Vooraf factureren is een basispraktijk voor veel bedrijven. Met deze facturatiemethode kun je je toekomstige omzet en projectkosten beheren zonder je bedrijf in gevaar te brengen. Wanneer je goederen op maat maakt of een omvangrijk project coördineert, kan een vroege storting erg belangrijk zijn, vooral als je bedenkt dat bedrijven gemiddeld 59 dagen wachten op betaling voor verkochte goederen en diensten.

Hieronder leggen we uit wat voorfacturatie is, waarom bedrijven het gebruiken, wat een voorschotfactuur moet bevatten en wat de mogelijke risico's zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is voorschotfacturatie?
  
• Waarom gebruiken bedrijven voorfacturatie?
  
• Wat moet er in een voorschotfactuur staan?
  
• In welke branches wordt vaak gebruik gemaakt van voorfacturatie?
  
• Hoe kun je voorfacturen effectief beheren?
  
• Wat zijn de risico's van voorfacturatie en hoe kun je deze beperken?
  

Wat is voorfacturatie?

Voorfacturatie is de praktijk waarbij een betaalverzoek wordt gedaan voordat het product of de dienst wordt geleverd.

Stel je voor dat je een horecazaak hebt. Een potentiële klant neemt contact met je op om hun huwelijksreceptie volgende zomer te verzorgen, en je besteedt de komende dagen of weken aan het verzamelen van personeel, het reserveren van apparatuur en het ontwerpen van een menu. In plaats van te wachten tot de bruiloft voorbij is om je klant te factureren, stuur je vooraf een factuur om gedeeltelijke of volledige betaling te vragen.

Andere voorbeelden van professionals of bedrijven die gebruik maken van voorfacturatie, zijn timmerlieden die meubels op maat maken, evenementenplanners en fotografen. Door vroegtijdig een gedeeltelijke of volledige aanbetaling te vragen, voorkom je dat je na voltooiing van het werk achter betaling aan moet gaan.

Deze praktijk kan ongebruikelijk aanvoelen voor klanten die gewend zijn facturen pas te betalen nadat de goederen of diensten zijn geleverd. Maar in veel vakgebieden is voorfacturatie standaard. Als je ooit een band hebt geboekt voor een vakantiefeest of een aanbetaling hebt gedaan om een restaurant af te huren voor een verjaardagsfeestje, heb je een voorschotfactuur meegemaakt (ook al werd het een "aanbetalingsverzoek" genoemd).

Waarom gebruiken bedrijven voorfacturatie?

Een belangrijke aantrekkingskracht van voorfacturatie is de betere financiële voorspelbaarheid. Als je weet dat ten minste een deel van de inkomsten van het project binnenkort zal worden opgeleverd, hoef je je minder zorgen te maken over budgettaire beperkingen of vertragingen op de korte termijn. Dat is vooral handig als je personeel hebt om te compenseren of materialen om te kopen. Voor bedrijven die afhankelijk zijn van grote, op maat gemaakte bestellingen, bieden vooruitbetalingen een buffer die onderbrekingen in de dagelijkse uitgaven voorkomt.

Voorfacturatie kan ook helpen bij het scheppen van verwachtingen van de klant. Als je die factuur verzendt, formaliseer je de overeenkomst tussen jou en je klant, wat wijst op betrokkenheid en duidelijkheid over de reikwijdte. Soms verwijdert het potentiële no-shows. In servicegerichte gebieden investeer je middelen op het moment dat de klant ja zegt, dus het is redelijk om in dat stadium een deel of alle financiering aan te vragen.

Een ander voordeel komt van het momentum dat het opbouwt. Wanneer een klant dat officiële betalingsverzoek ziet, kan dit hem ertoe aanzetten prioriteit te geven aan je project. Hun inzet is onmiddellijk en tastbaar. In plaats van een abstract plan, is je samenwerking een echte verplichting geworden waarin ze al hebben geïnvesteerd. Dat gevoel van gedeelde betrokkenheid kan zorgen voor een aangenamere projectervaring.

Wat moet er in een voorschotfactuur staan?

Of je nu een gedeeltelijke of volledige betaling vraagt, je voorschotfactuur moet gedetailleerd zijn. Hieronder een aantal onderdelen die in een voorschotfactuur thuishoren:

• Factuurnummer

• Uitgiftedatum

• Beschrijving van product of dienst (bijv. 'eerste aanbetaling voor 50 op maat gemaakte stoelen, inclusief arbeid en grondstoffen')

• Hoeveelheid en eenheidsprijs (bijv. uurtarief, individuele artikelprijzen)

• Omzetbelasting of andere toepasselijke kosten

• Geschatte lever- of voltooiingsdata

• Betalingsvoorwaarden (vervaldatum, of het nu gaat om gedeeltelijke of volledige betaling, en eventuele kosten voor te late betaling)

• Eventuele terugbetalings- of annuleringsvoorwaarden

Voorfacturatie is afhankelijk van transparantie. Elke regel op de factuur moet uitleggen waarvoor de klant betaalt en waarom. Aandacht voor detail kan hier later tijd en moeite besparen.

In welke branches wordt vaak gebruik gemaakt van voorfacturatie?

Voorfacturatie wordt veel gebruikt in verschillende branches, waaronder:

• Planning van evenementen: Het boeken van een locatie, het regelen van cateraars en het inhuren van personeel kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Een grote bijeenkomst kan maanden voorbereiding vergen en de organisator is aan de haak voor stortingen bij bloemisten, fotografen of dj's. Om deze vroege kosten te compenseren, kunnen evenementenplanners of de evenementenlocatie de klant een aanbetaling factureren.

• Bouw en aanneming: Bouwbedrijven betalen voor grondstoffen, machines en personeel lang voordat een nieuw gebouw of renovatie is afgerond. Het versturen van een voorschotfactuur bij grote projecten is gebruikelijk. Het voorschot dekt doorgaans een deel van het totale contractbedrag en stelt de aannemer in staat onmiddellijk materialen of gespecialiseerde apparatuur te kopen.

• Productie op maat: Overweeg een meubelwerkplaats die alleen op bestelling gemaakte stukken maakt. Voor elk ontwerp zijn mogelijk speciale materialen nodig die niet kunnen worden doorverkocht als de klant annuleert. Een voorschotfactuur is een eenvoudige manier om te voorkomen dat die werkplaats geld steekt in iets dat misschien nooit wordt opgehaald. Het helpt ook om te garanderen dat de klant serieus is.

Veel freelancers maken ook gebruik van voorfacturatie, vooral degenen die per project werken.

Hoe kun je voorschotfacturen effectief beheren?

Met de juiste strategie en tools kun je voorschotfacturen beheren om je bedrijf georganiseerd te houden. Zo blijf je op de hoogte van voorfacturatie:

Centraliseer je facturatieproces

Jongleren met meerdere spreadsheets of e-mailthreads kan tot fouten leiden. Overweeg één platform te gebruiken dat elke factuur, betalingsstatus en vervaldatum bijhoudt. Stripe Invoicing geeft je een real-time overzicht van alle facturen, betaald of in behandeling. Je kunt facturen aanpassen met gedetailleerde betaaltermijnen en vooruitbetalingen bijhouden.

Automatiseer waar mogelijk

Het versturen van herinneringen of het handmatig berekenen van saldo's kost tijd en laat ruimte voor fouten. Automatisatie van deze taken maakt je team vrij voor ander werk. Overweeg om het volgende te automatiseren:

• factuurherinneringen (zoals 'Uw betaling is over drie dagen verschuldigd')

• Terugkerende facturen

• Belastingberekeningen voor verschillende rechtsgebieden

Met de automatiseringsfuncties van Stripe kun je eenvoudig herinneringen inplannen en terugkerende facturen beheren. Zodra een betaling is ontvangen, werkt het platform de factuurstatus automatisch bij.

Meerdere betaalmethoden toestaan

Het beperken van betaalopties kan het betaalproces vertragen. Met een verscheidenheid aan betaalmethoden, zoals creditcards, debitcards, digitale wallets en bankoverschrijvingen, kunnen klanten betalen op een manier die voor hen handig is.

Houd alles transparant

Verwarring leidt tot vertragingen. Een gedetailleerde, goed opgestelde factuur voorkomt misverstanden en schept duidelijke verwachtingen. De facturatiesjablonen van Stripe kunnen volledig op maat worden gemaakt, zodat je met een paar klikken je voorwaarden, tijdlijnen en belastingtarieven kunt toevoegen. Alle facturen worden ter referentie in je account opgeslagen.

Terugbetalingen bijhouden en beheren

Als een klant annuleert of een terugbetaling aanvraagt, betekent een duidelijk proces dat je dit met vertrouwen kunt afhandelen. Stripe kun je gehele of gedeeltelijke terugbetalingen van de Dashboard verwerken. Klanten krijgen hun geld snel terug en je beschermt je reputatie.

Wat zijn de risico's van voorfacturatie en hoe kun je deze beperken?

Voorfacturatie kan nadelen hebben. De meest voor de hand liggende is dat een klant misschien ontevreden is en zich wil terugtrekken uit je overeenkomst of zijn eisen halverwege wil wijzigen. Als in je voorwaarden niet wordt gespecificeerd hoe je met deze situaties omgaat, riskeer je een geschil dat je reputatie of financiën kan schaden.

Hier zijn een paar tips:

• Schets terugbetalingsregels aan het begin: Leg je terugbetalingsbeleid op schrift voordat er geld van eigenaar wisselt. Als een klant zich onverwachts terugtrekt, geef je dan het geld terug dat hij je heeft betaald? Of houd je een portie over voor materialen en bestede tijd? Door je beleid te verduidelijken, kun je chargebacks voorkomen.

• Voeg gedetailleerde projectspecificaties toe: Geef klanten een gespecificeerde lijst van je deliverables. Als je een bouwbedrijf bent, specificeer dan het aantal uren dat wordt besteed aan planning, aan te schaffen materialen of de structurele blauwdruk die je verstrekt. Als de scope verandert, kun je verwijzen naar de oorspronkelijke overeenkomst en indien nodig opnieuw onderhandelen.

• Houd rekening met gedeeltelijke versus volledige betaling: Een gedeeltelijke betaling dekt bepaalde kosten, maar geeft de klant niet het gevoel dat hij alle risico's op zich neemt. Sommige bedrijven vragen vooraf om de totale kosten, wat besluiteloze klanten kan uitsluiten, maar tot complicaties kan leiden als het project in de problemen komt of de klanten ontevredenheid claimen.

• Communiceer vroeg en vaak: Laat je klanten weten hoe het project vordert. Dat kan betekenen dat je voortgangsfoto's, e-mailupdates of telefoontjes moet sturen bij belangrijke mijlpalen. Mensen die van tevoren hebben betaald, waarderen het bewijs dat je je aan het schema houdt.

• Documenteer alles: Of het nu gaat om een korte samenvatting per e-mail na een telefoongesprek of het toevoegen van een opmerking op het facturatieplatform, houd alle updates of wijzigingen bij. Als de klant besluit dat hij bepaalde functies wil herzien, log dan wanneer dat is gebeurd en hoe dit van invloed is op je bronnen. Zo'n papieren spoor kan van onschatbare waarde zijn als er een meningsverschil ontstaat.

Stripe kunnen in deze scenario's helpen. Je kunt terugbetalingen van de Dashboard verwerken en realtime updates over de factuurstatus sturen, zodat klanten weten dat je verantwoord met hun geld omgaat. Stripe biedt een structuur voor het volgen van financiële interacties, die, in combinatie met sterke communicatie en een transparant contract, je kunnen helpen problemen later te voorkomen.