预付款发票是许多企业的一项核心业务操作。这种开票方式可以帮助您管理未来的收入和项目成本，同时不会让您的企业面临风险。当您定制商品或协调一个大型项目时，预付款可能成为您的生命线 — 尤其是考虑到企业在售出商品和服务后平均需要等待 59 天才能收到付款。

下面，我们将解释预付款发票是什么、企业为何使用预付款发票、预付款发票应包含哪些内容，以及存在哪些潜在风险。

目录

• 什么是预付款发票？
  
• 为什么企业使用预付款发票？
  
• 预付款发票应包括哪些内容？
  
• 哪些行业通常使用预付款发票？
  
• 如何有效地管理预付款发票？
  
• 预付款发票有哪些风险，如何降低这些风险？
  

什么是预付款发票？

预付款发票是在交付产品或服务之前发出付款请求的做法。

想象一下，您拥有一家餐饮企业。一位潜在客户联系您，希望您为其明年夏天的婚礼婚宴提供餐饮服务。在接下来的几天或几周里，您开始召集员工、预订设备并设计菜单。您无需等到婚礼结束后才向客户开具账单，而是可以提前发送发票，要求部分或全额付款。

其他可能使用预付款发票的专业人士或企业的示例包括定制家具的木匠、活动策划人员以及摄影师。通过提前要求客户支付部分或全部定金，您就避免了在完成工作后再去催款。

对于习惯于仅在商品或服务交付后才支付发票的客户来说，这种做法可能会让人感到不寻常。但在许多领域，预付款发票是标准配置。如果您曾经为节日派对预订过乐队，或者为生日派对支付了租用餐厅的押金，那么您就经历过预付款发票（即使它被称为“定金请求”）。

为什么企业使用预付款发票？

预付款发票的一个主要吸引力在于能提高财务的可预测性。当您知道至少部分项目收入至少有一部分很快就能实现时，您就不会那么担心短期预算限制或业务放缓的问题。当您需要给员工发薪酬或采购材料时，这一点尤其有用。对于依赖大型定制订单的企业而言，预付款项能起到缓冲作用，避免日常开支出现资金断流的情况。

预付款发票还有助于设定客户预期。发送该发票会使您与客户之间的协议正式化，表明双方的承诺以及明确业务范围。有时，这能筛除那些可能爽约的人。在以服务为主的领域，一旦客户同意，您就得投入资源，所以在这个阶段要求获得部分或全部资金是合理的。

另一个好处来自于它建立的动力。当客户看到正式的付款请求时，可能会促使他们优先考虑您的项目。他们的投入是即时且具体的。您的合作不再是抽象的计划，而是他们已经投资的一项真实义务。这种共同承诺的感觉可以促进更和谐的项目体验。

预付款发票应包括哪些内容？

无论您是要求部分付款还是全额付款，您的预付款发票都应详细。以下是预付款发票中应包含的几个组成部分：

• 发票编号

• 开具日期

• 产品或服务描述（例如，“50 把定制椅子的初始定金，包括人工和原材料”）

• 数量和单价（例如，小时费率，单个物品价格）

• 销售税 或其他适用费用

• 预计交货或完成日期

• 付款期限（到期日，无论是部分付款还是全额付款，以及任何滞纳金）

• 任何退款或取消政策

预付款发票依赖于透明度。发票上的每一行都应解释客户支付的是什么以及为什么。在这里的细节关注可以节省以后的时间和精力。

哪些行业通常使用预付款发票？

预付开票在多个行业中广泛使用，包括：

• 活动策划： 预订场地、安排餐饮服务和雇佣员工可能涉及重大成本。一个大型聚会可能需要数月的准备时间，组织者需要向花店、摄影师或 DJ 支付定金。为了抵消这些早期费用，活动策划者或活动场地可能会向客户开具定金发票。

• 建筑和承包： 建筑企业在新建或翻新工程完成之前，就需要为原材料、机械和员工支付费用。在大型项目上发送预付款发票是常见的。预付款通常涵盖合同总额的一部分，并让承包商立即购买材料或专用设备。

• 定制制造： 考虑一个只制作定制家具的家具车间。每个设计可能需要特殊材料，如果客户取消，这些材料无法转售。预付款发票是保护车间不投入资金到可能永远不会被取走的物品的简单方法。它还有助于保证客户是认真的。

许多自由职业者也使用预付款发票，特别是那些按项目工作的人。

如何有效地管理预付款发票？

通过正确的策略和工具，您可以管理预付款发票以保持业务的有序性。以下是如何掌握预付款发票的方法：

集中您的发票流程

同时处理多个电子表格或电子邮件线程可能导致错误。考虑使用一个平台来跟踪每张发票、付款状态和到期日。Stripe Invoicing 为您提供所有发票的实时视图，无论是已支付还是待处理。您可以自定义带有详细付款期限的发票并跟踪预付款。

尽可能实现自动化

手动发送提醒或计算余额既费时又容易出错。自动化这些任务让您的团队腾出时间从事其他工作。考虑自动化：

• 发票提醒（例如，“您的付款将在三天后到期”）

• 经常性发票

• 不同辖区的税务计算

Stripe 的自动化功能可让您可以轻松安排提醒和管理经常性发票。一旦收到付款，平台会自动更新发票状态。

允许多种支付方式

限制支付选项可能会延迟支付过程。提供多种支付方式，如信用卡和借记卡、数字钱包和银行转账，让客户以方便他们的方式支付。

保持一切透明

混乱会导致延误。详细、精心制作的发票可以防止误解并设定明确的期望。Stripe 的发票模板完全可定制，因此您可以点击几下添加您的条款、时间表和税率。所有发票都存储在您的帐户中以供参考。

跟踪和管理退款

如果客户取消或请求退款，拥有清晰的流程意味着您可以自信地处理。Stripe 允许您从管理平台处理全部或部分退款。客户可以快速拿回他们的钱，而您可以保护您的声誉。

预付款发票有哪些风险，如何降低风险？

预付款发票可能会有缺点。最明显的一个是客户可能不满意，并希望退出您的协议或在项目中途更改他们的要求。如果您的条款没有指定如何处理这些情况，您可能会面临损害您的声誉或财务的争议。

以下是一些提示：

• 在开始时概述退款规则： 在金钱易手之前，将您的退款政策书面化。如果客户意外退出，您会退还他们支付给您的钱吗？或者您会保留一部分用于材料和花费的时间吗？澄清您的政策将帮助您避免争议。

• 包括详细的项目规格： 向客户提供您的交付物的详细清单。如果您是一家建筑企业，请指定用于规划的小时数、要购买的材料或您将提供的结构蓝图。如果范围发生变化，您可以指向原始协议并根据需要重新谈判。

• 注意部分付款与全额付款： 部分付款涵盖了一些成本，但不会让客户感觉他们承担了所有风险。一些企业要求提前支付总成本，这可能会筛选出犹豫不决的客户，但如果项目遇到麻烦或客户声称不满意，可能会导致复杂情况。

• 尽早并经常沟通： 让您的客户了解项目的进展情况。这可能意味着在主要里程碑发送进度照片、电子邮件更新或电话。提前付款的人会欣赏您按计划进行的证据。

• 记录所有事项： 无论是电话后的简短电子邮件摘要还是在发票平台上添加评论，都要记录任何更新或更改。如果客户决定要修改某些功能，请记录发生的时间以及它如何影响您的资源。如果出现分歧，这种纸质记录可能是无价的。

在这些情况下，Stripe 可以提供帮助。您可以从管理平台处理退款，并发送关于发票状态的实时更新，以便客户知道您正在负责任地处理他们的钱。Stripe 提供了一个跟踪财务互动的结构，结合强有力的沟通和透明的合同，可以帮助您避免以后的问题。