支付账单是任何企业都必须进行的操作。无论是向公用事业供应商、分销商、承包商或其他合作伙伴支付账单，每笔付款都有其特定的截止日期、条款和说明。错误可能会带来高昂代价：错过截止日期，会损害合作关系。如果误多付款项，预算就会出现偏差。

能够以更易于追踪和管理的方式处理这一流程的账单支付系统正变得越来越受欢迎：2023 年，全球应付账款自动化市场价值达到 30.8 亿美元。

下面，我们将解释自动账单 支付的运作方式、如何选择平台、如何将其与会计软件连接，以及这些对企业为何重要。

本文内容

• 什么是账单支付软件？
  
• 为什么企业需要账单支付软件？
  
• 账单支付软件如何工作？
  
• 在账单支付软件中应寻找哪些功能？
  
• 账单支付软件如何与会计系统集成？
  

什么是账单支付软件？

企业使用账单支付软件来追踪并处理向供应商及其他服务提供商的账单支付。账单支付平台会自动记录账单支付流程的每一步，从最初的发票到付款确认。它与企业的业务流程集成，因此一系列任务，包括发票审批和款项支付，都能在一个平台上处理。

账单支付软件会导入或扫描每张发票，并将其发送给相应的人员或部门进行审核。一旦获得批准，平台会根据截止日期安排付款。随后每张发票会被标记为已结清，然后针对每笔账单支付重复这一循环。

为什么企业需要账单支付软件？

与自动化流程相比，手动账单支付流程速度缓慢，容易出现数据录入错误，并且对付款状态的可见性较差。虽然小型初创企业或许能够手动处理账单支付，但规模较大的企业通常会使用账单支付软件。

账单支付平台实现了账单支付中许多手动步骤的自动化。它们缩短了支付周期，加快了审批流程，并清晰显示每张收到账单的状态。账单支付平台使企业能够更轻松地处理多个计费周期和不同的支付类型，并且能够让众多员工在无需大量行政工作的情况下审批支出。

账单支付软件如何工作？

每张发票在账单支付软件中都遵循相同的流程：采集、审核、安排、支付。以下是详细步骤：

• 发票通过文件导入、自动电子邮件转发或扫描纸质副本的方式录入平台。

• 系统将每张发票发送给负责审批该类别或部门发票的人员。

• 一旦获得批准，发票会在选定日期通过首选支付方式自动支付。

每次更改、批准或付款都会被记录下来。如果有人需要查看是谁批准了某张特定发票，或者发票何时结清，记录都能查到。除了处理账单支付，平台通常还具备其他功能，例如：

• 电子邮件提醒

• 发票数据与采购订单的自动匹配

• 数据分析

• 多级审批选项

• 存储付款条件、联系信息和相关文档的供应商资料

在账单支付软件中应寻找哪些功能？

每个账单支付程序都不尽相同。有些功能简洁，而另一些则具备高级选项和额外功能。您对软件的选择会影响您管理账单的效果、遭遇逾期费用的频率，以及是否会误向供应商重复付款。该软件应简化日常任务，同时提供跟踪以获得更深入的见解。

适合您企业的软件选择取决于您的预算、运营规模以及您处理的支付类型。以下是需要考虑的几个问题：

界面的用户友好程度如何？

如果一个平台易于学习和使用，人们更有可能采用它。寻找导航便捷、菜单逻辑清晰以及设置流程简单的软件。

它是否支持多用户访问？

不断发展的企业通常需要多个团队成员来管理应付账款。有些员工负责数据录入，有些负责审批签字，而其他员工可能只需要只读访问权限来生成月度报告。如果这与您的企业情况相符，寻找一个能够适应不同访问级别的系统。

它能否处理自动审批？

拥有自动审批链意味着您可以定义谁审核哪张发票以及在何种支出阈值下进行审核。这有助于确保流程不会受阻，因为每张发票在合适的人员签字后会自动进入下一步。

有电子支付选项吗？

如果您想停止使用纸质支票，选择一个支持数字支付的平台，例如 自动清算所 (ACH) 转账、信用卡或银行转账。

文档存储选项有哪些？

在每张发票旁存储相关文件通常很有帮助。这包括收据、对账单以及与供应商的任何通信记录。一个有条理的平台内档案库可以减少文件丢失。

有哪些安全控制措施？

寻找支持多因素身份验证以及其他保护敏感数据方式的系统。因为您会将银行信息托付给该平台，所以要确保它遵循公认的数据保护准则。

它能与我的会计软件集成吗？

考虑选择一款能与您的会计系统连接的产品。如果账单支付软件无法集成，您将需要手动将数据复制到主分类账中。

有供应商门户吗？

有些软件允许供应商登录并查看其付款状态。这可以减少关于款项何时到账的来回邮件沟通。

我能收到哪些类型的警报和提醒？

在付款截止日期临近或发票被标记审核时收到自动通知，有助于确保流程顺利进行，无需猜测。

它能随我的企业发展而扩展吗？

一款能与企业共同发展的软件产品可以帮助您避免日后更换平台。即使您起步规模较小，知道系统在您处理更多发票时不会过时也是有好处的。

账单支付软件如何与会计系统集成？

账单支付软件可以通过直接连接（即在同一个平台登录会计软件和账单支付软件）或基于应用程序编程接口 (API) 的设置与会计系统集成。具体方式取决于所涉及的平台。

当这些系统连接后，每一张新发票和完成的支付交易都会自动发送到会计系统，这有助于财务决策、会计流程以及整体记录的准确性。无法与会计系统集成的账单支付软件可能会导致数据重复录入，并增加出错的几率。