ซอฟต์แวร์ทําบัญชีและจัดการสินค้าคงคลังเป็นเครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการการเงินและติดตามสินค้าที่มีอยู่ในสต็อกได้ ในด้านการทําบัญชี ซอฟต์แวร์จะจัดการงานต่างๆ เช่น การบันทึกธุรกรรม การติดตามรายรับและรายจ่าย การจัดการใบแจ้งหนี้ และการจัดทำรายงานทางการเงิน ในด้านสินค้าคงคลัง ระบบจะตรวจสอบปริมาณและการเคลื่อนไหวของผลิตภัณฑ์ รวมถึงระดับสต็อก คําสั่งซื้อ และการจัดส่ง เพื่อให้ธุรกิจทราบอยู่เสมอว่ามีสินค้าใดในมือ สินค้าใดที่เหลือน้อย และสินค้าใดบ้างที่จําเป็นต้องเติมสต็อก

ซอฟต์แวร์นี้รวมข้อมูลทางการเงินและสินค้าคงคลังไว้ในที่เดียว ซึ่งช่วยให้เข้าใจสถานะโดยรวมของธุรกิจได้ง่ายขึ้น ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด การจัดระเบียบ และทําการตัดสินใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับการใช้จ่าย การขาย และความต้องการด้านสินค้าคงคลัง ตลาดซอฟต์แวร์จัดการสินค้าคงคลังทั่วโลกมีมูลค่า 3.43 พันล้านดอลลาร์สหรัฐโดยประมาณในปี 2023 และคาดว่าจะเติบโตอย่างต่อเนื่องในอัตราการเติบโตโดยรวมต่อปีที่ 6.7% ตั้งแต่ปี 2024–2030

ต่อไปนี้เราจะพูดถึงสิ่งที่ธุรกิจขนาดเล็กควรทราบเกี่ยวกับการใช้ซอฟต์แวร์ทําบัญชีและจัดการสินค้าคงคลัง รวมถึงวิธีการทํางาน ฟีเจอร์ที่ต้องมองหา และวิธีการคืนทุน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ซอฟต์แวร์ทําบัญชีและจัดการสินค้าคงคลังทํางานอย่างไร
  
• เหตุใดธุรกิจขนาดเล็กจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์ทําบัญชีและจัดการสินค้าคงคลัง
  
• ควรมองหาฟีเจอร์ใดบ้างในซอฟต์แวร์ทําบัญชีและสินค้าคงคลังแบบรวม
  
• เครื่องมือการทําบัญชีและจัดการสินค้าคงคลังที่ดีที่สุดสําหรับธุรกิจขนาดเล็กมีอะไรบ้าง
  
• ค่าใช้จ่ายและ ROI ของซอฟต์แวร์ทําบัญชีและสินค้าคงคลังมีอะไรบ้าง
  

ซอฟต์แวร์ทําบัญชีและจัดการสินค้าคงคลังทํางานอย่างไร

ซอฟต์แวร์ทําบัญชีและจัดการสินค้าคงคลังรวมการติดตามด้านการเงินและสินค้าคงคลังของคุณไว้ในระบบที่ใช้งานง่ายเพียงหนึ่งเดียว โดยมีการทำงานดังนี้

การป้อนข้อมูลและการอัปเดต

เริ่มต้นด้วยการป้อนรายละเอียด เช่น การขาย การซื้อ และค่าใช้จ่าย ซอฟต์แวร์จะติดตามจํานวนผลิตภัณฑ์ที่คุณมี สิ่งที่ขายไป และสิ่งที่กําลังจะเข้ามา หากธุรกิจของคุณใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดในร้านค้าหรือขายออนไลน์ ซอฟต์แวร์จะอัปเดตจำนวนสินค้าใอัตโนมัติเมื่อมีการขายเกิดขึ้น

การติดตามอย่างมีทักษะ

• การบัญชี: บันทึกการขาย ค่าใช้จ่าย หรือการชําระเงินทุกรายการ ระบบจะติดตามรายได้ การใช้จ่าย และการเงินโดยรวมของคุณ

• สินค้าคงคลัง: หากสินค้าขายได้จํานวนสต๊อกจะลดลง และเมื่อมีสต็อกใหม่เข้ามาจํานวนก็เพิ่มขึ้น ระบบจะปรับตัวเลขเหล่านี้อย่างต่อเนื่องเพื่อให้คุณทราบอยู่เสมอว่ามีอะไรอยู่ในมือบ้าง

ระบบอัตโนมัติที่ช่วยประหยัดเวลา

งานส่วนใหญ่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ รวมถึงการสร้างใบแจ้งหนี้ การติดตามการชําระเงิน และการแจ้งเตือนเมื่อสต็อกสินค้าเหลือน้อย ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องอัปเดตสเปรดชีตและคํานวณด้วยตัวเอง

การแจ้งเตือนอัจฉริยะ

ความสามารถในการตรวจสอบของซอฟต์แวร์จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีบางสิ่งที่คุณต้องให้ความสนใจ รวมถึงเมื่อ

• สินค้ายอดนิยมของคุณเหลือน้อย

• ลูกค้าเลยกําหนดชําระเงิน

• ถึงเวลาสั่งซื้อของเข้ามาใหม่

รายงานที่เข้าใจง่าย

ซอฟต์แวร์ยังเปลี่ยนข้อมูลทั้งหมดนี้ให้เป็นรายงานง่ายๆ ที่แสดงให้คุณเห็นว่าผลิตภัณฑ์ใดขายดีที่สุด คุณใช้จ่ายมากที่สุดไปกับอะไร ทํากําไรได้เท่าไร และอื่นๆ อีกมาก

เครื่องมือทั้งหมดเชื่อมต่อกัน

หากคุณใช้เครื่องมืออื่นๆ เช่น หน้าร้านออนไลน์ แอปชําระเงิน หรือระบบระบบบันทึกการขาย (POS) ซอฟต์แวร์ก็จะเชื่อมต่อกับเครื่องมือเหล่านั้นได้เช่นกัน ทําให้มั่นใจได้ว่าเครื่องมือทั้งหมดของคุณจะซิงก์กันโดยไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเติม

เหตุใดธุรกิจขนาดเล็กจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์ทําบัญชีและจัดการสินค้าคงคลัง

การจัดการการเงินและสินค้าคงคลังเองอาจดูเหมือนว่าเป็นไปได้ตอนที่คุณเพิ่งเริ่มต้น แต่เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ความผิดพลาดหรือการมองข้ามเพียงครั้งเดียวอาจส่งผลร้ายแรงตามมาได้ ต่อไปนี้คือรายละเอียดว่าทําไมซอฟต์แวร์ทำบัญชีและจัดการสินค้าคงคลังจึงมีคุณค่าอย่างยิ่งสําหรับธุรกิจขนาดเล็ก

คุณไม่สามารถจัดการสิ่งที่คุณไม่ได้วัดผล

เมื่อคุณยุ่งอยู่กับงานในแต่ละวันก็ง่ายที่จะมองไม่เห็นภาพรวม ซอฟต์แวร์นี้รวมข้อมูลทางการเงินและสินค้าคงคลังของคุณไว้ในที่เดียวเพื่อให้คุณเห็นสิ่งต่อไปนี้

• ผลิตภัณฑ์ใดที่ขายได้เร็ว (และสินค้าใดขายออกช้า)

• มีเงินเข้ามาเท่าไหร่เปรียบเทียบกับเงินออกไป

• คุณมีสต็อกเพียงพอต่อความต้องการโดยไม่ต้องซื้อมากเกินไปหรือไม่

ข้อมูลเชิงลึกนี้ถูกต้องและดูได้ทันที จึงไม่จําเป็นต้องเสียเวลาหาคําตอบในสเปรดชีตหรือใบเสร็จ ซอฟต์แวร์ให้มุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานะทางธุรกิจของคุณโดยไม่ต้องคาดเดา

ข้อผิดพลาดเล็กน้อยส่งผลที่รุนแรงตามมาได้

ในธุรกิจขนาดเล็ก แม้แต่ข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อย เช่น การลืมเติมสต็อกสินค้าหรือการคํานวณค่าใช้จ่ายผิดพลาดก็สะสมจนส่งผลกระทบต่อการดําเนินงานหลักของคุณได้ ซอฟต์แวร์นี้ป้องกันปัญหาเหล่านี้ก่อนที่จะเกิดขึ้นโดย

• อัปเดตสินค้าคงคลังของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อมีการขายเกิดขึ้น

• แจ้งเตือนเมื่อสต็อกสินค้าเหลือน้อยหรือเมื่อบิลเลยกําหนดชําระ

• จัดการการคํานวณและการเก็บบันทึก คุณจึงไม่ต้องกังวลกับข้อผิดพลาดที่อาจทําให้คุณเสียลูกค้าหรือเงิน

กระแสเงินสด

กระแสเงินสด สามารถส่งเสริมหรือทําลายธุรกิจขนาดเล็กได้ ซอฟต์แวร์ทําบัญชีช่วยให้คุณรักษากระแสเงินสดให้มั่นคงและคาดการณ์ได้ โดยมีวิธีดังนี้

• คุณรู้ว่าใครยังค้างชําระคุณอยู่ จึงสามารถติดตามการชำระเงินเกินกำหนดได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

• ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการใช้เงินสดกับสต็อกที่ไม่เคลื่อนไหวมากเกินไป

• รายงานแบบเรียลไทม์จะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณกําลังทํากําไรหรือเท่าทุนอยู่

• ช่วยให้คุณเห็นภาพชัดเจนเพียงพอที่จะตัดสินใจเกี่ยวกับอนาคตในเรื่องการดําเนินธุรกิจ

ขยายไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ

เมื่อธุรกิจขนาดเล็กของคุณเริ่มเติบโต คุณอาจยังอยากใช้สเปรดชีต Excel ที่คุณใช้ทําบัญชีและสินค้าคงคลังต่อไป ซึ่งอาจยังใช้ได้อีกสักพักหนึ่ง แต่การเติบโตอาจทําให้การใช้สเปรดชีตเป็นวิธีที่ไม่ยั่งยืน ซอฟต์แวร์จะทำให้คุณมีระบบตั้งแต่แรก ดังนั้นคุณจะพร้อมเมื่อเติบโตขึ้น เมื่อคุณเพิ่มผลิตภัณฑ์ใหม่ ซอฟต์แวร์จะติดตามผลิตภัณฑ์เหล่านั้น หากคุณจ้างนักบัญชี เขาจะสามารถดึงข้อมูลจากระบบได้โดยไม่ต้องเริ่มจากศูนย์หรือต้องศึกษาบัญชีแยกประเภทแบบเป็นเล่มของคุณ หากคุณมีเป้าหมายที่จะเปิดร้านค้าออนไลน์เสริมหน้าร้านจริง ช่องทางการขายทั้งหมดก็จะซิงก์กัน

ใข้พลังงานของคุณไปกับอย่างอื่นดีกว่า

เมื่อทำธุรกิจขนาดเล็ก คุณต้องสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า ทดสอบแนวคิดใหม่ๆ และมีความคล่องตัวในการเผชิญกับสิ่งต่างๆ ที่เข้ามา ซอฟต์แวร์จะจัดการงานดูแลเบื้องหลังเพื่อให้คุณสามารถให้ความสำคัญกับส่วนอื่นๆ ของธุรกิจที่มีคุณเท่านั้นที่ทำได้

ตัวอย่าง

ลองนึกภาพร้านกาแฟท้องถิ่น หากไม่มีซอฟต์แวร์นี้เจ้าของอาจไม่สังเกตเห็นว่าน้ำเชื่อมในร้านหมดจนกระทั่งสายเกินไป ทำให้พวกเขาต้องเอาลาเต้ยอดฮิตออกจากเมนูวันหยุดสุดสัปดาห์ ทำให้วันที่ขายดีที่สุดสองวันของร้านมียอดขายไม่พอกับค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายซัพพลายเออร์ หากเจ้าของร้านใช้ซอฟต์แวร์ ผลลัพธ์ก็อาจจะแตกต่างไปมาก

• ทางร้านเห็นการแจ้งเตือนว่าสต็อกน้ำเชื่อมเหลือน้อยก่อนที่จะเกิดปัญหา

• มีการติดตามการชําระเงิน ส่งใบแจ้งหนี้ และรายงานใบเรียกเก็บเงินที่เลยกําหนดชําระโดยอัตโนมัติ

• ภาพรวมอย่างรวดเร็วที่ได้จากแดชบอร์ดแสดงให้เห็นว่าพวกเขาทําเงินได้ดี แต่ยังใช้จ่ายมากเกินไปกับผลิตภัณฑ์ขนมอบที่ขายออกช้า

ควรมองหาฟีเจอร์ใดบ้างในซอฟต์แวร์ทําบัญชีและสินค้าคงคลังแบบรวม

ซอฟต์แวร์แบบรวมที่ดีควรเข้ากับธุรกิจของคุณอย่างกลมกลืน ช่วยให้การเงินและสินค้าคงคลังของคุณซิงก์กัน ให้ข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจน และช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวที่ต้องดําเนินการเอง ในขณะที่เติบโตไปพร้อมกับคุณได้ด้วย ซอฟต์แวร์ทำหน้าที่ได้ดี คุณจะใช้เวลากับงานธุรการน้อยลงและมีเวลาทำธุรกิจมากขึ้น ต่อไปนี้คือคุณสมบัติที่คุณควรมองหาในซอฟต์แวร์ของคุณ

การติดตามสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์

ซอฟต์แวร์ควรอัปเดตระดับสต็อกอัตโนมัติเมื่อคุณขายได้ ดําเนินการคืนสินค้า หรือเติมสต็อก ซอฟต์แวร์บางประเภทรองรับการสแกนบาร์โค้ดหรือการผสานระบบกับร้านค้าออนไลน์ของคุณ

การอัปเดตทางการเงินอัตโนมัติ

ธุรกรรมทุกรายการควรอัปเดตรายการบัญชีของคุณทันที เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความล่าช้าหรือตัวเลขที่ไม่ถูกต้อง

การแจ้งเตือน

มองหาฟีเจอร์ที่ส่งการแจ้งเตือนเมื่อสต็อกสินค้าเหลือน้อย ใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ หรือต้องชําระบิล

การรายงานและข้อมูลเชิงลึก

คุณต้องการซอฟต์แวร์ที่สามารถส่งรายงานอย่างง่ายที่แสดงแนวโน้มการขาย กําไรและขาดทุน ประสิทธิภาพของสินค้าคงคลัง และกระแสเงินสดได้อย่างรวดเร็ว

การผสานการทํางานอัจฉริยะ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว เช่น ผู้ประมวลผลการชําระเงิน (เช่น Stripe) และแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ (เช่น Shopify, WooCommerce)

การออกใบแจ้งหนี้และการติดตามการชําระเงิน

ซอฟต์แวร์ควรจะช่วยคุณสร้างใบแจ้งหนี้ ติดตามการชําระเงิน และติดตามใบเรียกเก็บเงินที่เลยกําหนดได้โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอป

การสั่งซื้อซ้ำ

มองหาฟีเจอร์ที่แจ้งเตือนคุณเมื่อสต็อกสินค้าลดลงถึงระดับหนึ่งและสามารถออกใบสั่งซื้อให้กับซัพพลายเออร์ได้ด้วย เพื่อให้คุณขายสินค้ายอดนิยมได้อย่างไม่ขาดตอน

ความสามารถในการปรับขนาด

ความต้องการของคุณย่อมเพิ่มขึ้นตามการเติบโตของธุรกิจ เลือกซอฟต์แวร์ที่สามารถจัดการผลิตภัณฑ์ ธุรกรรม และผู้ใช้ได้มากขึ้นเมื่อคุณขยายธุรกิจ

อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย

การนำทางในซอฟต์แวร์ควรใช้งานง่าย แม้ว่าคุณจะไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีก็ตาม แดชบอร์ดที่สะอาดตาและใช้งานง่ายทําให้ระบบของคุณใช้งานได้มากขึ้น ซึ่งจะทําให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การเข้าถึงผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่

หากคุณเดินทางบ่อย ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่มีฟีเจอร์ใช้งานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ซึ่งช่วยให้คุณตรวจสอบสินค้าคงคลัง ติดตามการขาย หรือส่งใบแจ้งหนี้จากโทรศัพท์ของคุณได้

เครื่องมือการทําบัญชีและจัดการสินค้าคงคลังที่ดีที่สุดสําหรับธุรกิจขนาดเล็กมีอะไรบ้าง

หากคุณมีธุรกิจขนาดเล็กและใช้ Stripe เป็นผู้ให้บริการชําระเงินอยู่แล้ว ให้มองหาโซลูชันการทําบัญชีและสินค้าคงคลังที่สามารถเชื่อมโยงการชําระเงิน สินค้าคงคลัง และการทําบัญชีเข้าด้วยกันโดยไม่ต้องดําเนินการด้วยตนเอง เครื่องมืออย่าง Xero, QuickBooks, Zoho Books และ Cin7 Core ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กมั่นใจได้ว่าระบบเชื่อมต่อกันและบันทึกถูกต้อง ต่อไปนี้คือเครื่องมือยอดนิยมบางส่วนที่ผสานการทํางานกับ Stripe ได้

Xero (การทำบัญชี)

Xero คือแพลตฟอร์มการทําบัญชีที่ใช้งานง่ายซึ่งสร้างขึ้นมาสําหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ผสานการทำงานกับ Stripe ได้อย่างราบรื่น

• การผสานการทํางานกับ Stripe: ข้อมูลการชำระเงินใน Stripe จะเข้าไปสู่ Xero โดยตรงและกระทบยอดธุรกรรมโดยอัตโนมัติเพื่อให้บัญชีของคุณเป็นปัจจุบัน นอกจากนี้ Xero ยังให้คุณรับการชําระเงินที่ขับเคลื่อนด้วย Stripe ในใบแจ้งหนี้ของ Xero ได้ด้วย

• ฟีเจอร์ที่โดดเด่น: Xero มีแดชบอร์ดการเงินแบบเรียลไทม์ การสร้างใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานง่าย และเครื่องมือการเตรียมการด้านภาษี

• ทําไมจึงใช้ได้ดี: Xero ช่วยจัดการการเงินของคุณให้เป็นระเบียบและจัดการการชําระเงินผ่าน Stripe ที่คุณใช้งานอยู่แล้ว

QuickBooks Online (การทําบัญชี)

QuickBooks Online เป็นเครื่องมือการทําบัญชีที่เหมาะสําหรับธุรกิจขนาดเล็ก ฟีเจอร์ต่างๆ ของเครื่องมือนี้ทํางานร่วมกับ Stripe ได้เป็นอย่างดี

• การผสานการทํางานกับ Stripe: ระบบจะดึงการชําระเงินที่ประมวลผลโดย Stripe ไปยัง QuickBooks โดยอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องป้อนข้อมูลหรือกระทบยอดธุรกรรมด้วยตัวเอง

• ฟีเจอร์ที่โดดเด่น: QuickBooks จัดทำรายงานกําไรและขาดทุน ติดตามค่าใช้จ่าย และทําให้การออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นด้วยลิงก์ชําระเงินที่ขับเคลื่อนโดย Stripe

• ทําไมจึงใช้ได้ดี: QuickBooks มอบความชัดเจนทางการเงินพร้อมทั้งบันทึกธุรกรรม Stripe ทุกรายการที่ดำเนินการ

Zoho Books (การทําบัญชีและสินค้าคงคลัง)

Zoho Books เป็นเครื่องมือการทําบัญชีแบบยืดหยุ่นที่มีการจัดการสินค้าคงคลังด้วย จึงเหมาะกับธุรกิจที่ต้องการตอบสนองความต้องการทั้งสองด้านด้วยแพลตฟอร์มเดียว

• การผสานการทํางานกับ Stripe: Zoho Books เชื่อมต่อกับการชําระเงินของ Stripe โดยตรงเพื่ออัปเดตใบแจ้งหนี้และบันทึกรายการบัญชีโดยอัตโนมัติ

• ฟีเจอร์ที่โดดเด่น: ติดตามระดับสต็อกและการเคลื่อนไหวของสินค้า ช่วยป้องกันไม่ให้สต็อกสินค้ามากเกินไปหรือสินค้าหมด

• ทําไมจึงใช้ได้ดี: Zoho Books รวมการทําบัญชีและสินค้าคงคลังของคุณไว้ในที่เดียวและซิงก์กับ Stripe ได้อย่างง่ายดาย

Cin7 Core (สินค้าคงคลัง)

Cin7 Core เป็นโซลูชันการจัดการสินค้าคงคลังบนคลาวด์ที่ทรงพลังที่ผสานการทำงานกับ Stripe และเครื่องมือทำบัญชียอดนิยมอื่นๆ ได้

• การผสานการทํางานกับ Stripe: การชําระเงินผ่าน Stripe จะถูกบันทึกทันทีใน Cin7 Core เพื่ออัปเดตสินค้าคงคลังของคุณ

• ฟีเจอร์ที่โดดเด่น: เชื่อมต่อกับเครื่องมือการทําบัญชี เช่น QuickBooks และ Xero เพื่อให้ข้อมูลการชําระเงินและสต็อกสอดคล้องกันอยู่เสมอ

• ทําไมจึงใช้ได้ดี: Cin7 Core เชื่อมโยงระบบสินค้าคงคลัง การชําระเงิน และระบบบัญชีเข้าด้วยกันเพื่อธุรกิจที่มีความต้องการด้านสินค้าคงคลังที่ซับซ้อนมากขึ้น

A2X (การทําบัญชี)

A2X สร้างขึ้นมาเพื่ออีคอมเมิร์ซโดยเฉพาะและรองรับธุรกิจที่ขายสินค้าบนแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Shopify และ Amazon

• การผสานการทํางานกับ Stripe: Stripe ช่วยให้ A2X กระทบยอดได้ง่ายขึ้นโดยการแบ่งการจ่ายเงินออกเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน (เช่น การขาย ค่าธรรมเนียม การคืนเงิน) สําหรับแพลตฟอร์ม เช่น QuickBooks และ Xero

• ฟีเจอร์ที่โดดเด่น: A2X จะจัดระเบียบข้อมูลการชําระเงินที่ไม่ได้กำหนดหมวดหมู่จากยอดขายออนไลน์ของคุณให้อัตโนมัติ

• ทําไมจึงใช้ได้ดี: A2X จับคู่ธุรกรรม Stripe กับบันทึกทางการเงินของคุณโดยไม่ทําให้เกิดความสับสนหรือต้องดําเนินการด้วยตนเอง

ค่าใช้จ่ายและ ROI ของซอฟต์แวร์ทําบัญชีและสินค้าคงคลังมีอะไรบ้าง

ค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของซอฟต์แวร์ทําบัญชีและจัดการสินค้าคงคลังอยู่ที่สมดุลระหว่างสิ่งที่คุณจ่ายไปเป็นค่าเครื่องมือเทียบกับเวลา เงิน และมูลค่าเพิ่มที่ธุรกิจของคุณได้

ค่าใช้จ่าย: สิ่งที่คุณจ่ายไป

ค่าธรรมเนียมการสมัครใช้บริการซอฟต์แวร์

• เครื่องมือส่วนใหญ่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมรายเดือนหรือรายปี

• สําหรับธุรกิจขนาดเล็ก ค่าธรรมเนียมมีหลากหลายราคา ขึ้นอยู่กับฟีเจอร์ ผู้ใช้ และการผสานการทํางานที่มีให้

ส่วนเสริมและการผสานการทํางาน

การผสานการทํางานกับเครื่องมืออย่าง Stripe, Shopify และระบบการรายงานขั้นสูงอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ส่วนเสริมบางรายการก็ฟรี ในขณะที่ส่วนเสริมอื่นๆ มีค่าธรรมเนียมเล็กน้อย

การจัดเตรียมระบบและการฝึกอบรม

การจัดเตรียมและเริ่มต้นใช้งานซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณอาจต้องใช้เวลาและเงินลงทุนล่วงหน้า ซึ่งอาจประกอบด้วย

• การนําเข้าข้อมูล (เช่น รายการสินค้าคงคลังหรือรายการบัญชีที่ผ่านมา)

• การฝึกอบรมทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีใช้ซอฟต์แวร์

ค่าใช้จ่ายแอบแฝง

บางแพลตฟอร์มเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสําหรับผู้ใช้เพิ่มเติม ปริมาณธุรกรรมที่สูงขึ้น หรือการสนับสนุนระดับพรีเมียม ให้ตรวจสอบก่อนว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรเหล่านี้บ้าง

ROI: สิ่งที่คุณจะได้รับตอบแทน

ROI สําหรับซอฟต์แวร์นี้เห็นได้ชัดจากเวลาที่ประหยัดได้ ข้อผิดพลาดที่ลดลง และการตัดสินใจของคุณที่ฉลาดมากขึ้น ซึ่งทั้งหมดนี้เพิ่มผลกําไรให้คุณได้

การประหยัดเวลา

การทํางานอัตโนมัติ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่าย และการอัปเดตสต็อก อาจช่วยประหยัดแรงงานได้หลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์

• ตัวอย่าง: ลองนึกภาพว่าคุณประหยัดเวลาในการทํางานด้วยตนเองได้ห้าชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยเวลาของคุณมีค่า 25 ดอลลาร์สหรัฐต่อชั่วโมง ระบบอัตโนมัติช่วยคุณประหยัดค่าใช้จ่ายได้ 500 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน
  

ข้อผิดพลาดร้ายแรงที่น้อยลง

ข้อผิดพลาดจากคนในการทําบัญชีหรือสินค้าคงคลัง (เช่น การสั่งซื้อซ้ำซ้อน สินค้าหมด ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระ) อาจทําให้คุณเสียเงินและลูกค้าได้ ซอฟต์แวร์สามารถลดข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้

• ตัวอย่าง: การเติมสินค้าที่ขายดีที่สุดของคุณได้อัตโนมัติอาจหมายถึงการรักษารายได้ไว้ได้หลายร้อยหรือหลายพันดอลลาร์
  

กระแสเงินสดที่ดีขึ้น

ซอฟต์แวร์ช่วยให้คุณติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระ จัดการการชําระเงินที่รวดเร็วขึ้น และหลีกเลี่ยงไม่ให้เงินไปจมอยู่กับสินค้าคงคลังที่ขายไม่ออก วิธีนี้จะช่วยให้ธุรกิจของคุณมีสภาพคล่องมากขึ้นและดึงดูดแหล่งเงินทุนได้มากขึ้น

• ตัวอย่าง: กระแสเงินสดที่ดีขึ้นหมายถึงค่าธรรมเนียมการเบิกเงินเกินบัญชีและการพลาดส่วนลดจากซัพพลายเออร์ที่น้อยลง
  

การตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น

ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการขายออกของผลิตภัณฑ์และการใช้จ่ายของคุณจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น

• ตัวอย่าง: การตัดสินค้าคงคลังที่ทำยอดขายไม่ดีและเน้นการขายสินค้าที่มีส่วนต่างกําไรสูงจะช่วยเพิ่มผลกําไรของคุณได้
  

ความสามารถในการปรับขนาดที่มีต้นทุนต่ํา

ซอฟต์แวร์สามารถปรับขนาดตามธุรกิจของคุณ เมื่อยอดขายและการดําเนินงานของคุณเติบโตขึ้น ระบบก็สามารถรองรับความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นได้โดยไม่ต้องเพิ่มงานที่ต้องทําด้วยตัวเอง ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์มักจะน้อยกว่าการจ้างคนมาจัดการงานแบบเดียวกัน

• ตัวอย่าง: ซอฟต์แวร์สามารถจัดการการทําบัญชีและสินค้าคงคลังของคุณได้ตั้งแต่วันแรกๆ ของธุรกิจ ซึ่งคุณอาจทํายอดขายได้เดือนละไม่กี่ครั้ง ไปจนถึงตอนที่คุณตัดสินใจขยายและเปิดร้านอีคอมเมิร์ซเพื่อขายออกต่างประเทศ ทั้งหมดนี้ทําได้โดยที่ยังใช้ทีมงานจำนวนไม่มาก
  

ตัวอย่างการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายกับประโยชน์ที่ได้แบบง่ายๆ

ลองนึกภาพว่าต่อไปนี้เป็นความจริง

• คุณจ่ายค่าซอฟต์แวร์ทำบัญชีและสินค้าคงคลัง 60 ดอลลาร์ต่อเดือน

• ซอฟต์แวร์ประหยัดเวลาทำงานของคุณได้ 10 ชั่วโมงต่อเดือนในมูลค่า 25 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง รวมเป็น 250 ดอลลาร์ต่อเดือน

• คุณลดข้อผิดพลาดเกี่ยวกับสินค้าคงคลังได้ 1 ครั้งซึ่งอาจทําให้คุณสูญเสียยอดขาย 300 ดอลลาร์

นำมาคำนวณ ROI ได้ดังนี้

• ค่าใช้จ่ายรายเดือน: 60 ดอลลาร์

• ผลประโยชน์รายเดือน: เวลาที่ประหยัดได้ + ข้อผิดพลาดที่ลดได้ = 250 + 300 = 550 ดอลลาร์

ในกรณีนี้ประโยชน์ที่ได้มีมูลค่าสูงกว่าค่าซอฟต์แวร์เกือบ 10 เท่า และนี่ยังเป็นตัวเลขก่อนที่จะนำประโยชน์อื่นๆ ที่ได้มาคิด เช่น กระแสเงินสดที่ดีขึ้น ลูกค้ามีความสุขมากขึ้น และศักยภาพในการเติบโตในระยะยาวอีกด้วย