Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssoftware ist ein digitales Tool, das Unternehmen dabei hilft, ihre Finanzen zu verwalten und den Überblick darüber zu behalten, welche Produkte sie auf Lager haben. Auf der Buchhaltungsseite übernimmt sie Aufgaben wie die Erfassung von Transaktionen, die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben, die Bearbeitung von Rechnungen und die Erstellung von Finanzberichten. Auf der Bestandsverwaltungsseite überwacht sie die Menge und Bewegung der Produkte, einschließlich der Lagerbestände, Bestellungen und Lieferungen, sodass Unternehmen immer wissen, was sie auf Lager haben, was zur Neige geht und was wieder aufgefüllt werden muss.

Diese Software kombiniert Finanz- und Bestandsdaten an einem Ort. Dies macht es einfacher, den Zustand des Unternehmens insgesamt zu verstehen. Sie ist besonders nützlich, um Fehler zu vermeiden, organisiert zu bleiben und bessere Entscheidungen bezüglich Ausgagen, Verkäufen und Lagerbedarf zu treffen. Der globale Markt für Bestandsverwaltungssoftware wurde auf 3,43 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 geschätzt und wird von 2024 bis 2030 voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 6,7 % weiter wachsen.

Im Folgenden erörtern wir, was kleine Unternehmen über die Verwendung von Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssoftware wissen sollten, einschließlich der Funktionsweise, auf welche Funktionen Sie achten sollten und wie Sie ihre Investitionen wieder hereinholen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssoftware?
  
• Warum brauchen kleine Unternehmen Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssoftware?
  
• Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer kombinierten Buchhaltungs- und Bestandssoftware achten?
  
• Was sind die besten Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungstools für kleine Unternehmen?
  
• Wie hoch sind die Kosten und der ROI von Buchhaltungs- und Bestandssoftware?
  

Wie funktioniert Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssoftware?

Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssoftware vereint Ihre Finanzen und Bestandsverfolgung in einem einzigen nutzerfreundlichen System. So funktioniert's.

Eingabe und Aktualisierungen

Sie beginnen mit der Eingabe von Daten wie Verkäufen, Einkäufen und Ausgaben. Die Software verfolgt, wie viele Produkte Sie haben, was verkauft wurde und was eingeht. Wenn Ihr Unternehmen im Laden Barcode-Scanner einsetzt oder Verkäufe online tätigt, aktualisiert die Software Ihre Zahlen automatisch, wenn Verkäufe stattfinden.

Kompetentes Tracking

• Buchhaltung: Jeder Verkauf, jede Ausgabe und jede Zahlung wird aufgezeichnet. Das System überwacht Ihre Einnahmen, Ausgaben und Ihre Finanzen insgesamt.

• Lagerbestand: Wenn ein Produkt verkauft wird, verringert sich der Lagerbestand. Wenn neue Artikel eintreffen, steigt der Lagerbestand. Das System passt diese Zahlen ständig an, damit Sie immer wissen, was zur Verfügung steht.

Zeitsparende Automatisierung

Ein Großteil der Arbeit läuft automatisch ab, darunter die Erstellung von Rechnungen, die Nachverfolgung von Zahlungen und die Erinnerung, wenn der Lagerbestand gering ist, sodass Sie keine Tabellen aktualisieren und Berechnungen von Hand durchführen müssen.

Intelligente Warnungen

Die Überwachungsfunktionen der Software benachrichtigen Sie auch, wenn etwas Ihre Aufmerksamkeit erfordert, zum Beispiel in folgenden Fällen:

• Ein beliebter Artikel geht zur Neige

• Eine Kundenzahlung ist überfällig

• Es ist Zeit, Vorräte nachzubestellen

Leicht verständliche Berichte

Die Software wandelt all diese Daten auch in einfache Berichte um, die Ihnen zeigen, welche Produkte sich am besten verkaufen, wo Sie das meiste Geld ausgeben, wie viel Gewinn Sie erzielen und vieles mehr.

Alle Ihre Tools sind miteinander verbunden

Wenn Sie andere Tools wie einen Online-Shop, Zahlungs-Apps oder ein Point-of-Sale (POS)-System verwenden, kann die Software auch mit diesen Tools verbunden werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Ihre Tools ohne zusätzlichen Aufwand synchronisiert bleiben.

Warum brauchen kleine Unternehmen Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssoftware?

Die manuelle Verwaltung von Finanzen und Lagerbeständen mag machbar erscheinen, wenn Sie gerade erst anfangen. Doch wenn Ihr Unternehmen wächst, kann ein Fehler oder ein Versehen schwerwiegende Folgen haben. Im Folgenden erfahren Sie, warum Konto- und Bestandsverwaltungssoftware für kleine Unternehmen so wertvoll ist.

Ohne Erfassung keine Verwaltung

Bei all den täglichen Aufgaben kann man schnell den Überblick verlieren. Eine Software kann Ihre Finanz- und Bestandsdaten an einem Ort zusammentragen, sodass Sie Folgendes im Blick behalten:

• Absatzstarke (und -schwache) Produkte

• Ihre Einnahmen und Ausgaben

• Ob Sie genügend Lagerbestände haben, um die Nachfrage zu decken, ohne zu viel einzukaufen

Diese Daten sind sofort verfügbar und präzise. Sie müssen keine Tabellen oder Belege durchsuchen, um Antworten zu finden. Die Software bietet einen klaren Überblick über den Zustand Ihres Unternehmens und macht Schluss mit Rätselraten.

Kleine Fehler mit großer Wirkung

In einem kleinen Unternehmen können sich schon geringfügige Fehler negativ auf das Kerngeschäft auswirken, etwa wenn Sie vergessen, Lagerbestände aufzufüllen, oder Ihre Ausgaben falsch berechnen. Eine Software verhindert diese Probleme, noch bevor sie auftreten, durch:

• Automatische Aktualisierung Ihres Lagerbestands bei Verkäufen

• Erinnerungen, wenn der Lagerbestand zur Neige geht oder eine Rechnung überfällig ist

• Berechnungen und Aufzeichnungen, sodass Sie sich keine Sorgen über Fehler machen müssen, die Sie Kundschaft oder Geld kosten könnten

Liquidität

Liquidität kann über Erfolg und Misserfolg eines Kleinunternehmens entscheiden. Eine Buchhaltungssoftware hilft Ihnen folgendermaßen, den Cashflow konstant und vorhersehbar zu halten:

• Sie wissen, wer Ihnen noch Geld schuldet, und können nachfassen, bevor eine überfällige Zahlung zum Problem wird.

• Sie vermeiden, Ihr Geld in zu große Lagerbestände zu stecken, die nicht abverkauft werden.

• Echtzeitberichte zeigen Ihnen, ob Sie einen Gewinn erzielen oder kostendeckend arbeiten.

• Sie erhalten die nötige Klarheit, um vorausschauende Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Ein mitwachsendes System

Wenn Ihr Kleinunternehmen allmählich wächst, mag es verlockend sein, einfach weiter Ihre Excel-Tabellen für die Buchhaltung und Bestandsverwaltung zu verwenden. Das funktioniert vielleicht auch noch eine Weile, doch je mehr Sie wachsen, desto heikler wird die Angelegenheit. Mit einer Software haben Sie von Anfang an ein System, auf dem Sie aufbauen können. Neue Produkte können einfach in der Software erfasst werden und wenn Sie jemanden für die Buchhaltung einstellen, kann er oder sie Daten aus dem System abrufen, ohne bei Null anfangen oder Aktenordner wälzen zu müssen. Auch wenn Sie einen Online-Shop zur Ergänzung Ihres Ladengeschäfts eröffnen wollen, lassen sich die Verkaufsströme einfach synchronisieren.

Mehr Zeit fürs Wesentliche

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, müssen Sie Kundenbeziehungen aufbauen, neue Ideen testen und stets flexibel auf jegliche Herausforderungen reagieren. Eine Software übernimmt die Arbeit hinter den Kulissen, sodass Sie sich auf die Geschäftstätigkeiten konzentrieren können, die Ihnen niemand abnehmen kann.

Beispiel

Stellen Sie sich ein kleines Café vor. Ohne Software bemerkt der/die Inhaber/in vielleicht erst zu spät, dass ein besonders beliebter Sirup aus ist. Dann muss der meistverkaufte Café Latte von der Wochenendkarte gestrichen werden. Schon werfen die beiden geschäftigsten Tage nicht mehr genug ab, um die Lieferantenrechnung zu bezahlen. Mit einer Software könnte die Situation ganz anders verlaufen:

• Eine Warnung zeigt an, dass nur noch wenig Sirup vorrätig ist, bevor es zum Problem wird.

• Zahlungen werden überwacht, Rechnungen versendet und überfällige Rechnungen automatisch hervorgehoben.

• Ein kurzer Blick aufs Dashboard zeigt, dass die Umsätze gut, aber die Ausgaben für eine nicht besonders gefragte Gebäcksorte zu hoch sind.

Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer kombinierten Buchhaltungs- und Bestandssoftware achten?

Die beste kombinierte Software sollte sich wie selbstverständlich für Ihr Unternehmen anfühlen. Sie hält Ihre Finanzen und Ihren Lagerbestand im Gleichgewicht, verschafft Ihnen klare Einblicke und erspart Ihnen Kopfschmerzen – und das alles, während sie mit Ihnen wächst. Wenn sie ihre Aufgabe erfüllt, verbringen Sie weniger Zeit mit der Verwaltung und mehr Zeit mit der Führung Ihres Unternehmens. Hier sind die Funktionen, auf die Sie bei Ihrer Software achten sollten.

Bestandsverfolgung in Echtzeit

Die Software sollte die Lagerbestände automatisch aktualisieren, wenn Sie einen Verkauf tätigen, eine Retoure bearbeiten oder den Bestand wieder auffüllen. Einige Arten von Software unterstützen das Scannen von Barcodes oder lassen sich in Ihren Online-Shop integrieren.

Automatische Aktualisierung Ihrer Finanzdaten

Bei jeder Transaktion sollten Ihre Buchhaltungsunterlagen sofort aktualisiert werden, damit Sie sich keine Sorgen über Verzögerungen oder falsche Zahlen machen müssen.

Warnungen und Erinnerungen

Suchen Sie nach Funktionen, die Benachrichtigungen senden, wenn der Lagerbestand niedrig ist, Rechnungen überfällig sind oder Rechnungen bezahlt werden müssen.

Berichte und Einblicke

Sie benötigen eine Software, die einfache Berichte liefert, die Umsatztrends, Gewinne und Verluste, Bestandsentwicklung und Cashflow auf einen Blick aufzeigen.

Intelligente Integrationen

Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Software mit den von Ihnen bereits verwendeten Tools wie Zahlungsabwicklern (z. B. Stripe) und E-Commerce-Plattformen (z. B. Shopify, WooCommerce) verbinden lässt.

Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung

Sie sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, Rechnungen zu erstellen, Zahlungen nachzuverfolgen und bei überfälligen Rechnungen nachzufassen, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.

Nachbestellung

Suchen Sie nach einer Funktion, die Sie benachrichtigt, wenn der Lagerbestand ein bestimmtes Niveau erreicht, und die sogar Bestellungen für Lieferanten generieren kann, damit Ihnen Ihre beliebtesten Angebote nie ausgehen.

Skalierbarkeit

Ihre Anforderungen werden mit Ihrem Unternehmen wachsen. Wählen Sie eine Software, die mit mehr Produkten, Transaktionen und Nutzern/Nutzerinnen umgehen kann, wenn Sie expandieren.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Die Navigation in der Software sollte einfach sein, auch wenn Sie keine Technik-Experten/Expertinnen sind. Ein übersichtliches, intuitives Dashboard macht Ihr System nutzerfreundlicher und damit ggf. noch effektiver.

Mobiler Zugriff

Wenn Sie unterwegs sind, suchen Sie nach einer Software mit mobilen Funktionen, mit der Sie den Bestand überprüfen, Verkäufe verfolgen oder Rechnungen von Ihrem Telefon aus senden können.

Was sind die besten Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungstools für kleine Unternehmen?

Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben und Stripe bereits als Zahlungsdienstleister nutzen, sollten Sie nach Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungslösungen suchen, die Ihre Zahlungen, Ihren Lagerbestand und Ihre Buchhaltung miteinander verknüpfen können, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist. Tools wie Xero, QuickBooks, Zoho Books und Cin7 Core geben kleinen Unternehmen die Gewissheit, dass ihre Systeme miteinander verbunden und ihre Aufzeichnungen korrekt sind. Hier sind einige der besten Tools, die sich mit Stripe vernetzen lassen.

Xero (Buchhaltung)

Xero ist eine nutzerfreundliche Buchhaltungsplattform für kleine Unternehmen, die sich nahtlos mit Stripe vernetzen lässt.

• Stripe-Integration: Stripe-Zahlungen fließen direkt in Xero und Transaktionen werden automatisch abgeglichen, damit Ihre Bücher auf dem neuesten Stand sind. Mit Xero können Sie auch von Stripe unterstützte Zahlungen für Xero-Rechnungen akzeptieren.

• Herausragende Funktionen: Xero bietet Finanz-Dashboards in Echtzeit, einfache Rechnungserstellung und Tools für die Steuervorbereitung.

• Warum es funktioniert: Xero hält Ihre Finanzen in Ordnung und wickelt gleichzeitig die Stripe-Zahlungen ab, die Sie bereits bearbeiten.

QuickBooks Online (Buchhaltung)

QuickBooks Online ist ein Buchhaltungstool für kleine Unternehmen, und seine Funktionen arbeiten gut mit Stripe zusammen.

• Stripe-Integration: Von Stripe verarbeitete Zahlungen werden automatisch in QuickBooks übernommen, sodass Sie Transaktionen nicht manuell eingeben oder abgleichen müssen.

• Herausragende Funktionen: QuickBooks generiert Gewinn- und Verlustrechnungen, verfolgt Ausgaben und vereinfacht die Rechnungsstellung mit den von Stripe unterstützten Zahlungslinks.

• Warum es funktioniert: QuickBooks bietet finanzielle Klarheit bei der Berücksichtigung jeder einzelnen von Ihnen verarbeiteten Stripe-Transaktion.

Zoho Books (Buchhaltung und Bestandsverwaltung)

Zoho Books ist ein flexibles Buchhaltungstool, das auch eine Bestandsverwaltung bietet. Es eignet sich gut für Unternehmen, die ihre Anforderungen in beiden Bereichen mit einer einzigen Plattform erfüllen möchten.

• Stripe-Integration: Zoho Books ist direkt mit Stripe-Zahlungen verbunden, um Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen automatisch zu aktualisieren.

• Herausragende Funktionen: Das Tool verfolgt Lagerbestände und Produktbewegungen und hilft Ihnen, Überbestände oder Engpässe zu vermeiden.

• Warum es funktioniert: Mit Zoho Books findet Ihre Buchhaltung und Ihre Bestandsverwaltung an einem Ort statt und das Tool lässt sich mühelos mit Stripe synchronisieren.

Cin7 Core (Bestandsverwaltung)

Cin7 Core ist eine leistungsstarke Cloud-basierte Bestandsverwaltungslösung, die sich mit Stripe und gängigen Buchhaltungstools vernetzen lässt.

• Stripe-Integration: Stripe-Zahlungen werden in Cin7 Core sofort erfasst, um Ihren Bestand zu aktualisieren.

• Herausragende Funktionen: Es lässt sich mit Buchhaltungstools wie QuickBooks und Xero verbinden, sodass Ihre Zahlungen und Bestände immer aufeinander abgestimmt sind.

• Warum es funktioniert: Cin7 Core verknüpft Bestandsverwaltungs-, Zahlungs- und Buchhaltungssysteme für Unternehmen mit komplexeren Bestandsanforderungen.

A2X (Buchhaltung)

A2X wurde speziell für den E-Commerce entwickelt und unterstützt Unternehmen, die auf Plattformen wie Shopify und Amazon verkaufen.

• Stripe-Integration: Bei Nutzung von Stripe vereinfacht A2X den Abgleich, indem es Auszahlungen für Plattformen wie QuickBooks und Xero in klare Kategorien (z. B. Verkäufe, Gebühren, Rückerstattungen) aufteilt.

• Herausragende Funktionen: A2X organisiert automatisch nicht kategorisierte Zahlungsdaten aus Ihren Online-Verkäufen.

• Warum es funktioniert: A2X gleicht Stripe-Transaktionen mit Ihren Finanzunterlagen ab – ohne Verwirrung oder manuelle Arbeit.

Wie hoch sind die Kosten und der ROI von Buchhaltungs- und Bestandssoftware?

Bei den Kosten und der Rentabilität (Return on Ivestment, ROI) kommt es darauf an, dass Sie das, was Sie für das Tool bezahlen, gegen die Zeit, das Geld und den Wert abwägen, den es Ihrem Unternehmen bringt.

Kosten: Wofür Sie bezahlen

Gebühren für Software-Abonnements

• Die meisten Tools berechnen eine monatliche oder jährliche Gebühr.

• Für kleine Unternehmen kann diese Gebühr je nach den angebotenen Funktionen, Nutzerinnen und Nutzern und Integrationen sehr hoch sein.

Add-Ons und Integrationen

Die Vernetzung mit Tools wie Stripe, Shopify und erweiterten Berichtssystemen kann zu zusätzlichen Kosten führen. Einige Add-Ons sind kostenlos, während für andere geringe Gebühren anfallen.

Einrichtung und Schulung

Um Ihre neue Software zum Laufen zu bringen, müssen Sie möglicherweise im Vorfeld Zeit und Geld investieren. Dies kann Folgendes umfassen:

• Importieren von Daten (z. B. frühere Bestands- oder Buchhaltungsunterlagen)

• Schulung Ihres Teams im Umgang mit der Software

Versteckte Kosten

Einige Plattformen erheben Gebühren für zusätzliche Nutzer/innen, höhere Transaktionsvolumina oder Premium-Support. Prüfen Sie zunächst, ob einer dieser Punkte zutrifft.

ROI: Das erhalten Sie zurück

Der ROI für diese Software zeigt sich in der Zeit, die Sie sparen, den Fehlern, die Sie vermeiden, und den klügeren Entscheidungen, die Sie treffen können – all das kann Ihren Gewinn steigern.

Zeitersparnis

Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Bestandsaktualisierung können jede Woche Arbeitsstunden eingespart werden.

• Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sparen jede Woche fünf Stunden manuelle Arbeit ein und schätzen Ihre aufgewendete Zeit mit 25 $ pro Stunde. Durch die Automatisierung sparen Sie 500 $ pro Monat.
  

Weniger kostspielige Fehler

Manuelle Fehler in Ihrer Buchhaltung oder Bestandsverwaltung (z. B. Doppelbestellungen, nicht vorrätige Lagerbestände, fehlende unbezahlte Rechnungen) können Sie Geld und Kunden kosten. Software kann diese Fehler minimieren.

• Beispiel: Die automatische Nachbestellung Ihres meistverkauften Artikels kann Hunderte oder Tausende von Dollar an erhaltenen Einnahmen bedeuten.
  

Besserer Cashflow

Die Software hilft Ihnen, unbezahlte Rechnungen zu verfolgen, Zahlungen schneller durchzuführen und zu vermeiden, dass Bargeld in unverkauftem Lagerbestand gebunden ist. Dadurch bleibt Ihr Unternehmen liquide und kann für Finanzierungen attraktiver werden.

• Beispiel: Eine Optimierung Ihres Cashflow-Managements bedeutet weniger Überziehungsgebühren und entgangene Lieferantenrabatte.
  

Klügere Entscheidungen

Echtzeit-Einblicke in die Leistung Ihrer Produkte und wo Ausgaben anfallen, ermöglichen es Ihnen, fundiertere Entscheidungen zu treffen.

• Beispiel: Durch den Abbau unrentabler Bestände und die Konzentration auf margenstarke Artikel können Sie Ihre Rentabilität steigern.
  

Kostengünstige Skalierbarkeit

Die Software kann mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Wenn Ihr Umsatz steigt und Ihr Unternehmen wächst, kann das System zusätzliche Komplexität bewältigen, ohne dass mehr manuelle Arbeit erforderlich ist. Die Kosten für Software sind oft weitaus geringer als die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin, der/die dieselben Aufgaben manuell erledigt.

• Beispiel: Software kann Ihre Buchhaltung und Ihre Bestandsverwaltung von den Anfängen Ihres Unternehmens an, wenn Sie vielleicht ein paar Verkäufe pro Monat durchführen, bis hin zu Ihrer Entscheidung, zu expandieren und einen E-Commerce-Shop für internationale Verkäufe zu eröffnen, durchführen – und das alles mit einem schlanken Team.
  

Ein schnelles Kosten-Nutzen-Beispiel

Stellen Sie sich vor, Folgendes würde zutreffen:

• Sie geben 60 $ pro Monat für Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssoftware aus.

• Damit sparen Sie jeden Monat 10 Stunden manuelle Arbeit ein, zu einem Preis von 25 $ pro Stunde, insgesamt also 250 $ pro Monat.

• Sie vermeiden 1 Fehler bei der Bestandsverwaltung, der Sie 300 $ an entgangenem Umsatz gekostet hätte.

So würden Sie Ihren ROI berechnen:

• Kosten pro Monat: 60 $

• Monatlicher Vorteil: Zeitersparnis + Vermiedener Fehler = 250 $ + 300 $ = 550 $

In diesem Fall amortisiert sich die Software 10 Mal bezahlt. Und dabei sind andere Vorteile wie ein verbesserter Cashflow, zufriedenere Kundinnen und Kunden und das Potenzial für langfristiges Wachstum noch nicht berücksichtigt.