Les logiciels de comptabilité et de gestion des stocks sont des outils numériques qui aident les entreprises à gérer leurs finances et à suivre les produits qu’elles ont en stock. Sur le plan comptable, ils gèrent des tâches telles que l’enregistrement des transactions, le suivi des revenus et des dépenses, le traitement des factures et la génération de rapports financiers. Pour les stocks, ils surveillent la quantité et les mouvements des produits, y compris les niveaux de stock, les commandes et les livraisons, afin que les entreprises sachent toujours ce dont elles disposent, les articles en voie d’épuisement et ce qui doit être réapprovisionné.

Ces logiciels centralisent les données financières et d’inventaire, ce qui facilite la compréhension de l’état de santé global de l’entreprise. Ils sont particulièrement utiles pour éviter les erreurs, rester organisés et prendre de meilleures décisions concernant les dépenses, les ventes et les besoins d’approvisionnement. Le marché mondial des logiciels de gestion des stocks, qui était estimé à 3,43 milliards de dollars en 2023, devrait continuer à croître à un taux annuel composé de 6,7 % de 2024 à 2030.

Nous allons aborder ce que les petites entreprises doivent savoir sur l’utilisation d’un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks, notamment son fonctionnement, les caractéristiques à rechercher et la manière de rentabiliser leurs investissements.

Que contient cet article?

• Fonctionnement des logiciels de comptabilité et de gestion des stocks
  
• Utilité d’un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks pour les petites entreprises
  
• Caractéristiques à rechercher dans un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks
  
• Meilleurs outils de comptabilité et de gestion des stocks pour les petites entreprises
  
• Coûts et rendement du capital investi des logiciels de comptabilité et de gestion des stocks
  

Fonctionnement des logiciels de comptabilité et de gestion des stocks

Les logiciels de comptabilité et de gestion des stocks centralisent le suivi de vos finances et de vos stocks dans un seul système facile à utiliser. Découvrez comment cela fonctionne.

Saisie et mises à jour

Vous commencez par saisir des données telles que les ventes, les achats et les dépenses. Le logiciel assure le suivi du nombre de produits que vous avez, de ce qui a été vendu et de ce qui rentre. Si votre entreprise utilise des lecteurs de codes-barres en magasin ou vend en ligne, le logiciel met automatiquement à jour vos chiffres au fur et à mesure des ventes.

Suivi qualifié

• Comptabilité : Chaque vente, dépense ou paiement est enregistré. Le système surveille vos revenus, vos dépenses et vos finances globales.

• Inventaire : Si un produit se vend, le stock diminue. Et au fur et à mesure que de nouveaux articles arrivent, le volume des stocks augmente. Le système ajuste constamment ces chiffres afin que vous sachiez toujours ce dont vous disposez.

Gain de temps grâce à l’automatisation

Une grande partie du travail est effectuée automatiquement, notamment la création de factures, le suivi des paiements et les rappels lorsque les stocks sont bas, afin que vous n’ayez pas à mettre à jour des tableaux et à faire les calculs à la main.

Alertes intelligentes

Les fonctionnalités de surveillance du logiciel vous avertissent également lorsqu’un élément nécessite votre attention, à savoir :

• Vous êtes à court d’un article très prisé

• Le paiement d’un client est en retard

• Il est temps de commander à nouveau des fournitures

Des rapports faciles à comprendre

Le logiciel transforme également toutes ces données en rapports simples qui vous indiquent quels produits se vendent le mieux, où vous dépensez le plus d’argent, combien de bénéfices vous réalisez, etc.

Tous vos outils connectés

Si vous utilisez d’autres outils, tels qu’une vitrine en ligne, des applications de paiement ou un système de point de vente (PDV), le logiciel peut également s’y connecter. Ainsi, tous vos outils restent synchronisés sans effort supplémentaire.

Utilité d’un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks pour les petites entreprises

La gestion des finances et des stocks à la main peut sembler réalisable lorsque vous débutez. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, une erreur ou un oubli peut avoir de graves conséquences. Découvrez pourquoi les logiciels de gestion de la comptabilité et des stocks sont si utiles aux petites entreprises.

Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas

Il est facile de perdre de vue la situation dans son ensemble lorsque vous jonglez avec les tâches quotidiennes. Ce type de logiciel regroupe vos données financières et de stock en un seul endroit afin que vous sachiez :

• quels produits se vendent rapidement (ou moins bien);

• quel est le montant des entrées d’argent par rapport aux sorties;

• si vous avez suffisamment de stock pour répondre à la demande sans acheter en quantités excessives.

Ces renseignements sont instantanés et précis, et il n’est pas nécessaire de fouiller dans des feuilles de calcul ou parmi des reçus pour trouver des réponses. Le logiciel offre une vision claire de la santé de votre entreprise et élimine le besoin de faire des suppositions.

De petites erreurs ont de grandes conséquences

Dans une petite entreprise, même une erreur mineure, comme l’oubli d'un réapprovisionnement ou un mauvais calcul de ses dépenses, peut s’aggraver et affecter les activités de base Le logiciel permet d’éviter ces problèmes avant qu’ils ne se produisent par :

• la mise à jour automatique de vos stocks lors des ventes;

• des rappels lorsque les stocks s’épuisent ou qu’une facture est en souffrance;

• la gestion des calculs et la tenue des registres afin que vous n’ayez pas à vous soucier d’erreurs qui pourraient vous coûter des clients ou de l’argent.

Flux de trésorerie

Le flux de trésorerie peut faire ou défaire une petite entreprise. Un logiciel de comptabilité vous aide à le maintenir stable et prévisible. Découvrez comment :

• Vous savez qui vous doit encore de l’argent, ce qui vous permet de faire un suivi avant qu’un paiement en souffrance ne devienne un problème plus grave.

• Cela vous permet d’éviter d’immobiliser des liquidités avec un stock trop important et statique.

• Des rapports en temps réel vous indiquent si vous réalisez des bénéfices ou si vous atteignez le seuil de rentabilité.

• Il vous offre la visibilité dont vous avez besoin pour prendre des décisions prospectives sur la façon de gérer votre entreprise.

Il grandit avec vous

Lorsque votre petite entreprise commence à se développer, il peut être tentant de continuer à utiliser vos feuilles de calcul Excel pour la comptabilité et les stocks. Cela peut être viable, mais jusqu’à un certain point. Le logiciel vous offre un système opérationnel dès le début, qui évolue avec vous. Lorsque vous ajoutez de nouveaux produits, le logiciel en assure le suivi. Si vous faites appel à un comptable, ce dernier peut extraire les données du système sans partir de zéro ni étudier vos grands livres physiques. Si votre objectif est de lancer une boutique en ligne en complément de votre boutique physique, tout sera synchronisé entre les flux de vente.

Votre énergie est mieux dépensée ailleurs

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous devez établir des relations avec les clients, essayer de nouvelles idées et rester à l’affût de tout ce qui se présente. Le logiciel gère le travail administratif en arrière-plan afin que vous puissiez vous concentrer sur les parties de l’entreprise qui requièrent votre savoir-faire.

Exemple

Imaginez un café local. Sans ce logiciel, le propriétaire ne remarquera peut-être pas que le magasin est à court d’un sirop très demandé jusqu’à ce qu’il soit trop tard. En conséquence, il devra retirer le café latte le plus prisé du menu de la fin de semaine et ses deux journées les plus occupées ne rapporteront pas assez pour couvrir la facture de ses fournisseurs. Si le propriétaire utilise le logiciel, le résultat peut être très différent :

• Il verra une alerte indiquant que le stock de sirop est bas avant que cela devienne un problème.

• Les paiements font l’objet d’un suivi, les factures sont envoyées et celles en retard sont automatiquement signalées.

• Un rapide coup d’œil à son tableau de bord montrera qu’il gagne beaucoup d’argent, mais qu’il dépense aussi trop pour une gamme de pâtisseries qui ne se vendent pas assez vite.

Caractéristiques à rechercher dans un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks

Le meilleur logiciel combiné devrait sembler un choix naturel pour votre entreprise. Il permet de synchroniser vos finances et vos stocks, vous en donne une vision claire et évite de vous creuser la tête avec des opérations manuelles, tout en évoluant avec vous. S’il fait son travail, vous passerez moins de temps en administration et plus de temps à gérer votre entreprise. Découvrez ci-dessous les fonctionnalités que vous devez rechercher dans votre logiciel.

Suivi des stocks en temps réel

Le logiciel doit automatiquement mettre à jour les niveaux de stock lorsque vous effectuez une vente, traitez un retour ou vous réapprovisionnez. Certains types de logiciels prennent en charge la lecture de codes-barres ou s’intègrent à votre boutique en ligne.

Mises à jour financières automatiques

Chaque transaction doit mettre à jour vos registres comptables instantanément afin que vous n’ayez pas à vous soucier du temps de latence ou des chiffres incorrects.

Alertes et rappels

Recherchez des fonctionnalités qui envoient des notifications lorsque les stocks sont bas, que des paiements de factures sont en retard ou que des dettes doivent être payées.

Rapports et informations

Vous aurez besoin d’un logiciel capable de fournir des rapports simples qui montrent les tendances des ventes, les profits et les pertes, les performances des stocks et les flux de trésorerie en un coup d’œil.

Intégrations intelligentes

Assurez-vous que votre logiciel peut se connecter aux outils que vous utilisez déjà, tels que ceux des prestataires de services de paiement (par exemple, Stripe) et des plateformes de commerce en ligne (par exemple, Shopify, WooCommerce).

Facturation et suivi des paiements

Le logiciel doit vous permettre de créer des factures, de suivre les paiements et les factures en retard sans avoir à passer d’une application à une autre.

Réorganisation

Recherchez une fonctionnalité qui vous avertit lorsque le stock atteint un certain seuil et qui peut même générer des bons de commande pour les fournisseurs afin que vous ne manquiez jamais de fournitures pour vos produits les plus demandés.

Évolutivité

Vos besoins évolueront en même temps que votre entreprise. Choisissez un logiciel capable de gérer davantage de produits, de transactions et d’utilisateurs au fur et à mesure de votre expansion.

Interface conviviale

Le logiciel doit être facile à parcourir, même si vous n’êtes pas un expert en technologie. Un tableau de bord clair et intuitif rend votre système plus utilisable, autrement dit plus efficace.

Accès mobile

Si vous êtes en déplacement, optez pour un logiciel doté de fonctionnalités mobiles qui vous permettent de vérifier les stocks, de suivre les ventes ou d’envoyer des factures à partir de votre téléphone.

Meilleurs outils de comptabilité et de gestion des stocks pour les petites entreprises

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise et que vous utilisez déjà Stripe comme prestataire de services de paiement, recherchez des solutions de comptabilité et de gestion des stocks capables de relier vos paiements, vos stocks et votre comptabilité sans nécessiter de travail manuel. Des outils tels que Xero, QuickBooks, Zoho Books et Cin7 Core donnent aux petites entreprises l’assurance que leurs systèmes sont connectés et que leurs enregistrements sont exacts. Découvrez quelques-uns des meilleurs outils qui s’intègrent à Stripe.

Xero (comptabilité)

Xero est une plateforme comptable conviviale conçue pour les petites entreprises qui s’intègre parfaitement à Stripe.

• Intégration à Stripe : Les paiements Stripe sont directement transférés dans Xero et le rapprochement des transactions s’effectue automatiquement pour tenir vos livres à jour. Xero vous permet également d’accepter des paiements par l’intermédiaire de Stripe pour les factures Xero.

• Caractéristiques notables : Xero fournit des tableaux de bord financiers en temps réel, des outils simples de création de factures et des fonctionnalités de préparation des déclarations fiscales.

• Pourquoi ça fonctionne : Xero vous permet d’organiser vos finances tout en gérant les paiements Stripe que vous traitez déjà.

QuickBooks En ligne (comptabilité)

QuickBooks En ligne est un outil comptable incontournable pour les petites entreprises, dont les fonctionnalités s’accordent bien avec Stripe.

• Intégration à Stripe : Les paiements traités par Stripe sont automatiquement transférés dans QuickBooks, ce qui vous évite d’avoir à saisir ou à rapprocher manuellement les transactions.

• Caractéristiques notables : QuickBooks génère des rapports sur les profits et pertes, suit les dépenses et facilite la facturation grâce aux liens de paiement optimisés par Stripe.

• Pourquoi ça fonctionne : QuickBooks vous offre une visibilité financière tout en tenant compte de chaque transaction Stripe que vous traitez.

Zoho Books (Comptabilité et stocks)

Outil comptable flexible qui propose également des fonctionnalités de gestion des stocks, Zoho Books convient parfaitement aux entreprises qui souhaitent réunir ces deux aspects dans une seule plateforme.

• Intégration à Stripe : Zoho Books se connecte directement à Stripe Payments pour mettre automatiquement à jour les factures et les enregistrements comptables.

• Caractéristiques notables : Il suit les niveaux de stock et les mouvements de produits, ce qui vous permet d’éviter de manquer de stocks ou au contraire d’en avoir trop.

• Pourquoi ça fonctionne : Zoho Books centralise votre comptabilité et vos stocks en un seul endroit tout en les synchronisant aisément avec Stripe.

Cin7 Core (stocks)

Cin7 Core est une puissante solution de gestion des stocks infonuagique qui s’intègre à Stripe et aux outils comptables les plus prisés.

• Intégration à Stripe : Les paiements Stripe sont enregistrés instantanément dans Cin7 Core pour mettre à jour vos stocks.

• Caractéristiques notables : Il se connecte à des outils comptables tels que QuickBooks et Xero afin que les paiements et les stocks correspondent.

• Pourquoi ça fonctionne : Cin7 Core relie les systèmes de stock, de paiement et de comptabilité pour les entreprises ayant des besoins plus complexes en matière de stocks.

A2X (comptabilité)

Spécialement conçu pour le commerce en ligne, A2X prend en charge les entreprises qui vendent sur des plateformes telles que Shopify et Amazon.

• Intégration à Stripe : Avec Stripe, A2X simplifie le rapprochement en répartissant les paiements dans des catégories claires (par exemple, ventes, frais, remboursements) pour des plateformes telles que QuickBooks et Xero.

• Caractéristiques notables : A2X organise automatiquement les données de paiement brutes de vos ventes en ligne.

• Pourquoi ça fonctionne : A2X fait correspondre les transactions Stripe avec vos registres financiers sans ambiguïté ni saisie manuelle.

Coûts et rendement du capital investi des logiciels de comptabilité et de gestion des stocks

Les coûts et le rendement du capital investi d’un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks se résument à l’équilibre entre ce que vous payez pour l’outil, et le gain de temps, d’argent et de valeur qu’il apporte à votre entreprise.

Coûts : Ce que vous payez

Frais d’abonnement aux logiciels

• La plupart des outils facturent des frais mensuels ou annuels.

• Pour les petites entreprises, ces frais peuvent varier considérablement, en fonction des fonctionnalités, des utilisateurs et des intégrations proposées.

Produits additionnels et intégrations

L’intégration avec des outils tels que Stripe, Shopify et des systèmes de rapports avancés peut entraîner des coûts supplémentaires. Certains modules complémentaires sont gratuits, tandis que d’autres ont des frais minimes.

Configuration et formation

La configuration de votre nouveau logiciel peut nécessiter un investissement de temps et d’argent au départ. Vous devez :

• importer des données (p. ex., stocks antérieurs ou registres comptables);

• former votre équipe à l’utilisation du logiciel.

Coûts cachés

Certaines plateformes facturent des frais pour les utilisateurs supplémentaires, des volumes de transactions plus élevés ou une assistance supérieure. Vérifiez d’abord si l’une de ces conditions s’applique.

Rendement du capital investi : Ce que vous obtenez en retour

Le rendement du capital investi de ce logiciel réside dans le temps que vous économisez, les erreurs que vous évitez et les décisions plus intelligentes que vous pouvez prendre, autant d’éléments qui peuvent augmenter vos bénéfices.

Gain de temps

L’automatisation de tâches telles que la facturation, le suivi des dépenses et la mise à jour des stocks peut vous faire gagner des heures de travail chaque semaine.

• Exemple : Imaginez que vous économisez cinq heures de travail manuel chaque semaine et que vous valorisez votre temps à 25 $ de l’heure. L’automatisation vous permet d’économiser 500 $ par mois.
  

Moins d’erreurs coûteuses

Des erreurs manuelles dans votre comptabilité ou vos stocks (par exemple, double commande, rupture de stock, omission d’une facture impayée) peuvent vous coûter de l’argent et des clients. Les logiciels peuvent réduire ces erreurs.

• Exemple : Le réapprovisionnement automatique de votre article le plus vendu peut représenter des centaines ou des milliers de dollars de revenus préservés.
  

Trésorerie optimisée

Le logiciel vous aide à suivre les factures impayées, à gérer des paiements plus rapides et à éviter d’immobiliser des liquidités dans des stocks invendus. Cela permet de garder votre entreprise plus liquide et peut la rendre plus attrayante pour le financement.

• Exemple : L’amélioration de la gestion de vos flux de trésorerie signifie moins de frais de découvert et de remises fournisseurs manquées.
  

Des décisions plus intelligentes

Des renseignements en temps réel sur les performances des produits et sur vos dépenses vous permettent de prendre des décisions plus éclairées.

• Exemple : En réduisant les stocks peu performants et en vous concentrant sur les articles à forte marge, vous pouvez augmenter votre rentabilité.
  

Évolutivité à faible coût

Les logiciels peuvent évoluer avec votre entreprise. Au fur et à mesure que vos ventes augmentent et que vos opérations se développent, le système peut s’adapter à une complexité supplémentaire sans augmenter le travail manuel. Le coût d’un logiciel est souvent bien inférieur à celui de l’embauche d’une personne pour gérer manuellement les mêmes tâches.

• Exemple : Un logiciel peut gérer votre comptabilité et vos stocks depuis les premiers jours de votre activité, lorsque vous réalisez peut-être quelques ventes par mois, jusqu’à votre décision de vous développer et d’ouvrir une boutique en ligne pour les ventes internationales, tout en gardant votre équipe réduite.
  

Un exemple rapide de rapport coûts-avantages

Hypothèses :

• Vous dépensez 60 $ par mois en logiciels de comptabilité et de gestion des stocks.

• Cela vous permet d’économiser 10 heures de travail manuel chaque mois à 25 $ de l’heure, soit un total de 250 $ par mois.

• Vous évitez 1 erreur d’inventaire qui vous aurait coûté 300 $ de ventes perdues.

Découvrez comment calculer votre rendement du capital investi :

• Coût mensuel : 60 $

• Gain mensuel : Temps gagné + erreurs évitées = 250 $ + 300 $ = 550 $

Dans ce cas, le logiciel est presque 10 fois plus rentable. Et c’est sans compter d’autres avantages tels que l’amélioration des flux de trésorerie, la satisfaction des clients et le potentiel de croissance à long terme.