É libertador administrar seu próprio negócio como freelancer e decidir quando, como e com quem deseja trabalhar. Em 2024, havia 76,4 milhões de trabalhadores autônomos nos Estados Unidos. Esse número deve aumentar para 90,1 milhões em 2028.

Porém, concluir um projeto freelance é apenas parte do seu trabalho. Depois que um projeto é concluído, você precisa garantir que será pago. Sem um sistema de cobrança cuidadoso, você pode sentir a frustração de pagamentos atrasados ou não efetivados, o que atrasa seus ganhos e pode afetar sua paz de espírito.

Abaixo, discutimos o que você deve saber sobre a cobrança como freelancer, incluindo como gerenciar faturas e definir cronogramas de pagamento, e como a Stripe pode ajudar.

O que há neste artigo?

• Por que a cobrança é importante para os freelancers?
  
• Quais informações uma fatura de freelancer deve conter?
  
• Como os freelancers gerenciam os cronogramas de cobrança de vários clientes?
  
• Como a Stripe ajuda os freelancers com o processo de cobrança?
  
• Quais são os erros comuns que os freelancers cometem na cobrança?
  
• Como você deve acompanhar pagamentos em atraso?
  

Por que a cobrança é importante para os freelancers?

Depois de concluir um projeto, pode ser tentador tratar a cobrança como uma reflexão tardia. Entretanto, um plano de cobrança robusto permite depósitos mais rápidos e sinaliza aos clientes que você é confiável. Aqui estão algumas das outras razões pelas quais um cronograma de cobrança coerente é importante para freelancers.

Mais confiança no seu trabalho

Chegar a uma reunião do cliente preparado com termos de pagamento consistentes e modelos de fatura com marca mostra que você está executando uma operação estabelecida na qual os clientes podem confiar. Essa impressão os incentiva a tratá-lo como um especialista dedicado, em vez de um recurso de curto prazo.

Menos mal-entendidos

Faturas atrasadas, detalhes ausentes ou prazos de pagamento incorretos podem causar confusão, o que pode resultar em e-mails adicionais, chamadas de acompanhamento incômodas ou contestações sobre o que os clientes devem a você. Ter um plano claro desde o início ajuda a manter o foco no trabalho e mantém os clientes informados.

Ganhos mais estáveis

A renda de freelancer pode ser imprevisível, o que torna ainda mais importante ter cuidado com quando e como você fatura. Alguns freelancers esperam até que um projeto seja concluído antes de enviar uma fatura, o que pode significar esperar semanas ou meses para o próximo pagamento. Distribuir suas faturas intencionalmente — por meio de marcos, depósitos parciais antecipados ou intervalos mensais — torna seus ganhos mais previsíveis.

Margem para crescimento

Quando seu sistema de cobrança funciona bem, você evita trabalho administrativo desnecessário. Em vez de tentar lembrar quais faturas você enviou, quais foram pagas e quais clientes estão atrasados, você terá todos os detalhes necessários em um sistema organizado. Isso libera você para assumir projetos maiores ou mais clientes.

Quais informações uma fatura freelance deve incluir?

Uma fatura registra o trabalho realizado, sua taxa e os termos. Ela deve fornecer ao cliente tudo o que ele precisa para processar seu pagamento prontamente. Veja a seguir alguns itens para incluir na sua fatura.

Dados comerciais

Isso inclui seu nome (ou nome da empresa, se aplicável), endereço e dados de contato. Usar uma marca consistente, como um logotipo simples ou esquema de cores, faz com que seus documentos pareçam polidos.

Dados do cliente

Inclua o nome ou nome da empresa do cliente e qualquer informação de contato relevante. Se houver um departamento ou contato de cobrança específico, encaminhe a fatura para essa parte.

Número da fatura

Atribua a cada fatura um número. Isso facilitará o acompanhamento de faturas individuais e a referência a elas em comunicações futuras.

Data de emissão e vencimento

Inclua a data de envio da fatura e o vencimento do pagamento. Deixe esses prazos claros.

Descrição dos serviços

Forneça uma descrição concisa do trabalho que você entregou, como um pacote de consultoria, uma tarefa de redação ou um trabalho de design. Divida as tarefas concluídas, especialmente se você cobra taxas variáveis por tarefas diferentes em um projeto.

Taxa e valor total devido

Liste a taxa que você está cobrando (por exemplo, por hora, por projeto) e mostre os cálculos usados para encontrar o total. Inclua todos os impostos aplicáveis. Os clientes apreciam clareza, e a discriminação dos honorários aumenta a transparência.

Formas de pagamento aceitas

Liste as formas que um cliente pode pagar a você, como transferências bancárias, pagamentos com cartão e carteiras digitais. Se você aceita pagamentos pela Stripe, pode aceitar diversas formas de pagamento.

Termos de pagamento atrasados

Se você cobrar uma multa por faturas vencidas, mencione isso por escrito. Isso pode incentivar pagamentos mais rápidos e adiciona uma camada de formalidade ao seu processo de cobrança.

Como os freelancers gerenciam os cronogramas de cobrança de vários clientes?

Para freelancers, é comum ter clientes que operam em cronogramas de cobrança diferentes. Diferentes clientes podem pagar semanalmente, mensalmente ou em parcelas depois de atingir metas específicas do projeto. Veja a seguir alguns métodos que podem ajudar você a se organizar ao lidar com diferentes ciclos de cobrança.

Agendamento de blocos de calendário

Uma maneira de gerenciar prazos de cobrança é designar um horário semanal ou mensal para tarefas administrativas. Por exemplo, você pode dedicar as tardes de segunda-feira para enviar novas faturas e as manhãs de sexta-feira para reconciliar pagamentos. Se você criar espaço para a cobrança em sua agenda, será menos provável que você ignore as datas de vencimento ou permita que os prazos o surpreendam.

Cobrança por níveis para clientes diferentes

Se você tem uma grande base de clientes, considere classificá-los pela frequência de envio de faturas. Alguns freelancers dividem suas bases em categorias como "clientes de retenção mensal", "clientes baseados em marcos" e "clientes únicos". Rotule cada fatura com a categoria que você atribuiu para que você possa organizá-las e revisá-las facilmente. Você pode atribuir codificação de cores ou tags a cada grupo, se isso ajudar.

Lembretes automáticos

Os atrasos de pagamento são muitas vezes o resultado do esquecimento e não de uma recusa total de pagamento. A implementação de lembretes automáticos em um sistema de cobrança ou plataforma de faturamento notifica os clientes quando a data de vencimento se aproxima e informa se o pagamento está atrasado. Esses lembretes gentis podem manter sua receita no caminho certo.

Cobrança significativa para grandes projetos

Quando estiver lidando com tarefas maiores e de longa duração, considere dividir o pagamento em várias fases. Isso beneficia você e seu cliente: eles não estão se comprometendo com um valor fixo de uma só vez, e você não fica esperando até que o projeto termine para ser pago. Alguns freelancers faturam 30% antecipadamente, 30% no meio do caminho e os 40% restantes na conclusão. Os detalhes variam, mas o objetivo principal é vincular os pagamentos a pontos de verificação lógicos para que ambas as partes se sintam confortáveis e cientes do cronograma.

Como a Stripe ajudar os freelancers com a cobrança?

A Stripe é fácil de configurar, permite aceitar pagamentos com diversas formas de pagamento e acompanha o aumento do seu volume. Veja como a Stripe pode ajudar os freelancers com cobranças.

Pagamentos simples

Com a Stripe, você pode enviar aos clientes um link de pagamento exclusivo que leva diretamente a uma página de checkout segura. Ele não precisa criar uma conta ou concluir etapas adicionais para pagar com cartão de crédito, cartão de débito ou outra forma.

Cobrança recorrente

Se você tem contratos em andamento ou projetos de longo prazo, a Stripe aceita cobrança recorrente no seu cronograma. Você pode configurar ciclos de cobrança automáticos mensais ou semanais para não precisar criar uma nova fatura a cada vez. Depois de programar o ciclo, a Stripe lida com o resto para tornar seu fluxo de caixa mais previsível.

Lembretes de pagamento automáticos

Enviar lembretes de pagamento atrasado pode ser uma tarefa difícil. A Stripe envia notificações automaticamente alguns dias antes do vencimento da fatura ou se houver atraso. Isso livra você de ter de monitorar manualmente quem pagou e quem não pagou.

Relatórios detalhados

O Stripe Dashboard rastreia pagamentos, números de reembolsos (se for relevante) e outras métricas. Essa funcionalidade ajuda a avaliar quais clientes estão trazendo um trabalho estável e lucrativo e quais podem precisar de um olhar mais atento. A Stripe também organiza seus dados de transações em uma única central, facilitando os impostos.

Escalabilidade

Se você decidir transformar seu trabalho como freelancer em uma empresa maior, a Stripe pode acomodar esse crescimento. Se você quer adicionar colegas de equipe, expandir internacionalmente ou adicionar várias linhas de serviço, há uma variedade de integrações e recursos que são flexíveis o suficiente para apoiá-lo. Isso significa que você não precisará mudar para um sistema totalmente novo à medida que se expande.

Quais são os erros comuns que freelancers cometem na cobrança?

Até mesmo freelancers experientes encontram problemas de cobrança. Erros no processo de cobrança podem acontecer por vários motivos, mas os mais comuns costumam ter algumas características, entre elas as seguintes.

Termos de pagamento pouco claros ou ausentes

Se você não deixar seu cronograma de pagamentos claro, um cliente pode presumir que tem 60 dias para pagar quando você esperava por 30 líquidos. Ou talvez o cliente queira pagar em parcelas, mas você não especificou se isso é aceitável. É melhor comunicar essas expectativas antecipadamente, idealmente em um breve contrato ou acordo escrito.

Gestão de documentos desorganizada

Depender de tópicos de e-mail dispersos ou várias planilhas para rastrear sua cobrança pode resultar em erros. É fácil esquecer se você enviou uma fatura ou se acidentalmente usou o número da fatura errado. Considere usar um sistema central, como uma ferramenta de cobrança baseada em nuvem ou até mesmo um modelo estruturado.

Falha de acompanhamento

Ninguém quer ser um incômodo, então muitos freelancers esperam mais do que deveriam para lembrar os clientes sobre faturas não pagas. Um e-mail educado ou lembrete gerado pelo sistema logo após a data de vencimento geralmente é tudo o que é preciso para manter os pagamentos em movimento. Se você esperar muito tempo, o cliente pode não priorizar o pagamento.

Impostos e taxas subestimados

Se você esquecer de contabilizar as tarifas de transação ou obrigações fiscais, poderá ganhar menos do que o esperado. Por exemplo, se você sempre aceita pagamentos com cartão de crédito sem considerar os custos de processamento, seus ganhos líquidos diminuem. Compreender as estruturas de tarifas ajuda a definir taxas que levam em conta suas despesas.

Opções de pagamento excessivamente rígidas

Os clientes têm seus próprios processos de pagamento de faturas, especialmente se forem empresas de médio ou grande porte. Se você aceitar apenas uma forma de pagamento, poderá atrasar o processo de pagamento. Oferecer várias formas de pagamento, como transferências bancárias e pagamentos com cartão, pode agilizar o processo.

Como você deve acompanhar os pagamentos em atraso?

Mesmo com um sistema robusto em vigor, algumas faturas inevitavelmente ficarão vencidas. Veja como acompanhar pagamentos atrasados sem prejudicar o relacionamento com os clientes.

Envie um lembrete educado

Um ou dois dias após o vencimento da fatura, envie um e-mail curto e amigável. Veja um exemplo do tom a ser usado:

"Olá [nome do cliente],

Espero que esteja tudo bem. Este é um breve lembrete sobre a fatura #[X], que vence em [Date]. Entre em contato comigo se você tiver alguma dúvida. Obrigado!"

Mantenha o lembrete curto, vincule à fatura e feche com uma aprovação educada. Uma simples mensagem muitas vezes resolve a questão.

Inicie uma chamada pessoal ou chat por vídeo

Se você não tiver recebido uma resposta do cliente depois de cerca de uma semana, considere uma breve chamada. Uma conversa rápida, principalmente se você tem um relacionamento estável com eles, pode esclarecer se há um impasse administrativo ou um mal-entendido sobre a fatura.

Revisar termos de pagamento

Se o cliente recuar ou alegar que não pode cumprir as condições de pagamento, tente chegar a um acordo, talvez na forma de um plano parcelado. Isso pode ajudar a salvar sua relação de trabalho e recuperar o dinheiro que eles lhe devem.

Aplicar tarifas por atraso

Às vezes, cobrar uma multa por pagamentos atrasados é a melhor maneira de lembrar aos clientes que você está administrando um negócio. Se você quiser essa opção, esclareça-a em seu contrato ou fatura. No entanto, use as taxas de atraso apenas como uma etapa final depois de tentar algumas cutucadas educadas.

Escale com cautela

Em circunstâncias extremas, onde o valor pendente é grande e o cliente ficou em silêncio, você pode considerar uma agência de cobrança ou uma via legal. Essa não é uma decisão que você deve tomar de ânimo leve, porque custa tempo e dinheiro. Entretanto, se você enviou vários lembretes amigáveis e o cliente simplesmente não pagará, pode ser o seu melhor recurso. Documente tudo com cuidado, caso precise de comprovação depois.