Het betalen van facturen is verplicht voor elk bedrijf. Of het nu gaat om een factuur van een nutsbedrijf, een leverancier, een aannemer of een andere partner, elke betaling heeft zijn eigen vervaldatum, termijnen en instructies. Fouten kunnen kostbaar zijn: Als je een deadline mist, lijden je relaties eronder. Als je per ongeluk te veel betaalt, lopen de budgetten scheef.

Systemen voor het betalen van facturen die dit proces gemakkelijker bij te houden en te reguleren maken, worden steeds populairder: de wereldwijde markt voor automatisering van crediteuren werd gewaardeerd op $ 3,08 miljard in 2023.

Hieronder leggen we uit hoe automatische betaling van facturen werkt, hoe je een platform kiest, hoe je het koppelt met boekhoudsoftware en waarom dit belangrijk is voor bedrijven.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is factuurbetalingssoftware?
  
• Waarom hebben bedrijven factuurbetalingssoftware nodig?
  
• Hoe werkt factuurbetalingssoftware?
  
• Op welke functies moet je letten bij factuurbetalingssoftware?
  
• Hoe integreert factuurbetalingssoftware met boekhoudsystemen?
  

Wat is factuurbetalingssoftware?

Bedrijven gebruiken factuurbetalingssoftware om betalingen aan leveranciers en andere dienstverleners bij te houden en te verwerken. Een factuurbetalingsplatform registreert elke stap van het factuurbetalingsproces automatisch, van de oorspronkelijke factuur tot betalingsbevestiging. Het integreert met de bedrijfsprocessen, zodat verschillende taken, zoals het goedkeuren en betalen van facturen, op één plek worden afgehandeld.

De factuurbetalingssoftware importeert of scant elke factuur en stuurt deze naar de juiste persoon of afdeling ter beoordeling. Zodra de goedkeuring is ontvangen, plant het platform de betaling op basis van de vervaldatum. Elke factuur wordt vervolgens gemarkeerd als gesloten en de cyclus wordt herhaald voor elke factuurbetaling.

Waarom hebben bedrijven factuurbetalingssoftware nodig?

Handmatige factuurbetalingsprocessen zijn traag, vatbaar voor fouten bij het invoeren van gegevens en bieden minder inzicht in de betalingsstatus in vergelijking met geautomatiseerde processen. Kleine start-ups kunnen facturen handmatig betalen, maar bedrijven die op grotere schaal actief zijn, gebruiken vaak factuurbetalingssoftware.

Factuurbetalingsplatformen automatiseren veel van de handmatige stappen die komen kijken bij het betalen van facturen. Ze zorgen voor snellere betalingscycli en snellere goedkeuringsprocessen en geven de status van elke inkomende factuur duidelijk weer. Factuurbetalingsplatformen maken het eenvoudiger voor bedrijven om meerdere facturatiecycli en verschillende betalingstypen te verwerken en allerlei werknemers in staat te stellen uitbetalingen goed te keuren met minimale administratieve rompslomp.

Hoe werkt factuurbetalingssoftware?

Elke factuur volgt dezelfde pijplijn in factuurbetalingssoftware: vastleggen, beoordelen, plannen, betalen. Hieronder volgt een stapsgewijze blik:

• De factuur wordt in het platform ingevoerd via bestandsimport, automatische doorzending van e-mails of het scannen van papieren kopieën.

• Het systeem stuurt elke factuur door naar degene die verantwoordelijk is voor de goedkeuring van die categorie of afdeling.

• Na goedkeuring wordt de factuur automatisch betaald op een gekozen datum via de gewenste betaalmethode.

Elke wijziging, goedkeuring of betaling wordt geregistreerd. Als iemand moet nagaan wie een bepaalde factuur heeft goedgekeurd of wanneer deze is voldaan, is de registratie er. Naast het verwerken van factuurbetalingen bevatten platformen vaak extra functies, zoals:

• E-mailherinneringen

• Geautomatiseerd matchen van factuurgegevens met inkooporders

• Gegevensanalyse

• Goedkeuringsopties met meerdere niveaus

• Leveranciersprofielen met opslag van betaalvoorwaarden, contactgegevens en bijbehorende documentatie

Op welke functies moet je letten bij factuurbetalingssoftware?

Alle factuurbetalingssoftware is anders. Sommige zijn eenvoudig, terwijl andere geavanceerde opties en extra's hebben. Je softwarekeuze kan van invloed zijn op hoe goed je facturen beheert, hoe vaak je te maken krijgt met boetes voor te late betaling en of je een leverancier per ongeluk dubbel betaalt. De software moet de dagelijkse taken vereenvoudigen en tegelijkertijd mogelijkheden bieden voor bijhouden om diepere inzichten te bieden.

Wat de juiste keuze is voor je bedrijf, hangt af van je budget, de grootte van je bedrijf en de typen betalingen die je verwerkt. Hieronder staan een paar vragen die je moet overwegen:

Hoe gebruiksvriendelijk is de interface?

Mensen zijn eerder geneigd een platform te gebruiken als het eenvoudig te leren en te gebruiken is. Let op eenvoudige navigatie, logische menu's en een eenvoudig installatieproces.

Ondersteunt het toegang voor meerdere gebruikers?

Groeiende organisaties hebben vaak meerdere teamleden nodig om crediteuren te beheren. Sommige werknemers zorgen voor gegevensinvoer, sommigen tekenen goedkeuringen af en anderen hebben mogelijk alleen-lezen toegang nodig om maandelijkse rapporten uit te voeren. Als dit van toepassing is op je bedrijf, zoek dan naar een systeem voorziet in verschillende toegangsniveaus.

Kan het geautomatiseerde goedkeuringen verwerken?

Met een geautomatiseerde goedkeuringsketen kun je bepalen wie welke factuur beoordeelt en bij welke uitgavendrempel. Dit kan helpen voorkomen dat de flow vastloopt, omdat elke factuur automatisch wordt doorgeschoven zodra de juiste persoon zijn stap aftekent.

Zijn er opties voor elektronische betalingen?

Als je geen papieren controles meer wilt gebruiken, kies dan een platform dat digitale uitbetalingen ondersteunt, zoals ACH-overschrijvingen (Automated Clearing House), creditcards of bankoverschrijvingen.

Wat zijn de opties voor documentopslag?

Het is vaak handig om bij elke factuur relevant papierwerk op te slaan. Dat omvat ontvangstbewijzen, afschriften en alle communicatie met de leverancier. Een georganiseerd archief op het platform kan het aantal verloren bestanden verminderen.

Wat voor soort beveiligingsmaatregelen zijn er geïmplementeerd?

Let op systemen die multifactorauthenticatie en andere manieren bieden om gevoelige gegevens af te schermen. Omdat je het platform bankgegevens toevertrouwt, is het belangrijk dat het de erkende richtlijnen voor gegevensbescherming volgt.

Integreert het met mijn boekhoudsoftware?

Overweeg een product te kiezen dat met je boekhoudsysteem is te koppelen. Als de factuurbetalingssoftware niet integreert, moet je gegevens naar je grootboek kopiëren.

Zijn er leveranciersportalen?

Bij sommige software kunnen leveranciers inloggen en de status van hun betalingen zien. Dat kan het heen en weer e-mailen over wanneer hun geld aankomt verminderen.

Welke soorten waarschuwingen en herinneringen kan ik ontvangen?

Door geautomatiseerde meldingen te ontvangen wanneer betalingstermijnen naderen of wanneer een factuur wordt gemarkeerd voor beoordeling, is er geen giswerk nodig in het proces.

Kan het meeschalen met mijn bedrijf?

Een softwareproduct dat met je bedrijf meegroeit, kan je helpen voorkomen dat je later van platform wijzigt. Zelfs als je klein begint, is de kennis dat je systeem niet verouderd raakt zodra je meer facturen toevoegt een fijne gedachte.

Hoe integreert factuurbetalingssoftware met boekhoudsystemen?

Factuurbetalingssoftware kan worden geïntegreerd met boekhoudsystemen via directe koppelingen (waarbij je inlogt op hetzelfde platform voor je software voor boekhouding en betaling van facturen) of met op Application Programming Interface (API) gebaseerde configuraties. De aanpak is afhankelijk van de betrokken platformen.

Wanneer deze systemen zijn gekoppeld, wordt elke nieuwe factuur en voltooide betalingstransactie automatisch naar het boekhoudsysteem gestuurd, wat helpt bij de financiële besluitvorming, boekhoudprocessen en de algehele nauwkeurigheid van de administratie. Factuurbetalingssoftware die niet integreert met boekhoudsystemen kan leiden tot overbodige gegevensinvoer en de kans op fouten vergroten.