Software voor boekhouding en voorraadbeheer is een digitale tool die ondernemingen helpt hun financiën af te handelen en bij te houden welke producten ze op voorraad hebben. Aan de boekhoudkant beheert de software taken zoals het vastleggen van transacties, het bijhouden van inkomsten en uitgaven, het afhandelen van facturen en het genereren van financiële rapporten. Aan de voorraadkant bewaakt de software de hoeveelheid en mutatie van producten, waaronder voorraadniveaus, bestellingen en leveringen. Ondernemingen weten hierdoor altijd precies wat op voorraad is, wat bijna op is en wat moet worden aangevuld.

In deze software worden financiële en voorraadgegevens op één plek gecombineerd, waardoor de algehele status van de onderneming gemakkelijker inzichtelijk wordt. De software is vooral handig om fouten te voorkomen, orde op zaken te houden en betere beslissingen te nemen over uitgaven, verkoop en voorraadbehoeften. De wereldwijde markt voor voorraadbeheersoftware werd geschat op $ 3,43 miljard in 2023 en blijft tussen 2024 en 2030 naar verwachting groeien met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van 6,7%.

Hieronder bespreken we wat kleine ondernemingen moeten weten over het gebruik van software voor boekhouding en voorraadbeheer. We leggen uit hoe het werkt, op welke functies je moet letten en hoe je de investering kunt terugverdienen.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt software voor boekhouding en voorraadbeheer?
  
• Waarom hebben kleine ondernemingen software voor boekhouding en voorraadbeheer nodig?
  
• Functies waarop je moet letten bij gecombineerde software voor boekhouding en voorraadbeheer
  
• De beste tools voor boekhouding en voorraadbeheer voor kleine ondernemingen
  
• Kosten en rendement van software voor boekhouding en voorraadbeheer
  

Hoe werkt software voor boekhouding en voorraadbeheer?

In software voor boekhouding en voorraadbeheer gaan financiën en voorraadbeheer samen in één gebruiksvriendelijk systeem. Zo werkt het.

Invoer en updates

Je begint met het invoeren van gegevens zoals verkopen, aankopen en uitgaven. De software houdt bij hoeveel producten je hebt, wat er is verkocht en wat er binnenkomt. Als je onderneming barcodescanners in de winkel gebruikt of online verkoopt, werkt de software je cijfers automatisch bij op het moment van verkoop

Slimme tracking

• Boekhouding. Elke verkoop, uitgave of betaling wordt geregistreerd. Het systeem bewaakt je inkomsten, uitgaven en algehele financiën.

• Voorraad. Bij verkoop van een product neemt de voorraad af. En bij ontvangst van producten neemt de voorraad toe. Het systeem past de aantallen voortdurend aan, zodat je altijd precies weet wat er op voorraad is.

Tijdbesparende automatisering

Veel van het werk gebeurt automatisch, waaronder het maken van facturen, het bijhouden van betalingen en het weergeven van herinneringen wanneer de voorraad bijna op is. Je hoeft dus geen spreadsheets bij te werken en handmatig berekeningen uit te voeren.

Slimme waarschuwingen

De software is voorzien van monitoringfuncties en geeft je een seintje wanneer iets je aandacht nodig heeft, bijvoorbeeld in de volgende situaties:

• Een populair artikel is bijna op

• De betaling van een klant is achterstallig

• Het is tijd om spullen opnieuw te bestellen

Begrijpelijke rapporten

De software zet al deze gegevens ook om in eenvoudige rapporten waarin je onder andere kunt zien welke producten het beste verkopen, waaraan je het meeste geld uitgeeft en hoeveel winst je maakt.

Al je tools geïntegreerd

Als je andere tools gebruikt, zoals een online winkel, betaalapps of een POS-systeem, kan de software daarmee een koppeling maken. Al je tools blijven dus gesynchroniseerd zonder dat je daarvoor moeite hoeft te doen.

Waarom hebben kleine ondernemingen software voor boekhouding en voorraadbeheer nodig?

Als je net begint, lijkt het misschien haalbaar om financiën en voorraad handmatig bij te houden. Maar naarmate je onderneming groeit, kan één fout of vergissing ernstige gevolgen hebben. Hieronder lees je waarom software voor boekhouding en voorraadbeheer zo waardevol is voor kleine ondernemingen.

Je kunt niet beheren wat je niet meet

Wanneer je al je tijd kwijt bent aan dagelijkse taken, verlies je gemakkelijk het grote plaatje uit het oog. Deze software zet al je financiële en voorraadgegevens op één plek. Je hebt dus alle informatie binnen handbereik en ziet:

• Welke producten snel verkopen (en welke niet)

• Hoeveel geld er binnenkomt en hoeveel geld er uitgaat

• Of je voldoende voorraad hebt om aan de vraag te voldoen zonder overmatig veel in te kopen

Je hebt direct en nauwkeurig overzicht en hoeft geen spreadsheets of bonnetjes door te spitten om antwoorden te vinden. De software geeft een duidelijk beeld van de status van je onderneming en maakt een einde aan giswerk.

Kleine fouten hebben grote gevolgen

In een kleine onderneming kan zelfs een kleine fout, zoals wanneer je bent vergeten de voorraad aan te vullen of wanneer je uitgaven verkeerd hebt berekend, uiterst nadelige gevolgen hebben voor je kernactiviteiten. Deze software voorkomt deze problemen voordat ze zich voordoen. Dat gebeurt als volgt:

• Je voorraad wordt automatisch bijgewerkt bij een verkoop

• Je wordt eraan herinnerd wanneer de voorraad bijna op is of wanneer een factuur achterstallig is

• Er worden berekeningen gemaakt en de administratie wordt bijgehouden, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over fouten die je klanten of geld kunnen kosten

Cashflow

Cashflow kan een kleine onderneming maken of breken. Boekhoudsoftware helpt je om alles stabiel en voorspelbaar te houden. Dit werkt als volgt:

• Je weet precies wie jou nog geld schuldig is, zodat je dit kunt opvolgen voordat een achterstallige betaling een groter probleem wordt.

• Het helpt je te voorkomen dat je contant geld vastzet in te veel voorraad waarmee niets gebeurt.

• In realtime rapporten zie je of je winst maakt of break-even draait.

• Het geeft je de benodigde duidelijkheid om toekomstgerichte beslissingen te nemen over de manier waarop je de onderneming gaat runnen.

De software groeit met je mee

Wanneer je onderneming gaat groeien, kan het verleidelijk zijn om te blijven werken met de Excel-spreadsheets die je altijd voor boekhouding en voorraad hebt gebruikt. Je komt hiermee misschien een tijdje weg, maar het wordt onhoudbaar wanneer je onderneming blijft groeien. Met de software beschik je al in een vroeg stadium over een systeem, dus als je groeit, ben je er klaar voor. Wanneer je nieuwe producten toevoegt, houdt de software deze bij. Een accountant die je in de arm neemt, kan gegevens uit het systeem halen zonder helemaal opnieuw te beginnen of je fysieke grootboeken na te lopen. Als je van plan bent om een webshop te lanceren als aanvulling op je fysieke winkel, wordt alle verkoopstromen gesynchroniseerd.

Je kunt je energie beter aan iets anders besteden

Als je een kleine onderneming runt, moet je relaties met klanten opbouwen, nieuwe ideeën uitproberen en flexibel inspelen op alles wat er op je pad komt. De software handelt het administratieve werk achter de schermen af, zodat jij je kunt concentreren op de aspecten van je onderneming die alleen jij kunt afhandelen.

Voorbeeld

Neem een plaatselijke koffiebar. Zonder deze software merkt de eigenaar misschien pas dat een populaire siroop op is als het te laat is. Als gevolg hiervan moet de bar de populairste latte van het weekendmenu halen. Op deze twee drukste dagen draaien ze onvoldoende omzet om de factuur van hun leverancier te betalen. Als de eigenaar de software gebruikt, kan de uitkomst heel anders zijn:

• Er verschijnt een waarschuwing dat de voorraad siroop laag is voordat het een probleem wordt.

• Betalingen worden bijgehouden, facturen worden verzonden en achterstallige rekeningen worden automatisch gemarkeerd.

• Eén blik op het dashboard maakt duidelijk dat ze veel omzet draaien, maar ook te veel uitgeven aan gebak dat maar nauwelijks wordt verkocht.

Functies waarop je moet letten bij gecombineerde software voor boekhouding en voorraadbeheer

Kies voor software die op een natuurlijke manier past bij je onderneming. De software houdt je financiën en voorraad gesynchroniseerd, geeft je duidelijk inzicht, bespaart je handmatig werk en kopzorgen, en groeit ook nog eens mee met je onderneming. Als de software zijn werk doet, ben jij minder tijd kwijt aan administratie en houdt je meer tijd over voor het runnen van je onderneming. Let op of je software de volgende functies heeft.

Realtime voorraadbeheer

De software moet automatisch de voorraadniveaus bijwerken wanneer je iets verkoopt, een retourzending verwerkt of voorraad aanvult. Sommige soorten software ondersteunen het scannen van barcodes of kunnen worden geïntegreerd met je webshop.

Automatische updates van de boekhouding

Bij elke transactie moet je boekhouding onmiddellijk worden bijgewerkt, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over vertraging of onjuiste cijfers.

Waarschuwingen en herinneringen

Kijk of er functies zijn voor het sturen van meldingen wanneer de voorraad bijna op is, facturen achterstallig zijn of rekeningen moeten worden betaald.

Rapportage en inzicht

Je hebt software nodig die eenvoudige rapporten kan leveren die verkooptrends, winst en verlies, voorraadprestaties en cashflow in één oogopslag laten zien.

Slimme integraties

Ga na of de software kan worden gekoppeld aan de tools die je al gebruikt, zoals betalingsverwerkers (bijv. Stripe) en e-commerceplatforms (bijv. Shopify, WooCommerce).

Facturatie en tracking van betalingen

De software moet opties bieden om facturen te maken, betalingen bij te houden en achterstallige facturen op te volgen zonder dat je tussen apps hoeft te schakelen.

Voorraad aanvullen

Kijk of er een functie is die je waarschuwt wanneer de voorraad een bepaald niveau bereikt en die zelfs inkooporders voor leveranciers kan genereren, zodat je nooit zonder je populairste aanbiedingen komt te zitten.

Schaalbaarheid

Je behoeften groeien mee met je onderneming. Kies software die meer producten, transacties en gebruikers kan afhandelen naarmate je uitbreidt.

Gebruiksvriendelijke interface

Je moet gemakkelijk je weg kunnen vinden in de software, zelfs als je geen technisch expert bent. Een overzichtelijk, intuïtief dashboard maakt je systeem beter bruikbaar, waardoor je het veel effectiever kunt inzetten.

Mobiele toegang

Ben je vaak onderweg, dan is het handig als de software mobiele functies biedt zodat je via je telefoon de voorraad kunt controleren, verkopen kunt volgen of facturen kunt verzenden.

De beste tools voor boekhouding en voorraadbeheer voor kleine ondernemingen

Als je een kleine onderneming hebt en al werkt met Stripe als je betaaldienstverlener, zoek dan naar boekhoud- en voorraadoplossingen die je betalingen, voorraad en boekhouding kunnen koppelen zonder dat er handmatig werk nodig is. Met tools zoals Xero, QuickBooks, Zoho Books en Cin7 Core kunnen kleine ondernemingen erop rekenen dat systemen zijn gekoppeld en dat de administratie klopt. Hieronder zetten we een paar tools op een rijtje die met Stripe zijn geïntegreerd.

Xero (boekhouding)

Xero is een gebruiksvriendelijk boekhoudplatform voor kleine ondernemingen dat soepel integreert met Stripe.

• Integratie met Stripe. Stripe-betalingen worden rechtstreeks naar Xero overgezet voor automatische reconciliatie van transacties om je administratie up-to-date te houden. Met Xero kun je ook Stripe-betalingen voor Xero-facturen accepteren.

• Onderscheidende kenmerken. Xero biedt realtime financiële dashboards, eenvoudige tools voor het maken van facturen en tools voor belastingvoorbereiding.

• Waarom dit werkt. Xero houdt je boekhouding op orde terwijl de Stripe-betalingen worden afgehandeld die je al verwerkt.

QuickBooks Online (boekhouding)

QuickBooks Online is een prima boekhoudprogramma voor kleine ondernemingen en de functies werken goed met Stripe.

• Integratie met Stripe. Betalingen die door Stripe worden verwerkt, worden automatisch naar QuickBooks overgezet, zodat je transacties niet handmatig hoeft in te voeren of te reconciliëren.

• Onderscheidende kenmerken. QuickBooks genereert winst- en verliesrapporten, houdt onkosten bij en maakt facturatie eenvoudiger met Stripe-betaallinks.

• Waarom dit werkt. QuickBooks biedt financiële inzicht in elke Stripe-transactie die je verwerkt.

Zoho Books (boekhouding en voorraad)

Zoho Books is een flexibele boekhoudtool die ook voorraadbeheer biedt. De tool werkt goed voor ondernemingen die één platform willen inzetten om in hun behoeften op beide gebieden te voldoen.

• Integratie met Stripe. Zoho Books is rechtstreeks gekoppeld aan Stripe-betalingen om facturen en boekhoudkundige gegevens automatisch bij te werken.

• Onderscheidende kenmerken. De software houdt voorraadniveaus en mutaties bij, zodat je een teveel aan voorraad of een voorraadtekort kunt voorkomen.

• Waarom dit werkt. Zoho Books beheert de boekhouding en voorraad op één plek en synchroniseert moeiteloos met Stripe.

Cin7 Core (voorraad)

Cin7 Core is een krachtige cloudoplossing voor voorraadbeheer die kan worden geïntegreerd met Stripe en populaire boekhoudtools.

• Integratie met Stripe. Stripe-betalingen worden direct geregistreerd in Cin7 Core om de voorraad bij te werken.

• Onderscheidende kenmerken. De software is gekoppeld met boekhoudprogramma's zoals QuickBooks en Xero, zodat je betalingen en voorraad altijd op elkaar zijn afgestemd.

• Waarom dit werkt. Cin7 Core koppelt voorraad-, betalings- en boekhoudsystemen voor ondernemingen met complexere voorraadbehoeften.

A2X (boekhouding)

A2X is speciaal ontwikkeld oor e-commerce en ondersteunt ondernemingen die producten verkopen op platforms zoals Shopify en Amazon.

• Integratie met Stripe. Samen met Stripe maakt A2X reconciliatie eenvoudiger door uitbetalingen op te splitsen in overzichtelijke categorieën (zoals verkopen, kosten, terugbetalingen) voor platforms zoals QuickBooks en Xero.

• Onderscheidende kenmerken. A2X deelt niet-gecategoriseerde betaalgegevens van je online verkopen automatisch in.

• Waarom dit werkt. A2X vergelijkt Stripe-transacties met je financiële administratie, waardoor er geen verwarring ontstaat en geen handmatig werk nodig is.

Kosten en rendement van software voor boekhouding en voorraadbeheer

De kosten en het rendement (ROI) van software voor boekhouding en voorraadbeheer kun je in kaart brengen door de kosten van de tool af te zetten tegen de tijd, het geld en de meerwaarde die het oplevert voor je onderneming.

Kosten. Dat is wat het je kost.

Abonnementskosten voor software

• De meeste tools brengen maandelijks of jaarlijks een bedrag in rekening.

• Voor kleine ondernemingen kunnen deze kosten sterk variëren, afhankelijk van de beschikbare functies, gebruikers en integraties.

Add-ons en integraties

Integratie met tools zoals Stripe, Shopify en geavanceerde rapportagesystemen kan extra kosten met zich meebrengen. Sommige add-ons zijn gratis, terwijl je voor andere een kleine vergoeding betaalt.

Configuratie en training

Om de nieuwe software in gebruik te nemen, moet je mogelijk vooraf tijd en geld investeren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Gegevens importeren (bijv. voorraad- of boekhoudgegevens uit het verleden)

• Je team trainen in het gebruik van de software

Verborgen kosten

Sommige platforms brengen kosten in rekening voor extra gebruikers, hogere transactievolumes of premium ondersteuning. Controleer eerst of dat van toepassing is.

ROI (rendement). Dat is wat het je oplevert.

Het rendement van deze software blijkt uit de tijd die je bespaart, de fouten die je voorkomt en de slimmere beslissingen die je kunt nemen, allemaal aspecten die je winst kunnen verhogen.

Tijdsbesparing

Het automatiseren van taken zoals facturatie, het bijhouden van onkosten en voorraadupdates kan je elke week uren werk schelen.

• Voorbeeld: Stel dat je elke week vijf uur handmatig werk bespaart en je tijd waardeert op EUR 25 per uur. Met automatisering bespaar je dus EUR 500 per maand.
  

Minder kostbare fouten

Handmatige fouten in je boekhouding of voorraad (bijv. dubbel bestellen, geen voorraad meer, het missen van een onbetaalde factuur) kunnen je geld en klanten kosten. Software kan deze fouten minimaliseren.

• Voorbeeld: Als de voorraad van je bestverkochte artikel automatisch wordt aangevuld, kan je dat honderden of duizenden euro's aan behouden omzet opleveren.
  

Betere cashflow

De software helpt je onbetaalde facturen te volgen, betalingen sneller te beheren en te voorkomen dat contant geld vastzit in onverkochte voorraad. Zo beschikt je onderneming over meer liquide middelen en is deze mogelijk aantrekkelijker voor financiering.

• Voorbeeld: Door je cashflowbeheer te verbeteren, heb je minder kosten voor rood staan op je rekening en mis je minder leverancierskortingen.
  

Slimmere beslissingen

Als je realtime inzicht hebt in hoe producten presteren en waaraan je geld uitgeeft, kun je beter onderbouwde beslissingen nemen.

• Voorbeeld: Door afscheid te nemen van slecht presterende voorraad en je te concentreren op artikelen met een hoge marge, kun je je winstgevendheid verhogen.
  

Voordelig te schalen

Software kan meegroeien met je onderneming. Naarmate je omzet stijgt en je activiteiten groeien, kan het systeem extra complexiteit aan zonder dat het handmatige werk toeneemt. De kosten van software zijn vaak veel lager dan die van het inhuren van iemand om dezelfde taken handmatig uit te voeren.

• Voorbeeld: Met software kun je je boekhouding en voorraad regelen, vanaf de begintijd van je onderneming wanneer je nog maar een producten per maand verkoopt, tot het moment waarop je beslist om uit te breiden en een e-commercewinkel opent voor internationale verkoop, terwijl je team slank blijft.
  

Een voorbeeld van kosten en baten

Neem de volgende situatie:

• Je geeft EUR 60 per maand uit aan software voor boekhouding en voorraadbeheer.

• Dat bespaart je elke maand 10 uur handmatig werk voor EUR 25 per uur, in totaal EUR 250 per maand.

• Je voorkomt 1 voorraadfout die je EUR 300 aan omzetverlies zou hebben gekost.

Zo bereken je het rendement:

• Maandelijkse kosten: EUR 60

• Maandelijks voordeel: Tijdsbesparing + vermeden fouten = EUR 250 + EUR 300 = EUR 550

In dit geval betaalt de software zichzelf bijna 10 keer terug. En dan hebben we het nog niet eens gehad over andere voordelen, zoals een betere cashflow, tevredener klanten en potentieel voor groei op de lange termijn.