Het is heel erg leuk om als freelancer te werken en zelf te beslissen wanneer, hoe en met wie je wilt werken. In 2024 waren er 76,4 miljoen freelancers in de Verenigde Staten. Dat aantal neemt naar verwachting toe tot 90,1 miljoen in 2028.

Maar het uitvoeren van een project is slechts een deel van je werk als freelancer. Na afloop van een project moet je ervoor zorgen dat je wordt betaald. Zonder een doordacht facturatiesysteem kun je te maken krijgen met te late betalingen of facturen die helemaal niet worden betaald, waardoor je langer op je geld moet wachten. En dat is slecht voor je gemoedsrust.

Hieronder bespreken we wat je als freelancer moet weten over facturatie, lees je hoe je facturen beheert en betaalschema's instelt en hoe Stripe je daarbij kan helpen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom is facturatie belangrijk voor freelancers?
  
• Welke informatie moet er op de factuur van een freelancer staan?
  
• Hoe beheren freelancers facturatieschema's voor meerdere klanten?
  
• Hoe kan Stripe freelancers helpen met facturatie?
  
• Welke fouten worden vaak door freelancers gemaakt bij het factureren?
  
• Hoe moet je achterstallige betalingen opvolgen?
  

Waarom is facturatie belangrijk voor freelancers?

Als je eenmaal een project hebt voltooid, kan het verleidelijk zijn om facturatie als een bijzaak te beschouwen. Maar met een sterk facturatieplan kun je sneller stortingen doen en geef je klanten een betrouwbare indruk. Hieronder lees je nog een paar redenen waarom een samenhangend facturatieschema belangrijk is voor freelancers.

Meer vertrouwen in je werk

Als je in gesprek gaat met een klant en consistente betalingsvoorwaarden en factuursjablonen in je huisstijl op zak hebt, laat je zien dat je een professional bent waarop klanten kunnen vertrouwen. Dat zorgt ervoor dat ze je eerder behandelen als een waardevolle specialist in plaats van iemand die ze voor korte tijd inschakelen.

Minder misverstanden

Achterstallige facturen, ontbrekende gegevens of onduidelijke betalingstermijnen kunnen voor verwarring zorgen. En dat kan weer leiden tot extra e-mails, ongemakkelijke vervolggesprekken of chargebacks over wat klanten je verschuldigd zijn. Wanneer je vanaf het begin een duidelijk plan hebt, kun je je aandacht bij het werk houden en blijven klanten op de hoogte.

Stabielere inkomsten

Je inkomsten als freelancer kunnen onvoorspelbaar zijn. Daarom is het nog belangrijker om goed op te letten wanneer en hoe je factureert. Sommige freelancers wachten tot een project is voltooid voordat ze een factuur indienen, waardoor ze soms weken of maanden moeten wachten op de volgende betaling. Door je facturen bewust te spreiden (via mijlpalen, gedeeltelijke aanbetalingen of met maandelijkse intervallen) worden je inkomsten beter voorspelbaar.

Ruimte voor groei

Wanneer je facturatiesysteem goed functioneert, voorkom je overbodig administratief werk. In plaats van te proberen te onthouden welke facturen je hebt verzonden, welke zijn betaald en welke klanten te laat zijn, staat alle benodigde informatie in een overzichtelijk systeem. Zo krijg je de handen vrij om grotere projecten of meer klanten aan te nemen.

Welke informatie moet er op de factuur van een freelancer staan?

Op een factuur staan de verrichte werkzaamheden, je tarief en de voorwaarden. De factuur moet de klant alle informatie geven die nodig is om je snel te betalen. Hieronder vind je een paar items die je op je factuur moet opnemen.

Bedrijfsgegevens

Dit zijn je naam (of bedrijfsnaam, indien van toepassing), adres en contactgegevens. Door gebruik van een consistente huisstijl, zoals een eenvoudig logo of kleurenschema, zien je documenten er verzorgd uit.

Gegevens van de klant

Vermeld de naam of bedrijfsnaam van de klant en alle relevante contactgegevens. Als er een specifieke contactpersoon voor de afdeling of voor facturatie is, richt de factuur dan aan die partij.

Factuurnummer

Geef elke factuur een uniek nummer. Dit maakt het gemakkelijker om individuele facturen op te volgen en ernaar te verwijzen in toekomstige communicatie.

Uitgiftedatum en vervaldatum

Vermeld de datum waarop je de factuur verzendt en de datum waarop betaling verschuldigd is. Maak deze deadlines duidelijk.

Beschrijving van diensten

Geef een beknopte beschrijving van het werk dat je hebt gedaan, zoals advies geven, een tekst schrijven of een ontwerp maken. Splits de voltooide taken op, vooral als je verschillende tarieven in rekening brengt voor verschillende taken in een project.

Tarief en totaal verschuldigd bedrag

Vermeld het tarief dat je in rekening brengt (bijv. per uur, per project) en toon de berekeningen die je hebt gebruikt om tot het totaal te komen. Vermeld alle relevante belastingen. Klanten stellen duidelijkheid op prijs, en een specificatie van de tarieven zorgt voor meer transparantie.

Geaccepteerde betaalmethoden

Maak een lijst van de manieren waarop een klant kan betalen, zoals bankoverschrijvingen, kaartbetalingen en digitale wallets. Als je betalingen via Stripe ontvangt, kun je verschillende betaalmethoden accepteren.

Voorwaarden voor te late betaling

Als je een boete in rekening brengt voor achterstallige facturen, vermeld dat dan schriftelijk. Dit kan een snellere betaling bevorderen en maakt je facturatieproces iets formeler.

Hoe beheren freelancers facturatieschema's voor meerdere klanten?

Voor freelancers is het gebruikelijk om te werken met klanten die verschillende facturatieschema's hanteren. Er zijn klanten die wekelijks, maandelijks of in termijnen betalen na het bereiken van specifieke mijlpalen van een project. Met de volgende methoden houd je overzicht wanneer je met verschillende facturatiecycli te maken hebt.

Tijd blokkeren in je agenda

Een manier om met facturatiedeadlines om te gaan, is door elke week of maand tijd vrij te maken voor administratieve taken. Besteed bijvoorbeeld de maandagmiddag aan het verzenden van nieuwe facturen en de vrijdagochtend aan het reconciliëren van betalingen. Als je in je agenda ruimte vrijmaakt voor facturatie, is de kans kleiner dat je vervaldatums over het hoofd ziet of dat een deadline als een verrassing komt.

Gestaffelde facturatie voor verschillende klanten

Als je een groot klantenbestand hebt, overweeg dan om ze te sorteren op de frequente waarmee je ze factureert. Sommige freelancers splitsen hun klantenbestand op in categorieën zoals "klanten met maandelijkse provisie", "klanten die werken met mijlpalen" en "eenmalige klanten". Voeg aan elke factuur een label toe met de categorie die je hebt toegewezen, zodat je facturen gemakkelijk kunt sorteren en controleren. Als je dat handig vindt, kun je aan elke groep klanten kleurcodes of tags toewijzen.

Geautomatiseerde herinneringen

Betalingsachterstanden zijn vaak het gevolg van vergeetachtigheid, niet omdat iemand weigert om te betalen. Door automatische herinneringen in te voeren via een facturatiesysteem of facturatieplatform wordt de klant op de hoogte gebracht zodra de vervaldatum nadert en wordt hij geïnformeerd als een betaling te laat is. Deze vriendelijke herinneringen kunnen ervoor zorgen dat je inkomsten op schema blijven.

Mijlpaalfacturatie voor grote projecten

Bij grotere, langlopende opdrachten kun je overwegen de betaling op te splitsen in meerdere fasen. Dat is goed voor jou én goed voor de klant: de klant verplicht zich niet tot een groot bedrag in één keer, en jij hoeft niet te wachten tot het project is afgelopen om betaald te krijgen. Sommige freelancers factureren 30% vooraf, 30% halverwege en de resterende 40% na voltooiing. De details variëren, maar het belangrijkste doel is om betalingen te koppelen aan logische controlepunten, zodat beide partijen zich prettig daarbij voelen en zich bewust zijn van de tijdlijn.

Hoe kan Stripe freelancers helpen met facturatie?

Stripe is eenvoudig te configureren, maakt het mogelijk om betalingen te accepteren met verschillende betaalmethoden en groeit met je mee. Hieronder lees je hoe Stripe freelancers kan helpen met facturatie.

Eenvoudige betalingen

Met Stripe stuur je klanten een unieke betaallink die rechtstreeks naar een beveiligde afrekenpagina leidt. Ze hoeven geen account te maken of extra stappen uit te voeren om met een creditcard, bankpas of andere methode te betalen.

Terugkerende facturatie

Als je lopende contracten of langlopende projecten hebt, ondersteunt Stripe terugkerende facturatie volgens jouw planning. Je kunt geautomatiseerde maandelijkse of wekelijkse facturatiecycli configureren, zodat je niet telkens een nieuwe factuur hoeft te maken. Nadat je de cyclus hebt geprogrammeerd, doet Stripe de rest om je cashflow beter voorspelbaar te maken.

Automatische betalingsherinneringen

Het versturen van herinneringen voor te late betaling kan een hele klus zijn. Stripe stuurt automatisch meldingen een paar dagen voordat een factuur is verschuldigd of als deze te laat is. Hierdoor hoef je niet handmatig te controleren wie wel en niet heeft betaald.

Gedetailleerde rapportage

Op het Stripe-dashboard kun je betalingen, terugbetalingscijfers (indien relevant) en andere statistieken bijhouden. Met behulp van deze functionaliteit kun je nagaan welke klanten stabiel, winstgevend werk opleveren en welke je misschien nog eens onder de loep moet nemen. Stripe deelt bovendien je transactiegegevens in één hub in, handig voor je fiscale verplichtingen.

Schaalbaarheid

Misschien ben je als freelancer klaar voor de volgende stap en wil je uitbouwen naar een groter bedrijf. Stripe kan die groei opvangen. Of je nu teamleden toevoegt, internationaal je vleugels uitslaat of meer services gaat aanbieden, er is een scala aan integraties en functies die flexibel genoeg zijn om je te ondersteunen. Je hoeft dus niet over te stappen op een gloednieuw systeem naarmate je opschaalt.

Welke fouten worden vaak door freelancers gemaakt bij het factureren?

Zelfs ervaren freelancers lopen tegen facturatieproblemen aan. Fouten in het facturatieproces kunnen verschillende redenen hebben, maar veelvoorkomende fouten hebben vaak een aantal kenmerken gemeen:

Betalingsvoorwaarden zijn onduidelijk of ontbreken

Als je jouw betaalschema niet duidelijk maakt, kan een klant ervan uitgaan dat hij 60 dagen de tijd heeft om te betalen, terwijl jij hoopt op 30 dagen netto. Of misschien wil de klant in termijnen betalen, maar heb je niet aangegeven of dat voor jou akkoord is. Het is het beste om deze verwachtingen vooraf duidelijk te maken, liefst in een beknopt contract of een schriftelijke overeenkomst.

Chaotisch beheer van documenten

Houd je de facturatie bij in losse e-mailthreads of meerdere spreadsheets, dan kan dat fouten opleveren. Je vergeet al gauw of je een factuur hebt verstuurd of gebruikt gemakkelijk per ongeluk een verkeerd factuurnummer. Overweeg het gebruik van een centraal systeem, zoals een facturatietool in de cloud of zelfs een gestructureerde sjabloon.

Uitblijven van follow-up

Niemand wil vervelend doen, dus veel freelancers wachten langer dan nodig om klanten te herinneren aan onbetaalde facturen. Een beleefde e-mail of door het systeem gegenereerde herinnering direct na de vervaldatum is vaak voldoende om de vaart erin te houden. Als je te lang wacht, geeft de klant mogelijk geen prioriteit aan de betaling.

Onderschatting van belastingen en toeslagen

Als je vergeet rekening te houden met transactiekosten of belastingverplichtingen, verdien je misschien minder dan je had verwacht. Als je bijvoorbeeld altijd creditcardbetalingen accepteert, maar nooit rekening houdt met verwerkingskosten, gaan je netto-inkomsten omlaag. Inzicht in kostenstructuren helpt je tarieven in te stellen waarin rekening wordt gehouden met je onkosten.

Te rigide betaalopties

Klanten hebben hun eigen processen voor het betalen van facturen, vooral als het gaat om middelgrote of grote bedrijven. Als je slechts één betaalmethode accepteert, kan dat het betaalproces vertragen. Als je meerdere methoden aanbiedt, zoals bankoverschrijvingen en kaartbetalingen, kun dat het proces versnellen.

Hoe moet je achterstallige betalingen opvolgen?

Zelfs met een sterk systeem is het onvermijdelijk dat sommige facturen achterstallig worden. Hier lees je hoe je achterstallige betalingen kunt opvolgen zonder schade voor de relaties met klanten.

Stuur een beleefde herinnering

Stuur een dag of twee na de vervaldatum van de factuur een korte, vriendelijke e-mail. Hier is een voorbeeld:

"Hallo [naam klant],

*Ik hoop dat alles goed is. Met dit bericht wil ik je graag herinneren aan onze factuur #[X], die op [datum] moest worden betaald. Laat het gerust weten als je vragen hebt. Bedankt!" *

Houd de herinnering kort, voeg een link naar de factuur toe en sluit beleefd. Eén bericht is vaak al voldoende om het probleem op te lossen.

Bel op en ga in gesprek via videochat

Als je na ongeveer een week nog niets van de klant hebt gehoord, overweeg dan om even te bellen. Een kort gesprek, vooral als je een vaste relatie met de klant hebt, kan duidelijk maken of er sprake is van een administratieve vertraging of een misverstand over de factuur.

Herzie je betalingsvoorwaarden

Als de klant protesteert of beweert dat hij niet aan de betalingsvoorwaarden kan voldoen, probeer dan tot een compromis te komen, misschien in de vorm van een afbetalingsregeling. Dit kan helpen om je werkrelatie te redden en toch het geld te ontvangen dat de klant je verschuldigd is.

Breng kosten voor late betaling in rekening

Soms is het in rekening brengen van een boete voor te late betalingen de beste manier om klanten eraan te herinneren dat je een bedrijf runt. Als je voor die optie kiest, vermeld dit dan in je contract of factuur. Breng dergelijke kosten echter alleen in rekening als laatste stap, als je al een beleefde pogingen hebt gedaan.

Escaleer voorzichtig

In extreme omstandigheden, waarbij het openstaande bedrag groot is en de klant niets van zich laat horen, kun je overwegen een incassobureau in de arm te nemen of juridische stappen je zetten. Dat is geen beslissing die je lichtvaardig moet nemen, want het kost je tijd en geld. Maar als je verschillende vriendelijke herinneringen hebt gestuurd en de klant gewoon niet wil betalen, is dit misschien je beste optie. Documenteer alles zorgvuldig voor het geval je later bewijs nodig hebt.