Bokförings- och lagerhanteringsprogram är ett digitalt verktyg som hjälper företag att hantera sin ekonomi och hålla reda på vilka produkter de har i lager. På redovisningssidan hanterar den uppgifter som att registrera transaktioner, spåra inkomster och utgifter, hantera fakturor och generera finansiella rapporter. I lagret övervakar den produktmängder och -rörelser, inklusive lagernivåer, beställningar och leveranser, så att företag alltid vet vad de har till hands, vad som börjar ta slut och vad som behöver fyllas på.

Denna programvara kombinerar finans- och lagerdata på ett ställe, vilket gör det lättare att förstå företagets övergripande tillstånd. Det är särskilt användbart för att undvika fel, hålla ordning och fatta bättre beslut om utgifter, försäljning och lagerbehov. Den globala marknaden för programvara för lagerhantering uppskattades vara värd 3,43 miljarder USD 2023 och förväntas fortsätta växa med en årlig tillväxttakt på 6,7 % mellan 2024 och 2030.

Nedan beskrivs vad småföretag bör veta om att använda bokförings- och lagerhanteringsprogram, inklusive hur de fungerar, vilka funktioner du bör leta efter och hur du återfår dina investeringar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar programvara för redovisning och lagerhantering?
  
• Varför behöver småföretag programvara för redovisning och lagerhantering?
  
• Vilka funktioner ska du leta efter i ett kombinerat bokförings- och lagerprogram?
  
• Vilka är de bästa verktygen för redovisning och lagerhantering för småföretag?
  
• Vilka är kostnaderna och investeringsavkastningen för bokförings- och lagerprogram?
  

Hur fungerar programvara för bokföring och lagerhantering?

Programvara för redovisning och lagerhantering förenar din ekonomi och lagerspårning i ett lättanvänt system. Så här fungerar det i praktiken.

Indata och uppdateringar

Du börjar med att ange information som försäljning, inköp och utgifter. Programvaran håller reda på hur många produkter du har, vad som har sålts och vad som kommer in. Om ditt företag använder streckkodsläsare i butik eller säljer online, uppdaterar programvaran automatiskt dina siffror när du säljer något.

Avancerad spårning

• Bokföring: Varje försäljning, utgift eller betalning registreras. Systemet övervakar dina inkomster, utgifter och övergripande ekonomi.

• Lager: Om en produkt säljs minskar lagerbeståndet. Och när nytt lager kommer in ökar mängden igen. Systemet justerar ständigt dessa siffror så att du alltid vet vad som finns inne.

Tidsbesparande automatisering

Mycket av arbetet sker automatiskt, inklusive att skapa fakturor, spåra betalningar och påminna dig när lagret är lågt, så att du inte behöver uppdatera kalkylblad och göra beräkningar för hand.

Smarta aviseringar

Programvarans övervakningsfunktioner kommer också att meddela dig när något behöver din uppmärksamhet, inklusive när:

• Du har ont om en populär vara

• En kunds betalning är försenad

• Det är dags att göra återbeställningar

Lättförståeliga rapporter

Programvaran omvandlar också alla dessa data till enkla rapporter som visar dig vilka produkter som säljer bäst, var du lägger mest pengar, hur mycket vinst du gör och mer.

Alla dina verktyg, uppkopplade

Om du använder andra verktyg, t.ex. en webbutik, betalningsappar eller ett POS-system, kan programvaran ansluta till dem också. Detta säkerställer att alla dina verktyg förblir synkroniserade utan extra ansträngning.

Varför behöver småföretag programvara för bokföring och lagerhantering?

Att hantera ekonomi och lager på papper kan verka genomförbart när du precis har börjat. Men när ditt företag växer kan ett misstag eller förbiseende få allvarliga konsekvenser. Här är en närmare titt på varför programvara för konto- och lagerhantering är så värdefull för småföretag.

Du kan inte hantera det du inte kan mäta

Det är lätt att tappa helheten ur sikte när du jonglerar med många olika dagliga uppgifter. Vår programvara samlar dina finansiella data och lagerdata på ett ställe så att du kan se:

• Vilka produkter som säljer snabbt (och vilka som inte gör det)

• Hur mycket pengar som kommer in jämfört med hur mycket som går ut

• Om du har tillräckligt med lager för att möta efterfrågan utan att köpa för mycket

Denna insikt är omedelbar och korrekt, och det finns ingen anledning att gräva igenom kalkylblad eller kvitton för att hitta svar. Programvaran ger en tydlig bild av hur företags mår och eliminerar behovet av gissningar.

Små fel får stora konsekvenser

I ett litet företag kan även ett litet misstag, som att glömma att fylla på lager eller räkna fel på dina utgifter, förvärra och påverka din kärnverksamhet. Denna programvara förhindrar dessa problem innan de inträffar genom att:

• Automatisk uppdatera ditt lager vid försäljning

• Påminna dig när lagret håller på att ta slut eller när en räkning har förfallit

• Hantera beräkningar och registrering så att du inte behöver oroa dig för fel som kan kosta dig kunder eller pengar

Kassaflöde

Kassaflödet kan vara avgörande för ett litet företag. Bokföringsprogram hjälper dig att hålla kassaflödet stabilt och förutsägbart. Så här går det till:

• Du vet vem som fortfarande är skyldig dig pengar så att du kan följa upp innan en försenad betalning blir ett större problem.

• Det hjälper dig att undvika att binda upp pengar i ett för stort lager som inte säljer.

• Realtidsrapporter visar dig om du går med vinst eller går plus minus noll.

• Det ger dig den klarhet du behöver för att fatta framåtblickande beslut om hur du ska driva ditt företag.

Den kan skalas upp när du gör det

När ditt småföretag börjar växa kan det vara frestande att fortsätta använda de Excel-kalkylblad som du alltid har använt för bokföring och lager. Det kan fungera ett tag, men tillväxt kan göra det ohållbart. Programvaran ger dig ett system tidigt i processen, så att du är redo när du börjar växa. När du lägger till nya produkter spårar programvaran dem. Om du anlitar en revisor kan de hämta data från systemet utan att börja om från början eller läsa dina fysiska huvudböcker. Om ditt mål är att lansera en e-butik för att komplettera din fysiska butik kommer allt att synkroniseras mellan försäljningsströmmarna.

Din energi spenderas bättre någon annanstans

När du driver ett litet företag måste du bygga relationer med kunder, testa nya idéer och vara flexibel inför vad som än kommer i din väg. Programvaran hanterar det administrativa arbetet bakom kulisserna så att du kan fokusera på de delar av verksamheten som bara du kan göra.

Exempel

Föreställ dig ett lokalt kafé. Utan denna programvara kanske ägaren inte märker att butiken har slut på en populär sirap förrän det är för sent. Som ett resultat måste de ta bort sin mest populära latte från helgmenyn och deras två mest hektiska dagar ger inte tillräckligt för att täcka räkningen från deras leverantör. Om ägaren använder programvaran kan resultatet bli ett helt annat:

• De ser en varning om att sirapslagret är lågt innan det blir ett problem.

• Betalningar spåras, fakturor skickas och förfallna fakturor flaggas automatiskt.

• En snabbtitt på deras panel visar att de tjänar bra med pengar men också spenderar för mycket på en långsam konditoriproduktlinje.

Vilka funktioner krävs av ett kombinerat bokförings- och lagerprogram?

Den bästa kombinerade programvaran ska kännas som en naturlig passform för ditt företag. Det håller din ekonomi och ditt lager synkroniserade, ger dig tydliga insikter och räddar dig från manuell huvudvärk – allt samtidigt som det växer i takt med ditt företag. Om den gör sitt jobb kommer du att kunna lägga mindre tid på administration och mer tid på att driva ditt företag. Här är funktionerna du bör leta efter i din programvara.

Lageruppföljning i realtid

Programvaran bör automatiskt uppdatera lagernivåerna när du gör en försäljning, behandlar en retur eller fyller på lagret. Vissa typer av programvara har stöd för streckkodsskanning eller integrering med din webbutik.

Automatiska finansiella uppdateringar

Varje transaktion bör uppdatera dina bokföringsposter omedelbart så att du inte behöver oroa dig för fördröjning eller felaktiga siffror.

Varningar och påminnelser

Leta efter funktioner som skickar meddelanden när lagret är lågt, fakturor är försenade eller räkningar måste betalas.

Rapportering och insikter

Du vill ha programvara som kan leverera enkla rapporter som visar försäljningstrender, vinster och förluster, lagerprestanda och kassaflöde på ett ögonblick.

Smarta integrationer

Se till att din programvara kan ansluta till de verktyg du redan använder, till exempel betalleverantörer (t.ex. Stripe) och e-handelsplattformar (t.ex. Shopify, WooCommerce).

Fakturering och betalningsuppföljning

De ska göra det möjligt för dig att skapa fakturor, spåra betalningar och följa upp förfallna fakturor utan att växla mellan appar.

Ombeställning

Leta efter en funktion som varnar dig när lagret når en viss nivå och som till och med kan generera inköpsorder för leverantörer så att du aldrig får slut på dina mest populära erbjudanden.

Skalbarhet

Dina behov kommer att växa i takt med ditt företag. Välj programvara som kan hantera fler produkter, transaktioner och användare i takt med att du expanderar.

Användarvänligt gränssnitt

Programvaran ska vara lätt att navigera, även om du inte är en teknisk expert. En avskalad och intuitiv panel gör ditt system mer användbart, vilket kan göra det så mycket effektivare.

Mobil åtkomst

Om du är på resande fot kan du leta efter programvara med mobila funktioner som gör att du kan kontrollera lager, spåra försäljning eller skicka fakturor från din telefon.

Vilka är de bästa verktygen för redovisning och lagerhantering för småföretag?

Om du har ett litet företag och redan använder Stripe som betaltjänstleverantör ska du leta efter redovisnings- och lagerlösningar som kan knyta samman betalningar, lager och redovisning utan att det kräver manuellt arbete. Verktyg som Xero, QuickBooks, Zoho Books och Cin7 Core ger småföretag den säkerhet de behöver om att deras system är anslutna och att deras register är korrekta. Här är några av de bästa verktygen som kan integreras med Stripe.

Xero (bokföring)

Xero är en användarvänlig bokföringsplattform byggd för småföretag som kan integreras smidigt med Stripe.

• Stripe-integration Stripe-betalningar flödar direkt till Xero och stämmer automatiskt av transaktioner för att hålla din bokföring uppdaterad. Med Xero kan du även ta emot betalningar på Xero-fakturor med Stripe.

• Utmärkande funktioner: Xero tillhandahåller finansiella paneler i realtid, enkel fakturagenerering och verktyg för skatteförberedelser.

• Varför det fungerar: Xero håller ordning på din ekonomi medan du hanterar de Stripe-betalningar du redan behandlar.

QuickBooks Online (Redovisning)

QuickBooks Online är ett populärt bokföringsverktyg för småföretag, och dess funktioner fungerar bra med Stripe.

• Stripe-integration Betalningar som behandlas av Stripe hämtas automatiskt till QuickBooks så att du slipper mata in eller stämma av transaktioner manuellt.

• Utmärkande funktioner: QuickBooks genererar resultatrapporter, spårar utgifter och gör fakturering enklare med Stripe-drivna betalningslänkar.

• Varför det fungerar: QuickBooks erbjuder finansiell tydlighet samtidigt som det tar hänsyn till varje enskild Stripe-transaktion du behandlar.

Zoho Books (Bokföring och lager)

Zoho Books är ett flexibelt redovisningsverktyg som även erbjuder lagerhantering och fungerar bra för företag som vill möta sina behov inom båda områdena med en plattform.

• Stripe-integration Zoho Books ansluter direkt till Stripe Payments för att automatiskt uppdatera fakturor och bokföringsuppgifter.

• Utmärkande funktioner: Den spårar lagernivåer och produktrörelser, vilket hjälper dig att undvika att du fyller på för stora lager eller att de tar slut.

• Varför det fungerar: Zoho Books samlar din bokföring och ditt lager på ett ställe samtidigt som du smidigt synkroniserar med Stripe.

Cin7 Core (lager)

Cin7 Core är en kraftfull molnbaserad lagerhanteringslösning som integreras med Stripe och populära redovisningsverktyg.

• Stripe-integration Stripe-betalningar registreras omedelbart i Cin7 Core för att uppdatera ditt lager.

• Utmärkande funktioner: Den ansluter till bokföringsverktyg som QuickBooks och Xero så att dina betalningar och ditt lager alltid är i linje med varandra.

• Varför det fungerar: Cin7 Core knyter samman lager-, betalnings- och redovisningssystem för företag med mer komplexa lagerbehov.

A2X (redovisning)

A2X är speciellt byggt för e-handel och stödjer företag som säljer på plattformar som Shopify och Amazon.

• Stripe-integration Med Stripe förenklar A2X avstämningen genom att dela upp utbetalningar i tydliga kategorier (t.ex. försäljning, avgifter, återbetalningar) för plattformar som QuickBooks och Xero.

• Utmärkande funktioner: A2X organiserar automatiskt okategoriserade betalningsdata från din onlineförsäljning.

• Varför det fungerar: A2X matchar Stripe-transaktioner med dina bokföringsuppgifter utan förvirring eller manuellt arbete.

Vad kostar det och vad är kapitalavkastningen för bokförings- och lagerprogram?

Kostnaderna och kapitalavkastningen (ROI) för bokförings- och lagerhanteringsprogram handlar om att balansera vad du betalar för verktyget mot den tid, de pengar och det värde det tillför ditt företag.

Kostnader: Vad du betalar för

Avgifter för programvaruabonnemang

• De flesta verktyg tar ut en månads- eller årsavgift.

• För småföretag kan denna avgift variera kraftigt beroende på de funktioner, användare och integrationer som erbjuds.

Tillägg och integreringar

Integrering med verktyg som Stripe, Shopify och avancerade rapporteringssystem kan leda till extra kostnader. Vissa tillägg är gratis, medan andra har små avgifter.

Konfiguration och utbildning

Att få igång din nya programvara kan kräva att du investerar tid och pengar i förväg. Till exempel:

• Importera data (t.ex. tidigare lager- eller bokföringsmaterial)

• Utbilda ditt team i hur man använder programvaran

Dolda kostnader

Vissa plattformar tar ut avgifter för ytterligare användare, högre transaktionsvolymer eller premiumsupport. Kontrollera först om några av följande gäller.

Kapitalavkastning: Vad du får tillbaka

Kapitalavkastningen för den här programvaran visar sig tydligt i tiden du sparar, de misstag du undviker och de smartare beslut du kan fatta – och allt det kan öka din vinst.

Tidsbesparing

Automatisering av uppgifter som fakturering, utgiftsuppföljning och lageruppdateringar kan spara timmar av arbete varje vecka.

• Exempel: Föreställ dig att du sparar fem timmars manuellt arbete varje vecka och värderar din tid till $25 per timme. Automatisering sparar dig $500 per månad.
  

Färre kostsamma misstag

Manuella fel i din bokföring eller ditt lager (t.ex. dubbla beställningar, slut i lager, avsaknad av en obetald faktura) kan kosta dig pengar och kunder. Programvaran kan minimera dessa fel.

• Exempel: Att automatiskt fylla på lager för din bästsäljande vara kan innebära hundratals eller tusentals dollar i bevarade intäkter.
  

Bättre kassaflöde

Programvaran hjälper dig att följa obetalda fakturor, hantera snabbare betalningar och undvika att ha kontanter bundna i ett osålt lager. Det håller ditt företag mer solvent och kan göra det mer attraktivt för finansiering.

• Exempel: Förbättrad kassaflödeshantering innebär färre övertrasseringsavgifter och missade leverantörsrabatter.
  

Smartare beslut

Insikter i realtid om produkternas resultat och var du har dina utgifter gör att du kan fatta mer välgrundade beslut.

• Exempel: Att skära ner på lågpresterande lager och fokusera på artiklar med hög marginal kan öka din lönsamhet.
  

Skalbarhet till en låg kostnad

Programvaran kan skalas upp i takt med att ditt företag växer. I takt med att din försäljning ökar och verksamheten växer kan systemet hantera ökad komplexitet utan att öka det manuella arbetet. Kostnaden för programvara är ofta mycket lägre än kostnaden för att anställa någon för att hantera samma uppgifter manuellt.

• Exempel: Programvara kan hantera din bokföring och ditt lager från ditt företags tidigaste dagar, när du kanske gjorde några försäljningar i månaden, till ditt beslut att expandera och öppna en e-handelsbutik för internationell försäljning – samtidigt som du inte behöver utöka din personalstyrka.
  

Ett snabbt kostnads-nyttoexempel

Föreställ dig att följande var sant:

• Du lägger 60 dollar varje månad på bokförings- och lagerprogramvara.

• Det sparar dig 10 timmars manuellt arbete varje månad för en kostnad av 25 dollar per timme, totalt 250 dollar/månad.

• Du undviker 1 lagerfel som skulle ha kostat dig 300 $ i förlorad försäljning.

Så här beräknar du din ROI:

• Månadskostnad: 60 $

• Månatlig vinst: Tidsbesparing + fel som undvikits = 250 $ + 300 $ = 550 $

I det här fallet betalar programvaran sig själv nästan 10 gånger om. Och då har vi inte räknat in andra fördelar som förbättrat kassaflöde, nöjdare kunder och potential för långsiktig tillväxt.