Tutte le attività devono pagare fatture. Ogni pagamento, che sia per un'utenza, un fornitore, un appaltatore o un altro partner, ha scadenze, termini e istruzioni diverse. Sbagliare può avere conseguenze negative: se non rispetti una scadenza, le relazioni ne risentono. Errori nei pagamenti possono compromettere i budget.

I sistemi di pagamento delle fatture che facilitano il monitoraggio e il controllo stanno diventando sempre più diffusi. Il mercato globale dell'automazione della contabilità fornitori ha raggiunto un valore di 3,08 miliardi di dollari nel 2023.

Di seguito viene illustrato come funziona il pagamento automatico delle fatture, come scegliere una piattaforma, come collegarla a un software di contabilità e perché è importante per le attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è il software per il pagamento delle fatture?
  
• Perché le aziende hanno bisogno di un software per il pagamento delle fatture?
  
• Come funziona il software per il pagamento delle fatture?
  
• Quali funzionalità dovresti cercare in un software di pagamento delle fatture?
  
• In che modo il software di pagamento delle fatture si integra con i sistemi di contabilità?
  

Che cos'è un software per il pagamento delle fatture?

Le attività utilizzano software per il pagamento delle bollette per monitorare ed elaborare i pagamenti dei fornitori di prodotti e servizi. Una piattaforma per il pagamento delle fatture registra automaticamente tutte le fasi della procedura di pagamento, dalla fattura originale alla conferma di pagamento. Si integra con i processi aziendali e consente di gestire una serie di attività, tra cui l'approvazione e il pagamento delle fatture, in un unico posto.

Il software per il pagamento delle ricevute importa o scansiona ogni fattura e la inoltra alla persona o al reparto appropriato per la revisione. Una volta ricevuta l'approvazione, la piattaforma programma il pagamento in base alla data di scadenza. Ogni fattura viene quindi contrassegnata come chiusa e il ciclo si ripete per ogni pagamento della fattura.

Perché le attività hanno bisogno di un software per il pagamento delle fatture?

Le procedure manuali di pagamento delle fatture sono lente, soggette a errori di inserimento dei dati e offrono una minore visibilità sullo stato del pagamento rispetto ai processi automatizzati. Sebbene le piccole start-up siano in grado di gestire manualmente il pagamento delle fatture, le aziende che operano su larga scala utilizzano spesso software per il pagamento delle fatture.

Le piattaforme per il pagamento delle fatture automatizzano molti dei passaggi manuali coinvolti nel pagamento delle fatture. Creano cicli di pagamento e processi di approvazione più rapidi e mostrano chiaramente lo stato di ogni fattura in entrata. Le piattaforme di pagamento delle fatture consentono alle aziende di gestire più cicli di addebito e diverse tipologie di pagamento, nonché di consentire a più dipendenti di approvare i pagamenti, con un carico amministrativo minimo.

Come funziona il software per il pagamento delle fatture?

Ogni fattura segue lo stesso percorso nel software di pagamento: acquisizione, revisione, pianificazione, pagamento. Ecco una panoramica dettagliata di questa procedura.

• La fattura viene inserita nella piattaforma tramite importazione di file, inoltro automatico via email o scansione di copie cartacee.

• Il sistema indirizza ogni fattura al responsabile dell'approvazione di quella categoria o reparto.

• Una volta approvata, la fattura viene pagata automaticamente alla data scelta tramite il metodo di pagamento preferito.

Ogni modifica, approvazione o pagamento viene registrato. Ogni informazione relativa all'approvazione e al pagamento delle fatture è tracciata e facilmente accessibile. Oltre all'elaborazione dei pagamenti delle fatture, le piattaforme spesso includono funzionalità aggiuntive, tra cui:

• Promemoria via email

• Abbinamento automatizzato dei dati delle fatture agli ordini di acquisto

• Analisi dei dati

• Opzioni di approvazione multilivello

• Profili dei fornitori in cui sono memorizzati i termini di pagamento, le informazioni di contatto e la documentazione associata

Quali funzionalità dovresti cercare nel software per il pagamento delle fatture?

Ogni programma di pagamento delle fatture è diverso: alcuni sono essenziali, mentre altri offrono opzioni avanzate e funzionalità extra. Scegliere il software sbagliato per la gestione delle bollette può portare a inefficienze, ritardi nei pagamenti e persino a doppi pagamenti ai fornitori. Il software dovrebbe semplificare le attività quotidiane offrendo al contempo il monitoraggio per informazioni più approfondite.

La scelta giusta per la tua attività dipende dal budget, dal volume delle operazioni e dai tipi di pagamenti che gestisci. Ecco alcuni aspetti da considerare:

L'interfaccia è facile da utilizzare?

Le persone sono più propense ad adottare una piattaforma se è semplice da imparare e utilizzare. Privilegia un software con una navigazione intuitiva, menu ben organizzati e una procedura di configurazione semplice e veloce.

Supporta l'accesso multiutente?

Nelle organizzazioni in crescita, la gestione dei pagamenti spesso coinvolge più membri del team, con ruoli e responsabilità diversi: inserimento dati, approvazione delle fatture e accesso in sola lettura per la creazione di report mensili. Se questa situazione si applica alla tua attività, cerca un sistema che accetti livelli di accesso diversi.

Può elaborare approvazioni automatizzate?

Avere un flusso di approvazione automatizzato significa che puoi definire chi esamina quale fattura e a quale soglia di spesa. In questo modo eviti blocchi nel flusso, perché ogni fattura avanza automaticamente una volta approvata dalla persona giusta.

Sono disponibili opzioni di pagamento elettronico?

Se non vuoi più utilizzare assegni cartacei, scegli una piattaforma che supporti i pagamenti digitali, come i bonifici ACH (Automated Clearing House), le carte di credito o i bonifici bancari.

Quali sono le opzioni di archiviazione dei documenti?

la documentazione pertinente insieme a ciascuna fattura, tra cui ricevute, estratti conto e qualsiasi comunicazione con il fornitore. Un archivio organizzato sulla piattaforma può evitare la perdita di documenti.

Che tipo di controlli di sicurezza sono implementati?

Cerca sistemi che consentano l'autenticazione a più fattori e altri modi per proteggere i dati sensibili. Dato che condividerai informazioni bancarie con la piattaforma, assicurati che rispetti le normative sulla protezione dei dati.

Si integra con il mio software di contabilità?

Valuta se scegliere un prodotto collegato al tuo sistema di contabilità. Se il software di pagamento fatture non si integra con il sistema contabile, dovrai inserire manualmente i dati nel registro principale.

Sono disponibili portali per i fornitori?

Alcuni software consentono ai fornitori di accedere per controllare lo stato delle fatture, in modo da ridurre lo scambio di email per sapere quando arriverà il pagamento.

Che tipo di avvisi e promemoria posso ricevere?

Le notifiche automatiche per le scadenze di pagamento e le fatture in revisione semplificano la gestione e garantiscono un flusso di lavoro efficiente.

Può espandersi con la mia attività?

Un prodotto software che cresce con la tua azienda può aiutarti a evitare di cambiare piattaforma in seguito. Anche se inizi in piccolo, è utile sapere che il tuo sistema non diventerà obsoleto se aumenterà il numero delle fatture.

In che modo il software di pagamento delle fatture si integra con i sistemi di contabilità?

L'integrazione tra software di pagamento fatture e sistemi contabili può avvenire tramite connessioni dirette, con accesso unificato alla piattaforma, o tramite API. L'approccio dipende dalle piattaforme coinvolte.

Il collegamento tra il sistema di pagamento delle fatture e il sistema contabile automatizza il trasferimento di fatture e pagamenti, migliorando l'efficienza dei processi contabili, la precisione dei dati e il processo decisionale finanziario. Se un software di pagamento delle fatture che non si integra con i sistemi di contabilità, è necessario un inserimento ridondante dei dati e aumenta la possibilità di errori.