ชําระเงินตามใบเรียกเก็บเป็นสิ่งจำเป็นสําหรับธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นใบเรียกเก็บเงินสําหรับผู้ให้บริการสาธารณูปโภค ผู้ขาย ผู้รับเหมา หรือพาร์ทเนอร์รายอื่น โดยการชําระเงินแต่ละรายการจะมีวันครบกําหนด ข้อกําหนด และขั้นตอนการชําระเงินเป็นของตัวเอง ความผิดพลาดอาจทำให้ต้องเสียเงินเยอะ: การพลาดวันครบกําหนดอาจส่งผลในทางลบต่อความสัมพันธ์ของคุณ การชําระเงินเกินจํานวนด้วยความผิดพลาดอาจทำให้งบประมาณไม่สมดุล

ระบบการชําระใบเรียกเก็บเงินที่จัดการกระบวนการนี้ด้วยวิธีที่ง่ายต่อการติดตามและควบคุมเริ่มได้รับความนิยมมากขึ้น โดยตลาดระบบอัตโนมัติเจ้าหนี้การค้าทั่วโลกมีมูลค่า 3.08 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2023

ด้านล่าง เราจะอธิบายวิธีการทํางานของการชําระใบเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ รวมถึงวิธีเลือกแพลตฟอร์ม และวิธีเชื่อมโยงกับซอฟต์แวร์การทําบัญชี รวมถึงเหตุผลว่าทําไมระบบนี้จึงสําคัญต่อธุรกิจ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ซอฟต์แวร์การชำระใบเรียกเก็บเงินคืออะไร
  
• เหตุใดธุรกิจจึงต้องการซอฟต์แวร์การชําระใบเรียกเก็บเงิน
  
• ซอฟต์แวร์การชําระใบเรียกเก็บเงินทํางานอย่างไร
  
• คุณควรมองหาฟีเจอร์ใดบ้างในซอฟต์แวร์การชําระใบเรียกเก็บเงิน
  
• ซอฟต์แวร์การชําระใบเรียกเก็บเงินผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชีอย่างไร
  

ซอฟต์แวร์การชําระใบเรียกเก็บเงินคืออะไร

ธุรกิจใช้ซอฟต์แวร์การชําระเงินตามใบเรียกเก็บเงินเพื่อติดตามและประมวลผลการชําระใบเรียกเก็บเงินให้กับผู้ขายและผู้ให้บริการอื่นๆ แพลตฟอร์มการชําระใบเรียกเก็บเงินจะบันทึกทุกขั้นตอนของกระบวนการชําระเงินตามใบเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับไปจนถึงการยืนยันการชําระเงิน แพลตฟอร์มจะผสานการทำงานกับกระบวนการของธุรกิจเพื่อให้จัดการงานมากมาย รวมถึงการอนุมัติและเบิกจ่ายใบแจ้งหนี้ได้ในที่เดียว

ซอฟต์แวร์การชําระใบเรียกเก็บเงินจะนําเข้าหรือสแกนใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ แล้วนําส่งไปให้บุคคลหรือแผนกที่เหมาะสมเพื่อทําการตรวจสอบ หลังจากได้รับอนุมัติ แพลตฟอร์มจะกําหนดเวลาชําระเงินตามวันครบกําหนด จากนั้นจะทําเครื่องหมายใบแจ้งหนี้แต่ละรายการว่าปิดแล้ว และรอบจะเกิดซ้ําสําหรับการชําระเงินตามใบเรียกเก็บเงินทุกรายการ

เหตุใดธุรกิจจึงต้องการซอฟต์แวร์การชําระใบเรียกเก็บเงิน

กระบวนการชําระใบเรียกเก็บเงินด้วยตัวเองนั้นใช้เวลานาน มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล และทำให้มองเห็นสถานะการชําระเงินได้น้อยกว่าเมื่อเทียบกับกระบวนการอัตโนมัติ แม้ว่าธุรกิจสตาร์ทอัพขนาดเล็กอาจจัดการกับการชําระเงินด้วยตนเองได้ แต่ธุรกิจที่ดําเนินงานในขอบเขตที่ใหญ่ขึ้นมักจะใช้ซอฟต์แวร์การชำระใบเรียกเก็บเงิน

แพลตฟอร์มการชําระใบเรียกเก็บเงินทำให้หลายๆ ขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตัวเองในการชำระใบเรียกเก็บเงินดำเนินไปโดยอัตโนมัติ โดยจะสร้างรอบการชําระเงินที่รวดเร็วขึ้นและกระบวนการอนุมัติที่รวดเร็วขึ้น และแสดงสถานะของการเรียกเก็บเงินขาเข้าแต่ละใบได้อย่างชัดเจน แพลตฟอร์มการชําระใบเรียกเก็บเงินช่วยให้ธุรกิจจัดการรอบการเรียกเก็บเงินและประเภทการชําระเงินที่หลากหลายได้ง่ายขึ้น รวมทั้งสนับสนุนให้พนักงานหลากหลายตำแหน่งหน้าที่อนุมัติการเบิกเงินได้โดยไม่ต้องมีงานธุรการมากมาย

ซอฟต์แวร์การชําระใบเรียกเก็บเงินทํางานอย่างไร

ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับจะเป็นไปตามกระบวนการเดียวกันในซอฟต์แวร์การชําระใบเรียกเก็บเงิน ได้แก่ หักยอด ตรวจสอบ กําหนดเวลา ชําระเงิน ต่อไปนี้คือการทำงานแบบทีละขั้นตอน

• ระบบจะป้อนใบแจ้งหนี้ลงในแพลตฟอร์มผ่านการนําเข้าไฟล์ การส่งต่ออีเมลโดยอัตโนมัติ หรือการสแกนสําเนากระดาษ

• ระบบส่งใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับไปให้ใครก็ตามที่มีหน้าที่อนุมัติหมวดหมู่หรือแผนกดังกล่าว

• หลังจากได้รับอนุมัติ ระบบจะชําระใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติในวันที่ที่เลือกผ่านวิธีการชําระเงินที่ต้องการ

ทุกการเปลี่ยนแปลง การอนุมัติ หรือการชําระเงินจะได้รับการบันทึกไว้ในระบบ ถ้าผู้ใช้ต้องการดูว่าใครอนุมัติใบแจ้งหนี้หนึ่งๆ หรือมีการชำระเมื่อใด จะมีบันทึกอยู่ นอกจากการประมวลผลการชําระเงินตามใบเรียกเก็บเงินแล้ว แพลตฟอร์มยังมักมีฟีเจอร์เพิ่มเติม เช่น

• การแจ้งเตือนทางอีเมล

• การจับคู่ข้อมูลใบแจ้งหนี้กับคําสั่งซื้อแบบอัตโนมัติ

• การวิเคราะห์ข้อมูล

• ตัวเลือกการอนุมัติหลายระดับ

• โปรไฟล์ผู้ให้บริการที่จัดเก็บข้อกําหนดการชําระเงิน ข้อมูลติดต่อ และเอกสารที่เกี่ยวข้อง

คุณควรมองหาฟีเจอร์ใดบ้างในซอฟต์แวร์การชําระใบเรียกเก็บเงิน

โปรแกรมการชําระใบเรียกเก็บเงินทุกโปรแกรมจะแตกต่างกัน บางโปรแกรมมีฟีเจอร์เพียงเล็กน้อย ในขณะที่บางโปรแกรมมีตัวเลือกขั้นสูงและส่วนเสริม ตัวเลือกซอฟต์แวร์ของคุณอาจส่งผลต่อวิธีจัดการใบเรียกเก็บเงิน ความถี่ที่คุณจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า รวมถึงว่าคุณจะจ่ายเงินซ้ำให้กับผู้ให้บริการโดยไม่ตั้งใจหรือไม่ ซอฟต์แวร์ควรลดความซับซ้อนของงานประจำวัน ในขณะเดียวกันก็มีการติดตามเพื่อข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้น

ตัวเลือกที่เหมาะสมกับธุรกิจขึ้นอยู่กับงบประมาณ ขนาดการดําเนินงาน และประเภทของการชําระเงินที่คุณจัดการ คําถามที่ควรพิจารณามีดังนี้

อินเทอร์เฟซใช้งานง่ายเพียงใด

ผู้คนมีแนวโน้มที่จะหันมาใช้แพลตฟอร์มหากง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน มองหาการนําทางที่ง่าย เมนูที่เข้าใจง่าย และกระบวนการตั้งค่าที่ตรงไปตรงมา

รองรับการเข้าถึงโดยผู้ใช้หลายรายหรือไม่

องค์กรที่เติบโตมักต้องการให้สมาชิกหลายคนในทีมจัดการเจ้าหนี้การค้า พนักงานบางคนทำหน้าที่ป้อนข้อมูล บางคนลงนามในการอนุมัติ และพนักงานบางคนอาจต้องการสิทธิ์เข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อเรียกใช้รายงานรายเดือน หากกรณีนี้ตรงกับธุรกิจของคุณ ให้มองหาระบบที่รองรับสิทธิ์เข้าถึงในระดับต่างๆ

สามารถประมวลผลการอนุมัติอัตโนมัติได้หรือไม่

เมื่อมีสายการอนุมัติอัตโนมัติ คุณจะกําหนดได้ว่าใครคือผู้ตรวจสอบใบแจ้งหนี้และเกณฑ์การใช้จ่าย วิธีนี้จะช่วยให้ขั้นตอนไม่ติดขัด เนื่องจากใบแจ้งหนี้แต่ละรายการจะทํางานโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ที่เหมาะสมลงนามอนุมัติ

มีตัวเลือกการชําระเงินอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่

หากคุณต้องการเลิกใช้เช็ค ให้เลือกแพลตฟอร์มที่รองรับการเบิกจ่ายดิจิทัล เช่น การโอนผ่านสำนักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) บัตรเครดิต หรือการโอนเงินผ่านธนาคาร

มีตัวเลือกการจัดเก็บเอกสารอะไรบ้าง

คุณควรเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้กับใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ ซึ่งประกอบด้วยใบเสร็จ ใบแจ้งยอด และการสื่อสารใดๆ กับผู้ให้บริการ คลังเก็บถาวรในแพลตฟอร์มที่เป็นระบบสามารถลดจำนวนไฟล์ที่สูญหายลงได้

มีการควบคุมความปลอดภัยแบบใด

มองหาระบบที่อนุญาตการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัยและวิธีอื่นๆ เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เนื่องจากคุณจะวางใจให้แพลตฟอร์มเก็บข้อมูลธนาคาร จึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มเป็นไปตามแนวทางที่เป็นที่ยอมรับเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล

สามารถผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีของฉันได้หรือไม่

พิจารณาเลือกผลิตภัณฑ์ที่เชื่อมต่อกับระบบการทําบัญชีของคุณ หากซอฟต์แวร์การชำระใบเรียกเก็บเงินไม่ได้ผสานการทํางาน คุณจะต้องคัดลอกข้อมูลไปที่บัญชีแยกประเภทหลักเอง

มีพอร์ทัลผู้ให้บริการหรือไม่

ซอฟต์แวร์บางตัวเปิดให้ผู้ให้บริการเข้าสู่ระบบและดูสถานะของการชําระเงินได้ ซึ่งจะช่วยลดงานในการโต้ตอบทางอีเมลเกี่ยวกับการรับเงิน

ฉันจะได้รับการเตือนและการแจ้งเตือนประเภทใด

การรับการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อใกล้ถึงวันครบกําหนดการชําระเงินหรือเมื่อใบแจ้งหนี้ถูกรายงานให้ตรวจสอบจะช่วยให้กระบวนการทํางานได้ต่อไปโดยไม่ต้องคาดเดา

สามารถขยายไปพร้อมกับธุรกิจของฉันได้หรือไม่

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่เติบโตพร้อมกับธุรกิจของคุณช่วยหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแพลตฟอร์มในภายหลังได้ แม้ว่าคุณจะเริ่มจากขนาดเล็ก แต่คุณควรวางใจได้ว่าระบบของคุณจะไม่ล้าสมัยเมื่อคุณมีใบแจ้งหนี้มากขึ้น

ซอฟต์แวร์ชําระใบเรียกเก็บเงินผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชีอย่างไร

ซอฟต์แวร์ชําระใบเรียกเก็บเงินสามารถผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชีได้ผ่านการเชื่อมต่อโดยตรง (คุณเข้าสู่ระบบแพลตฟอร์มเดียวกันสําหรับซอฟต์แวร์ด้านการทําบัญชีและการชำระใบเรียกเก็บเงิน) หรือโดยใช้อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

เมื่อเชื่อมโยงระบบเหล่านี้ ระบบจะส่งใบแจ้งหนี้ใหม่และธุรกรรมการชําระเงินที่ดําเนินการเสร็จสิ้นทั้งหมดไปยังระบบการทำบัญชีโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยในด้านการตัดสินใจทางการเงิน กระบวนการทำบัญชี และความถูกต้องในการเก็บบันทึกโดยรวม ซอฟต์แวร์การชำระใบแจ้งหนี้ที่ไม่เชื่อมต่อกับระบบการทําบัญชีอาจทําให้เกิดการป้อนข้อมูลที่ซ้ําซ้อนและเพิ่มโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้