Resulta estimulante dirigir tu propio negocio como autónomo y decidir cuándo, cómo y con quién quieres trabajar. En 2024, había 76,4 millones de trabajadores autónomos en Estados Unidos. Se espera que ese número aumente a 90,1 millones en 2028.

Sin embargo, realizar un proyecto como autónomo solo es una parte de tu trabajo. Una vez que terminas un proyecto, debes asegurarte de que se te pague. Sin un sistema de facturación bien pensado, es posible que experimentes la frustración de pagos tardíos o no efectuados, lo que ralentiza tus ganancias y puede afectar a tu tranquilidad.

A continuación, analizaremos lo que debes saber sobre la facturación para autónomos, incluyendo cómo gestionar facturas, cómo establecer calendarios de pago y cómo puede ayudarte Stripe.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué es importante la facturación para los autónomos?
  
• ¿Qué información debe incluir la factura de un autónomo?
  
• ¿Cómo gestionan los autónomos los calendarios de facturación de varios clientes?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe a los trabajadores autónomos con la facturación?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes que cometen los autónomos en la facturación?
  
• ¿Cómo se debe hacer el seguimiento de los pagos atrasados?
  

¿Por qué es importante la facturación para los autónomos?

Una vez que hayas completado un proyecto, puede ser tentador tratar la facturación como algo secundario. Sin embargo, un plan de facturación sólido permite depósitos más oportunos e indica a los clientes que eres de fiar. Estas son algunas de las otras razones por las que un calendario de facturación coherente es importante para los trabajadores autónomos.

Mayor confianza en tu trabajo

Llegar a una reunión con un cliente habiéndote preparado con condiciones de pago coherentes y plantillas de facturas con el logotipo de tu marca demuestra que realizas operaciones establecidas en las que los clientes pueden confiar. Esa impresión los anima a tratarte como un especialista comprometido en lugar de como a un recurso a corto plazo.

Menos malentendidos

Las facturas atrasadas, detalles que faltan o calendarios de pago poco claros pueden causar confusión, lo que puede dar lugar a correos electrónicos adicionales, llamadas de seguimiento incómodas o disputas sobre lo que los clientes te deben. Tener un plan claro desde el principio te ayuda a mantenerte enfocado en el trabajo y mantiene a los clientes informados.

Más beneficios estables

Los ingresos de los autónomos pueden ser impredecibles, por lo que es aún más importante tener cuidado con cuándo y cómo facturas. Algunos autónomos esperan hasta que se complete un proyecto antes de enviar la factura, lo que puede significar esperar semanas o meses para el próximo pago. Distribuir tus facturas de forma intencionada (por acontecimientos, depósitos parciales por adelantado o intervalos mensuales) hace que tus ingresos sean más previsibles.

Margen de crecimiento

Cuando tu sistema de facturación funcione bien, evita realizar el trabajo administrativo innecesario. En lugar de tener que recordar qué facturas has enviado, cuáles se han pagado y qué clientes van atrasados en los pagos, tendrás todos los datos necesarios en un sistema organizado. Esto te libera para asumir proyectos más grandes o más clientes.

¿Qué información debe incluir la factura de un autónomo?

En la factura se registran el trabajo realizado, tu tarifa y las condiciones. Debe proporcionar al cliente todo lo que necesita para procesar tu pago con prontitud. A continuación, encontrarás algunos elementos que puedes incluir en tu factura.

Información de la empresa

Esto incluye tu nombre (o el nombre de tu empresa, si corresponde), tu dirección y tus datos de contacto. El uso de una marca coherente, como un logotipo sencillo o una combinación de colores, da a tus documentos un aspecto cuidado.

Información del cliente

Incluye el nombre del cliente de la empresa y cualquier información de contacto relevante. Si hay un departamento o contacto de facturación específico, dirige la factura a esa persona.

Número de factura

Asigna a cada factura un número único. Esto facilitará el seguimiento de cada factura y su referencia en futuras comunicaciones.

Fecha de emisión y fecha de vencimiento

Incluye la fecha de envío de la factura y la fecha de vencimiento del pago. Deja claros estos plazos.

Descripción de los servicios

Proporciona una descripción concisa del trabajo que has realizado, como un paquete de consultoría, una tarea de escritura o un trabajo de diseño. Desglosa las tareas completadas, especialmente si cobras tarifas variables por diferentes tareas de un proyecto.

Tarifa e importe total adeudado

Indica la tarifa que cobras (p. ej., por hora, por proyecto) y muestra los cálculos que has realizado para llegar al total. Incluye todos los impuestos aplicables. Los clientes aprecian la claridad, y detallar tus tarifas aumenta la transparencia.

Métodos de pago aceptados

Enumera las formas en las que un cliente puede pagarte, como transferencias bancarias, pagos con tarjeta y monederos digitales. Si aceptas pagos a través de Stripe, puedes aceptar varios métodos de pago.

Condiciones por retraso en los pagos

Si cobras un recargo por facturas vencidas, menciónalo por escrito. Esto puede fomentar que se realicen los pagos más rápido y añade un nivel de formalidad a tu proceso de facturación.

¿Cómo gestionan los autónomos los calendarios de facturación de varios clientes?

En el caso de los autónomos, es común tener clientes que operan con diferentes calendarios de facturación. Es posible que diferentes clientes paguen semanalmente, mensualmente o en cuotas después de alcanzar hitos específicos del proyecto. Estos son algunos métodos que pueden ayudarte a organizarte cuando tengas diferentes ciclos de facturación.

Programación de calendario por bloques

Una forma de gestionar los plazos de facturación es destinar tiempo cada semana o mes a las tareas administrativas. Por ejemplo, puedes dedicar los lunes por la tarde a enviar nuevas facturas y los viernes por la mañana a conciliar los pagos. Si dejas sitio en tu calendario para la facturación, será menos probable que pases por alto las fechas de vencimiento o que permitas que te sorprendan las fechas de vencimiento.

Facturación por niveles para diferentes clientes

Si tienes una gran base de clientes, considera ordenarlos según la frecuencia con la que les facturas. Algunos autónomos dividen sus bases de clientes en categorías como «clientes de retención mensual», «clientes basados en hitos» y «clientes puntuales». Etiqueta cada factura con la categoría que has asignado para que puedas ordenarlas y revisarlas fácilmente. Puede asignar códigos de colores o etiquetas a cada grupo, si eso ayuda.

Recordatorios automáticos

Los pagos atrasados suelen ser el resultado de un olvido en lugar de una negativa rotunda a pagar. La implementación de recordatorios automáticos a través de un sistema de facturación o una plataforma de facturación notificará a los clientes cuando se acerque la fecha de vencimiento y les informará si un pago se ha retrasado. Estos recordatorios amables pueden mantener tus ingresos bajo control.

Facturación por hitos para proyectos de gran envergadura

Cuando estés a cargo de tareas más grandes y de mayor duración, considera dividir el pago en varias fases. Esto os beneficia a ti y a tu cliente: no se comprometen a una suma global de una sola vez, y no te quedas esperando hasta que finalice el proyecto para que te paguen. Algunos autónomos facturan el 30 % por adelantado, el 30 % a mitad del proyecto y el 40 % restante al finalizarlo. Los detalles varían, pero el objetivo principal es vincular los pagos a puntos de control lógicos para que ambas partes se sientan cómodas y sean conscientes del calendario de pagos.

¿Cómo puede ayudar Stripe a los trabajadores autónomos con la facturación?

Stripe es fácil de configurar, te permite aceptar pagos con diferentes métodos de pago y se adapta a medida que aumenta tu volumen. A continuación te mostramos cómo Stripe puede ayudar a los trabajadores autónomos con la facturación.

Pagos sencillos

Con Stripe, puedes enviar a los clientes un enlace de pago único que lleva directamente a una página de finalización del proceso de compra segura. No tendrán que crear una cuenta ni completar pasos adicionales para pagar con tarjeta de crédito, tarjeta de débito u otro método.

Facturación periódica

Si tienes contratos en curso o proyectos a largo plazo, Stripe admite la facturación recurrente en tu calendario. Puedes configurar ciclos de facturación mensuales o semanales automatizados para no tener que crear una factura nueva cada vez. Una vez que programas el ciclo, Stripe se encarga del resto para que tu flujo de efectivo sea más predecible.

Recordatorios automáticos de pago

Enviar recordatorios de pagos atrasados puede ser una tarea ardua. Stripe envía notificaciones automáticamente unos días antes de la fecha de vencimiento de una factura o si se retrasa. Esto te libera de tener que controlar manualmente quién ha pagado y quién no.

Informes detallados

El Dashboard de Stripe hace un seguimiento de los pagos, las cifras de reembolso (si corresponde) y otras métricas. Esta funcionalidad te ayuda a evaluar qué clientes te ofrecen trabajo estable y rentable y cuáles habría que analizar más a fondo. Stripe también organiza los datos de tus transacciones en un único centro de datos, lo que facilita los impuestos.

Escalabilidad

Si decides convertir tu trabajo autónomo en una empresa más grande, Stripe puede adaptarse a ese crecimiento. Tanto si añades compañeros de equipo como si te expandes internacionalmente o añades varias líneas de servicio, existe una gran variedad de integraciones y funciones que son lo suficientemente flexibles como para ofrecerte soporte. Esto significa que no tendrás que cambiar a un sistema completamente nuevo a medida que escales.

¿Cuáles son los errores más comunes que cometen los trabajadores autónomos en la facturación?

Incluso los autónomos experimentados se encuentran con problemas de facturación. Los errores en el proceso de facturación pueden ocurrir por varias razones, pero las más comunes suelen tener algunas características en común, entre las que se incluyen las siguientes.

Faltan condiciones de pago o no están claras

Si no dejas claro tu calendario de pagos, un cliente podría suponer que tiene 60 días para pagar cuando esperabas 30 días netos. O puede que el cliente quiera pagar en cuotas, pero no has especificado si es aceptable. Lo mejor es comunicar estas expectativas por adelantado, idealmente en un breve contrato o acuerdo por escrito.

Gestión documental desorganizada

Depender de hilos de correo electrónico dispersos o de varias hojas de cálculo para hacer un seguimiento de tu facturación puede dar lugar a errores. Es fácil olvidar si enviaste una factura o usar accidentalmente un número de factura incorrecto. Considera la posibilidad de usar un sistema central, como una herramienta de facturación en la nube o incluso una plantilla estructurada.

Falta de seguimiento

Nadie quiere ser una molestia, por lo que muchos autónomos esperan más de lo que deberían para recordar a los clientes las facturas sin pagar. A menudo, un correo electrónico cortés o un recordatorio generado por el sistema justo después de que pase la fecha de vencimiento es todo lo que se necesita para que los pagos sigan efectuándose. Si esperas demasiado, es posible que el cliente no priorice el pago.

Subestimación de los impuestos y comisiones

Si olvidas tener en cuenta las comisiones por transacciones o las obligaciones fiscales, es posible que ganes menos de lo que esperabas. Por ejemplo, si siempre aceptas pagos con tarjeta de crédito, pero nunca tienes en cuenta los costes de procesamiento, tus ganancias netas disminuirán. Comprender las estructuras de comisiones te ayuda a establecer tarifas que tengan en cuenta tus gastos.

Opciones de pago demasiado rígidas

Los clientes tienen sus propios procesos para pagar las facturas, especialmente si se trata de empresas medianas o grandes. Si aceptas una sola forma de pago, podrías retrasar el proceso de pago. Ofrecer varios métodos, como transferencias bancarias y pagos con tarjeta, puede acelerar el proceso.

¿Cómo se debe hacer el seguimiento de los pagos atrasados?

Incluso si se cuenta con un sistema sólido, es inevitable que algunas facturas venzan. Te explicamos cómo hacer un seguimiento de los pagos atrasados sin dañar la relación con tus clientes.

Envía un recordatorio cortés

Uno o dos días después de que la factura haya vencido, envíanos un correo electrónico breve y amistoso. A continuación, se muestra un ejemplo del tono que debes utilizar:

«Hola, [nombre del cliente]:

Espero que todo te vaya bien. Quería enviarte un recordatorio rápido sobre la factura n.º [X], que venció el [Fecha]. Si tienes alguna pregunta, comunícamelo. ¡Gracias!»

Haz el recordatorio breve, vincúlalo a la factura y termina con una despedida cortés. Un solo mensaje suele resolver el asunto.

Inicia una llamada personal o un chat de vídeo

Si no has recibido respuesta del cliente después de aproximadamente una semana, considera hacer una breve llamada. Una conversación rápida, sobre todo si tienes una relación estable con esa persona, puede aclarar si hay un retraso administrativo o un malentendido sobre la factura.

Revisa las condiciones de pago

Si el cliente se opone o afirma que no puede cumplir con las condiciones de pago, trata de llegar a un compromiso, tal vez un plan de pago a plazos. Esto puede ayudar a salvar vuestra relación laboral y recuperar el dinero que te deben.

Aplica comisiones por pagos atrasados

A veces, cobrar una recargo por pagos atrasados es la mejor manera de recordarles a los clientes que estás dirigiendo un negocio. Si quieres usar esta opción, indícala en tu contrato o factura. Sin embargo, solo deberías utilizar las comisiones por pagos atrasados como último recurso, cuando ya hayas intentado varias medidas de cortesía.

Escala con precaución

En circunstancias extremas, cuando el importe pendiente es elevado y el cliente se ha quedado en silencio, puedes considerar recurrir a una agencia de cobro o emprender acciones legales. Esa no es una decisión que debas tomar a la ligera porque te cuesta tiempo y dinero. No obstante, si has enviado varios recordatorios amistosos y el cliente simplemente no paga, podría ser tu mejor recurso. Documenta todo cuidadosamente en caso de que necesites pruebas más adelante.