Alla företag måste betala fakturor. Oavsett om det rör sig om en faktura från en leverantör av allmännyttiga tjänster eller en annan partner har varje betalning sitt eget förfallodatum, sina egna villkor och instruktioner. Misstag kan bli kostsamma: Om du missar ett förfallodatum blir dina relationer lidande. Om du betalar för mycket kan det ge en missvisande budget.

Fakturabetalningssystem som hanterar denna process på ett sätt som är lättare att spåra och reglera blir allt mer populära: den globala marknaden för automatisering av leverantörsskulder värderades till 3,08 miljarder USD 2023.

Nedan förklarar vi hur automatisk fakturabetalning fungerar, hur man väljer en plattform och hur man ansluter den till bokföringsprogram – samt varför detta är viktigt för företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är programvara för fakturabetalning?
  
• Varför behöver företag programvara för fakturabetalning?
  
• Hur fungerar programvara för fakturabetalning?
  
• Vilka funktioner bör du prioritera i programvara för fakturabetalning?
  
• Hur integreras programvara för fakturabetalning med bokföringssystem?
  

Vad är programvara för fakturabetalning?

Företag använder programvara för fakturabetalning för att spåra och behandla fakturabetalningar till leverantörer och andra tjänsteleverantörer. En faktureringsplattform loggar automatiskt varje steg i fakturabetalningsprocessen, från den ursprungliga fakturan till betalningsbekräftelsen. Plattformen integreras med företagets processer så att en rad olika uppgifter – inklusive godkännande och utbetalning av fakturor – hanteras på ett och samma ställe.

Programvara för fakturabetalning importerar eller skannar varje faktura och vidarebefordrar den till lämplig person eller avdelning för granskning. När godkännandet har mottagits schemalägger plattformen betalningen enligt förfallodatumet. Varje faktura markeras sedan som stängd och cykeln upprepas för varje fakturabetalning.

Varför behöver företag programvara för fakturabetalning?

Manuella fakturabetalningsprocesser är långsamma, känsliga för datainmatningsfel och ger mindre insyn i betalningsstatus jämfört med automatiserade processer. Även om små startupföretag kanske kan hantera fakturabetalningar manuellt, använder företag som verkar i större skala ofta program för detta syfte.

Faktureringsplattformar automatiserar många av de manuella stegen som är involverade i fakturabetalningar. De skapar snabbare betalningscykler och snabbare godkännandeprocesser och visar tydligt statusen för varje inkommande faktura. Faktureringsplattformar gör det enklare för företag att hantera flera faktureringscykler och olika betalningstyper – och ger olika anställda möjlighet att godkänna utbetalningar – med minimalt administrativt arbete.

Hur fungerar programvara för fakturabetalning?

Varje faktura följer samma pipeline i programvara för fakturabetalning: registrera, granska, schemalägga, betala. Här är en steg-för-steg-titt:

• Fakturan registreras i plattformen via filimport, automatisk vidarebefordran av e-post eller skanning av papperskopior.

• Systemet vidarebefordrar varje faktura till den som är ansvarig för att godkänna den kategorin eller avdelningen.

• När fakturan har godkänts betalas den automatiskt på valt datum via den inställda betalningsmetoden.

Varje ändring, godkännande och betalning loggas. Om någon behöver se vem som har godkänt en viss faktura eller när den betalades finns posten där. Förutom att bearbeta fakturabetalningar inkluderar plattformar ofta ytterligare funktioner, till exempel:

• Påminnelser via e-post

• Automatiserad matchning av fakturadata mot inköpsorder

• Dataanalys

• Godkännandealternativ på flera nivåer

• Leverantörsprofiler som lagrar betalningsvillkor, kontaktinformation och tillhörande dokumentation

Vilka funktioner bör du prioritera i programvara för fakturabetalning?

Alla program för fakturabetalningar är olika. Vissa är enkla, medan andra har avancerade alternativ och extrafunktioner. Ditt val av programvara kan påverka hur väl du hanterar fakturor, hur ofta du stöter på förseningsavgifter och om du av misstag betalar en leverantör två gånger. Programvaran ska förenkla dagliga uppgifter samtidigt som den erbjuder spårning för djupare insikter.

Vilket val som är rätt för ditt företag beror på din budget, verksamhetens storlek och vilka typer av betalningar du hanterar. Här är några frågor att tänka på:

Hur användarvänligt är gränssnittet?

Folk är mer benägna att anamma en plattform om den är enkel att lära sig och använda. Fokusera på enkel navigering, logiska menyer och en enkel konfigureringsprocess.

Har den stöd för åtkomst för flera användare?

Växande organisationer kräver ofta att flera teammedlemmar kan hantera leverantörsskulder. Vissa anställda hanterar datainmatning, vissa signerar godkännanden och andra kan behöva skrivskyddad åtkomst för att köra månadsrapporter. Om detta gäller ditt företag bör du leta efter ett system som rymmer olika åtkomstnivåer.

Kan den hantera automatiserade godkännanden?

En automatiserad godkännandekedja innebär att du kan definiera vem som granskar vilken faktura och vid vilken utgiftströskel. Detta kan hjälpa till att förhindra att flödet fastnar eftersom varje faktura automatiskt skickas vidare när rätt person har signerat den.

Finns det elektroniska betalningsalternativ?

Om du vill sluta använda papperscheckar ska du välja en plattform som stöder digitala utbetalningar, till exempel Automated Clearing House (ACH)-överföringar, kreditkort eller banköverföringar.

Vilka lagringsalternativ finns det?

Det är ofta bra att spara relevanta dokument tillsammans med varje faktura. Det inkluderar kvitton, kontoutdrag och all kommunikation med leverantören. Ett organiserat arkiv på plattformen kan minska antalet förlorade filer.

Vilka säkerhetsåtgärder har vidtagits?

Fokusera på system som tillåter multifaktorautentisering och andra sätt att skydda känsliga data. Eftersom du måste förse plattformen med känsliga bankuppgifter bör du se till att den följer erkända riktlinjer för dataskydd.

Kan den integreras med mitt bokföringsprogram?

Överväg att välja en produkt som ansluter till ditt bokföringssystem. Om fakturaprogrammet inte kan integreras måste du kopiera data till din huvudbok.

Finns det leverantörsportaler?

Vissa program låter leverantörer logga in och se statusen för sina betalningar. Det kan minska mängden e-postmeddelanden som skickas fram och tillbaka om när pengarna förväntas ankomma.

Vilka typer av varningar och påminnelser kan jag få?

Att få automatiska meddelanden när betalningsfrister närmar sig eller när en faktura flaggas för granskning hjälper till att hålla igång processen utan att endera part måste gissa sig fram till hur läget ser ut.

Kan den växa med mitt företag?

En programvaruprodukt som växer med ditt företag kan hjälpa dig att undvika att behöva byta plattform i framtiden. Även om du börjar i liten skala är det bra att veta att systemet inte kommer att bli föråldrat bara för att du lägger till fler fakturor.

Hur integreras programvara för fakturabetalning med bokföringssystem?

Programvara för fakturabetalning kan integreras med bokföringssystem genom direktanslutningar (där du loggar in på samma plattform för både ditt bokförings- och fakturaprogram) eller via programmeringsgränssnitt (API:er). Tillvägagångssättet beror på vilka plattformar som är inblandade.

När dessa system är sammanlänkade skickas varje ny faktura och genomförd betalningstransaktion automatiskt till bokföringssystemet, vilket hjälper till med ekonomiskt beslutsfattande, redovisningsprocesser och övergripande noggrannhet i bokföringen. Programvara för fakturabetalning som inte integreras med bokföringssystem kan leda till överflödig datainmatning och öka risken för misstag.