisti?

Una volta completato un progetto, si può essere tentati di considerare la fatturazione come un elemento secondario. Ma un solido piano di fatturazione consente depositi più tempestivi e segnala ai clienti che sei affidabile. Ecco alcuni dei motivi per cui una frequenza di fatturazione coerente è importante per i liberi professionisti.

Maggiore fiducia nel tuo lavoro

Dimostrarsi preparati a un incontro con il cliente tramite termini di pagamento coerenti e modelli di fattura brandizzati testimonia che gestisci un esercizio consolidato su cui i clienti possono fare affidamento. Questa impressione li incoraggia a trattarti come uno specialista dedicato piuttosto che come una risorsa a breve termine.

Meno incomprensioni

Fatture tardive, dati mancanti o tempistiche di pagamento poco chiare possono causare confusione e portare a ulteriori email, chiamate di sollecito imbarazzanti o contestazioni su quanto i clienti ti devono. Avere un piano chiaro fin dall'inizio ti aiuta a rimanere concentrato sul lavoro e mantiene informati i clienti.

Guadagni più stabili

Il reddito da libero professionista può essere imprevedibile, il che rende ancora più importante fare attenzione a quando e come si emettono le fatture. Alcuni liberi professionisti aspettano che un progetto sia completato prima di inviare una fattura, il che potrebbe significare aspettare settimane o mesi per il pagamento successivo. Ridistribuendo intenzionalmente le fatture, attraverso tappe intermedie, acconti iniziali parziali o intervalli mensili, è possibile rendere i guadagni più prevedibili.

Margine di crescita

Quando il sistema di fatturazione funziona bene, si evita un lavoro amministrativo non necessario. Invece di cercare di ricordare quali fatture hai inviato, quali sono state pagate e quali clienti sono ritardatari, avrai tutte le informazioni necessarie in un sistema organizzato. Questo ti rende libero di accettare progetti di maggiori dimensioni o un maggior numero di clienti.

Quali informazioni deve includere una fattura come libero professionista?

Una fattura registra il lavoro eseguito, la tua tariffa e i termini. Dovrebbe fornire al cliente tutto ciò di cui ha bisogno per elaborare tempestivamente il pagamento. Di seguito sono riportate alcune voci da includere nella fattura.

Informazioni sull'attività

Ciò include il tuo nome (o la ragione sociale, se applicabile), l'indirizzo e le informazioni di contatto. L'utilizzo di un brand coerente, come un semplice logo o una combinazione di colori, dà un aspetto raffinato ai tuoi documenti.

Informazioni sul cliente

Includi il nome o la ragione sociale del cliente ed eventuali informazioni di contatto pertinenti. Se c'è un reparto o un contatto specifico per la fatturazione, indirizza la fattura a tale parte.

Numero di fattura

Assegna a ciascuna fattura un numero univoco. In questo modo sarà più facile tenere traccia delle singole fatture e farvi riferimento nelle comunicazioni future.

Data di emissione e data di scadenza

Includi la data di invio della fattura e la data di scadenza del pagamento. Fai in modo che queste scadenze siano chiare.

Descrizione dei servizi

Fornisci una descrizione concisa del lavoro fornito, ad esempio un pacchetto di consulenza, un incarico di scrittura o un lavoro di progettazione. Suddividi le attività completate, soprattutto se addebiti tariffe diverse per attività diverse in un progetto.

Tariffa e importo totale dovuto

Elenca la tariffa che addebiti (ad es., oraria, per progetto) e mostra i calcoli che hai utilizzato per trovare il totale. Includi eventuali imposte applicabili. I clienti apprezzano la chiarezza e l'indicazione dettagliata delle commissioni aumenta la trasparenza.

Metodi di pagamento accettati

Elenca i metodi di pagamento che il cliente può utilizzare, ad esempio bonifici bancari, pagamenti con carta e wallet. Se accetti pagamenti tramite Stripe, puoi accettare una serie di metodi di pagamento.

Termini per ritardato pagamento

Se addebiti una penale per le fatture scadute, citalo per iscritto. In questo modo puoi favorire pagamenti più rapidi e aggiungere un ulteriore livello di formalità alla procedura di fatturazione.

In che modo i liberi professionisti gestiscono le frequenze di fatturazione di più clienti?

Per i liberi professionisti, è comune avere clienti che operano con frequenze di fatturazione diverse. Clienti diversi possono pagare settimanalmente, mensilmente o a rate al raggiungimento di determinate tappe del progetto. Ecco alcuni metodi che possono aiutarti a tenere tutto organizzato quando gestisci diversi cicli di fatturazione.

Pianificazione a blocchi del calendario

Un modo per gestire le scadenze di fatturazione è quello di dedicare del tempo ogni settimana o mese alle attività amministrative. Ad esempio, puoi dedicare il lunedì pomeriggio all'invio di nuove fatture e il venerdì mattina alla riconciliazione dei pagamenti. Se ritagli dello spazio per la fatturazione sul tuo calendario, è meno probabile trascurare le date di scadenza o lasciare che le scadenze ti sorprendano.

Fatturazione a più livelli per clienti diversi

Se hai una vasta base di clienti, valuta la possibilità di ordinarli in base alla frequenza con cui invii loro fatture. Alcuni liberi professionisti suddividono le loro basi in categorie come "clienti con acconto mensile", "clienti basati su tappe" e "clienti una tantum". Etichetta ogni fattura con la categoria che hai scelto in modo da poterle ordinare e analizzare facilmente. Puoi assegnare codici colore o tag a ciascun gruppo, se può essere utile.

Promemoria automatizzati

I ritardi nei pagamenti sono spesso il risultato di una dimenticanza piuttosto che di un vero e proprio rifiuto di pagare. L'implementazione di promemoria automatici tramite un sistema di fatturazione o una piattaforma di fatturazione avviserà i clienti quando la scadenza si avvicina e li informerà se un pagamento è in ritardo. Questi promemoria gentili possono mantenere i tuoi ricavi in regola.

Fatturazione a tappe per progetti di grandi dimensioni

Quando gestisci incarichi di lunga durata e di grandi dimensioni, valuta la possibilità di suddividere il pagamento in più fasi. Questo avvantaggia sia te che il tuo cliente: quest'ultimo non si impegna a pagare tutto in una volta in un'unica soluzione e tu non dovrai aspettare fino alla fine del progetto per essere pagato. Alcuni liberi professionisti fatturano il 30% in anticipo, il 30% a metà lavoro e il restante 40% al completamento. Le specifiche variano, ma l'obiettivo principale è quello di collegare i pagamenti a punti di controllo logici in modo che entrambe le parti si sentano a proprio agio e siano consapevoli delle tempistiche.

In che modo Stripe può aiutare i liberi professionisti con la fatturazione?

Stripe è facile da configurare, consente di accettare pagamenti con una serie di metodi di pagamento e cresce con te all'aumentare del volume. Ecco uno sguardo a come Stripe può aiutare i liberi professionisti con la fatturazione.

Pagamenti semplici

Con Stripe puoi inviare ai clienti un link di pagamento univoco che conduce direttamente a una pagina di pagamento sicura. Non dovranno creare un account o completare passaggi aggiuntivi per pagare con carta di credito, carta di debito o tramite un altro metodo.

Fatturazione ricorrente

Se hai contratti continuativi o progetti a lungo termine, Stripe supporta la fatturazione ricorrente nella tua pianificazione. Puoi configurare cicli di fatturazione mensili o settimanali automatizzati in modo da non dover creare una nuova fattura ogni volta. Una volta programmato il ciclo, Stripe gestisce tutto il resto per rendere più prevedibile il tuo flusso di cassa.

Promemoria di pagamento automatici

L'invio di promemoria per i pagamenti in ritardo può essere un lavoro arduo. Stripe invia automaticamente notifiche alcuni giorni prima della scadenza di una fattura o quando questa è scaduta. In questo modo non dovrai più monitorare manualmente chi ha pagato e chi no.

Reportistica dettagliata

La Dashboard Stripe tiene traccia di pagamenti, rimborsi (se pertinenti) e altre metriche. Questa funzionalità ti aiuta a valutare quali clienti stanno procurando un lavoro costante e redditizio e quali potrebbero aver bisogno di uno sguardo più da vicino. Stripe organizza inoltre i dati delle transazioni in un unico hub, semplificando così le imposte.

Possibilità di crescita

Se decidi di trasformare la tua attività di libero professionista in un'azienda più grande, Stripe può supportare tale crescita. Che tu aggiunga membri del team, ti espanda a livello internazionale o aggiunga più linee di servizio, è disponibile una gamma di integrazioni e funzionalità abbastanza flessibili da supportarti. Ciò significa che non dovrai passare a un sistema nuovo di zecca man mano che ti espandi.

Quali sono gli errori più frequenti commessi dai liberi professionisti quando si occupano di fatturazione?

Anche i liberi professionisti esperti riscontrano problemi di fatturazione. Gli errori nella procedura di fatturazione possono verificarsi per vari motivi, ma quelli più frequenti spesso condividono alcune caratteristiche, tra cui le seguenti.

Termini di pagamento poco chiari o mancanti

Se non rendi chiaro il tuo piano di pagamento, un cliente potrebbe presumere di avere 60 giorni per pagare mentre tu pensavi a un pagamento a 30 giorni. O magari il cliente vuole pagare a rate, ma tu non hai specificato se tale soluzione è accettabile o meno. È meglio comunicare queste aspettative in anticipo, idealmente tramite un breve contratto o un accordo scritto.

Gestione disorganizzata dei documenti

Affidarsi a conversazioni email sparse o a più fogli di calcolo per monitorare la fatturazione potrebbe introdurre errori. È facile dimenticarsi se è una fattura è stata inviata o meno o utilizzare per sbaglio un numero di fattura errato. Valuta l'utilizzo di un sistema centralizzato, ad esempio uno strumento di fatturazione basato su cloud o anche un modello strutturato.

Mancato sollecito

Nessuno vuole essere fastidioso, perciò molti liberi professionisti aspettano più a lungo del dovuto per ricordare ai clienti le fatture non pagate. Spesso è sufficiente la ricezione di un'email di cortesia o un promemoria generato dal sistema subito dopo la scadenza per far progredire i pagamenti. Se attendi troppo a lungo, il cliente potrebbe non dare priorità al pagamento.

Sottovalutazione di imposte e commissioni

Se dimentichi di tenere conto delle commissioni sulle transazioni o degli obblighi fiscali, potresti guadagnare meno del previsto. Ad esempio, se accetti sempre i pagamenti con carta di credito ma non tieni conto dei costi di elaborazione, i tuoi guadagni netti diminuiscono. Comprendere le strutture tariffarie ti aiuta a fissare tariffe che tengano conto delle tue spese.

Opzioni di pagamento troppo rigide

I clienti hanno le proprie procedure per il pagamento delle fatture, soprattutto se si tratta di aziende di medie o grandi dimensioni. Se accetti una sola forma di pagamento, la procedura di pagamento potrebbe essere rallentata. Offrire più metodi, come i bonifici bancari e i pagamenti con carta, può accelerare la procedura.

Come occorre sollecitare i pagamenti scaduti?

Anche implementando un sistema solido, alcune fatture inevitabilmente scadranno. Ecco come eseguire solleciti per i pagamenti in ritardo senza danneggiare i tuoi rapporti con i clienti.

Invia un promemoria educato

Uno o due giorni dopo la scadenza della fattura, invia un'email breve e amichevole. Ecco un esempio del tono da usare:

"Buongiorno [Nome del cliente],

Spero sia tutto a posto. Volevo inviarle un promemoria relativo alla fattura #[X], in scadenza il giorno [Data]. Per qualsiasi domanda, non esiti a contattarci. Grazie!"

Fai in modo che il promemoria sia breve, inserisci un link alla fattura e usa una formula di chiusura educata. Un semplice messaggio spesso basta a risolvere la questione.

Avvia una chiamata personale o una videochiamata

Se non hai ricevuto risposta dal cliente dopo circa una settimana, prendi in considerazione l'idea di una breve chiamata. Una rapida conversazione, soprattutto se hai relazioni stabili con il cliente, può chiarire se c'è un intoppo amministrativo o un'incomprensione relativa alla fattura.

Rivedi i termini di pagamento

Se il cliente rifiuta o sostiene di non poter rispettare i termini di pagamento, cerca di raggiungere un compromesso, magari sotto forma di piano di rateizzazione. Questo può aiutare a tutelare il rapporto di lavoro e recuperare i soldi che ti deve.

Applica commissioni per ritardato pagamento

A volte, l'addebito di una penale per ritardato pagamento è il modo migliore per ricordare ai clienti che stai gestendo un'attività. Se desideri questa opzione, specificala nel contratto o nella fattura. Tuttavia, usa le commissioni per ritardato pagamento solo come passaggio finale dopo aver provato alcuni solleciti educati.

Intensifica gli sforzi con cautela

In circostanze estreme, quando l'importo in sospeso è elevato e non hai avuto risposta dal cliente, potresti prendere in considerazione una società di recupero crediti o la via legale. Questa non è una decisione che dovresti prendere alla leggera perché ti costa tempo e denaro. Ma se hai inviato diversi promemoria amichevoli e il cliente semplicemente non paga, potrebbe essere la soluzione migliore. Documenta tutto con cura nel caso in cui tu abbia bisogno di prove in seguito.