会计和库存管理软件是一种数字工具，帮助企业处理财务并跟踪库存产品。在会计方面，它管理记录交易、跟踪收入和支出、处理发票以及生成财务报告等任务。在库存方面，它监控产品的数量和流动，包括库存水平、订单和交货情况，因此企业始终清楚手头有什么、哪些库存不足以及需要补货的产品。

该软件将财务和库存数据整合在一个平台，便于了解企业的整体运营状况。它在避免错误、保持条理以及就支出、销售和库存需求做出更明智的决策方面尤其有用。全球库存管理软件市场规模在 2023 年估计为 34.3 亿美元，预计从 2024 年到 2030 年将以 6.7% 的复合年增长率持续增长。

以下我们将讨论小型企业使用会计和库存管理软件需要了解的内容，包括其运作方式、需要寻找的功能以及如何收回投资。

本文内容

• 会计和库存管理软件如何运作？
  
• 为什么小型企业需要会计和库存管理软件？
  
• 综合会计和库存软件应具备哪些功能？
  
• 小型企业的最佳会计和库存管理工具有哪些？
  
• 会计和库存软件的成本和投资回报率是多少？
  

会计和库存管理软件如何运作？

会计和库存管理软件将财务和库存跟踪统一在一个易于使用的系统中。其运作方式如下：

输入和更新

首先输入销售、采购和支出等详细信息。软件跟踪库存数量、已售商品和进货情况。如果企业在店内使用条形码扫描仪或在线销售，软件会在销售发生时自动更新数据。

精准跟踪

• 会计： 记录每笔销售、支出或付款。系统监控收入、支出和整体财务状况。

• 库存： 产品售出时，库存数量减少。新库存到货时，库存数量增加。系统不断调整这些数据，以便随时了解库存情况。

省时自动化

许多工作自动完成，包括创建发票、跟踪付款以及在库存不足时发出提醒，因此无需手动更新电子表格或进行计算。

智能提醒

软件的监控功能还会在需要注意时发出通知，包括：

• 热门商品库存不足时

• 客户付款逾期时

• 需要重新订购补或时

易懂的报告

软件还将所有这些数据转化为简单的报告，显示哪些产品最畅销、支出最多的领域、盈利情况等。

所有工具互联

如果使用其他工具，如在线店面、支付应用程序或销售点 (POS) 系统，该软件也可以与之连接。这确保所有工具保持同步，无需额外努力。

为什么小型企业需要会计和库存管理软件？

创业初期，手工管理财务和库存似乎可行。但随着业务增长，一个错误或疏忽可能产生严重后果。以下深入分析会计和库存管理软件对小型企业的价值：

无法管理未衡量的事物

忙于日常任务时，很容易忽略整体情况。该软件将财务和库存数据集中在一个平台，以便查看：

• 哪些产品畅销（哪些不畅销）

• 收入与支出对比

• 是否有足够库存满足需求而不积压

这种洞察是即时且准确的，无需翻查电子表格或收据即可找到答案。软件提供企业运营状况的清晰视图，无需猜测。

小错误有大影响

在小型企业中，即使是小错误，如忘记补货或计算错误支出，也可能累积并影响核心运营。该软件通过以下方式预防这些问题：

• 销售发生时自动更新库存

• 库存不足或账单逾期时发出提醒

• 处理计算和记录保存，避免可能导致客户流失或资金损失的错误

现金流

现金流可能决定小型企业的成败。会计软件帮助保持现金流稳定和可预测。方式如下：

• 了解谁仍欠账，以便在逾期付款成为更大问题前跟进。

• 避免资金积压在滞销库存中。

• 实时报告显示盈利或收支平衡情况。

• 提供运营业务的前瞻性决策所需的清晰信息。

随业务扩展

小型企业开始增长时，可能倾向于继续使用一直用于会计和库存管理的 Excel 电子表格。这可能在一段时间内有效，但业务增长会使其难以为继。软件尽早提供系统，因此当业务增长时，已做好准备。添加新产品时，软件进行跟踪。如果聘请会计师，他们可以从系统中提取数据，无需从头开始或研究纸质账本。如果目标是推出在线商店以补充实体店，所有销售渠道将同步。

精力应投向更重要的地方

经营小型企业时，需要与客户建立关系、测试新想法并在面对挑战时保持灵活性。软件处理后台管理工作，以便专注于只有您能完成的业务部分。

示例

想象一家本地咖啡店。如果没有该软件，店主可能直到很晚才注意到店内畅销糖浆缺货。结果，他们不得不把最受欢迎的拿铁从周末菜单撤下，导致生意最忙的两天收入还不够支付供应商的货款。如果店主使用该软件，结果可能大不相同：

• 在糖浆库存不足成为问题前收到提醒。

• 跟踪付款、发送发票，逾期账单自动标记。

• 只需扫一眼数管理中心就能发现，他们虽然盈利不错，但在销量低迷的糕点系列上投入过多。

综合会计和库存软件应具备哪些功能？

最佳综合软件应自然适配业务。它保持财务和库存同步，提供清晰洞察，避免手工繁琐工作，同时随业务扩展。如果软件发挥作用，将减少行政时间，更多时间用于经营业务。以下是应在软件中寻找的功能：

实时库存跟踪

软件应在销售、处理退货或补货时自动更新库存水平。某些类型的软件支持条形码扫描或与在线商店集成。

自动财务更新

每笔交易应即时更新会计记录，无需担心延迟或数据错误。

提醒和通知

寻找在库存不足、发票逾期或需要支付账单时发送通知的功能。

报告和洞察

需要软件能够提供简单报告，一目了然地显示销售趋势、损益、库存表现和现金流。

智能集成

确保软件可连接已使用的工具，如支付处理器（如 Stripe）和电子商务平台（如 Shopify、WooCommerce）。

发票和付款跟踪

应能够创建发票、跟踪付款并跟进逾期账单，无需在应用程序之间切换。

重新订购

寻找在库存达到特定水平时发出提醒甚至为供应商生成采购订单的功能，确保畅销产品永不缺货。

可扩展性

业务增长时需求也会增加。选择能够在扩展时处理更多产品、交易和用户的软件。

用户友好的界面

即使不是技术专家，软件也应易于导航。简洁直观的管理中心使系统更易用，从而更有效。

移动访问

如果经常外出，寻找具备移动功能的软件，允许通过手机查看库存、跟踪销售或发送发票。

小型企业的最佳会计和库存管理工具有哪些？

如果小型企业已使用 Stripe 作为支付服务提供商，寻找可将支付、库存和会计结合在一起而无需手动工作的会计和库存解决方案。Xero、QuickBooks、Zoho Books 和 Cin7 Core 等工具为小型企业提供系统互联和记录准确的信心。以下是与 Stripe 集成的一些顶级工具：

Xero（会计）

Xero 是专为小型企业打造的用户友好型会计平台，与 Stripe 顺畅集成。

• Stripe 集成： Stripe 支付款项直接汇入 Xero 系统，并自动完成交易对账，确保您的账簿实时更新。Xero 还允许在 Xero 发票上接受 Stripe 支持的支付。

• 突出功能： Xero 提供实时财务管理中心、简单发票创建和税务准备工具。

• 适用原因： Xero 在高效处理您现有 Stripe 支付业务的同时，还能让财务数据井井有条。

QuickBooks Online（会计）

QuickBooks Online 是小型企业的首选会计工具，其功能与 Stripe 配合良好。

• Stripe 集成： Stripe 处理的支付自动导入 QuickBooks，无需手动输入或对账交易。

• 突出功能： QuickBooks 生成损益报告、跟踪支出，并通过 Stripe 支持的支付链接简化发票开具。

• 适用原因： QuickBooks 在核算每笔 Stripe 交易的同时提供财务清晰度。

Zoho Books（会计和库存）

Zoho Books 是一款灵活的会计工具，同时提供库存管理功能，适合希望通过一个平台满足两方面需求的企业。

• Stripe 集成： Zoho Books 直接连接 Stripe 支付，自动更新发票和会计记录。

• 突出功能： 该功能实时追踪库存水平与商品流动，助您避免积压或缺货情况。

• 适用原因： Zoho Books 将会计和库存集中在一个平台，同时与 Stripe 无缝同步。

Cin7 Core（库存）

Cin7 Core 是一款强大的基于云的库存管理解决方案，与 Stripe 和流行会计工具集成。

• Stripe 集成： Stripe 支付即时记录在 Cin7 Core 中以更新库存。

• 突出功能： 连接 QuickBooks 和 Xero 等会计工具，确保支付和库存始终一致。

• 适用原因： Cin7 Core 为库存需求较复杂的企业整合库存、支付和会计系统。

A2X（会计）

A2X 专为电子商务打造，支持在 Shopify 和亚马逊等平台销售的企业。

• Stripe 集成： 通过 Stripe，A2X 将支付分解为 QuickBooks 和 Xero 等平台的清晰类别（如销售、费用、退款），简化提现。

• 突出功能： A2X 自动整理在线销售中未分类的支付数据。

• 适用原因： A2X 将 Stripe 交易与财务记录匹配，无需混淆或手动工作。

会计和库存软件的成本和投资回报率是多少？

会计和库存管理软件的成本和投资回报率 (ROI) 取决于为工具支付的费用与其为业务增加的时间、金钱和价值之间的平衡。

成本：支付的内容

软件订阅费

• 大多数工具收取月费或年费。

• 对于小型企业，此费用因提供的功能、用户数和集成而异，范围广泛。

附加组件和集成

与 Stripe、Shopify 和高级报告系统等工具集成可能产生额外成本。部分附加组件免费，其他则收取小额费用。

设置和培训

启动新软件可能需要预先投入时间和金钱。可能包括：

• 导入数据（如过去的库存或会计记录）

• 培训团队如何使用软件

隐性成本

部分平台对额外用户、更高交易量或高级支持收取费用。首先检查是否适用任何此类费用。

投资回报率：获得的回报

该软件的投资回报率体现在节省的时间、避免的错误以及能够做出的更明智决策 — 所有这些都可以增加利润。

时间节省

自动化发票开具、费用跟踪和库存更新等任务每周可节省数小时劳动。

• 示例： 假设每周节省 5 小时手动工作，按每小时 25 美元计算时间价值。自动化每月节省 500 美元。
  

减少代价高昂的错误

会计或库存中的手动错误（如重复订购、库存缺货、遗漏未付发票）可能导致资金和客户流失。软件可减少这些错误。

• 示例： 自动补货最畅销商品可能意味着数百或数千美元的保留收入。
  

更好的现金流

软件帮助跟进未付发票、管理更快的支付并避免资金积压在滞销库存中。这使企业更具流动性，并可能更吸引融资。

• 示例： 改善现金流管理意味着更少的透支费用和错过的供应商折扣。
  

更明智的决策

关于产品表现和支出的实时洞察允许做出更明智的决策。

• 示例： 削减表现不佳的库存并专注于高利润产品可提高盈利能力。
  

低成本可扩展性

软件可随业务扩展。随着业务规模扩大和销售增长，该系统能够轻松应对更复杂的运营需求，而无需增加人工操作。软件成本通常远低于聘请人员手动管理相同任务的成本。

• 示例： 软件可处理从业务早期（每月可能仅几笔销售）到决定扩展并开设电子商务商店进行国际销售的整个阶段的会计和库存管理 — 同时保持团队精简。
  

快速成本效益示例

假设以下情况成立：

• 每月花费 60 美元购买会计和库存软件。

• 每月节省 10 小时手动工作，按每小时 25 美元计算，总计每月 250 美元。

• 避免 1 次库存错误，将避免 300 美元的销售损失。

以下是投资回报率计算方式：

• 每月成本： 60 美元

• 每月收益： 节省时间 + 避免错误 = 250 美元 + 300 美元 = 550 美元

在这种情况下，该软件带来的收益几乎是其成本的十倍。这还未考虑改善现金流、客户满意度提升和长期增长潜力等其他好处。