El software de contabilidad y gestión de inventario es una herramienta digital que ayuda a las empresas a gestionar sus finanzas y realizar un seguimiento de los productos que tienen en stock. Desde el punto de vista contable, gestiona tareas como el registro de transacciones, el seguimiento de ingresos y gastos, el manejo de facturas y la generación de informes financieros. Con el inventario, supervisa la cantidad y el movimiento de los productos, incluidos los niveles de existencias, los pedidos y las entregas, para que las empresas siempre sepan lo que tienen a mano, lo que se está agotando y lo que necesita reponerse.

Este software combina datos financieros y de inventario en un solo lugar, lo que facilita la comprensión de la salud general de la empresa. Es especialmente útil para evitar errores, mantenerse organizado y tomar mejores decisiones sobre los gastos, las ventas y las necesidades de inventario. Se estima que el mercado mundial de software de gestión de inventario tuvo un valor de 3.430 millones de dólares en 2023 y se espera que continúe creciendo a una tasa de crecimiento anual compuesta del 6,7 % entre 2024 y 2030.

A continuación, analizaremos lo que las pequeñas empresas deben saber sobre el uso de software de contabilidad y gestión de inventario, incluido cómo funciona, qué funciones buscar y cómo recuperar sus inversiones.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona el software de contabilidad y gestión de inventarios?
  
• ¿Por qué las pequeñas empresas necesitan un software de contabilidad y gestión de inventario?
  
• ¿Qué características debe buscar en un software combinado de contabilidad e inventario?
  
• ¿Cuáles son las mejores herramientas de contabilidad y gestión de inventario para pequeñas empresas?
  
• ¿Cuáles son los costes y el ROI del software de contabilidad e inventario?
  

¿Cómo funciona el software de contabilidad y gestión de inventario?

El software de contabilidad y gestión de inventario unifica tus finanzas y el seguimiento del inventario en un sistema fácil de usar. A continuación te explicamos cómo funciona.

Entradas y actualizaciones

Comienzas ingresando detalles como ventas, compras y gastos. El software realiza un seguimiento de cuántos productos tienes, qué se ha vendido y qué está entrando. Si tu empresa utiliza escáneres de códigos de barras en la tienda o vende en línea, el software actualiza automáticamente tus números a medida que se producen las ventas.

Seguimiento especializado

• Contabilidad: Se registra cada venta, gasto o pago. El sistema monitoriza tus ingresos, gastos y finanzas en general.

• Inventario: Si un producto se vende, el número de existencias disminuye. Y a medida que llegan nuevas existencias, la cifra aumenta. El sistema ajusta constantemente estos números para que siempre sepas lo que tienes a mano.

Automatización que ahorra tiempo

Gran parte del trabajo se realiza automáticamente, incluida la creación de facturas, el seguimiento de los pagos y el recordatorio cuando hay existencias, para que no tengas que actualizar las hojas de cálculo y hacer los cálculos a mano.

Alertas inteligentes

Las capacidades de control del software también te notificarán cuando algo necesite tu atención, por ejemplo cuando:

• Te estás quedando sin un artículo popular.

• El pago de un cliente está vencido.

• Es hora de hacer alguna reposición.

Informes fáciles de entender

El software también convierte todos estos datos en informes simples que te muestran qué productos se venden mejor, dónde gastas más dinero, cuántas ganancias estás obteniendo, etcétera.

Todas tus herramientas, conectadas

Si utilizas otras herramientas, como una tienda en línea, aplicaciones de pago o un sistema de puntos de venta (POS), el software también puede conectarse con ellas. Esto garantiza que todas tus herramientas permanezcan sincronizadas sin esfuerzo adicional.

¿Por qué las pequeñas empresas necesitan un software de contabilidad y gestión de inventario?

Administrar las finanzas y el inventario a mano puede parecer factible cuando acabas de poner en marcha tu empresa. Pero a medida que tu negocio crece, un error o descuido puede tener graves repercusiones. A continuación, se explica más detalladamente por qué el software de gestión de cuentas e inventario es tan valioso para las pequeñas empresas.

No se puede gestionar lo que no se mide

Es fácil perder de vista el panorama general cuando haces malabarismos con las tareas diarias. Este software pone tus datos financieros y de inventario en un solo lugar para que puedas ver:

• Qué productos se venden rápidamente (y cuáles no).

• Cuánto efectivo entra y cuánto sale.

• Si tienes suficientes existencias para satisfacer la demanda sin comprar de más.

Esta información es instantánea y precisa, y no hay necesidad de rebuscar en hojas de cálculo o recibos para encontrar respuestas. El software proporciona una visión clara de la salud de tu empresa y elimina la necesidad de hacer conjeturas.

Los pequeños errores tienen graves consecuencias

En una pequeña empresa, incluso un error menor (por ejemplo, olvidarse de reabastecerse o calcular mal tus gastos) puede agravar y afectar a tus operaciones principales. Este software previene estos problemas antes de que sucedan:

• Actualizando de forma automática tu inventario cuando se producen ventas.

• Recordándote cuando las existencias se están agotando o cuando una factura está vencida.

• Gestionando los cálculos y el mantenimiento de registros para que no tengas que preocuparte por errores que podrían costarte clientes o dinero.

Flujo de caja

El flujo de caja determinar el éxito o el fracaso de una empresa. El software de contabilidad te ayuda a mantenerlo estable y predecible. A continuación te explicamos cómo:

• Sabrás quién te debe dinero para que puedas hacer un seguimiento antes de que un pago atrasado se convierta en un problema mayor.

• Te ayuda a evitar inmovilizar efectivo en demasiadas existencias que no se mueven.

• Los informes en tiempo real te muestran si estás obteniendo ganancias o alcanzando el punto de equilibrio.

• Te brinda la claridad que necesitas para tomar decisiones con visión de futuro sobre cómo administrar tu negocio.

Crece contigo

Cuando tu pequeña empresa comience a crecer, puede ser tentador seguir usando las hojas de cálculo de Excel que siempre has usado para la contabilidad y el inventario. Eso puede funcionar por un tiempo, pero el crecimiento puede hacerlo insostenible. El software te proporciona un sistema desde el principio, por lo que cuando crezcas, estarás preparado. Cuando añades nuevos productos, el software realiza un seguimiento de ellos. Si contratas a un contable, este puede extraer datos del sistema sin tener que empezar desde cero ni estudiar tus libros de contabilidad físicos. Si tu objetivo es lanzar una tienda online que complemente tu tienda física, todo se sincronizará entre los flujos de ventas.

Es mejor gastar tu energía en otra cosa

Cuando diriges una pequeña empresa, necesitas establecer relaciones con los clientes, probar nuevas ideas y estar alerta frente a lo que se te presente. El software se encarga del trabajo administrativo entre bastidores para que puedas centrarte en las partes del negocio que solo tú puedes hacer.

Ejemplo

Imagínate una cafetería local. Sin este software, es posible que el propietario no se dé cuenta de que la tienda se ha quedado sin su café más popular hasta que sea demasiado tarde. Como resultado, la cafetería va a tener que retirar su café con leche más popular del menú del fin de semana y sus dos días de mayor facturación no van a ser suficientes para cubrir la factura de su proveedor. Si el propietario utiliza el software, el resultado podría ser muy diferente:

• Ve una alerta de que las existencias de ese café son bajas antes de que sea un problema.

• Se realiza un seguimiento de los pagos, se envían las facturas y se marcan automáticamente las facturas vencidas.

• Un vistazo rápido a su panel de control muestra que está ganando mucho dinero, pero también gastando demasiado en una línea de pastelería que no se mueve mucho.

¿Qué funciones debes buscar en un software combinado de contabilidad e inventario?

Un software con una óptima combinación debería encajar de manera natural en tu empresa. Mantiene tus finanzas e inventario sincronizados, te brinda información clara y te ahorra dolores de cabeza manuales, todo mientras va creciendo en volumen. Si está haciendo su trabajo, dedicarás menos tiempo a la administración y más tiempo a la gestión de tu negocio. Estas son las características que debes buscar en tu software.

Seguimiento de inventario en tiempo real

El software debería actualizar automáticamente los niveles de existencias cuando realices una venta, proceses una devolución o repongas existencias. Algunos tipos de software admiten el escaneo de códigos de barras o se integran con tu tienda en línea.

Actualizaciones financieras automáticas

Cada transacción debe actualizar tus registros contables al instante para que no tengas que preocuparte por el tiempo de retraso o las cifras incorrectas.

Alertas y recordatorios

Busca funciones que envíen notificaciones cuando haya pocas existencias, las facturas estén vencidas o las facturas deban pagarse.

Informes y conocimientos especializados

Necesitarás un software que pueda ofrecer informes sencillos que muestren las tendencias de ventas, las ganancias y pérdidas, el rendimiento del inventario y el flujo de caja de un vistazo.

Integraciones inteligentes

Asegúrate de que tu software pueda conectarse con las herramientas que ya usas, como procesadores de pagos (p. ej., Stripe) y plataformas de comercio electrónico (p. ej., Shopify, WooCommerce).

Facturación y seguimiento de pagos

Debería permitirte crear facturas, hacer un seguimiento de los pagos y de las facturas vencidas sin tener que cambiar de aplicación.

Reposición

Busca una función que te avise cuando las existencias alcancen un cierto nivel e incluso que pueda generar órdenes de compra para los proveedores para que nunca te quedes sin tus ofertas más populares.

Escalabilidad

Tus necesidades crecerán a medida que lo haga tu negocio. Elige un software que pueda gestionar más productos, transacciones y usuarios a medida que tu negocio crece.

Interfaz fácil de usar

El software debe ser fácil de utilizar, aunque no seas experto en tecnología. Un panel de control limpio e intuitivo hace que tu sistema sea más utilizable, lo que puede hacerlo mucho más eficaz.

Acceso móvil

Si estás en movimiento, busca un software con funciones móviles que te permitan comprobar el inventario, hacer un seguimiento de las ventas o enviar facturas desde tu teléfono.

¿Cuáles son las mejores herramientas de contabilidad y gestión de inventario para pequeñas empresas?

Si tienes una pequeña empresa y ya usas Stripe como proveedor de servicios de pago, busca soluciones de contabilidad e inventario que puedan vincular tus pagos, inventario y contabilidad sin necesidad de trabajo manual. Herramientas como Xero, QuickBooks, Zoho Books y Cin7 Core brindan a las pequeñas empresas la confianza de que sus sistemas están conectados y sus registros son precisos. Estas son algunas de las principales herramientas que se integran con Stripe.

Xero (contabilidad)

Xero es una plataforma de contabilidad fácil de usar creada para pequeñas empresas que se integra sin problemas con Stripe.

• Integración con Stripe: Los pagos de Stripe fluyen directamente a Xero y concilian automáticamente las transacciones para mantener tus libros actualizados. Xero también te permite aceptar pagos con tecnología de Stripe en facturas de Xero.

• Características destacadas: Xero proporciona dashboards financieros en tiempo real, creación sencilla de facturas y herramientas de preparación de impuestos.

• Por qué funciona: Xero mantiene tus finanzas organizadas mientras gestiona los pagos de Stripe que ya estás procesando.

QuickBooks Online (contabilidad)

QuickBooks Online es una herramienta de contabilidad para pequeñas empresas, y sus características funcionan bien con Stripe.

• Integración con Stripe: Los pagos procesados por Stripe se incorporan automáticamente a QuickBooks para que no tengas que introducir o conciliar manualmente las transacciones.

• Características destacadas: QuickBooks genera informes de pérdidas y ganancias, realiza un seguimiento de los gastos y facilita la facturación con enlaces de pago con tecnología de Stripe.

• Por qué funciona: QuickBooks ofrece claridad financiera a la vez que contabiliza cada transacción de Stripe que procesas.

Zoho Books (contabilidad e inventario)

Zoho Books, una herramienta de contabilidad flexible que también ofrece gestión de inventario, funciona bien para las empresas que desean satisfacer sus necesidades en ambos aspectos con una sola plataforma.

• Integración con Stripe: Zoho Books se conecta directamente con Stripe Payments para actualizar automáticamente las facturas y los registros contables.

• Características destacadas: Realiza un seguimiento de los niveles de existencias y del movimiento de los productos, lo que te ayuda a evitar el exceso o la falta de existencias.

• Por qué funciona: Zoho Books mantiene tu contabilidad e inventario en un solo lugar mientras se sincroniza sin esfuerzo con Stripe.

Cin7 Core (inventario)

Cin7 Core es una potente solución de gestión de inventario basada en la nube que se integra con Stripe y herramientas de contabilidad populares.

• Integración con Stripe: Los pagos de Stripe se registran al instante en Cin7 Core para actualizar tu inventario.

• Características destacadas: Se conecta a herramientas de contabilidad como QuickBooks y Xero para que tus pagos y tus existencias estén siempre alineados.

• Por qué funciona: Cin7 Core vincula los sistemas de inventario, pagos y contabilidad para empresas con necesidades de inventario más complejas.

A2X (contabilidad)

A2X está diseñado específicamente para el comercio electrónico y es compatible con empresas que venden en plataformas como Shopify y Amazon.

• Integración con Stripe: Con Stripe, A2X simplifica la conciliación al desglosar las transferencias en categorías claras (p. ej., ventas, comisiones, reembolsos) para plataformas como QuickBooks y Xero.

• Características destacadas: A2X organiza automáticamente los datos de pago sin categorizar de tus ventas en línea.

• Por qué funciona: A2X asocia las transacciones de Stripe con tus registros financieros sin confusiones ni trabajo manual.

¿Cuáles son los costes y el retorno de la inversión del software de contabilidad e inventario?

Los costes y el retorno de la inversión (ROI) del software de contabilidad y gestión de inventario se reducen a equilibrar lo que pagas por la herramienta con el tiempo, el dinero y el valor que añade a tu empresa.

Costes: Lo que estás pagando

Tarifas de suscripción de software

• La mayoría de las herramientas cobran una tarifa mensual o anual.

• En el caso de las pequeñas empresas, esta comisión puede variar ampliamente, dependiendo de las funciones, los usuarios y las integraciones que ofrezcan.

Complementos e integraciones

La integración con herramientas como Stripe, Shopify y sistemas de informes avanzados puede generar costes adicionales. Algunos complementos son gratuitos, mientras que otros tienen pequeñas tarifas.

Configuración y entrenamiento

Poner en marcha tu nuevo software puede requerir invertir tiempo y dinero por adelantado. Esto puede incluir:

• Importación de datos (por ejemplo, inventario anterior o registros contables)

• Formar a tu equipo en el uso del software

Costes ocultos

Algunas plataformas cobran comisiones por usuarios adicionales, mayores volúmenes de transacciones o soporte premium. Comprueba primero si alguno de estos es de aplicación.

Retorno de la inversión: Lo que vas a recibir a cambio

El retorno de la inversión de este software se hace evidente en el tiempo que ahorras, los errores que evitas y las decisiones más inteligentes que puedes tomar, todo lo cual puede aumentar tus ganancias.

Ahorro de tiempo

La automatización de tareas como la facturación, el seguimiento de gastos y las actualizaciones de existencias puede ahorrar horas de mano de obra cada semana.

• Por ejemplo: Imagina que ahorras cinco horas de trabajo manual cada semana y valoras tu tiempo en 25 $ por hora. La automatización te ahorra 500 $ al mes.
  

Menos errores costosos

Los errores manuales en tu contabilidad o inventario (p. ej., pedidos duplicados, falta de existencias, falta de una factura impagada) pueden costarte dinero y clientes. El software puede minimizar estos errores.

• Por ejemplo: Reponer automáticamente tu artículo más vendido puede significar cientos o miles de dólares en ingresos preservados.
  

Mejor flujo de caja

El software te ayuda a realizar un seguimiento de las facturas impagadas, gestionar pagos más rápidos y evitar tener efectivo inmovilizado en inventario no vendido. Esto hace que tu negocio sea más líquido y puede hacer que sea más atractivo a la hora de obtener financiación.

• Por ejemplo: Mejorar la gestión de tu flujo de efectivo significa menos cargos por descubiertos y menos descuentos perdidos para proveedores.
  

Decisiones más inteligentes

La información en tiempo real sobre el rendimiento de los productos y hacia dónde se gasta te permite tomar decisiones más informadas.

• Por ejemplo: Reducir el inventario de bajo rendimiento y poner el foco en artículos de alto margen puede aumentar tu rentabilidad.
  

Escalabilidad de bajo coste

El software puede escalar con tu empresa. A medida que aumentan tus ventas y crecen las operaciones, el sistema puede adaptarse a una mayor complejidad sin aumentar el trabajo manual. El coste del software suele ser mucho menor que el de contratar a alguien para que gestione las mismas tareas manualmente.

• Por ejemplo: El software puede gestionar tu contabilidad e inventario desde los primeros días de tu empresa, cuando podrías realizar algunas ventas al mes, hasta tu decisión de expandirte y abrir una tienda de e-commerce para ventas internacionales, todo ello mientras mantienes la contención.
  

Ejemplo rápido de coste-beneficio

Imagina que se da esta circunstancia:

• Gastas 60 dólares al mes en software de contabilidad e inventario.

• Este te ahorra 10 horas de trabajo manual cada mes a 25 dólares por hora, lo que hace un total de 250 dólares al mes.

• Evita 1 error de inventario que te habría costado 300 dólares en ventas perdidas.

Así es como calcularías tu ROI:

• Coste mensual: 60 $

• Beneficio mensual: Tiempo ahorrado + Error evitado = 250 $ + 300 $ = 550 $

En este caso, el software se amortiza casi 10 veces. Y eso sin tener en cuenta otros beneficios, como la mejora del flujo de caja, la satisfacción de clientes y el potencial de crecimiento a largo plazo.