O software de contabilidade e gestão de estoque é uma ferramenta digital que ajuda as empresas a lidar com suas finanças e acompanhar quais produtos têm em estoque. No lado contábil, gerencia tarefas como registrar transações, controlar receitas e despesas, lidar com faturas e gerar relatórios financeiros. Com o estoque, ele monitora a quantidade e a movimentação dos produtos, incluindo níveis de estoque, pedidos e entregas, para que as empresas sempre saibam o que têm em mãos, o que está acabando e o que precisa ser reabastecido.

Esse software combina dados financeiros e de estoque em um só lugar, o que facilita a compreensão da integridade geral do negócio. É especialmente útil para evitar erros, manter-se organizado e tomar melhores decisões sobre gastos, vendas e necessidades de estoque. O mercado global de software de gerenciamento de estoque foi estimado em US$ 3,43 bilhões em 2023 e deve continuar crescendo a uma taxa composta de crescimento anual de 6,7% de 2024 a 2030.

Abaixo, discutiremos o que as pequenas empresas devem saber sobre o uso de softwares de contabilidade e gestão de estoque, incluindo como eles funcionam, quais recursos procurar e como recuperar seus investimentos.

O que há neste artigo?

• Como funciona o software de contabilidade e gestão de estoques?
  
• Por que pequenas empresas precisam de softwares de contabilidade e gestão de estoque?
  
• Quais recursos procurar em softwares combinados de contabilidade e inventário?
  
• Quais as melhores ferramentas de contabilidade e gestão de estoque para pequenas empresas?
  
• Quais são os custos e o ROI dos softwares de contabilidade e estoque?
  

Como funciona o software de contabilidade e gestão de estoques?

O software de contabilidade e gestão de estoque unifica suas finanças e acompanhamento de estoque em um sistema fácil de usar. Veja como funciona.

Entrada e atualizações

Você começa inserindo detalhes como vendas, compras e despesas. O software mantém o controle de quantos produtos você tem, o que foi vendido e o que está chegando. Se a sua empresa usa scanners de código de barras na loja ou vende online, o software atualiza automaticamente seus números conforme as vendas acontecem.

Rastreamento qualificado

• Contabilidade: cada venda, despesa ou pagamento é registrado. O sistema monitora suas receitas, gastos e finanças em geral.

• Estoque: se um produto é vendido, a quantidade de estoque diminui. E, à medida que o novo estoque chega, a contagem aumenta. O sistema ajusta constantemente esses números para que você sempre saiba o que está à mão.

Automação com economia de tempo

Grande parte do trabalho acontece automaticamente, incluindo a criação de faturas, acompanhamento de pagamentos e lembrete de quando o estoque está baixo, para que você não precise atualizar planilhas e fazer cálculos manualmente.

Alertas inteligentes

Os recursos de monitoramento do software também notificarão você quando algo precisar de sua atenção, incluindo quando:

• Você está ficando sem um item popular

• O pagamento do cliente está vencido

• É hora de encomendar suprimentos novamente

Relatórios fáceis de entender

O software também transforma todos esses dados em relatórios simples que mostram quais produtos estão vendendo melhor, onde você está gastando mais dinheiro, quanto lucro está obtendo e muito mais.

Todas as ferramentas conectadas

Se você usa outras ferramentas, como loja online, aplicativos de pagamento ou um sistema de ponto de venda (POS), o software também pode se conectar a elas. Isso garante que todas as suas ferramentas permaneçam sincronizadas sem esforço extra.

Por que pequenas empresas precisam de um software de contabilidade e gestão de inventário?

Gerenciar finanças e estoque manualmente pode parecer viável quando você está começando. Contudo, à medida que sua empresa cresce, um erro ou omissão pode ter sérias repercussões. Veja a seguir por que o software de gerenciamento de contas e inventário é tão valioso para pequenas empresas.

Você não consegue gerenciar o que não mede

É fácil perder de vista o panorama geral quando você está fazendo malabarismos com as tarefas do dia a dia. Este software coloca seus dados financeiros e de estoque em um só lugar para que você possa ver:

• Quais produtos estão vendendo rapidamente (e quais não estão)

• Quanto dinheiro está entrando versus quanto está saindo

• Se você tem estoque suficiente para atender à demanda sem comprar demais

Esses insights são instantâneos e precisos, e não há necessidade de vasculhar planilhas ou recibos para encontrar respostas. O software fornece uma visão clara da integridade do seu negócio e elimina a necessidade de adivinhações.

Pequenos erros têm grandes consequências

Em uma pequena empresa, mesmo um pequeno erro, como esquecer de reabastecer ou calcular mal suas despesas, pode agravar e afetar suas operações principais. O software previne esses problemas antes que eles aconteçam:

• Atualização automática do estoque no momento das vendas

• Lembra você de quando o estoque está acabando ou quando uma conta está vencida

• Lida com cálculos e registros para que você não precise se preocupar com erros que podem custar dinheiro ou clientes

Fluxo de caixa

Fluxo de caixa pode fazer ou quebrar uma pequena empresa. O software de contabilidade ajuda a manter você estável e previsível. Veja como:

• Você sabe quem ainda deve dinheiro para poder acompanhar antes que um pagamento em atraso se torne um problema maior.

• Isso ajuda a evitar alocar dinheiro em excesso a estoque que não está tendo movimentação.

• Relatórios em tempo real mostram se você está tendo lucro ou se está alcançando um ponto de equilíbrio.

• Proporciona a clareza necessária para tomar decisões prospectivas sobre como administrar sua empresa.

Cresce com você

Quando sua pequena empresa começa a crescer, pode ser tentador continuar usando as planilhas do Excel que você sempre usou para contabilidade e inventário. Isso pode funcionar por um tempo, mas o crescimento pode torná-lo insustentável. O software oferece um sistema desde o início, então quando você crescer, estará pronto. Quando você adiciona novos produtos, o software os rastreia. Se você contratar um contador, ele poderá extrair dados do sistema sem começar do zero ou estudar seus livros físicos. Se o seu objetivo é lançar uma loja online para complementar sua loja física, tudo será sincronizado entre os fluxos de vendas.

Você pode dedicar sua energia a outras coisas.

Quando você administra uma pequena empresa, precisa construir relacionamentos com os clientes, testar novas ideias e permanecer ágil diante do que quer que surja no seu caminho. O software lida com o trabalho administrativo dos bastidores para que você possa se concentrar nas partes da empresa que só você pode fazer.

Exemplo

Imagine um café local. Sem esse software, o proprietário pode não notar que a loja está sem um xarope popular até que seja tarde demais. Como resultado, ele precisará retirar seu café latte mais popular do menu de fim de semana e seus dois dias mais movimentados não fazem o suficiente para cobrir a conta de seu fornecedor. Se o proprietário usar o software, o resultado pode ser muito diferente:

• Ele vê um alerta de que o estoque de xarope está baixo antes que isso se torne um problema.

• Os pagamentos são rastreados, as faturas são enviadas e as contas vencidas são automaticamente sinalizadas.

• Uma rápida olhada no painel mostra que eles estão ganhando um bom dinheiro, mas também gastando muito em uma linha de pastelaria lenta.

Quais recursos procurar nos softwares combinados de contabilidade e inventário?

O melhor software combinado deve parecer um ajuste natural para o seu negócio. Ele mantém suas finanças e inventário em sincronia, fornece insights claros e evita transtornos manuais, enquanto se expande com você. Se ele estiver fazendo seu trabalho, você gastará menos tempo em administração e mais tempo administrando seus negócios. Aqui estão os recursos que você deve procurar no seu software.

Acompanhamento de inventário em tempo real

O software deve atualizar automaticamente os níveis de estoque quando você faz uma venda, processa uma devolução ou reabastece. Alguns tipos de software aceitam leitura de código de barras ou integram-se à sua loja online.

Atualizações financeiras automáticas

Cada transação deve atualizar seus registros contábeis instantaneamente para que você não precise se preocupar com tempo de atraso ou números incorretos.

Alertas e lembretes

Procure recursos que enviem notificações quando o estoque está baixo, as faturas estão vencidas ou as contas precisam ser pagas.

Relatórios e informações

Você vai querer um software que possa fornecer relatórios simples que mostram tendências de vendas, lucros e perdas, desempenho de estoque e fluxo de caixa em um piscar de olhos.

Integrações inteligentes

Verifique se o software consegue se conectar com as ferramentas que você já usa, como processadores de pagamentos (por exemplo, Stripe) e plataformas de e-commerce (por exemplo, Shopify, WooCommerce).

Faturamento e acompanhamento de pagamentos

Ele deve permitir que você crie faturas, monitore pagamentos e acompanhe contas vencidas sem alternar entre aplicativos.

Reordenação

Procure um recurso que alerte você quando o estoque atingir um determinado nível e possa até gerar ordens de compra para fornecedores para que você nunca fique sem suas ofertas mais populares.

Escalabilidade

Suas necessidades crescerão junto com o crescimento da sua empresa. Escolha um software que possa lidar com mais produtos, transações e usuários à medida que você se expande.

Interface amigável

O software deve ser fácil de navegar, mesmo se você não for especialista em tecnologia. Um painel simples e intuitivo facilita o uso do seu sistema, o que pode torná-lo muito mais eficaz.

Acesso móvel

Se você está em trânsito, procure um software com recursos móveis que permitam verificar o estoque, acompanhar as vendas ou enviar faturas pelo celular.

Quais são as melhores ferramentas de contabilidade e gestão de estoque para pequenas empresas?

Se você tem uma pequena empresa e já usa a Stripe como provedor de serviços de pagamentos, procure soluções de contabilidade e inventário que possam vincular pagamentos, inventário e contabilidade sem exigir trabalho manual. Ferramentas como Xero, QuickBooks, Zoho Books e Cin7 Core dão às pequenas empresas a confiança de que seus sistemas estão conectados e que seus registros são precisos. Aqui estão algumas das principais ferramentas que se integram à Stripe.

Xero (contabilidade)

A Xero é uma plataforma de contabilidade fácil de usar, criada para pequenas empresas, que se integra perfeitamente à Stripe.

• Integração com a Stripe: os pagamentos da Stripe fluem diretamente para a Xero e reconciliam transações automaticamente para manter seus livros contábeis atualizados. A Xero também permite aceitar pagamentos da Stripe em faturas da Xero.

• Recursos em destaque: a Xero fornece painéis financeiros em tempo real, criação simples de faturas e ferramentas de preparação de impostos.

• Por que funciona: a Xero mantém suas finanças organizadas enquanto lida com os pagamentos da Stripe que você já processa.

QuickBooks Online (contabilidade)

O QuickBooks Online é uma ferramenta de contabilidade ideal para pequenas empresas e seus recursos funcionam bem com a Stripe.

• Integração com a Stripe: os pagamentos processados pela Stripe são incluídos automaticamente no QuickBooks, para que você não precise inserir ou reconciliar transações manualmente.

• Recursos em destaque: O QuickBooks gera relatórios de lucros e perdas, controla despesas e facilita o faturamento com links de pagamento alimentados pela Stripe.

• Por que funciona: o QuickBooks oferece clareza financeira ao contabilizar cada transação da Stripe processada por você.

Zoho Books (contabilidade e inventário)

Uma ferramenta contábil flexível que também oferece gerenciamento de inventário, o Zoho Books funciona bem para empresas que desejam atender às suas necessidades nas duas áreas com uma única plataforma.

• Integração com a Stripe: o Zoho Books se conecta diretamente com pagamentos da Stripe para atualizar automaticamente faturas e registros contábeis.

• Recursos em destaque: ele acompanha os níveis de estoque e a movimentação dos produtos, ajudando você a evitar o excesso ou esgotamento de estoque.

• Por que funciona: o Zoho Books mantém a contabilidade e o inventário em um só lugar, enquanto sincroniza facilmente com a Stripe.

Cin7 Core (inventário)

O Cin7 Core é uma poderosa solução de gerenciamento de inventário baseada em nuvem que se integra à Stripe e a ferramentas contábeis populares.

• Integração com a Stripe: os pagamentos da Stripe são registrados instantaneamente no Cin7 Core para atualizar seu inventário.

• Recursos em destaque: ele se conecta a ferramentas contábeis como QuickBooks e Xero para que seus pagamentos e estoque estejam sempre alinhados.

• Por que funciona: o Cin7 Core une sistemas de inventário, pagamentos e contabilidade para empresas com necessidades de inventário mais complexas.

A2X (contabilidade)

O A2X foi criado especificamente para e-commerce e aceita empresas que vendem em plataformas como Shopify e Amazon.

• Integração com a Stripe: Com a Stripe, o A2X simplifica a reconciliação, dividindo os repasses em categorias claras (por exemplo, vendas, tarifas, reembolsos) para plataformas como QuickBooks e Xero.

• Recursos em destaque: a A2X organiza automaticamente dados de pagamento não categorizados de suas vendas online.

• Por que funciona: o A2X combina transações da Stripe com seus registros financeiros sem confusão ou trabalho manual.

Quais são os custos e o ROI dos softwares de contabilidade e inventário?

Os custos e o retorno sobre o investimento (ROI) dos softwares de contabilidade e gestão de estoque se resumem a equilibrar o que você paga pela ferramenta com o tempo, dinheiro e valor que ela agrega ao seu negócio.

Custos: o que você está pagando

Tarifas de assinatura de software

• A maioria das ferramentas cobra uma tarifa mensal ou anual.

• Para pequenas empresas, essa tarifa pode variar muito, dependendo dos recursos, usuários e integrações oferecidas.

Complementos e integrações

A integração com ferramentas como Stripe, Shopify e sistemas avançados de relatórios pode resultar em custos extras. Alguns complementos são gratuitos, enquanto outros têm pequenas tarifas.

Configuração e treinamento

Para colocar seu novo software em funcionamento, pode ser necessário investir tempo e dinheiro antecipadamente. Isso pode incluir:

• Importação de dados (por exemplo, inventário passado ou registros contábeis)

• Treinamento de sua equipe sobre como usar o software

Custos ocultos

Algumas plataformas cobram tarifas para usuários adicionais, maiores volumes de transação ou suporte premium. Verifique primeiro se alguma destas opções se aplica.

ROI: o que você está recebendo de volta

O ROI deste software é evidente no tempo que você economiza, nos erros que evita e nas decisões mais inteligentes que é capaz de tomar, o que pode aumentar seu lucro.

Economia de tempo

Automatizar tarefas como faturamento, controle de despesas e atualizações de estoque pode economizar horas de trabalho por semana.

• Exemplo: imagine que você economiza cinco horas de trabalho manual por semana e valoriza seu tempo em US$ 25 por hora. A automação economiza US$ 500 por mês.
  

Menos erros dispendiosos

Erros manuais na contabilidade ou no inventário (p. ex., pedidos duplicados, falta de estoque, falta de uma fatura não paga) podem custar dinheiro e clientes. O software pode minimizar esses erros.

• Exemplo: reabastecer automaticamente seu item mais vendido pode significar centenas ou milhares de dólares em receita preservada.
  

Melhor fluxo de caixa

O software ajuda você a acompanhar faturas não pagas, gerenciar pagamentos mais rápidos e evitar ter dinheiro preso em estoque não vendido. Isso mantém sua empresa mais líquida e pode torná-la mais atrativa para financiamento.

• Exemplo: melhorar a gestão do fluxo de caixa significa reduzir tarifas de cheque especial e descontos não percebidos a fornecedores.
  

Decisões mais inteligentes

Insights em tempo real sobre o desempenho dos produtos e onde você gasta permitem tomar decisões mais embasadas.

• Exemplo: reduzir o estoque de baixo desempenho e manter o foco em itens de alta margem pode aumentar sua lucratividade.
  

Escalabilidade de baixo custo

O software pode ser expandido junto com a sua empresa. À medida que suas vendas aumentam e as operações crescem, o sistema pode acomodar complexidade adicional sem aumentar o trabalho manual. O custo do software é muitas vezes muito menor do que o de contratar alguém para gerenciar as mesmas tarefas manualmente.

• Exemplo: o software pode lidar com sua contabilidade e estoque desde os primeiros dias da sua empresa, quando você pode estar fazendo algumas vendas por mês, até sua decisão de expandir e abrir uma loja de e-commerce para vendas internacionais, tudo isso enquanto mantém sua equipe enxuta.
  

Um exemplo rápido de custo-benefício

Imagine a seguinte situação:

• Você gasta US$ 60 por mês em softwares de contabilidade e inventário.

• Economiza 10 horas de trabalho manual por mês a US$ 25 por hora, totalizando US$ 250 por mês.

• Você evita 1 erro de estoque que teria lhe custado US$ 300 em vendas perdidas.

Veja como você calcularia seu ROI:

• Custo mensal: US$ 60

• Benefício mensal: Tempo economizado + Erro evitado = US$ 250 + US$ 300 = US$ 550

Nesse caso, o software se paga quase 10 vezes. E isso antes de considerar outros benefícios, como fluxo de caixa aprimorado, clientes mais felizes e potencial de crescimento de longo prazo.