Les logiciels de comptabilité et de gestion des stocks sont des outils numériques qui aident les entreprises à gérer leurs finances et à suivre les produits qu'elles ont en stock. Sur le plan comptable, ils permettent de gérer des tâches telles que l'enregistrement des transactions, le suivi des revenus et des dépenses, le traitement des factures et la génération de rapports financiers. Au niveau des stocks, ils permettent de surveiller la quantité et les mouvements des produits, y compris les niveaux de stock, les commandes et les livraisons, afin que les entreprises sachent toujours ce qu'elles ont sous la main, ce qui est bientôt en rupture de stock et ce qui doit être réapprovisionné.

Ces logiciels combinent les données financières et de stock en un seul endroit, ce qui facilite la compréhension de l'état de santé global de l'entreprise. Ils sont particulièrement utiles pour éviter les erreurs, rester organisé et prendre de meilleures décisions concernant les dépenses, les ventes et les besoins en matière de stocks. Le marché mondial des logiciels de gestion des stocks était estimé à 3,43 milliards de dollars en 2023 et devrait continuer à se développer à un taux de croissance annuel composé de 6,7 % entre 2024 et 2030.

Dans cet article, nous verrons ce que les petites entreprises doivent savoir sur l'utilisation d'un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks, notamment son fonctionnement, les fonctionnalités à privilégier et la façon de récupérer leurs investissements.

Sommaire de cet article

• Fonctionnement d'un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks
  
• Pourquoi les petites entreprises ont-elles besoin d'un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks ?
  
• Les fonctionnalités à privilégier dans un logiciel combiné de comptabilité et de gestion des stocks
  
• Les meilleurs outils de comptabilité et de gestion des stocks pour les petites entreprises
  
• Coûts et retour sur investissement d'un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks
  

Fonctionnement d'un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks

Un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks unifie vos finances et le suivi de vos stocks dans un seul système facile à utiliser. En voici le fonctionnement.

Saisie et mises à jour

Vous commencez par saisir des informations telles que les ventes, les achats et les dépenses. Le logiciel assure le suivi du nombre de produits que vous avez, de ce qui a été vendu et de ce qui rentre. Si votre entreprise utilise des lecteurs de codes-barres en magasin ou vend en ligne, le logiciel met automatiquement à jour vos chiffres au fur et à mesure des ventes.

Suivi avancé

• Comptabilité : chaque vente, dépense ou paiement est enregistré(e). Le système surveille vos revenus, vos dépenses et vos finances globales.

• Stocks : si un produit se vend, le stock correspondant diminue. Il augmente au fur et à mesure que de nouvelles unités de stock arrivent. Le système ajuste constamment ces chiffres afin que vous sachiez toujours ce que vous avez sous la main.

Automatisation pour gagner du temps

Une grande partie du travail est effectuée automatiquement, notamment la création de factures, le suivi des paiements et le rappel lorsque les stocks sont bas, afin que vous n'ayez pas à mettre à jour les feuilles de calcul et à faire les calculs à la main.

Alertes intelligentes

Les fonctionnalités de surveillance du logiciel vous avertissent également lorsqu'un élément nécessite votre attention, notamment dans les cas suivants :

• Un article populaire est bientôt en rupture de stock

• Le paiement d'un client est en retard

• Il est temps de commander à nouveau des fournitures

Rapports faciles à comprendre

Le logiciel transforme également toutes ces données en rapports simples qui vous indiquent quels produits se vendent le mieux, vos principaux domaines de dépenses, combien de bénéfices vous générez, etc.

Connexion de tous vos outils

Si vous utilisez d'autres outils, tels qu'une boutique en ligne, des applications de paiement ou un système de point de vente (PDV), le logiciel peut également s'y connecter. Cela garantit que tous vos outils restent synchronisés sans effort supplémentaire.

Pourquoi les petites entreprises ont-elles besoin d'un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks ?

La gestion manuelle des finances et des stocks peut sembler réalisable lorsque vous débutez. Mais lorsque votre entreprise se développe, une erreur ou un oubli peut avoir de graves répercussions. Voici un aperçu détaillé des raisons pour lesquelles les logiciels de gestion des comptes et des stocks sont si précieux pour les petites entreprises.

Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas

Il est facile de perdre de vue la vision d'ensemble lorsque vous jonglez avec les tâches quotidiennes. Ce logiciel regroupe vos données financières et de stock en un seul endroit afin que vous puissiez suivre les indicateurs suivants :

• Les produits qui se vendent rapidement (et ceux qui ne se vendent pas)

• Le montant des entrées d'argent par rapport aux sorties d'argent

• Si vous disposez de suffisamment de stocks pour répondre à la demande sans suracheter

Ces informations sont instantanées et précises, et il n'est pas nécessaire de chercher les informations dans les feuilles de calcul ou les reçus. Le logiciel offre une vision claire de la situation de votre entreprise et permet d'éviter les conjectures.

Petites erreurs, grandes conséquences

Dans une petite entreprise, même une erreur mineure, comme oublier de se réapprovisionner ou mal calculer vos dépenses, peut s'aggraver et impacter vos activités principales. Ce logiciel permet d'éviter ces problèmes avant qu'ils ne se produisent en :

• Mettant automatiquement à jour vos stocks lors des ventes

• Vous envoyant un rappel lorsque les stocks s'épuisent ou qu'une facture est en souffrance.

• Gérant les calculs et la tenue des registres afin que vous n'ayez pas à vous soucier des erreurs qui pourraient vous coûter des clients ou de l'argent.

Flux de trésorerie

Le flux de trésorerie est de la plus haute importance pour une petite entreprise. Un logiciel de comptabilité vous permet de préserver sa stabilité et sa prévisibilité. Voici comment :

• Vous savez qui vous doit encore de l'argent, ce qui vous permet de faire un suivi avant qu'un retard de paiement ne devienne un problème plus grave.

• Cela vous permet d'éviter d'immobiliser des liquidités dans des stocks trop importants qui ne bougent pas.

• Des rapports en temps réel vous indiquent si vous générez des bénéfices ou si vous atteignez votre seuil de rentabilité.

• Vous bénéficiez de la clarté nécessaire pour prendre des décisions prospectives sur la façon de gérer votre entreprise.

Adaptation à l'évolution de votre entreprise

Lorsque votre petite entreprise commence à se développer, il peut être tentant de continuer à utiliser les feuilles de calcul Excel que vous connaissez bien pour la comptabilité et les stocks. Cette méthode peut fonctionner pendant un certain temps, mais la croissance peut la rendre insoutenable. Avec un logiciel de comptabilité, vous bénéficiez dès le départ d'un système, de sorte que vous êtes prêt lorsque vous vous développez. Lorsque vous ajoutez de nouveaux produits, le logiciel en assure le suivi. Si vous faites appel à un comptable, ce dernier peut extraire les données du système sans partir de zéro ni étudier vos registres physiques. Si votre objectif est de lancer une boutique en ligne en complément de votre boutique physique, les flux de vente seront synchronisés.

Une énergie mieux dépensée ailleurs

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous devez établir des relations avec les clients, tester de nouvelles idées et rester agile face à tout ce qui se présente à vous. Le logiciel gère le travail administratif en coulisses afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches que vous seul pouvez traiter.

Exemple

Imaginez un café local. Sans ce logiciel, le propriétaire pourrait ne remarquer que trop tard que le magasin est à court d'un sirop populaire. Cela l'amènerait à retirer son latte le plus populaire du menu du week-end, et les deux journées les plus chargées de la semaine ne rapporteraient alors pas assez pour couvrir la facture du fournisseur. Si le propriétaire utilise le logiciel, le résultat peut être très différent :

• Il voit une alerte indiquant que le stock de sirop est faible avant que ce ne soit un problème.

• Les paiements font l'objet d'un suivi, les factures sont envoyées et les factures en retard sont automatiquement signalées.

• Un rapide coup d'œil à son tableau de bord montre qu'il gagne beaucoup d'argent, mais qu'il dépense aussi trop pour une gamme de pâtisseries à rotation lente.

Les fonctionnalités à privilégier dans un logiciel combiné de comptabilité et de gestion des stocks

Le meilleur logiciel combiné doit être une extension naturelle pour votre entreprise. Il permet de synchroniser vos finances et vos stocks, vous donne une vision claire et vous évite la complexité des opérations manuelles, tout en évoluant avec vous. S'il fait son travail, vous passerez moins de temps sur les tâches administratives et plus de temps sur la gestion de votre entreprise. Voici les fonctionnalités à privilégier dans votre logiciel.

Suivi des stocks en temps réel

Le logiciel doit automatiquement mettre à jour les niveaux de stock lorsque vous effectuez une vente, traitez un retour ou vous réapprovisionnez. Certains types de logiciels prennent en charge la lecture de codes-barres ou s'intègrent à votre boutique en ligne.

Mises à jour automatiques des données financières

Chaque transaction doit mettre à jour instantanément vos registres comptables afin que vous n'ayez pas à vous soucier du temps de latence ou des chiffres incorrects.

Alertes et rappels

Privilégiez les fonctionnalités qui envoient des notifications lorsque les stocks sont bas, que des paiements sont en retard ou que des factures doivent être payées.

Rapports et informations

Vous avez besoin d'un logiciel capable de fournir des rapports simples qui montrent les tendances des ventes, les profits et les pertes, les performances des stocks et les flux de trésorerie en un coup d'œil.

Intégrations intelligentes

Assurez-vous que votre logiciel peut se connecter aux outils que vous utilisez déjà, tels que les prestataires de services de paiement (par exemple, Stripe) et les plateformes de commerce en ligne (par exemple, Shopify, WooCommerce).

Facturation et suivi des paiements

Votre logiciel doit vous permettre de créer des factures, de surveiller les paiements et d'assurer le suivi des factures en retard sans avoir à passer d'une application à l'autre.

Passage de nouvelles commandes

Recherchez une fonctionnalité qui vous avertit lorsque le stock atteint un certain niveau et peut même générer des bons de commande pour les fournisseurs afin que vous ne soyez jamais à court de vos produits les plus populaires.

Évolutivité

Vos besoins évolueront en même temps que votre entreprise. Optez pour un logiciel capable de gérer davantage de produits, de transactions et d'utilisateurs à mesure que vous vous développez.

Interface conviviale

Le logiciel doit être facile à naviguer, même si vous n'êtes pas un expert en technologie. Un tableau de bord clair et intuitif rend votre système plus utilisable, et donc potentiellement beaucoup plus efficace.

Accès mobile

Si vous effectuez des déplacements, optez pour un logiciel doté de fonctionnalités mobiles qui vous permettent de vérifier les stocks, de suivre les ventes ou d'envoyer des factures depuis votre téléphone.

Les meilleurs outils de comptabilité et de gestion des stocks pour les petites entreprises

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et que vous utilisez déjà Stripe comme prestataire de services de paiement, privilégiez des solutions de comptabilité et de gestion des stocks capables d'établir un lien entre vos paiements, vos stocks et votre comptabilité sans nécessiter de travail manuel. Des outils tels que Xero, QuickBooks, Zoho Books et Cin7 Core donnent aux petites entreprises l'assurance que leurs systèmes sont connectés et que leurs registres sont exacts. Voici quelques-uns des principaux outils qui s'intègrent à Stripe.

Xero (comptabilité)

Xero est une plateforme comptable conviviale conçue pour les petites entreprises, qui s'intègre parfaitement à Stripe.

• Intégration de Stripe : les paiements Stripe sont transmis directement à Xero et les transactions sont automatiquement rapprochées pour tenir vos livres à jour. Xero vous permet également d'accepter les paiements Stripe sur les factures Xero.

• Fonctionnalités les plus intéressantes : Xero fournit des tableaux de bord financiers en temps réel, ainsi que des outils simples pour la création de factures et la préparation des déclarations fiscales.

• Pourquoi ça fonctionne : Xero vous permet d'organiser vos finances tout en gérant les paiements Stripe que vous traitez déjà.

QuickBooks Online (comptabilité)

QuickBooks Online est un outil comptable incontournable pour les petites entreprises, et ses fonctionnalités sont parfaitement compatibles avec Stripe.

• Intégration de Stripe : les paiements traités par Stripe sont automatiquement transférés dans QuickBooks, ce qui vous évite d'avoir à saisir ou à rapprocher manuellement les transactions.

• Fonctionnalités les plus intéressantes : QuickBooks génère des rapports sur les profits et pertes, suit les dépenses et simplifie la facturation grâce aux liens de paiement Stripe.

• Pourquoi ça fonctionne : QuickBooks vous offre une clarté financière tout en tenant compte de chaque transaction Stripe que vous traitez.

Zoho Books (comptabilité et stocks)

Zoho Books est un outil comptable flexible proposant également des fonctionnalités de gestion des stocks. Il est particulièrement adapté aux entreprises qui souhaitent répondre à leurs besoins dans ces deux domaines à l'aide d'une seule plateforme.

• Intégration de Stripe : Zoho Books se connecte directement aux paiements Stripe pour mettre automatiquement à jour les factures et les registres comptables.

• Fonctionnalités les plus intéressantes : vous permet de suivre les niveaux des stocks et les mouvements des produits, et ainsi d'éviter les surstocks ou les ruptures de stock.

• Pourquoi ça fonctionne : Zoho Books centralise votre comptabilité et vos stocks en un seul endroit tout en les synchronisant sans effort avec Stripe.

Cin7 Core (stocks)

Cin7 Core est une puissante solution de gestion des stocks basée sur le cloud qui s'intègre à Stripe et aux outils comptables les plus populaires.

• Intégration de Stripe : les paiements Stripe sont enregistrés instantanément dans Cin7 Core pour mettre à jour vos stocks.

• Fonctionnalités les plus intéressantes : se connecte à des outils comptables tels que QuickBooks et Xero afin que vos paiements et vos stocks soient toujours alignés.

• Pourquoi ça fonctionne : Cin7 Core établit un lien entre les systèmes de stock, de paiement et de comptabilité pour les entreprises ayant des besoins plus complexes en matière de stocks.

A2X (comptabilité)

A2X est spécialement conçu pour le commerce en ligne et convient aux entreprises qui vendent sur des plateformes telles que Shopify et Amazon.

• Intégration de Stripe : avec Stripe, A2X simplifie le rapprochement en divisant les paiements en catégories claires (par exemple, ventes, frais, remboursements) pour des plateformes telles que QuickBooks et Xero.

• Fonctionnalités les plus intéressantes : A2X organise automatiquement les données de paiement non catégorisées de vos ventes en ligne.

• Pourquoi ça fonctionne : A2X fait correspondre les transactions Stripe avec vos registres financiers sans confusion ni travail manuel.

Coûts et retour sur investissement d'un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks

Les coûts et le retour sur investissement d'un logiciel de comptabilité et de gestion des stocks dépendent de l'équilibre entre le montant que vous payez pour l'outil et le temps, l'argent et la valeur ajoutée qu'il apporte à votre entreprise.

Coûts : ce que vous payez

Frais d'abonnement aux logiciels

• La plupart des outils facturent des frais mensuels ou annuels.

• Pour les petites entreprises, ces frais peuvent varier considérablement en fonction des fonctionnalités, des utilisateurs et des intégrations proposés.

Modules complémentaires et intégrations

L'intégration avec des outils tels que Stripe, Shopify et des systèmes de reporting avancés peut entraîner des coûts supplémentaires. Certains modules complémentaires sont gratuits, tandis que d'autres sont associés à des frais minimes.

Installation et formation

L'installation de votre nouveau logiciel peut nécessiter un investissement en amont en temps et en argent. Il peut s'agir de :

• L'importation de données (par exemple, stocks antérieurs ou registres comptables)

• La formation de votre équipe à l'utilisation du logiciel

Coûts cachés

Certaines plateformes facturent des frais pour les utilisateurs supplémentaires, les volumes de transactions élevés ou une assistance premium. Vérifiez d'abord si l'une de ces conditions s'applique.

Retour sur investissement : ce que vous obtenez en retour de votre investissement

Le retour sur investissement de ce logiciel est évident dans le temps que vous économisez, les erreurs que vous évitez et les décisions plus intelligentes que vous êtes en mesure de prendre, ce qui peut augmenter vos bénéfices.

Gain de temps

L'automatisation de tâches telles que la facturation, le suivi des dépenses et la mise à jour des stocks peut vous faire gagner des heures de travail chaque semaine.

• Exemple : imaginez que vous économisez cinq heures de travail manuel chaque semaine et que vous estimez votre temps à 25 $ de l'heure. L'automatisation vous permet d'économiser 500 $ par mois.
  

Réduction des erreurs coûteuses

Des erreurs manuelles dans votre comptabilité ou vos stocks (par exemple, double commande, rupture de stock, omission d'une facture impayée) peuvent vous coûter de l'argent et vous faire manquer des clients. Les logiciels peuvent minimiser ces erreurs.

• Exemple : le réapprovisionnement automatique de votre article le plus vendu peut signifier des centaines ou des milliers de dollars de revenus préservés.
  

Optimisation de la trésorerie

Le logiciel vous permet de suivre les factures impayées et d'accélérer la gestion des paiements, et il vous évite d'avoir à immobiliser des liquidités dans des stocks invendus. Cela permet à votre entreprise de conserver un ratio de liquidité élevé et peut la rendre plus attrayante pour le financement.

• Exemple : l'optimisation de la gestion de vos flux de trésorerie permet de réduire les frais de découvert et les remises fournisseurs manquées.
  

Amélioration de l'intelligence des décisions

Des renseignements en temps réel sur les performances des produits et sur vos dépenses vous permettent de prendre des décisions plus éclairées.

• Exemple : en réduisant les stocks peu performants et en vous concentrant sur les articles à forte marge, vous pouvez augmenter votre rentabilité.
  

Gestion de l'évolutivité à faible coût

Les logiciels peuvent évoluer avec votre entreprise. À mesure que vos ventes augmentent et que vos opérations se développent, le système peut s'adapter à l'augmentation de la complexité sans augmenter le travail manuel. Le coût d'un logiciel est souvent bien inférieur à celui de l'embauche d'une personne pour gérer manuellement les mêmes tâches.

• Exemple : un logiciel peut gérer votre comptabilité et vos stocks depuis les premiers jours de votre activité, lorsque vous réalisez peut-être quelques ventes par mois, jusqu'à votre décision de vous développer et d'ouvrir une boutique en ligne pour les ventes internationales, tout en gardant votre équipe réduite.
  

Un exemple rapide de rapport coûts-avantages

Imaginez que ce qui suit soit vrai :

• Vous dépensez 60 $ par mois dans un logiciel de comptabilité et d'inventaire.

• Il vous permet d'économiser 10 heures de travail manuel chaque mois à 25 $ de l'heure, soit un total de 250 $ par mois.

• Vous évitez 1 erreur de stock qui vous aurait coûté 300 $ de ventes perdues.

Voici comment calculer votre retour sur investissement :

• Coût mensuel : 60 $

• Bénéfice mensuel : Temps gagné + erreur évitée = 250 $ + 300 $ = 550 $

Dans ce cas de figure, le logiciel est presque 10 fois plus rentable. Et c'est sans compter d'autres avantages tels que l'amélioration des flux de trésorerie, la satisfaction des clients et le potentiel de croissance à long terme.