Das Bezahlen von Rechnungen ist für jedes Unternehmen obligatorisch. Ganz gleich, ob es sich um eine Rechnung für Energieversorger, Anbieter, Auftragnehmer/innen oder andere Partner handelt – jede Zahlung hat ihr eigenes Fälligkeitsdatum, ihre eigenen Bedingungen und Anweisungen. Fehler können teuer werden: Wenn Sie eine Frist verpassen, leiden Ihre Beziehungen. Wenn Sie versehentlich zu viel bezahlen, werden die Budgets verzerrt.

Rechnungszahlungssysteme, die diesen Prozess auf eine Weise abwickeln, die leichter zu verfolgen und zu regulieren ist, werden immer beliebter: Der globale Markt für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wurde im Jahr 2023 auf 3,08 Milliarden USD geschätzt.

Im Folgenden erklären wir, wie die automatisierte Rechnungszahlung funktioniert, wie Sie eine Plattform auswählen und wie Sie sie mit einer Buchhaltungs-Software verbinden – und warum dies für Unternehmen wichtig ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Software zum Bezahlen von Rechnungen?
  
• Warum benötigen Unternehmen Software zum Bezahlen von Rechnungen?
  
• Wie funktioniert Software zum Bezahlen von Rechnungen?
  
• Auf welche Funktionen sollten Sie bei Software zum Bezahlen von Rechnungen achten?
  
• Wie lässt sich Software zum Bezahlen von Rechnungen in Buchhaltungssysteme integrieren?
  

Was ist Software zum Bezahlen von Rechnungen?

Unternehmen verwenden Software zum Bezahlen von Rechnungen, um Rechnungszahlungen an Lieferanten und andere Dienstleister zu verfolgen und zu verarbeiten. Eine Rechnungszahlungsplattform protokolliert jeden Schritt des Rechnungszahlungsprozesses automatisch, von der ursprünglichen Rechnung bis zur Zahlungsbestätigung. Sie lässt sich in die Geschäftsprozesse integrieren, sodass eine Reihe von Aufgaben – einschließlich der Genehmigung und Auszahlung von Rechnungen – an einem zentralen Ort erledigt werden.

Software zum Bezahlen von Rechnungen importiert oder scannt jede Rechnung und leitet sie zur Überprüfung an die entsprechende Person oder Abteilung weiter. Sobald die Genehmigung eingegangen ist, plant die Plattform die Zahlung entsprechend dem Fälligkeitsdatum. Jede Rechnung wird dann als geschlossen markiert und der Zyklus wiederholt sich für jede Rechnungszahlung.

Warum benötigen Unternehmen Software zum Bezahlen von Rechnungen?

Manuelle Rechnungszahlungsprozesse sind langsam, anfällig für Dateneingabefehler und bieten im Vergleich zu automatisierten Prozessen weniger Einblick in den Zahlungsstatus. Während kleine Start-ups in der Lage sein können, die Bezahlung von Rechnungen manuell abzuwickeln, verwenden Unternehmen, die in größerem Maßstab tätig sind, häufig Software zum Bezahlen von Rechnungen.

Rechnungszahlungsplattformen automatisieren viele der manuellen Schritte, die mit der Bezahlung von Rechnungen verbunden sind. Sie schaffen schnellere Zahlungszyklen und Genehmigungsprozesse und zeigen den Status jeder Eingangsrechnung übersichtlich an. Rechnungszahlungsplattformen erleichtern es Unternehmen, mit minimalem Verwaltungsaufwand mehrere Abrechnungszyklen und unterschiedliche Zahlungsarten zu verarbeiten. Damit können Mitarbeiter/innen aller Arten Auszahlungen genehmigen.

Wie funktioniert Software zum Bezahlen von Rechnungen?

Jede Rechnung folgt der gleichen Pipeline in der Rechnungszahlungs-Software: Erfassen, Prüfen, Planen, Bezahlen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Abfolge:

• Die Eingabe der Rechnung in die Plattform erfolgt per Dateiimport, automatischer E-Mail-Weiterleitung oder Scannen von Papierkopien.

• Das System leitet jede Rechnung an die Person weiter, die für die Genehmigung dieser Kategorie oder Abteilung verantwortlich ist.

• Nach der Genehmigung wird die Rechnung automatisch an einem gewählten Datum über die bevorzugte Zahlungsmethode bezahlt.

Jede Änderung, Genehmigung oder Zahlung wird protokolliert. Wenn jemand sehen möchte, wer eine bestimmte Rechnung genehmigt hat oder wann sie ausgeglichen wurde, steht der Datensatz dafür zu Verfügung. Zusätzlich zur Abwicklung von Rechnungszahlungen bieten Plattformen häufig zusätzliche Funktionen, wie z. B.:

• E-Mail-Erinnerungen

• Automatisierter Abgleich von Rechnungsdaten mit Bestellungen

• Datenanalyse

• Mehrstufige Genehmigungsoptionen

• Anbieterprofile, in denen Zahlungsbedingungen, Kontaktinformationen und zugehörige Unterlagen gespeichert sind

Auf welche Funktionen sollten Sie bei Software zum Bezahlen von Rechnungen achten?

Jedes Rechnungszahlungsprogramm ist anders. Einige sind schlank, während andere erweiterte Optionen und Extras bieten. Die Wahl der Software kann sich darauf auswirken, wie gut Sie Rechnungen verwalten, wie oft Sie auf Verzugsgebühren stoßen und ob Sie einen Anbieter versehentlich doppelt bezahlen. Die Software sollte die täglichen Aufgaben vereinfachen und gleichzeitig Tracking für tiefere Einblicke bieten.

Die richtige Wahl für Ihr Unternehmen hängt von Ihrem Budget, der Größe Ihres Betriebs und der Art der Zahlungen ab, die Sie abwickeln. Hier sind ein paar Fragen, die Sie sich stellen sollten:

Wie benutzerfreundlich ist die Oberfläche?

Eine Plattform, die einfach zu erlernen und zu nutzen ist, wird eher akzeptiert und eingesetzt. Achten Sie auf eine einfache Navigation, logische Menüs und einen unkomplizierten Einrichtungsprozess.

Wird Mehrbenutzerzugriff unterstützt?

Bei wachsenden Unternehmen müssen Verbindlichkeiten oft von mehreren Teammitgliedern verwaltet werden. Einige Mitarbeiter/innen kümmern sich um die Dateneingabe, andere erledigen Genehmigungen und wieder andere benötigen möglicherweise Lesezugriff, um monatliche Berichte auszuführen. Wenn dies auf Ihr Unternehmen zutrifft, suchen Sie nach einem System, das verschiedene Zugriffsebenen abdeckt.

Kann die Lösung automatisierte Genehmigungen verarbeiten?

Durch eine automatisierte Genehmigungskette können Sie festlegen, wer welche Rechnung bei welchem Ausgabenschwellenwert prüft. So verhindern Sie, dass der Ablauf ins Stocken gerät, da jede Rechnung automatisch weitergeleitet wird, sobald die richtige Person sie abgesegnet hat.

Gibt es elektronische Zahlungsmöglichkeiten?

Wenn Sie keine Papierschecks mehr verwenden möchten, wählen Sie eine Plattform aus, die digitale Auszahlungen unterstützt, z. B. ACH-Überweisungen (Automated Clearing House), Kreditkarten oder Banküberweisungen.

Welche Möglichkeiten der Dokumentspeicherung gibt es?

Es kann oft hilfreich sein, relevante Unterlagen zusammen mit jeder Rechnung aufzubewahren. Dazu gehören Quittungen, Kontoauszüge und jegliche Kommunikation mit dem Anbieter. Ein organisiertes, plattforminternes Archiv kann den Verlust von Dateien reduzieren.

Welche Sicherheitsvorkehrungen gibt es?

Suchen Sie nach Systemen, die die Multifaktor-Authentifizierung und andere Möglichkeiten zum Schutz sensibler Daten ermöglichen. Da Sie der Plattform Bankinformationen anvertrauen, stellen Sie sicher, dass sie den anerkannten Datenschutzrichtlinien entspricht.

Lässt sich die Lösung in meine Buchhaltungs-Software integrieren?

Erwägen Sie die Auswahl eines Produkts, das mit Ihrem Buchhaltungssystem verbunden werden kann. Wenn die Rechnungszahlungs-Software sich nicht integrieren lässt, müssen Sie die Daten in Ihr Hauptbuch kopieren.

Gibt es Anbieterportale?

Einige Software-Lösungen ermöglichen es Anbietern, sich anzumelden und den Status ihrer Zahlungen einzusehen. Das kann das Hin- und Hersenden von E-Mails mit Nachfragen zum Zahlungseingang reduzieren.

Welche Arten von Benachrichtigungen und Erinnerungen kann ich erhalten?

Der Empfang automatischer Benachrichtigungen, wenn Zahlungsfristen näher rücken oder wenn eine Rechnung zur Prüfung markiert wird, hilft dabei, den Prozess ohne Rätselraten am Laufen zu halten.

Kann die Lösung mit meinem Unternehmen mitwachsen?

Mit einem Software-Produkt, das mit Ihrem Unternehmen wächst, können Sie spätere Plattformwechsel vermeiden. Selbst wenn Sie klein anfangen, ist es gut zu wissen, dass Ihr System auch noch geeignet ist, wenn Sie weitere Rechnungen hinzufügen.

Wie lässt sich Software zum Bezahlen von Rechnungen in Buchhaltungssysteme integrieren?

Die Rechnungszahlungs-Software kann über direkte Verbindungen (bei denen Sie sich bei derselben Plattform für Ihre Buchhaltungs- und Rechnungszahlungs-Software anmelden) oder über Setups auf Basis von Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs in Buchhaltungssysteme integriert werden. Die Vorgehensweise hängt von den jeweiligen Plattformen ab.

Wenn diese Systeme miteinander verknüpft sind, wird jede neue Rechnung und jede abgeschlossene Zahlungstransaktion automatisch an das Buchhaltungssystem gesendet. Das ist bei finanziellen Entscheidungen, Buchhaltungsprozessen und der allgemeinen Genauigkeit der Aufzeichnungen hilfreich. Rechnungszahlungs-Software, die sich nicht in Buchhaltungssysteme integrieren lässt, kann zu einer redundanten Dateneingabe führen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöhen.