El pago de facturas es obligatorio para cualquier negocio. Ya sea que se trate de una factura para un proveedor de servicios públicos, un proveedor, un contratista u otro socio, cada pago tiene su propia fecha de vencimiento, términos e instrucciones. Los errores pueden ser costosos: Si no cumples con una fecha límite, tus relaciones se ven afectadas. Pagar de más por error distorsiona los presupuestos.

Los sistemas de pago de facturas que manejan este proceso de una manera más fácil de rastrear y regular son cada vez más populares: el mercado global de automatización de cuentas por pagar se valoró en $3.080 millones en 2023.

A continuación, explicaremos cómo funciona el pago automático de facturas, cómo elegir una plataforma y cómo conectarla al software de contabilidad, y por qué esto es importante para las empresas.

¿Qué incluye este artículo?

• ¿Qué es el software de pago de facturas?
  
• ¿Por qué las empresas necesitan un software de pago de facturas?
  
• ¿Cómo funciona el software de pago de facturas?
  
• ¿Qué características debes buscar en un software de pago de facturas?
  
• ¿Cómo se integra el software de pago de facturas con los sistemas contables?
  

¿Qué es el software de pago de facturas?

Las empresas utilizan software de pago de facturas para rastrear y procesar los pagos de facturas a sus proveedores y otros proveedores de servicios. Una plataforma de pago de facturas registra automáticamente cada paso del proceso de pago, desde la factura original hasta la confirmación del pago. Se integra con los procesos de la empresa, por lo que una serie de tareas, como la aprobación y el desembolso de facturas, se gestionan en un solo lugar.

El software de pago de facturas importa o escanea cada factura y la envía a la persona o departamento correspondiente para su revisión. Una vez que se recibe la aprobación, la plataforma programa el pago de acuerdo con la fecha de vencimiento. Cada factura se marca como cerrada, y el ciclo se repite para cada pago de factura.

¿Por qué las empresas necesitan un software de pago de facturas?

Los procesos manuales de pago de facturas son lentos, propensos a errores de entrada de datos y ofrecen menos visibilidad del estado del pago en comparación con los procesos automatizados. Aunque las pequeñas startups pueden manejar el pago de facturas manualmente, las empresas que operan a mayor escala a menudo usan un software.

Las plataformas de pago de facturas automatizan muchos de los pasos manuales involucrados en el pago de facturas. Crean ciclos de pago y procesos de aprobación más rápidos y muestran claramente el estado de cada factura entrante. Las plataformas de pago de facturas facilitan a las empresas la gestión de múltiples ciclos de facturación y diversos tipos de pago, y permiten que una variedad de empleados aprueben los desembolsos, con un trabajo administrativo mínimo.

¿Cómo funciona el software de pago de facturas?

Cada factura sigue el mismo proceso en el software de pago de facturas: capturar, revisar, programar y pagar. Aquí ofrecemos una descripción paso a paso:

• La factura se introduce en la plataforma mediante la importación de archivos, el envío automático de correo electrónico o el escaneo de copias en papel.

• El sistema envía cada factura a quien sea responsable de aprobar esa categoría o departamento.

• Una vez aprobada, la factura se paga automáticamente en una fecha elegida a través del método de pago preferido.

Se registra cada cambio, aprobación o pago. Si alguien necesita ver quién aprobó una factura en particular o cuándo se liquidó, se puede consultar el registro. Además de procesar los pagos de facturas, las plataformas suelen incluir funciones adicionales, tales como las siguientes:

• Recordatorios por correo electrónico

• Coincidencia automatizada de los datos de la factura con las órdenes de compra

• Análisis de datos

• Opciones de aprobación de varios niveles

• Perfiles de proveedores que almacenan condiciones de pago, información de contacto y documentación asociada

¿Qué características debes buscar en el software de pago de facturas?

Cada programa de pago de facturas es diferente. Algunos son simples, mientras que otros tienen opciones avanzadas y adicionales. Tu elección de software puede afectar qué tan bien administras las facturas, con qué frecuencia tienes cargos por pagos atrasados y si terminas pagando dos veces a un proveedor por error. El software debe simplificar las tareas diarias al tiempo que ofrece un seguimiento para obtener información más detallada.

La elección correcta para tu empresa depende de tu presupuesto, el volumen de operación y los tipos de pagos que manejes. Estas son algunas preguntas que debes tener en cuenta:

¿Qué tan fácil de usar es la interfaz?

Es más probable que las personas adopten una plataforma si es fácil de aprender y usar. Procura que tenga una navegación fácil, menús lógicos y un proceso de configuración sencillo.

¿Es compatible con el acceso de varios usuarios?

Las organizaciones en crecimiento a menudo necesitan que varios miembros del equipo administren las cuentas por pagar. Algunos empleados se encargan de la entrada de datos, otros dan el visto bueno a las aprobaciones y otros pueden necesitar acceso de solo lectura para ejecutar informes mensuales. Si este es tu caso, busca un sistema que se adapte a diferentes niveles de acceso.

¿Puede procesar aprobaciones automatizadas?

Tener una cadena de aprobación automatizada significa que puedes definir quién revisa cada factura y en qué umbral de gasto. Esto puede ayudar a evitar que el flujo se atasque, ya que cada factura avanza automáticamente una vez que la persona adecuada la autoriza.

¿Hay opciones de pago electrónico?

Si quieres dejar de usar cheques en papel, elige una plataforma que admita desembolsos digitales, como transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH, tarjetas de crédito o transferencias bancarias.

¿Cuáles son las opciones de almacenamiento de documentos?

Suele ser útil almacenar la documentación pertinente junto a cada factura. Eso incluye recibos, estados de cuenta y cualquier comunicación con el proveedor. Un fichero organizado en la plataforma puede reducir la pérdida de archivos.

¿Qué tipo de controles de seguridad existen?

Busca sistemas que permitan la autenticación multifactor y otras formas de proteger los datos confidenciales. Debido a que le confiarás información bancaria a la plataforma, asegúrate de que siga las pautas reconocidas para la protección de datos.

¿Se integra con mi software contable?

Considera la posibilidad de elegir un producto que se conecte a tu sistema de contabilidad. Si el software de pago de facturas no se integra, tendrás que copiar los datos en tu libro mayor.

¿Hay portales de proveedores?

Algunos programas permiten a los proveedores iniciar sesión y ver el estado de sus pagos. Eso puede reducir el intercambio de correos electrónicos sobre cuándo se acreditará su dinero.

¿Qué tipo de alertas y recordatorios puedo recibir?

Recibir avisos automáticos cuando se acercan los plazos de pago o cuando se marca una factura para revisión ayuda a que el proceso siga funcionando sin incertidumbre.

¿Puede escalar junto con mi empresa?

Un producto de software que crezca con tu empresa puede evitar que tengas que cambiar de plataforma más adelante. Incluso si comienzas con algo pequeño, es útil saber que tu sistema no se volverá obsoleto una vez que agregues más facturas.

¿Cómo se integra el software de pago de facturas con los sistemas de contabilidad?

El software de pago de facturas puede integrarse con los sistemas de contabilidad a través de conexiones directas (en las que inicias sesión en la misma plataforma para tu software de contabilidad y pago de facturas) o con configuraciones basadas en la interfaz de programación de aplicaciones (API). El enfoque depende de las plataformas involucradas.

Cuando estos sistemas están vinculados, cada nueva factura y transacción de pago completada se envía automáticamente al sistema de contabilidad, lo que colabora con la toma de decisiones financieras, los procesos contables y la precisión general del mantenimiento de registros. Un software de pago de facturas que no se integra con los sistemas de contabilidad puede dar lugar a una entrada de datos redundante y aumentar la posibilidad de errores.