O pagamento de contas é obrigatório para qualquer empresa. Seja uma fatura de um provedor de serviços públicos, um fornecedor, um prestador de serviços ou outro parceiro: cada pagamento tem sua própria data de vencimento, termos e instruções. Erros podem custar caro: Se você perde um prazo, seus relacionamentos sofrem. Se pagar a mais por engano, e os orçamentos ficam distorcidos.

Os sistemas de pagamento de contas que lidam com esse processo de forma mais fácil de rastrear e regulamentar estão se tornando mais populares: o mercado global de automação de contas a pagar foi avaliado em US$ 3,08 bilhões em 2023.

Abaixo, explicamos como funciona o pagamento automatizado de contas, como escolher uma plataforma e como conectá-la a um software de contabilidade, e por que isso é importante para as empresas.

Neste artigo:

• O que é um software de pagamento de contas?
  
• Por que as empresas precisam de um software de pagamento de contas?
  
• Como funciona o software de pagamento de contas?
  
• Quais recursos você deve procurar no software de pagamento de contas?
  
• Como o software de pagamento de contas se integra aos sistemas contábeis?
  

O que é um software de pagamento de contas?

As empresas usam software de pagamento de contas para rastrear e processar pagamentos de contas para fornecedores e outros provedores de serviços. Uma plataforma de pagamento de contas registra automaticamente todas as etapas do processo de pagamento de contas, desde a fatura original até a confirmação do pagamento. Ela se integra aos processos da empresa, de forma que diversas tarefas, incluindo aprovação e desembolso de faturas, são gerenciadas em um só lugar.

O software de pagamento de contas importa ou digitaliza cada fatura e a encaminha para a pessoa ou departamento adequado para análise. Após o recebimento da aprovação, a plataforma agenda o pagamento de acordo com o prazo. Cada fatura é marcada como encerrada e o ciclo se repete para cada pagamento de contas.

Por que as empresas precisam de um software de pagamento de contas?

Os processos manuais de pagamento de contas são lentos, propensos a erros na digitação de dados e oferecem menos visibilidade do status do pagamento em comparação com os processos automatizados. Embora pequenas startups consigam pagar contas manualmente, empresas que operam em maior escala costumam usar softwares de pagamento de contas.

As plataformas de pagamento de contas automatizam muitas das etapas manuais envolvidas no pagamento de faturas. Elas criam ciclos de pagamento e processos de aprovação mais rápidos, além de mostrar o status de cada fatura recebida com clareza. As plataformas de pagamento de contas facilitam o gerenciamento de vários ciclos de cobrança e tipos de pagamento variados, além de permitir que diversos funcionários aprovem desembolsos, com o mínimo de trabalho administrativo.

Como funciona o software de pagamento de contas?

Cada fatura segue o mesmo fluxo no software de pagamento de contas: capturar, revisar, agendar e pagar. Veja o passo a passo:

• A fatura é inserida na plataforma por importação de arquivos, encaminhamento automático de e-mails ou digitalização de cópias em papel.

• O sistema encaminha cada nota fiscal para quem for responsável pela aprovação daquela categoria ou departamento.

• Uma vez aprovada, a fatura é paga automaticamente em uma data escolhida com a forma de pagamento preferida.

Toda alteração, aprovação ou pagamento é registrada. Se alguém precisar ver quem aprovou uma determinada fatura ou quando ela foi paga, o registro está lá. Além do processamento de pagamentos de contas, as plataformas costumam incluir recursos adicionais, como:

• Lembretes por e-mail

• Correspondência automatizada de dados de fatura com pedidos de compra

• Análise de dados

• Opções de aprovação multicamadas

• Perfis de fornecedores que armazenam termos de pagamento, dados de contato e documentação associada

Quais recursos você deve procurar no software de pagamento de contas?

Cada programa de pagamento de contas é diferente. Alguns são enxutos, enquanto outros têm opções avançadas e extras. A escolha do software pode afetar a qualidade do gerenciamento das contas, a frequência com que você encontra taxas de atraso e se acaba pagando duas vezes um fornecedor por engano. O software deve simplificar as tarefas do dia a dia, oferecendo acompanhamento para insights mais profundos.

A escolha ideal para sua empresa depende do seu orçamento, do tamanho da sua operação e dos tipos de pagamentos que você processa. Aqui estão algumas questões a serem consideradas:

Quão fácil é a interface?

As pessoas são mais propensas a adotar uma plataforma se for simples de aprender e usar. Procure navegação fácil, menus lógicos e um processo de configuração simples.

Ele aceita acesso multiusuário?

Muitas vezes, as organizações em crescimento precisam de vários membros da equipe para gerenciar as contas a pagar. Alguns funcionários lidam com a inserção de dados, alguns aprovam e outros podem precisar de acesso somente leitura para executar relatórios mensais. Se isso se aplica ao seu negócio, procure um sistema que acomoda diferentes níveis de acesso.

Pode processar aprovações automatizadas?

Com uma cadeia de aprovação automatizada, você pode definir quem analisa qual fatura e em qual limite de gastos. Isso pode ajudar a evitar que o fluxo fique travado, pois cada fatura é movida automaticamente assim que a pessoa certa aprova.

Existem opções de pagamento eletrônico?

Se quiser deixar de usar cheques físicos, escolha uma plataforma que aceite desembolsos digitais, como transferências da Automated Clearing House (ACH), cartões de crédito ou transferências bancárias.

Quais são as opções de armazenamento de documentos?

Muitas vezes, é útil armazenar a papelada relevante junto com cada fatura. Isso inclui recibos, extratos e qualquer comunicação com o fornecedor. Um arquivo organizado dentro plataforma pode reduzir a perda de documentos.

Que tipo de controles de segurança estão em vigor?

Procure sistemas que permitam autenticação multifator e outras formas de proteger dados sigilosos. Como você confiará dados bancários à plataforma, certifique-se de que ela siga as diretrizes reconhecidas de proteção de dados.

É compatível com o meu software de contabilidade?

Considere escolher um produto que se conecte ao seu sistema de contabilidade. Se o software de pagamento de contas não for integrado, você precisará copiar os dados para o livro-razão principal.

Existem portais de fornecedores?

Alguns softwares permitem que os fornecedores façam login e vejam o status dos pagamentos. Isso pode reduzir as idas e vindas de e-mails sobre quando o dinheiro chegará.

Que tipos de alertas e lembretes posso receber?

Receber avisos automáticos quando os prazos de pagamento se aproximam ou quando uma fatura é marcada para revisão ajuda a manter o processo funcionando sem adivinhações.

É possível expandir com a minha empresa?

Um software que cresce com a sua empresa evita que você precise mudar de plataforma mais tarde. Mesmo que você comece pequeno, é útil saber que seu sistema não ficará obsoleto quando você adicionar mais faturas.

Como o software de pagamento de contas se integra aos sistemas contábeis?

O software de pagamento de contas pode ser integrado a sistemas de contabilidade por meio de conexões diretas (nas quais você faz login na mesma plataforma para o seu software de contabilidade e pagamento de contas) ou com configurações baseadas em interface de programação de aplicativos (API). A abordagem depende das plataformas envolvidas.

Quando esses sistemas são vinculados, cada nova fatura e transação de pagamento concluída é enviada automaticamente ao sistema de contabilidade, o que ajuda na tomada de decisões financeiras, nos processos contábeis e na precisão geral da manutenção de registros. Um software de pagamento de contas que não se integra aos sistemas contábeis pode levar à entrada de dados redundantes e aumentar a chance de erros.