Il software di contabilità e gestione dell'inventario è uno strumento digitale che aiuta le attività a gestire le proprie finanze e a tenere traccia dei prodotti che hanno in magazzino. Dal punto di vista contabile, gestisce attività come la registrazione delle transazioni, il monitoraggio delle entrate e delle uscite, la gestione delle fatture e la generazione di report finanziari. Con l'inventario, monitora la quantità e il movimento dei prodotti, inclusi i livelli delle scorte, gli ordini e le consegne, in modo che le attività sappiano sempre cosa hanno a disposizione, gli articoli in esaurimento e la merce che necessita di rifornimento.

Questo software combina dati finanziari e di inventario in un unico posto, il che semplifica la comprensione dello stato generale dell'attività. È particolarmente utile per evitare errori, organizzarsi in modo adeguato e prendere decisioni migliori sulle spese, sulle vendite e sulle esigenze di inventario. Il mercato globale dei software di gestione dell'inventario secondo le stime valeva 3,43 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che continuerà a crescere a un tasso di crescita annuale composto del 6,7% dal 2024 al 2030.

Di seguito, discuteremo di tutto ciò che le piccole attività dovrebbero sapere sull'utilizzo di un software di contabilità e gestione dell'inventario, ad esempio come funziona, le funzionalità da cercare e come recuperare gli investimenti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona un software di contabilità e gestione dell'inventario?
  
• Perché le piccole attività necessitano di un software di contabilità e gestione dell'inventario?
  
• Quali funzioni dovresti cercare in un software combinato di contabilità e inventario?
  
• Quali sono i migliori strumenti di contabilità e gestione dell'inventario per le piccole attività?
  
• Quali sono i costi e il ritorno sull'investimento dei software di contabilità e inventario?
  

Come funziona un software di contabilità e gestione dell'inventario?

Un software di contabilità e gestione dell'inventario unifica finanze e monitoraggio dell'inventario in un unico sistema facile da usare. Ecco come funziona.

Inserimento e aggiornamenti

Si inizia inserendo dettagli come vendite, acquisti e spese. Il software tiene traccia dei prodotti disponibili, dei prodotti venduti e dei prodotti in arrivo. Se la tua attività utilizza scanner di codici a barre in negozio o vende online, il software aggiorna automaticamente i numeri man mano che vengono effettuate le vendite.

Monitoraggio accurato

• Contabilità: ogni vendita, spesa o pagamento viene registrato. Il sistema monitora entrate, spese e finanze complessive.

• Inventario: se un prodotto viene venduto, il numero di scorte diminuisce, mentre con l'arrivo di nuove scorte, il conteggio aumenta. Il sistema regola costantemente questi numeri in modo da sapere sempre la merce a disposizione.

Automazione che consente un risparmio di tempo

Gran parte del lavoro viene svolto automaticamente, ad esempio la creazione di fatture, il monitoraggio dei pagamenti e la ricezione di promemoria quando le scorte sono in esaurimento, in modo da non dover aggiornare i fogli di calcolo ed eseguire calcoli manualmente.

Avvisi intelligenti

Le funzionalità di monitoraggio del software ti avviseranno anche quando qualcosa richiede la tua attenzione, ad esempio quando:

• Stai esaurendo un articolo popolare

• Il pagamento di un cliente è scaduto

• È il momento di riordinare le forniture

Report di facile comprensione

Il software trasforma anche tutti questi dati in semplici report che ti mostrano quali prodotti si vendono meglio, dove stai spendendo di più, quanto profitto stai realizzando e altro ancora.

Tutti i tuoi strumenti connessi

Se utilizzi altri strumenti, come una vetrina online, app di pagamento o un sistema POS, il software può connettersi anche a questi. Ciò garantisce che tutti i tuoi strumenti rimangano sincronizzati senza ulteriori sforzi.

Perché le piccole attività necessitano di un software di contabilità e gestione dell'inventario?

Gestire manualmente le finanze e l'inventario potrebbe sembrare fattibile quando sei appena agli inizi. Ma man mano che l'attività cresce, un errore o una svista possono avere gravi ripercussioni. Diamo un'occhiata più da vicino al motivo per cui un software di gestione di account e inventario e così prezioso per le piccole attività.

Non puoi gestire ciò che non misuri.

È facile perdere di vista il quadro generale quando ci si destreggia tra le attività quotidiane. Questo software riunisce i tuoi dati finanziari e di inventario in un unico posto in modo che tu possa vedere:

• Quali prodotti si vendono rapidamente (e quali no)

• Quanto denaro entra rispetto a quanto denaro esce

• Se disponi di scorte sufficienti per soddisfare la domanda senza acquistare troppo

Queste informazioni sono istantanee e accurate e non c'è bisogno di cercare in fogli di calcolo o ricevute per trovare risposte. Il software fornisce una visione chiara dello stato di salute della tua attività ed elimina la necessità di congetture.

Piccoli errori hanno grandi conseguenze

In una piccola attività, anche un piccolo errore, come dimenticare di rifornirsi o calcolare male le spese, può complicare le cose e influire sulle operazioni principali. Questo software previene questi problemi prima che si verifichino:

• Aggiornando automaticamente l'inventario quando si verificano vendite

• Ricordandoti quando le scorte si stanno esaurendo o quando una fattura è scaduta

• Gestendo calcoli e registri in modo che tu non debba preoccuparti di errori che potrebbero costare denaro o clienti

Flusso di cassa

Il flusso di cassa può fare la differenza per una piccola attività. Con un software di contabilità puoi mantenerlo stabile e prevedibile. Ecco come:

• Sai chi ti deve ancora dei soldi, così puoi effettuare un follow-up prima che un pagamento scaduto diventi un problema più grande.

• Puoi evitare di vincolare la liquidità in troppe scorte che non servono.

• I report in tempo reale ti mostrano se stai realizzando un profitto o se stai raggiungendo il pareggio.

• Ti dà la chiarezza di cui hai bisogno per prendere decisioni lungimiranti su come gestire la tua attività.

Cresce con te

Quando la tua piccola attività inizia a crescere, potresti avere la tentazione di continuare a utilizzare i fogli di calcolo Excel che hai sempre utilizzato per la contabilità e l'inventario. L'approccio potrebbe funzionare per un po', ma la crescita può renderlo insostenibile. Il software ti offre un sistema fin dall'inizio e quando la tua attività crescerà sarà tutto pronto. Quando aggiungi nuovi prodotti, il software ne tiene traccia. Se assumi un commercialista, può estrarre i dati dal sistema senza partire da zero o studiare i tuoi registri fisici. Se il tuo obiettivo è lanciare un negozio online per integrare il tuo negozio fisico, tutto si sincronizzerà in tutti i flussi di vendita.

È meglio convogliare le tue energie altrove

Quando gestisci una piccola attività, devi costruire relazioni con i clienti, testare nuove idee ed essere agile di fronte a qualsiasi cosa ti capiti. Il software gestisce il lavoro amministrativo dietro le quinte in modo che tu possa concentrarti sugli aspetti dell'attività dei quali solo tu puoi occuparti.

Esempio

Immagina una caffetteria locale. Senza questo software, il proprietario potrebbe non accorgersi che il negozio ha esaurito uno sciroppo popolare fino a quando non è troppo tardi. Di conseguenza, deve eliminare la bevanda più gettonata dal menu del fine settimana e i due giorni più impegnativi non guadagna abbastanza per coprire il conto del fornitore. Se il proprietario utilizza il software, il risultato potrebbe essere molto diverso:

• Visualizza un avviso che indica che le scorte di sciroppo sono basse prima che diventi un problema.

• I pagamenti vengono tracciati, le fatture vengono inviate e le fatture scadute vengono segnalate automaticamente.

• Una rapida occhiata alla dashboard mostra che i guadagni sono congrui, ma che le spese sono troppo elevate per una pasticceria a crescita lenta.

Quali funzioni dovresti cercare in un software combinato di contabilità e inventario?

Il migliore software combinato dovrebbe essere la scelta ideale per la tua attività. Garantisce la sincronizzazione delle finanze e dell'inventario, offre informazioni chiare ed evita problemi manuali, il tutto adattandosi via via che la tua attività cresce. Se funziona come previsto, dedicherai meno tempo all'amministrazione e più tempo alla gestione della tua attività. Ecco le funzioni che dovresti cercare nel software.

Monitoraggio dell'inventario in tempo reale

Il software dovrebbe aggiornare automaticamente i livelli delle scorte quando si effettua una vendita, si elabora un reso o rimpingui le scorte. Alcuni tipi di software supportano la scansione dei codici a barre o si integrano con il tuo negozio online.

Aggiornamenti finanziari automatici

Ogni transazione dovrebbe aggiornare istantaneamente i record contabili, così non devi preoccuparti di ritardi o numeri errati.

Avvisi e promemoria

Cerca funzioni che inviino notifiche quando le scorte sono in esaurimento, le fatture sono scadute o le bollette devono essere pagate.

Reportistica e approfondimenti

Avrai bisogno di un software in grado di fornire report semplici che mostrino a colpo d'occhio le tendenze delle vendite, i profitti e le perdite, le prestazioni dell'inventario e il flusso di cassa.

Integrazioni intelligenti

Assicurati che il software sia in grado di connettersi con gli strumenti che già usi, come gli elaboratori di pagamento (ad esempio Stripe) e le piattaforme di e-commerce (ad esempio Shopify, WooCommerce).

Fatturazione e monitoraggio dei pagamenti

Dovrebbe consentirti di creare fatture, monitorare i pagamenti e sollecitare le fatture scadute senza passare da un'app all'altra.

Riordino

Cerca una funzione che ti avvisi quando le scorte raggiungono un certo livello e generi ordini di acquisto per i fornitori in modo da non rimanere mai a corto delle tue offerte più popolari.

Possibilità di crescita

Le tue esigenze cresceranno di pari passo con la tua attività. Scegli un software in grado di gestire più prodotti, transazioni e utenti man mano che ti espandi.

Interfaccia intuitiva

Il software deve essere facile da usare, anche per chi è poco esperto di tecnologia. Una dashboard chiara e intuitiva rende il sistema più facilmente utilizzabile, il che può renderlo molto più efficiente.

Accesso da dispositivi mobili

Se sei spesso in mobilità, cerca un software con funzioni per dispositivi mobili che ti consentano di controllare l'inventario, monitorare le vendite o inviare fatture dal telefono.

Quali sono i migliori strumenti di contabilità e gestione dell'inventario per le piccole attività?

Se hai una piccola attività e utilizzi già Stripe come fornitore di servizi di pagamento, cerca soluzioni di contabilità e inventario in grado di collegare pagamenti, inventario e contabilità senza richiedere interventi manuali. Strumenti come Xero, QuickBooks, Zoho Books e Cin7 Core offrono alle piccole attività la certezza che i loro sistemi sono connessi e che i loro record sono accurati. Ecco alcuni dei principali strumenti che si integrano con Stripe.

Xero (contabilità)

Xero è una piattaforma di contabilità intuitiva creata per le piccole attività che si integra perfettamente con Stripe.

• Integrazione Stripe: i pagamenti Stripe confluiscono direttamente in Xero e riconciliano automaticamente le transazioni per mantenere aggiornati i libri contabili. Xero ti consente anche di accettare pagamenti basati su Stripe per le fatture Xero.

• Funzioni distintive: Xero offre dashboard finanziarie in tempo reale, strumenti semplici per la creazione di fatture e la preparazione di documenti fiscali.

• Perché funziona: Xero tiene in ordine le finanze mentre gestisci i pagamenti Stripe che stai già elaborando.

QuickBooks Online (contabilità)

QuickBooks Online è uno strumento di contabilità ideale per le piccole attività e le sue funzioni si integrano perfettamente con Stripe.

• Integrazione Stripe: i pagamenti elaborati da Stripe vengono automaticamente inseriti in QuickBooks, quindi non devi inserire o riconciliare manualmente le transazioni.

• Funzioni distintive: QuickBooks genera report di profitti e perdite, tiene traccia delle spese e semplifica la fatturazione con i link di pagamento basati su Stripe.

• Perché funziona: QuickBooks offre chiarezza finanziaria tenendo conto di ogni singola transazione Stripe che elabori.

Zoho Books (contabilità e inventario)

Zoho Books è uno strumento di contabilità flessibile che offre anche la gestione dell'inventario.

• Integrazione Stripe: Zoho Books si collega direttamente ai pagamenti Stripe per aggiornare automaticamente le fatture e i record contabili.

• Funzioni distintive: tiene traccia dei livelli delle scorte e dei movimenti dei prodotti, aiutandoti a evitare scorte eccessive o esaurite.

• Perché funziona: Zoho Books conserva la contabilità e l'inventario in un unico posto, sincronizzandosi facilmente con Stripe.

Cin7 Core (inventario)

Cin7 Core è una potente soluzione di gestione dell'inventario basata su cloud che si integra con Stripe e con i più diffusi strumenti di contabilità.

• Integrazione Stripe: i pagamenti Stripe vengono registrati istantaneamente in Cin7 Core per aggiornare l'inventario.

• Funzioni distintive: si collega a strumenti di contabilità come QuickBooks e Xero in modo che i pagamenti e le scorte siano sempre allineati.

• Perché funziona: Cin7 Core collega i sistemi di inventario, pagamento e contabilità per le attività con esigenze di inventario più complesse.

A2X (contabilità)

A2X è stato creato specificamente per l'e-commerce e supporta le attività che vendono su piattaforme come Shopify e Amazon.

• Integrazione Stripe: con Stripe, A2X semplifica la riconciliazione suddividendo i bonifici in categorie chiare (ad esempio, vendite, commissioni, rimborsi) per piattaforme come QuickBooks e Xero.

• Funzioni distintive: A2X organizza automaticamente i dati di pagamento non categorizzati delle tue vendite online.

• Perché funziona: A2X associa le transazioni Stripe ai tuoi registri finanziari senza confusione o lavoro manuale.

Quali sono i costi e il ritorno sull'investimento dei software di contabilità e inventario?

I costi e il ritorno sull'investimento di un software di contabilità e gestione dell'inventario derivano dal bilanciamento tra il costo pagato per lo strumento e il tempo, il denaro e il valore aggiunto alla tua attività.

Costi: cosa stai pagando

Tariffe di abbonamento al software

• La maggior parte degli strumenti addebita un canone mensile o annuale.

• Per le piccole attività, questa commissione può variare notevolmente, a seconda delle funzioni, degli utenti e delle integrazioni offerte.

Componenti aggiuntivi e integrazioni

L'integrazione con strumenti come Stripe, Shopify e sistemi di reportistica avanzati potrebbe comportare costi aggiuntivi. Alcuni componenti aggiuntivi sono gratuiti, mentre altri hanno commissioni ridotte.

Configurazione e formazione

Per attivare e rendere operativo il nuovo software potrebbe essere necessario investire tempo e denaro in anticipo. Ad esempio:

• Importazione di dati (ad es., inventario passato o registri contabili)

• Formazione del team sull'utilizzo del software

Costi nascosti

Alcune piattaforme addebitano commissioni per utenti aggiuntivi, volumi di transazioni più elevati o assistenza premium. Verifica innanzitutto se una di queste condizioni è applicabile.

Ritorno sull'investimento: cosa ricevi in cambio

Il ritorno sull'investimento di questo software è evidente nel tempo risparmiato, negli errori che eviti e nelle decisioni più intelligenti che sei in grado di prendere, tutti fattori che possono aumentare il tuo profitto.

Risparmio di tempo

L'automazione di attività come la fatturazione, il monitoraggio delle spese e gli aggiornamenti delle scorte può far risparmiare ore di lavoro ogni settimana.

• Esempio: immagina di risparmiare cinque ore di lavoro manuale ogni settimana e di valutare il tuo tempo 25 € all'ora. L'automazione ti fa risparmiare 500 € al mese.
  

Meno errori costosi

Gli errori manuali nella contabilità o nell'inventario (ad esempio ordini doppi, esaurimento delle scorte, fatture non pagate) possono costare denaro e clienti. Il software può ridurre al minimo questi errori.

• Esempio: il riassortimento automatico dell'articolo più venduto può significare centinaia o migliaia di dollari di ricavi preservati.
  

Miglioramento del flusso di cassa

Il software ti aiuta a seguire le fatture non pagate, gestire pagamenti più rapidi ed evitare di avere liquidità vincolata all'inventario invenduto. In questo modo la tua attività avrà maggiore liquidità e la renderà idonea a eventuali finanziamenti.

• Esempio: migliorare la gestione del flusso di cassa significa ridurre le commissioni di scoperto e gli sconti mancati ai fornitori.
  

Decisioni più intelligenti

Le informazioni in tempo reale sulle prestazioni dei prodotti e sulle spese previste ti consentono di prendere decisioni più informate.

• Esempio: ridurre l'inventario a basse prestazioni e concentrarsi su articoli ad alto margine può aumentare la redditività.
  

Scalabilità a basso costo

Il software può adattarsi alla tua attività. Man mano che le vendite aumentano e le operazioni crescono, il sistema è in grado di gestire una maggiore complessità senza aumentare il lavoro manuale. Il costo di un software è spesso molto inferiore a quello dell'assunzione di qualcuno che gestisca le stesse attività manualmente.

• Esempio: il software è in grado di gestire la contabilità e l'inventario dai primi giorni della tua attività, quando potresti effettuare alcune vendite al mese, fino alla tua decisione di espandere e aprire un negozio e-commerce per le vendite internazionali, il tutto mantenendo il tuo team snello.
  

Un rapido esempio di costi-benefici

Immagina che sia vero quanto segue:

• Spendi 60 € al mese in software di contabilità e inventario.

• Ti fa risparmiare 10 ore di lavoro manuale ogni mese a 25 € all'ora, per un totale di 250 € al mese.

• Eviti 1 errore di inventario che ti sarebbe costato 300 € in vendite perse.

Ecco come dovresti calcolare il ritorno sull'investimento:

• Costo mensile: 60 €

• Beneficio mensile: Tempo risparmiato + Errore evitato = 250 € + 300 € = 550 €

In questo caso, il software si ripaga da solo quasi 10 volte. Senza contare altri benefici come il miglioramento del flusso di cassa, la soddisfazione dei clienti e il potenziale di crescita a lungo termine.