Toute entreprise doit payer des factures. Qu'il s'agisse de la facture d'un fournisseur d'énergie, d'un distributeur, d'un sous-traitant ou d'un autre partenaire, chaque paiement a sa propre date d'échéance, ses propres conditions et ses propres instructions. Les erreurs peuvent coûter cher : si vous manquez une échéance, vos relations en pâtiront. Un versement trop élevé, et vos budgets s'en retrouvent caducs.

Les systèmes de paiement de factures qui gèrent ce processus d'une manière plus facile à suivre et à réglementer sont de plus en plus prisés : le marché mondial de l'automatisation des comptes fournisseurs était évalué à 3,08 milliards $ en 2023.

Nous allons vous expliquer le fonctionnement du paiement automatisé, comment choisir une plateforme et comment la connecter à un logiciel de comptabilité, et pourquoi cela est important pour les entreprises.

Sommaire

• Définition d'un logiciel de paiement de factures
  
• Utilité d'un logiciel de paiement de factures
  
• Fonctionnement d'un logiciel de paiement de factures
  
• Fonctionnalités à privilégier dans un logiciel de paiement de factures
  
• Intégration d'un logiciel de paiement de factures aux systèmes de comptabilité
  

Définition d'un logiciel de paiement de factures

Les entreprises utilisent des logiciels de paiement de factures pour suivre et traiter les paiements de factures aux fournisseurs et autres prestataires de services. Une plateforme de paiement de factures enregistre automatiquement chaque étape du processus de paiement des factures, de la facture initiale à la confirmation du paiement. Son intégration aux processus de l'entreprise permet de centraliser tout un éventail de tâches, y compris l'approbation et le décaissement des factures.

Le logiciel de paiement de factures importe ou numérise chaque facture et l'achemine à la personne ou au service approprié pour examen. Une fois l'approbation reçue, la plateforme planifie le paiement en fonction de la date d'échéance. Chaque facture est alors marquée comme clôturée, et le cycle se répète pour le paiement de chaque facture.

Utilité d'un logiciel de paiement de factures

Les processus manuels de paiement des factures se caractérisent par leur lenteur, le risque d'erreur de saisie des données et une visibilité réduite sur l'état des paiements par rapport aux processus automatisés. Même si les petites start-up son en mesure de gérer le paiement des factures manuellement, les entreprises de plus grande envergure ont souvent recours à des logiciels de paiement de factures.

Les plateformes de paiement de factures automatisent de nombreuses étapes manuelles liées au paiement des factures. Elles permettent d'accélérer les cycles de paiement et les processus d'approbation, et d'afficher clairement l'état de chaque facture entrante. Grâce aux plateformes de paiement de factures, les entreprises peuvent gérer plus facilement une multitude de cycles de facturation et un large éventail de types de paiements, et permettre à divers employés d'approuver les décaissements, avec un minimum de tâches administratives.

Fonctionnement d'un logiciel de paiement de factures

Chaque facture suit le même pipeline dans un logiciel de paiement de factures : capture, vérification, planification et paiement. Passons en revue les différentes étapes :

• La facture est saisie dans la plateforme via l'importation d'un fichier, le transfert automatique d'un e-mail ou la numérisation d'un exemplaire papier.

• Le système achemine chaque facture à la personne responsable de l'approbation de cette catégorie ou de ce service.

• Une fois approuvée, la facture est payée automatiquement à une date donnée à l'aide du moyen de paiement préféré.

Chaque modification, approbation ou paiement est enregistré(e). Si une personne a besoin de connaître la personne qui a approuvé une facture donnée ou la date de compensation de celle-ci, toutes ces informations sont disponibles dans la plateforme. En plus de traiter les paiements de factures, les plateformes offrent souvent des fonctionnalités supplémentaires, y compris les suivantes :

• Rappels par e-mail

• Mise en correspondance automatisée des données de facturation avec les bons de commande

• Analyse des données

• Options d'approbation à plusieurs niveaux

• Profils de fournisseurs contenant les conditions de paiement, les coordonnées et la documentation connexe

Fonctionnalités à privilégier dans un logiciel de paiement de factures

Chaque programme de paiement de factures est différent. Certains sont simples, tandis que d'autres contiennent des fonctionnalités et outils avancés. Le choix de votre logiciel peut avoir une incidence sur la gestion de vos factures, la fréquence à laquelle vous devez payer des frais de retard et le risque de régler deux fois un fournisseur par erreur. Le logiciel doit normalement simplifier les tâches courantes tout en permettant d'effectuer un suivi pour obtenir des informations plus approfondies.

Le bon choix pour votre entreprise dépend de votre budget, de la taille de votre entreprise et des types de paiements que vous traitez. Voici quelques questions à vous poser :

L'interface est-elle conviviale ?

Les gens sont plus susceptibles d'adopter une plateforme si elle est simple à maîtriser et à utiliser. Recherchez une navigation facile, des menus logiques et un processus de configuration simple.

Prend-il en charge l'accès multi-utilisateur ?

Les entreprises en pleine croissance confient souvent la gestion des créances à plusieurs membres d'équipe. Certains employés s'occupent de la saisie des données, d'autres valident les approbations et d'autres encore peuvent avoir besoin d'accéder aux données en lecture seule pour générer des rapports mensuels. Si votre entreprise répond à ces critères, recherchez un système qui prend en charge différents niveaux d'accès.

Peut-il traiter des approbations automatisées ?

La mise en place d'une chaîne d'approbation automatisée vous permet de définir les personnes chargées de la vérification en fonction du type de facture et à partir d'un certain seuil de dépenses. Cela permet d'éviter les goulots d'étranglement, car chaque facture passe automatiquement à l'étape suivante une fois qu'elle a été signée par la personne adéquate.

Existe-t-il des options de paiement électronique ?

Si vous souhaitez arrêter d'utiliser des chèques papier, choisissez une plateforme qui prend en charge les versements électroniques, p. ex. les virements Automated Clearing House (ACH), les cartes bancaires ou les virements bancaires.

Quelles sont les options d'enregistrement des documents ?

Il est souvent utile d'enregistrer chaque facture accompagnée des documents pertinents. Il peut s'agit de reçus, de relevés et de tout échange avec le fournisseur. La mise en place d'une archive organisée au sein de la plateforme peut permettre de réduire les pertes de fichiers.

Quels types de contrôles de sécurité sont en place ?

Recherchez des systèmes compatibles avec l'authentification multifacteur et d'autres moyens de protéger les données sensibles. Étant donné que vous confierez à la plateforme des informations bancaires sensibles, assurez-vous qu'elle respecte la réglementation officielle en matière de protection des données.

Est-il possible de l'intégrer à mon logiciel de comptabilité ?

Privilégiez un produit qui se connecte à votre système de comptabilité. Si le logiciel de paiement des factures ne s'intègre pas, vous devrez vous-même copier les données dans votre grand livre.

Y a-t-il des portails fournisseurs ?

Certains logiciels permettent aux fournisseurs de se connecter et de voir l'état de leurs paiements. Cet outil peut réduire les échanges d'e-mails au sujet des dates de versement.

Quels types d'alertes et de rappels puis-je recevoir ?

La réception de notifications automatisées à l'approche des échéances de paiement ou pour attirer votre attention sur une facture donnée permet de maintenir la fluidité du processus.

Peut-il évoluer avec mon entreprise ?

Un logiciel qui évolue avec votre entreprise peut vous aider à éviter les changements de plateforme. Même si vous commencez votre activité à un niveau modeste, il est utile de savoir que votre système ne deviendra pas obsolète une fois que vous aurez ajouté d'autres factures.

Intégration d'un logiciel de paiement de factures aux systèmes de comptabilité

Les logiciels de paiement de factures peuvent s'intégrer aux systèmes de comptabilité par le biais de connexions directes (vous vous connectez à la même plateforme pour accéder à votre logiciel de comptabilité et à votre logiciel de paiement de factures) ou avec des configurations reposant sur une interface de programmation d'application (API). L'approche à adopter dépend des plateformes utilisées.

Lorsque ces systèmes sont liés, chaque nouvelle facture et chaque transaction de paiement terminée sont automatiquement envoyées au système de comptabilité, ce qui facilite la prise de décisions financières, les processus comptables et l'exactitude globale de la tenue des registres. Un logiciel de paiement de factures qui ne s'intègre pas aux systèmes de comptabilité peut entraîner une saisie de données redondante et augmenter les risques d'erreurs.