Die Vorschussrechnung ist gängige Praxis bei vielen Unternehmen. Diese Methode der Rechnungsstellung kann Ihnen helfen, anstehende Einnahmen und Projektkosten zu verwalten, ohne Ihr Unternehmen zu gefährden. Wenn Sie Sonderanfertigungen durchführen oder ein umfangreiches Projekt koordinieren, kann eine frühzeitige Zahlung ein Rettungsanker sein – vor allem, wenn man bedenkt, dass Unternehmen durchschnittlich 59 Tage auf die Bezahlung verkaufter Waren und Dienstleistungen warten.

Im Folgenden erklären wir, was eine Vorschussrechnung ist, warum Unternehmen sie nutzen, was eine Vorschussrechnung beinhalten sollte und welche potenziellen Risiken es gibt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Vorschussrechnung?
  
• Warum nutzen Unternehmen Vorschussrechnungen?
  
• Was sollte eine Vorschussrechnung enthalten?
  
• In welchen Branchen wird die Vorschussrechnung häufig eingesetzt?
  
• Wie können Sie Vorschussrechnungen effektiv verwalten?
  
• Welche Risiken bestehen bei der Vorschussrechnung und wie können Sie diese mindern?
  

Was ist eine Vorschussrechnung?

Unter einer Vorschussrechnung versteht man eine Zahlungsaufforderung, bevor das Produkt oder die Dienstleistung geliefert wird.

Stellen Sie sich vor, Sie besitzen ein Catering-Unternehmen. Eine potenzielle Kundin/ein potenzieller Kunde kontaktiert Sie, um seine Hochzeitsfeier im nächsten Sommer zu bewirten, und Sie verbringen die nächsten Tage oder Wochen damit, Personal zu rekrutieren, Ausrüstung zu reservieren und ein Menü zu entwerfen. Anstatt mit der Rechnungsstellung zu warten, bis die Hochzeit vorbei ist, senden Sie im Voraus eine Rechnung, um eine Teil- oder vollständige Zahlung anzufordern.

Andere Beispiele für Fachleute oder Unternehmen, die eine Vorschussrechnung nutzen könnten, sind Schreiner/innen, die maßgefertigte Möbel bauen, Event-Planer/innen und Fotografinnen/Fotografen. Indem Sie vorzeitig eine teilweise oder vollständige Zahlung anfordern, vermeiden Sie die Zahlungsverfolgung nach Abschluss der Arbeiten.

Diese Praxis kann für Kundschaft, die es gewohnt ist, Rechnungen erst nach Lieferung der Waren oder Dienstleistungen zu bezahlen, ungewohnt sein. Doch in vielen Bereichen ist die Vorschussrechnung Standard. Wenn Sie schon einmal eine Band für eine Weihnachtsfeier gebucht oder eine Anzahlung geleistet haben, um ein Restaurant für eine Geburtstagsfeier zu mieten, haben Sie eine Vorschussrechnung erlebt (auch wenn es sich um eine „Anzahlung“ handelte).

Warum nutzen Unternehmen Vorschussrechnungen?

Ein großer Vorteil der Vorschussrechnung ist die bessere finanzielle Vorhersehbarkeit. Wenn Sie wissen, dass zumindest ein Teil des Umsatzes des Projekts in Kürze geliefert wird, müssen Sie sich weniger Sorgen über kurzfristige Budgetbeschränkungen oder Verzögerungen machen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie Mitarbeiter/innen haben, die entlohnen müssen, oder Materialien, die Sie kaufen müssen. Für Unternehmen, die auf große, kundenspezifische Aufträge angewiesen sind, bieten Vorauszahlungen einen Puffer, der Unterbrechungen der laufenden Ausgaben verhindert.

Die Vorschussrechnung kann auch dazu beitragen, die Kundenerwartungen zu erfüllen. Mit dem Senden dieser Rechnung wird die Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrer Kundin/Ihrem Kunden formalisiert und ein klares Engagement und Klarheit über den Umfang signalisiert. Manchmal werden potenzielle Absagen vermieden. In serviceorientierten Bereichen investieren Sie Ressourcen in dem Moment, in dem die Kundin/der Kunde den Auftrag erteilt – daher ist es nur fair, in dieser Phase einen Teil oder die gesamte Finanzierung anzufordern.

Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus der Dynamik, die sie aufbaut. Wenn eine Kundin/ein Kunde diese offizielle Zahlungsaufforderung sieht, könnte dies sie/ihn dazu veranlassen, Ihr Projekt zu priorisieren. Ihr Einsatz ist unmittelbar und greifbar. Anstelle eines abstrakten Plans ist Ihre Zusammenarbeit zu einer echten Verpflichtung geworden, in die sie bereits investiert haben. Dieses Gefühl des gemeinsamen Engagements kann zu einer angenehmeren Projekterfahrung führen.

Was muss eine Vorschussrechnung enthalten?

Unabhängig davon, ob Sie eine Teil- oder vollständige Zahlung beantragen, sollte Ihre Vorschussrechnung detailliert sein. Im Folgenden finden Sie einige Komponenten, die in eine Vorschussrechnung gehören:

• Rechnungsnummer

• Ausstellungsdatum

• Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung (z. B. „Erstanzahlung für 50 maßgefertigte Stühle, einschließlich Arbeitsleistung und Materialien“)

• Menge und Stückpreis (z. B. Stundensatz, Einzelartikelpreise)

• Verkaufssteuer oder andere anwendbare Gebühren

• Voraussichtliche Liefer- oder Fertigstellungstermine

• Zahlungsbedingungen (Fälligkeit, ob Teil- oder Vollzahlung, und eventuelle Verzugsgebühren)

• Jegliche Rückerstattungs- oder Stornierungsrichtlinien

Die Vorschussrechnung setzt auf Transparenz. In jeder Zeile der Rechnung sollte erläutert werden, wofür die Kundin/der Kunde zahlt und warum. Die Liebe zum Detail kann hier später Zeit und Mühe sparen.

In welchen Branchen wird die Vorschussrechnung üblicherweise verwendet?

Die Vorschussrechnung ist in verschiedenen Branchen verbreitet, darunter:

• Event-Planung: Die Buchung eines Veranstaltungsortes, die Vermittlung von Caterern und die Einstellung von Personal können mit erheblichen Kosten verbunden sein. Eine großes Event kann monatelange Vorbereitungen in Anspruch nehmen, und der Veranstalter ist für Anzahlungen an Floristinnen/Floristen, Fotografinnen/Fotografen oder DJs verantwortlich. Um diese vorzeitigen Kosten auszugleichen, können Event-Planer/innen oder der Veranstaltungsort der Kundin/dem Kunden eine Anzahlung in Rechnung stellen.

• Baugewerbe: Bauunternehmen zahlen für Material, Maschinen und Personal, lange bevor ein Neubau oder eine Renovierung abgeschlossen ist. Das Versenden einer Vorschussrechnung bei Großprojekten ist üblich. Die Vorauszahlung deckt in der Regel einen Teil der Gesamtauftragssumme ab und ermöglicht es der/dem Auftragnehmer/in, sofort Materialien oder Spezialgeräte zu kaufen.

• Kundenspezifische Fertigung: Stellen Sie sich eine Möbelwerkstatt vor, die nur auf Bestellung gefertigte Stücke herstellt. Jedes Design erfordert möglicherweise spezielle Materialien, die nicht weiterverkauft werden können, wenn die Kundin/der Kunde storniert. Eine Vorschussrechnung ist eine einfache Möglichkeit, die Werkstatt davor zu schützen, Geld in etwas zu stecken, das vielleicht nie abgeholt wird. Es hilft auch sicherzustellen, dass die Kundin/der Kunde seriös ist.

Auch viele Freiberufler/innen nutzen die Vorschussrechnung, vor allem diejenigen, die auf Projektbasis arbeiten.

Wie können Sie Vorschussrechnungen effektiv verwalten?

Mit der richtigen Strategie und den richtigen Tools können Sie Vorschussrechnungen verwalten, um Ihr Unternehmen zu organisieren. So behalten Sie den Überblick über Vorschussrechnungen:

Zentralisieren Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess

Das Jonglieren mit mehreren Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Threads kann zu Fehlern führen. Ziehen Sie die Nutzung einer Plattform in Betracht, die sämtliche Rechnungen, Zahlungsstatus und Fälligkeitsdaten nachverfolgt. Stripe Invoicing gibt Ihnen einen Echtzeit-Überblick über alle bezahlten und ausstehenden Rechnungen. Sie können Rechnungen mit detaillierten Zahlungsbedingungen anpassen und Vorauszahlungen nachverfolgen.

Automatisieren, wann immer möglich

Das Versenden von Mahnungen oder das manuelle Berechnen von Salden kostet Zeit und lässt Raum für Fehler. Eine Automatisierung dieser Aufgaben entlastet Ihr Team für andere Aufgaben. Ziehen Sie folgende Automatisierungen in Betracht:

• Rechnungserinnerungen (z. B. „Ihre Zahlung ist in drei Tagen fällig“)

• Wiederkehrende Rechnungen

• Berechnung der Verkaufssteuer für verschiedene Steuergebiete

Mit den Automatisierungsfunktionen von Stripe können Sie Erinnerungen planen und wiederkehrende Rechnungen mühelos verwalten. Sobald eine Zahlung eingegangen ist, aktualisiert die Plattform den Rechnungsstatus automatisch.

Mehrere Zahlungsmethoden zulassen

Die Einschränkung von Zahlungsoptionen kann den Zahlungsvorgang verzögern. Durch das Angebot einer Vielzahl von Zahlungsmethoden wie Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets und Banküberweisungen können Kundinnen und Kunden bequem bezahlen.

Bleiben Sie transparent

Verwirrung führt zu Verzögerungen. Eine detaillierte, gut gestaltete Rechnung beugt Missverständnissen vor und weckt klare Erwartungen. Die Rechnungsvorlagen von Stripe sind vollständig anpassbar, sodass Sie mit wenigen Klicks Ihre Bedingungen, Zeitpläne und Steuersätze hinzufügen können. Alle Rechnungen werden zu Referenzzwecken in Ihrem Konto gespeichert.

Rückerstattungen verfolgen und verwalten

Wenn eine Kundin/ein Kunde storniert oder eine Rückerstattung beantragt, bedeutet ein klarer Prozess, dass Sie dies mit einem klaren Prozess abwickeln können. Mit Stripe können Sie vollständige oder teilweise Rückerstattungen über das Dashboard verarbeiten. Kundinnen und Kunden erhalten ihr Geld schnell zurück, und Sie schützen Ihren Ruf.

Welche Risiken bergen Vorschussrechnungen und wie können Sie diese mindern?

Die Vorschussrechnung kann auch Nachteile haben. Die offensichtlichste ist, dass eine Kundin/ein Kunde unzufrieden sein könnte und von Ihrer Vereinbarung zurücktreten oder seine Anforderungen auf halbem Weg ändern möchte. Wenn in Ihren Geschäftsbedingungen nicht angegeben ist, wie Sie mit solchen Situationen umgehen, riskieren Sie einen Streitfall, der Ihrem Ruf oder Ihren Finanzen schaden kann.

Hier haben wir ein paar Tipps für Sie:

• Formulieren Sie zu Beginn die Regeln für die Rückerstattung: Halten Sie Ihre Rückerstattungsrichtlinie schriftlich fest, bevor das Geld den Besitzer wechselt. Wenn eine Kundin/ein Kunde unerwartet aussteigt, werden Sie das Geld, das sie/er Ihnen gezahlt hat, zurückgeben? Oder behalten Sie einen Teil für Material und Zeit? Eine klare Richtlinie hilft, Streitfälle zu vermeiden.

• Fügen Sie detaillierte Projektspezifikationen hinzu: Stellen Sie Ihrer Kundschaft eine detaillierte Auflistung Ihrer Leistungen zur Verfügung. Wenn Sie ein Bauunternehmen sind, geben Sie die Anzahl der Stunden an, die für die Planung aufgewendet werden, die zu kaufenden Materialien oder den von Ihnen bereitgestellten Bauplan. Wenn sich der Umfang ändert, können Sie auf die ursprüngliche Vereinbarung verweisen und bei Bedarf neu verhandeln.

• Achten Sie auf Teil- vs. Vollzahlung: Eine Teilzahlung deckt einige Kosten, gibt der Kundin/dem Kunden aber nicht das Gefühl, das gesamte Risiko zu übernehmen. Einige Unternehmen verlangen die Gesamtkosten im Voraus, was unentschlossene Kundinnen/Kunden aussortieren kann, aber zu Komplikationen führen kann, wenn das Projekt in Schwierigkeiten gerät oder die Kundinnen/Kunden Unzufriedenheit geltend machen.

• Kommunizieren Sie frühzeitig und oft: Lassen Sie Ihre Kundschaft wissen, wie das Projekt voranschreitet. Das kann bedeuten, dass Sie sie über wichtige Meilensteine mit Fortschrittsfotos, E-Mail-Updates oder Telefonanrufen informieren. Personen, die im Voraus bezahlt haben, wissen es zu schätzen, dass Sie den Zeitplan einhalten.

• Dokumentieren Sie alles: Ganz gleich, ob es sich um eine kurze E-Mail-Zusammenfassung nach einem Telefonat oder das Hinzufügen eines Kommentars auf der Rechnungsplattform handelt – notieren Sie alle Aktualisierungen oder Änderungen. Wenn die Kundin/der Kunde beschließt, etwas zu ändern, protokollieren Sie, wann dies geschehen ist und wie es sich auf Ihre Ressourcen auswirkt. Diese Aufzeichnungen können von unschätzbarem Wert sein, wenn es zu Meinungsverschiedenheiten kommt.

Stripe kann Ihnen bei diesen Szenarien helfen. Sie können Rückerstattungen über das Dashboard abwickeln und Echtzeit-Updates zum Rechnungsstatus senden, damit Kundinnen/Kunden wissen, dass Sie verantwortungsvoll mit ihrem Geld umgehen. Stripe bietet eine Struktur zur Nachverfolgung finanzieller Interaktionen, die Ihnen in Kombination mit einer starken Kommunikation und einem transparenten Vertrag helfen kann, spätere Probleme zu vermeiden.