El pago de facturas es obligatorio para cualquier negocio. Ya sea una factura de un proveedor de servicios, un vendedor, un contratista u otro socio, cada pago tiene su propia fecha de vencimiento, condiciones e instrucciones. Los errores pueden ser costosos: si no cumples con una fecha límite, tus relaciones se verán afectadas. Si pagas de más por error, el presupuesto se desajusta.

Los sistemas de pagos de facturas que gestionan este proceso de una manera más fácil de rastrear y regular son cada vez más populares: el mercado global de automatización de cuentas por pagar se valoró en 3.080 millones de dólares en 2023.

A continuación, explicaremos cómo funciona el pago automatizado de facturas, cómo elegir una plataforma, cómo conectarla a un software de contabilidad y por qué esto es importante para las empresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el software de pago de facturas?
  
• ¿Por qué las empresas necesitan un software de pago de facturas?
  
• ¿Cómo funciona el software de pago de facturas?
  
• ¿Qué funciones debes buscar en un software de pago de facturas?
  
• ¿Cómo se integra el software de pago de facturas con los sistemas de contabilidad?
  

¿Qué es un software de pago de facturas?

Las empresas utilizan software de pago de facturas para gestionar y procesar los pagos a proveedores y otros prestadores de servicios. Una plataforma de pago de facturas registra automáticamente cada paso del proceso de pago de facturas, desde la factura original hasta la confirmación del pago. Se integra con los procesos de la empresa, permitiendo gestionar en un solo lugar diversas tareas, como la aprobación de facturas y la distribución de pagos.

El software de pago de facturas importa o escanea cada factura y la envía a la persona o departamento correspondiente para su revisión. Una vez que se recibe la aprobación, la plataforma programa el pago de acuerdo con la fecha de vencimiento. Cada factura se marca entonces como cerrada y el ciclo se repite con cada pago.

¿Por qué las empresas necesitan software de pago de facturas?

Los procesos manuales de pago de facturas son lentos, propensos a errores de introducción de datos y ofrecen menos visibilidad sobre el estado de los pagos en comparación con los procesos automatizados. Aunque las pequeñas startups pueden manejar el pago de facturas manualmente, las empresas que operan a mayor escala a menudo usan software de pago de facturas.

Las plataformas de pago de facturas automatizan muchos de los pasos manuales involucrados en el pago de facturas. De este modo, se aceleran los ciclos de pago y se aceleren los procesos de aprobación, y muestran con claridad el estado de cada factura entrante. Las plataformas de pago de facturas facilitan a las empresas la gestión de múltiples ciclos de facturación y distintos tipos de pago, además de permitir que varios empleados aprueben desembolsos con un mínimo trabajo administrativo.

¿Cómo funciona el software de pago de facturas?

Cada factura sigue el mismo proceso en el software de pago de facturas: recepción, revisión, programación y pago. Aquí tienes un vistazo paso a paso:

• La factura se introduce en la plataforma mediante importación de archivos, reenvío automático de correo electrónico o escaneo de copias en papel.

• El sistema envía cada factura a la persona responsable de aprobarla según la categoría o el departamento correspondiente.

• Una vez aprobada, la factura se paga automáticamente en una fecha elegida a través del método de pago preferido.

Cada cambio, aprobación o pago queda registrado. Si alguien necesita comprobar quién aprobó una factura en particular o cuándo se procesó, el registro estará disponible. Además de procesar los pagos de facturas, las plataformas suelen incluir funciones adicionales, como las siguientes:

• Recordatorios por correo electrónico

• Conciliación automática de los datos de las facturas con las órdenes de compra

• Análisis de datos

• Opciones de aprobación de varios niveles

• Perfiles de proveedores que almacenan las condiciones de pago, la información de contacto y la documentación asociada.

¿Qué funciones debes buscar en un software de pago de facturas?

Cada programa de pago de facturas es diferente. Algunos son básicos, mientras que otros incluyen opciones avanzadas y extras. Tu elección de software puede influir en la gestión de tus facturas, la frecuencia con la que incurres en recargos por demora y si acabas pagando dos veces a un proveedor por error. El software debe simplificar las tareas diarias y, al mismo tiempo, ofrecer seguimiento para obtener análisis más detallados.

La elección adecuada para tu empresa depende de tu presupuesto, el tamaño de tu negocio y los tipos de pagos que gestionas. Estas son algunas preguntas a tener en cuenta:

¿La interfaz es fácil de usar?

Las personas tienen más probabilidades de adoptar una plataforma si es fácil de aprender y usar. Busca una navegación sencilla, menús lógicos y un proceso de configuración claro.

¿Admite acceso multiusuario?

Las organizaciones en crecimiento suelen necesitar que varios miembros del equipo gestionen las cuentas por pagar. Algunos empleados se encargan de la introducción de datos, otros aprueban pagos y algunos solo necesitan acceso de solo lectura para generar informes mensuales. Si esto se aplica a tu empresa, busca un sistema que permita distintos niveles de acceso.

¿Puede procesar aprobaciones automáticas?

Contar con un flujo de aprobación automatizado te permite definir quién revisa cada factura y a partir de qué umbral de gasto. Esto ayuda a evitar bloqueos en el flujo, ya que cada factura avanza automáticamente una vez que la persona adecuada la aprueba.

¿Hay opciones de pago electrónico?

Si quieres dejar de usar cheques impresos, elige una plataforma que admita desembolsos digitales, como las transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), las tarjetas de crédito o las transferencias bancarias.

¿Cuáles son las opciones de almacenamiento de documentos?

Además, suele ser útil guardar la documentación pertinente junto con cada factura. Eso incluye recibos, estados de cuenta y cualquier comunicación con el proveedor. Un archivo organizado dentro de la plataforma puede reducir la pérdida de documentos.

¿Qué tipo de controles de seguridad existen?

Busca sistemas que permitan la autenticación multifactor y otras medidas para proteger los datos confidenciales. Dado que confiarás información bancaria a la plataforma, asegúrate de que cumpla con directrices reconocidas de protección de datos.

¿Se integra con mi software de contabilidad?

Considera la posibilidad de elegir un producto que se conecte a tu sistema contable. Si el software de pago de facturas no se integra, tendrás que copiar los datos en tu libro mayor principal.

¿Hay portales para proveedores?

Algunos programas permiten a los proveedores iniciar sesión y ver el estado de sus pagos. Eso puede reducir el intercambio de correos sobre cuándo recibirán su dinero.

¿Qué tipo de alertas y recordatorios puedo recibir?

Recibir avisos automáticos cuando se acerquen los plazos de pago o cuando una factura sea marcada para revisión ayuda a que el proceso funcione sin conjeturas.

¿Puede escalar junto con mi empresa?

Un software que crezca junto con tu empresa puede ayudarte a evitar cambiar de plataforma más adelante. Incluso si comienzas poco a poco, es útil saber que tu sistema no se volverá obsoleto una vez que agregues más facturas.

¿Cómo se integra el software de pago de facturas con los sistemas de contabilidad?

El software de pago de facturas puede integrarse con sistemas contables a través de conexiones directas (en las que inicias sesión en la misma plataforma para tu software de contabilidad y pago de facturas) o con configuraciones basadas en la interfaz de programación de aplicaciones (API). El enfoque depende de las plataformas involucradas.

Cuando estos sistemas están vinculados, cada nueva factura y transacción de pago completada se envía automáticamente al sistema contable, lo que ayuda con la toma de decisiones financieras, los procesos contables y la precisión general del mantenimiento de registros. El software de pago de facturas que no se integra con los sistemas de contabilidad puede conducir a una entrada de datos redundante y aumentar la posibilidad de errores.