El software de contabilidad y gestión de inventario es una herramienta digital que ayuda a las empresas a gestionar sus finanzas y a realizar un seguimiento de los productos que tienen en stock. Por el lado de la contabilidad, gestiona tareas como el registro de transacciones, el seguimiento de ingresos y gastos, el manejo de facturas y la generación de informes financieros. Por el lado del inventario, monitorea la cantidad y el movimiento de los productos, incluidos los niveles de existencias, los pedidos y las entregas, a fin de que las empresas siempre sepan lo que tienen a mano, lo que se está agotando y lo que necesita reabastecimiento.

Este software combina los datos financieros y de inventario en un solo lugar, lo que facilita la comprensión del estado general de la empresa. Es especialmente útil para evitar errores, organizarse y tomar mejores decisiones sobre los gastos, las ventas y las necesidades de inventario. Se estimó que el mercado global de software de gestión de inventario tuvo un valor de 3.430 millones de dólares en 2023, y se espera que continúe creciendo a una tasa de crecimiento anual compuesta del 6,7 % entre 2024 y 2030.

A continuación, analizaremos lo que las pequeñas empresas deben saber sobre el uso de un software de contabilidad y gestión de inventario, incluidos cómo funciona, qué funciones buscar y cómo recuperar sus inversiones.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona el software de contabilidad y gestión de inventario?
  
• ¿Por qué las pequeñas empresas necesitan un software de contabilidad y gestión de inventario?
  
• ¿Qué funcionalidades debes buscar en un software combinado de contabilidad e inventario?
  
• ¿Cuáles son las mejores herramientas de contabilidad y gestión de inventario para pequeñas empresas?
  
• ¿Cuáles son los costos y el retorno de la inversión (ROI) del software de contabilidad e inventario?
  

¿Cómo funciona el software de contabilidad y gestión de inventario?

El software de contabilidad y gestión de inventario unifica tus finanzas y el seguimiento del inventario en un sistema fácil de usar. Así es como funciona.

Ingreso de datos y actualizaciones

Comienzas por ingresar datos como ventas, compras y gastos. El software realiza un seguimiento de la cantidad de productos que tienes, lo que se ha vendido y lo que está entrando. Si tu empresa usa escáneres de códigos de barras en la tienda o vende en línea, el software actualiza tus números de manera automática a medida que se producen las ventas.

Seguimiento experto

• Contabilidad: se registra cada venta, gasto o pago. El sistema monitorea tus ingresos, gastos y finanzas en general.

• Inventario: si un producto se vende, el recuento de existencias disminuye. Y, a medida que llegan nuevas existencias, el recuento aumenta. El sistema ajusta constantemente estos números para que siempre sepas lo que tienes a mano.

Automatización que ahorra tiempo

Gran parte del trabajo se realiza de forma automática, incluidos la creación de facturas, el seguimiento de los pagos y el recordatorio cuando hay existencias bajas, a fin de que no tengas que actualizar las hojas de cálculo y hacer cálculos a mano.

Alertas inteligentes

Las funcionalidades de monitoreo del software también te notificarán cuando algo requiera tu atención, incluso cuando suceda lo siguiente:

• Te estés quedando sin un artículo popular.

• El pago de un cliente esté atrasado.

• Sea hora de volver a pedir suministros.

Informes fáciles de entender

El software también convierte todos estos datos en informes simples que te muestran qué productos se están vendiendo mejor, dónde estás gastando más dinero, cuántas ganancias estás obteniendo, entre otros.

Todas tus herramientas conectadas

Si usas otras herramientas, como una tienda en línea, aplicaciones de pago o un sistema de punto de venta (POS), el software también puede conectarse con ellas. Esto garantiza que todas sus herramientas permanezcan sincronizadas sin esfuerzo adicional.

¿Por qué las pequeñas empresas necesitan un software de contabilidad y gestión de inventario?

Gestionar las finanzas y el inventario a mano puede parecer factible cuando se está empezando. Pero, a medida que tu empresa crece, un error o descuido puede tener graves repercusiones. A continuación, te explicamos por qué el software de contabilidad y gestión de inventario es tan valioso para las pequeñas empresas.

No se puede gestionar lo que no se mide

Es fácil perder de vista el panorama general cuando haces malabarismos con las tareas diarias. Este software coloca tus datos financieros y de inventario en un solo lugar para que puedas ver lo siguiente:

• Qué productos se venden con rapidez (y cuáles no).

• La cantidad de efectivo que entra en comparación con la cantidad que sale.

• Si tienes suficientes existencias para satisfacer la demanda sin comprar en exceso.

Esta información es instantánea y precisa, y no hay necesidad de buscar en hojas de cálculo o recibos para encontrar respuestas. El software proporciona una visión clara del estado de tu empresa y elimina la necesidad de conjeturas.

Los pequeños errores tienen grandes consecuencias

En una pequeña empresa, incluso un error menor, como olvidarse de reabastecerse o calcular mal sus gastos, puede agravar y afectar tus operaciones principales. Este software previene estos problemas antes de que ocurran de la siguiente manera:

• Actualiza tu inventario de forma automática cuando se producen las ventas.

• Envía recordatorios cuando las existencias se están agotando o cuando una factura está vencida.

• Maneja los cálculos y el mantenimiento de registros para que no tengas que preocuparte por errores que podrían costarte clientes o dinero.

Flujo de caja

El flujo de caja puede determinar el éxito o el fracaso de una pequeña empresa. El software de contabilidad te ayuda a mantener una contabilidad estable y predecible. Veamos cómo hacerlo:

• Sabes quién todavía te debe dinero para que puedas hacer un seguimiento antes de que un pago atrasado se convierta en un problema mayor.

• Te ayuda a evitar inmovilizar efectivo en demasiadas existencias que no se venden.

• Los informes en tiempo real te muestran si estás obteniendo ganancias o alcanzando el punto de equilibrio.

• Se te brinda la claridad que necesitas para tomar decisiones con visión de futuro sobre cómo administrar tu empresa.

Crece contigo

Cuando tu pequeña empresa comience a crecer, podría ser tentador seguir usando las hojas de cálculo de Excel que siempre has usado para la contabilidad y el inventario. Eso podría funcionar durante un tiempo, pero el crecimiento puede hacerlo insostenible. El software te ofrece un sistema desde el principio; de este modo, estarás listo cuando crezcas. Cuando agregas nuevos productos, el software realiza un seguimiento de ellos. Si contratas a un contador, puede extraer datos del sistema sin tener que empezar de cero ni estudiar tus libros de contabilidad físicos. Si tu objetivo es lanzar una tienda en línea que complemente tu tienda física, todo se sincronizará entre los flujos de ventas.

Es mejor emplear tu energía en otra cosa

Cuando diriges una pequeña empresa, necesitas crear relaciones con los clientes, probar nuevas ideas y mantenerte ágil frente a lo que se te presente. El software se encarga del trabajo administrativo entre bastidores para que puedas centrarte en las partes de la empresa que solo tú puedes hacer.

Ejemplo

Imagina una cafetería local. Sin este software, es posible que el propietario no se dé cuenta de que la tienda se ha quedado sin jarabe popular hasta que sea demasiado tarde. Como resultado, tienen que retirar su café latte más popular del menú del fin de semana, y, en sus dos días más concurridos, no ganan lo suficiente para cubrir la factura de su proveedor. Si el propietario utiliza el software, el resultado podría ser muy diferente:

• Ve una alerta de que las existencias de jarabe son bajas antes de que sea un problema.

• Se realiza un seguimiento de los pagos, se envían las facturas, y se marcan las facturas vencidas de manera automática.

• Un vistazo rápido a su dashboard muestra que está ganando mucho dinero, pero también gastando demasiado en una línea de pastelería de movimiento lento.

¿Qué funcionalidades debes buscar en un software combinado de contabilidad e inventario?

El mejor software combinado debe sentirse como una opción natural para tu empresa. Mantiene tus finanzas e inventario sincronizados, te brinda información clara y te ahorra dolores de cabeza manuales, todo mientras crece contigo. Si está haciendo su trabajo, dedicarás menos tiempo a la administración y más tiempo a la gestión de tu empresa. Estas son las funcionalidades que debes buscar en tu software.

Seguimiento de inventario en tiempo real

El software debe actualizar automáticamente los niveles de existencias cuando realices una venta, proceses una devolución o repongas existencias. Algunos tipos de software admiten el escaneo de códigos de barras o se integran con tu tienda en línea.

Actualizaciones financieras automáticas

Cada transacción debe actualizar tus registros contables al instante para que no tengas que preocuparte por el tiempo de retraso o los números incorrectos.

Alertas y recordatorios

Busca funcionalidades que envíen notificaciones cuando haya existencias bajas, facturas vencidas, o haya que pagar facturas.

Elaboración de informes y perspectivas

Querrás un software que pueda ofrecer informes simples que muestren de un vistazo las tendencias de ventas, las ganancias y pérdidas, el rendimiento del inventario y el flujo de caja.

Integraciones inteligentes

Asegúrate de que tu software pueda conectarse con las herramientas que ya utilizas, como los procesadores de pagos (por ejemplo, Stripe) y las plataformas de e-commerce (por ejemplo, Shopify, WooCommerce).

Facturación y seguimiento de pagos

El software debe permitirte crear facturas, rastrear los pagos y hacer un seguimiento de las facturas vencidas sin tener que cambiar de aplicación.

Reordenamiento

Busca una funcionalidad que te alerte cuando las existencias alcancen un cierto nivel e, incluso, que pueda generar órdenes de compra para los proveedores a fin de que nunca te quedes sin tus ofertas más populares.

Escalabilidad

Tus necesidades crecerán a medida que lo haga tu empresa. Elige un software que pueda gestionar más productos, transacciones y usuarios a medida que te expandas.

Interfaz fácil de usar

El software debe ser fácil de navegar, incluso si no eres un experto en tecnología. Un dashboard ordenado e intuitivo hace que tu sistema sea más fácil de usar, lo que puede hacerlo mucho más efectivo.

Acceso móvil

Si te trasladas de un lugar a otro, busca un software con funcionalidades móviles que te permitan controlar el inventario, realizar un seguimiento de las ventas o enviar facturas desde tu teléfono.

¿Cuáles son las mejores herramientas de contabilidad y gestión de inventario para pequeñas empresas?

Si tienes una pequeña empresa y ya utilizas Stripe como proveedor de servicios de pago, busca soluciones de contabilidad e inventario que puedan unir tus pagos, tu inventario y tu contabilidad sin necesidad de trabajo manual. Herramientas como Xero, QuickBooks, Zoho Books y Cin7 Core brindan a las pequeñas empresas la confianza de que sus sistemas están conectados y sus registros son precisos. Estas son algunas de las principales herramientas que se integran con Stripe.

Xero (contabilidad)

Xero es una plataforma de contabilidad fácil de usar que ha sido creada para pequeñas empresas y se integra sin inconvenientes con Stripe.

• Integración con Stripe: los pagos de Stripe fluyen directamente a Xero y concilian las transacciones de forma automática para mantener tus libros al día. Xero también te permite aceptar pagos de facturas de Xero con tecnología de Stripe.

• Funcionalidades destacadas: Xero proporciona dashboards financieros en tiempo real, creación simple de facturas y herramientas de preparación de impuestos.

• Por qué funciona: Xero mantiene tus finanzas organizadas mientras gestiona los pagos de Stripe que ya estás procesando.

QuickBooks Online (contabilidad)

QuickBooks Online es una herramienta de contabilidad de referencia para pequeñas empresas, y sus funcionalidades se adaptan bien a Stripe.

• Integración con Stripe: los pagos procesados por Stripe se introducen automáticamente en Quickbooks para que no tengas que introducir o conciliar las transacciones de forma manual.

• Funcionalidades destacadas: QuickBooks genera informes de pérdidas y ganancias, realiza un seguimiento de los gastos y facilita la facturación con enlaces de pago basados en la tecnología de Stripe.

• Por qué funciona: QuickBooks ofrece claridad financiera al mismo tiempo que contabiliza cada transacción de Stripe que procesas.

Zoho Books (contabilidad e inventario)

Zoho Books es una herramienta de contabilidad flexible que también ofrece gestión de inventario y funciona bien para las empresas que desean satisfacer sus necesidades en ambas áreas con una sola plataforma.

• Integración con Stripe: Zoho Books se conecta directamente con Stripe Payments para actualizar las facturas y los registros contables de forma automática.

• Funcionalidades destacadas: realiza un seguimiento de los niveles de existencias y del movimiento de los productos, lo que evita el exceso o el agotamiento.

• Por qué funciona: Zoho Books mantiene la contabilidad y el inventario en un solo lugar a la vez que se sincroniza sin esfuerzo con Stripe.

Cin7 Core (inventario)

Cin7 Core es una potente solución de gestión de inventario basada en la nube que se integra con Stripe y las herramientas de contabilidad más populares.

• Integración con Stripe: los pagos de Stripe se registran en Cin7 Core de forma instantánea para actualizar tu inventario.

• Funcionalidades destacadas: se conecta a herramientas de contabilidad como QuickBooks y Xero para que tus pagos y acciones estén siempre alineados.

• Por qué funciona: Cin7 Core vincula los sistemas de inventario, pagos y contabilidad para empresas con necesidades de inventario más complejas.

A2X (contabilidad)

A2X está diseñado específicamente para el e-commerce y es compatible con empresas que venden en plataformas como Shopify y Amazon.

• Integración con Stripe: Con Stripe, A2X simplifica la conciliación al dividir los pagos en categorías claras (por ejemplo, ventas, comisiones, reembolsos) para plataformas como QuickBooks y Xero.

• Funcionalidades destacadas: A2X organiza los datos de pago no clasificados de tus ventas en línea de manera automática.

• Por qué funciona: A2X hace coincidir las transacciones de Stripe con tus registros financieros sin confusiones ni trabajo manual.

¿Cuáles son los costos y el retorno de la inversión (ROI) del software de contabilidad e inventario?

Los costos y el retorno de la inversión (ROI) del software de contabilidad y gestión de inventario se reducen a equilibrar lo que pagas por la herramienta con el tiempo, el dinero y el valor que agrega a tu empresa.

Costos: lo que estás pagando

Cuotas de suscripción de software

• La mayoría de las herramientas cobran una comisión mensual o anual.

• En el caso de las pequeñas empresas, esta comisión puede variar mucho, según las funcionalidades, los usuarios y las integraciones que ofrezcan.

Complementos e integraciones

La integración con herramientas como Stripe, Shopify y sistemas avanzados de elaboración de informes puede suponer costos adicionales. Algunos complementos son gratuitos, mientras que otros tienen pequeñas comisiones.

Configuración y capacitación

Poner en marcha tu nuevo software puede requerir invertir tiempo y dinero por adelantado. Esto puede incluir lo siguiente:

• Importación de datos (p. ej., inventarios o registros contables anteriores).

• Capacitar a tu equipo sobre el uso del software.

Costos ocultos

Algunas plataformas cobran comisiones por usuarios adicionales, mayores volúmenes de transacciones o soporte prémium. Comprueba primero si alguno de estos corresponde a tu caso.

ROI: lo que recibirás a cambio

El ROI de este software es evidente en el tiempo que ahorras, los errores que evitas y las decisiones más inteligentes que puedes tomar, todo lo cual puede aumentar tus ganancias.

Ahorro de tiempo

La automatización de tareas como la facturación, el seguimiento de gastos y las actualizaciones de existencias puede ahorrar horas de trabajo cada semana.

• Ejemplo: imagina que ahorras cinco horas de trabajo manual cada semana y estimas que tu tiempo vale $25 por hora. La automatización te ahorra $500 por mes.
  

Menos errores costosos

Los errores manuales en la contabilidad o el inventario (p. ej., hacer dos pedidos, quedarse sin existencias, omitir una factura impaga) pueden costarte dinero y clientes. El software puede minimizar estos errores.

• Ejemplo: la reposición automática de tu artículo más vendido puede significar cientos o miles de dólares en ingresos preservados.
  

Mejor flujo de caja

El software te ayuda a hacer un seguimiento de las facturas impagas, gestionar pagos más rápidos y evitar tener efectivo inmovilizado en inventario que no se vende. Esto mantiene la liquidez de tu empresa y puede hacerla más atractiva para la financiación.

• Ejemplo: mejorar la gestión de tu flujo de caja significa menos cargos por sobregiro y descuentos a proveedores perdidos.
  

Decisiones más inteligentes

Disponer de información en tiempo real sobre el rendimiento de los productos y los gastos te permite tomar decisiones más informadas.

• Ejemplo: recortar el inventario de bajo rendimiento y centrarse en artículos de alto margen puede aumentar tu rentabilidad.
  

Escalabilidad de bajo costo

El software puede escalar con tu empresa. A medida que aumentan tus ventas y crecen tus operaciones, el sistema puede adaptarse a la complejidad adicional sin aumentar el trabajo manual. El costo del software suele ser mucho menor que el de contratar a alguien para que gestione las mismas tareas de forma manual.

• Ejemplo: el software puede manejar tu contabilidad e inventario desde los primeros días de tu empresa, cuando podrías estar haciendo algunas ventas al mes, hasta tu decisión de expandirte y abrir una tienda de e-commerce para ventas internacionales, todo mientras mantienes a tu equipo reducido.
  

Un ejemplo rápido de costo y beneficio

Imagina que lo siguiente fuera cierto:

• Gastas $60 por mes en software de contabilidad e inventario.

• Te ahorras 10 horas de trabajo manual cada mes a $25 por hora, lo que hace un total de $250 por mes.

• Evitas 1 error de inventario que te habría costado $300 en ventas perdidas.

Así es como calcularías tu ROI:

• Costo mensual: $60

• Beneficio mensual: tiempo ahorrado + error evitado = $250 + $300 = $550

En este caso, el software se amortiza casi 10 veces. Eso es antes de tener en cuenta otros beneficios, como un mejor flujo de caja, clientes más felices y potencial de crecimiento a largo plazo.