Le paiement des factures est obligatoire pour toute entreprise. Qu’il s’agisse de la facture d’un fournisseur d’électricité, d’un fournisseur, d’un sous-traitant ou d’un autre partenaire, chaque paiement a sa propre date d’échéance, ses propres conditions et ses propres instructions. Les erreurs peuvent coûter cher : Si vous manquez une échéance, vos relations en souffriront. Et si vous surpayez par erreur, vos budgets seront faussés.

Les systèmes de paiement de factures qui gèrent ce processus d’une manière plus facile à suivre et à réglementer sont de plus en plus populaires : le marché mondial de l’automatisation des comptes fournisseurs était évalué à 3,08 milliards de dollars en 2023.

Ci-dessous, nous vous expliquons comment fonctionne le paiement automatisé, comment choisir une plateforme et comment la connecter à un logiciel de comptabilité, et pourquoi cela est important pour les entreprises.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un logiciel de paiement de factures?
  
• Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un logiciel de paiement de factures?
  
• Comment fonctionne un logiciel de paiement de factures?
  
• Quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher dans un logiciel de paiement de factures?
  
• Comment un logiciel de paiement de factures s’intègre-t-il aux systèmes comptables?
  

Qu’est-ce qu’un logiciel de paiement de factures?

Les entreprises utilisent des logiciels de paiement de factures pour suivre et traiter les paiements de factures aux fournisseurs et autres prestataires de services. Une plateforme de paiement de factures enregistre automatiquement chaque étape du processus de paiement des factures, de la facture originale à la confirmation du paiement. Elle s’intègre aux processus de l’entreprise, de sorte qu’un éventail de tâches, y compris l’approbation et le décaissement des factures, sont gérées en un seul endroit.

Le logiciel de paiement de factures importe ou numérise chaque facture et l’achemine à la personne ou au service approprié pour examen. Une fois l’approbation reçue, la plateforme planifie le paiement en fonction de la date d’échéance. Chaque facture est alors marquée comme clôturée, et le cycle se répète pour chaque paiement de facture.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un logiciel de paiement de factures?

Les processus de paiement manuel des factures sont lents, sujets aux erreurs de saisie de données et offrent moins de visibilité sur l’état des paiements que les processus automatisés. Bien que les petites jeunes entreprises puissent être en mesure de gérer le paiement des factures manuellement, les entreprises opérant à plus grande échelle utilisent souvent des logiciels de paiement de factures.

Les plateformes de paiement de factures automatisent de nombreuses étapes manuelles liées au paiement des factures. Elles permettent d’accélérer les cycles de paiement et les processus d’approbation, et d’afficher clairement l’état de chaque facture entrante. Les plateformes de paiement de factures permettent aux entreprises de gérer plus facilement des cycles de facturation multiples et des types de paiements variés, et de permettre à divers employés d’approuver les décaissements, avec un minimum de travail administratif.

Comment fonctionne un logiciel de paiement de factures?

Chaque facture suit le même pipeline dans un logiciel de paiement de factures : capturer, vérifier, planifier, payer. Voici un aperçu étape par étape :

• La facture est saisie dans la plateforme par importation de fichiers, transfert automatique de courriels ou numérisation de copies papier.

• Le système achemine chaque facture à la personne responsable de l’approbation de cette catégorie ou de ce service.

• Une fois approuvée, la facture est payée automatiquement à une date choisie via le moyen de paiement préféré.

Chaque modification, approbation ou paiement est enregistré. Si quelqu’un a besoin de voir qui a approuvé une facture particulière ou quand elle a été compensée, le dossier est là. En plus de traiter les paiements de factures, les plateformes offrent souvent des fonctionnalités supplémentaires, telles que :

• Rappels par courriel

• Correspondance automatisée des données de facturation avec les bons de commande

• Analyse des données

• Options d’approbation à plusieurs niveaux

• Profils de fournisseurs stockant les conditions de paiement, les coordonnées et la documentation associée

Quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher dans un logiciel de paiement de factures?

Chaque programme de paiement de factures est différent. Certains sont allégés, tandis que d’autres ont des options et des extras avancés. Votre choix de logiciel peut avoir une incidence sur la façon dont vous gérez vos factures, sur la fréquence à laquelle vous devez payer des frais de retard et sur le fait que vous puissiez payer deux fois un fournisseur par erreur. Le logiciel devrait simplifier les tâches quotidiennes tout en offrant un suivi pour des informations plus approfondies.

Le bon choix pour votre entreprise dépend de votre budget, de la taille de votre entreprise et des types de paiements que vous traitez. Voici quelques questions à se poser :

L’interface est-elle conviviale?

Les gens sont plus susceptibles d’adopter une plateforme si elle est simple à apprendre et à utiliser. Recherchez une navigation facile, des menus logiques et un processus de configuration simple.

Prend-il en charge l’accès multi-utilisateur?

Les entreprises en pleine croissance ont souvent besoin de plusieurs membres d’équipe pour gérer les comptes fournisseurs. Certains employés s’occupent de la saisie des données, d’autres autorisent les approbations et d’autres peuvent avoir besoin d’un accès en lecture seule pour générer des rapports mensuels. Si c’est le cas de votre entreprise, recherchez un système qui prend en charge différents niveaux d’accès.

Peut-il traiter des approbations automatisées?

La mise en place d’une chaîne d’approbation automatisée vous permet de définir qui vérifie quelle facture et à partir de quel seuil de dépense. Cela peut éviter que le flux ne s’enlise, car chaque facture est automatiquement transférée une fois que la bonne personne l’a autorisée.

Existe-t-il des options de paiement électronique?

Si vous souhaitez arrêter d’utiliser des chèques papier, choisissez une plateforme qui prend en charge les décaissements numériques, tels que les virements ACH (chambre de compensation automatisée), les cartes de crédit ou les virements bancaires.

Quelles sont les options de stockage des documents?

Il est souvent utile de stocker les documents pertinents à côté de chaque facture. Cela inclut les reçus, les relevés et toute communication avec le fournisseur. Une archive organisée sur la plateforme peut réduire le nombre de fichiers perdus.

Quels types de contrôles de sécurité sont en place?

Recherchez des systèmes qui permettent l’authentification multifacteur et d’autres moyens de protéger les données sensibles. Étant donné que vous ferez confiance à la plateforme en ce qui concerne les informations bancaires, assurez-vous qu’elle respecte les directives reconnues en matière de protection des données.

S’intègre-t-il à mon logiciel de comptabilité?

Envisagez de choisir un produit qui se connecte à votre système comptable. Si le logiciel de paiement des factures ne s’intègre pas, vous devrez copier les données dans votre grand livre.

Existe-t-il des portails fournisseurs?

Certains logiciels permettent aux fournisseurs de se connecter et de voir l’état de leurs paiements. Cela peut réduire les échanges de courriels sur la date d’arrivée de leur argent.

Quels types d’alertes et de rappels puis-je recevoir?

La réception de notifications automatisées à l’approche des échéances de paiement ou lorsqu’une facture est signalée pour examen permet de maintenir le processus en cours sans approximation.

Peut-il évoluer avec mon entreprise?

Un logiciel qui évolue avec votre entreprise peut vous aider à éviter de changer de plateforme par la suite. Même si vous commencez petit, il est utile de savoir que votre système ne deviendra pas obsolète une fois que vous aurez ajouté d’autres factures.

Comment un logiciel de paiement de factures s’intègre-t-il aux systèmes comptables?

Les logiciels de paiement de factures peuvent s’intégrer aux systèmes comptables par le biais de connexions directes (dans lesquelles vous vous connectez à la même plateforme pour votre logiciel de comptabilité et de paiement de factures) ou avec des configurations basées sur une interface de programmation d’application (API). L’approche dépend des plateformes concernées.

Lorsque ces systèmes sont liés, chaque nouvelle facture et chaque transaction de paiement terminée sont automatiquement envoyées au système comptable, ce qui facilite la prise de décisions financières, les processus comptables et l’exactitude globale de la tenue des registres. Un logiciel de paiement de factures qui ne s’intègre pas aux systèmes comptables peut entraîner une saisie de données redondante et augmenter les risques d’erreurs.