Una factura proforma es un documento de pago por adelantado que confirma el precio y las condiciones antes de que se entreguen los bienes o los servicios. Las empresas del Reino Unido las utilizan para solicitar un pago antes de que se complete una entrega, lo que protege el flujo de caja, se adapta a los procesos de los pedidos de compra de los compradores y satisface los requisitos aduaneros en los envíos internacionales.

Los pagos atrasados cuestan a la economía del Reino Unido 11.000 millones de libras cada año, y las facturas proforma ayudan a combatir este problema al permitir a los compradores saber lo que deben desde el principio. A continuación, explicamos cómo interactúan las facturas proforma con las reglas del impuesto sobre el valor añadido (IVA) del Reino Unido, cuándo exige la His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) una factura formal con IVA y cómo cobrar un pago por adelantado antes de que se confirme la entrega.

Destacados

• Una factura proforma no crea un devengo, pero recibir un pago por una sí, lo que significa que a continuación se debe emitir rápidamente una factura con IVA.

• Las empresas del Reino Unido que exportan bienes necesitan proformas precisas para pasar por la aduana, especialmente en el caso de los envíos a la UE.

• Las facturas proforma no te protegen de las obligaciones del IVA si ya has cobrado. Una vez que el dinero se mueve, el devengo existe.

¿Qué es una factura proforma en el Reino Unido?

Una factura proforma es un documento en el que se declara la intención de entregar bienes o servicios a un precio determinado. La proforma compromete al proveedor a un precio, pero no es un registro contable. A diferencia de una factura con IVA, no actúa como punto de activación para declarar el IVA a la HMRC, lo que se conoce como devengo.

¿Por qué utilizan facturas proforma las empresas del Reino Unido?

Hay varias situaciones en las que tiene sentido que las empresas del Reino Unido emitan facturas proforma en lugar de pasar directamente a una factura con IVA.

Estos son algunos ejemplos:

• Nuevos clientes sin historial crediticio: El envío de una factura con IVA a un comprador desconocido crea un devengo y la obligación de contabilizar el IVA, incluso si el cliente nunca paga. Una proforma no tiene la misma obligación fiscal.

• Pedidos personalizados o a medida: Si vas a fabricar algo según unas especificaciones, querrás comunicar al comprador cuánto costará antes de emitir una factura completa.

• Depósitos por adelantado: Una proforma puede representar una petición de pago parcial antes de que se confirme la entrega completa. Una vez que se reciba el depósito, se emite una factura con IVA por ese importe por separado.

• Compradores extranjeros: Las proformas son una práctica habitual en el comercio internacional y cumplen una función específica en las aduanas.

• Inicios de suscripción o de proyecto: Cuando los servicios B2B comienzan en una fecha futura, una proforma permite a ambas partes acordar el alcance y el precio sin desencadenar las obligaciones contables del IVA de forma prematura.

¿Cómo interactúan las facturas proforma con el IVA del Reino Unido?

Aquí es donde las empresas a menudo se encuentran con problemas. Una factura proforma no crea un devengo. Según las reglas del IVA del Reino Unido, el devengo básico se produce cuando se entregan los bienes o se prestan los servicios. El devengo real se puede adelantar a la fecha en la que se recibe el pago o se emite una factura con IVA, lo que ocurra primero. También se puede retrasar hasta 14 días si se emite una factura con IVA dentro de ese plazo.

El proceso típico que cumple con la normativa es el siguiente:

• Se envía la proforma: El comprador recibe la confirmación del precio y de las condiciones. No se crea ningún devengo y todavía no existe ninguna obligación de IVA.

• El cliente paga: El pago de una proforma se trata como un pago por adelantado. El devengo se crea en el momento en el que se reciben los fondos, no cuando se envió la proforma.

• Se emite la factura con IVA: Ahora tienes la obligación de emitir una factura con IVA que cubra ese pago por adelantado, incluso si todavía no has entregado los bienes ni has prestado el servicio.

• Se completa el pedido: Se envían los bienes o se presta el servicio.

• Se emite la factura final con IVA: Esto confirma la entrega completada. Si la factura de pago por adelantado cubría el importe total, puede servir como documento final del IVA, siempre que incluya todos los campos obligatorios.

Omitir la factura con IVA tras recibir un pago crea problemas de cumplimiento de la normativa para las empresas. La proforma no lo cubre y, si se asume que sí lo hace, se quedan con un devengo no documentado.

¿Cuándo se debe emitir una factura con IVA del Reino Unido?

Se debe emitir una factura con IVA válida en un plazo de 30 días a partir del devengo, lo que es un requisito jurídico para las empresas registradas a efectos del IVA. Una proforma puede contener información idéntica a la de la factura con IVA, pero mientras esté marcada como «factura proforma» en lugar de «factura con IVA», no satisface esa obligación.

Una factura con IVA que cumpla con la normativa debe incluir:

• Un número de factura único: Cada factura necesita su propio número de factura en orden secuencial.

• Tu número de registro de IVA: Sin él, el documento no es una factura con IVA válida y tu cliente no puede reclamar el impuesto soportado al respecto.

• La fecha de la factura y la fecha de devengo: Pueden ser diferentes. Si lo son, ambas deben aparecer en la factura.

• Nombres y direcciones de las empresas: Los tuyos y los del cliente de forma completa.

• Una descripción de los bienes o de los servicios prestados: Lo suficientemente específica como para que la HMRC pueda identificar qué se vendió.

• Cantidad y precio unitario: Enumerados por separado antes de que se aplique el IVA.

• El tipo de IVA y el importe del IVA: Deben aparecer tanto el tipo de IVA del Reino Unido aplicado como el importe real cobrado.

• El total a pagar, con y sin IVA: Dos cifras separadas.

Un error común que cometen las empresas es enviar una proforma, recibir un pago y dar por hecho que el papeleo está hecho cuando en realidad no es así. Ese pago crea un devengo y la empresa ahora debe emitir un documento con IVA que cumpla con la normativa en un plazo de 30 días.

¿Cómo se utilizan las facturas proforma en el comercio internacional y el comercio electrónico?

En el comercio transfronterizo, la factura proforma asume una segunda función totalmente independiente del IVA. Las autoridades aduaneras utilizan las proformas para evaluar los aranceles y los impuestos antes de que llegue un envío.

Por ejemplo:

• La UK Border Force y las agencias de importación: Una proforma que falte o sea inexacta puede retener los bienes en la frontera. Cuando los envíos salen de Gran Bretaña, la proforma sirve de base tanto para la factura comercial como para la declaración de exportación.

• Comercio con la UE posterior al Brexit: Los bienes que se mueven entre Gran Bretaña y la UE requieren declaraciones aduaneras en ambas direcciones. La proforma suele ser el punto de partida de esa documentación, incluso si es anterior a la venta confirmada.

En el comercio electrónico, las proformas pueden dictar cómo se organizan los acuerdos. Muchos compradores de comercio electrónico B2B que compran para revender o al por mayor tienen procesos internos de pedidos de compra (PO) que requieren una proforma antes de poder emitir un pago. En los servicios B2B, las consultorías, las agencias y los trabajadores autónomos contratados para proyectos pueden utilizar una proforma para acordar el alcance y el precio y solicitar un depósito o un pago total por adelantado antes de que comience el trabajo.

¿Cuándo debes solicitar el pago por adelantado antes de emitir una factura con IVA?

El momento adecuado para solicitar el pago por adelantado es antes de comprometer recursos que no puedas recuperar. Ten en cuenta lo siguiente:

• Trabajo personalizado o hecho a medida: Si estás produciendo algo sin valor de reventa fuera de esta relación específica con el cliente, como software a medida, fabricación personalizada o entregables de consultoría adaptados, cobrar antes de empezar es una práctica habitual.

• Compradores primerizos: Las condiciones de crédito son una relación que se construye con el tiempo. Hasta que no sepas que un cliente paga de forma fiable, una factura proforma y el pago por adelantado te protegen de perseguir una factura que podría no pagarse nunca.

• Pedidos de alto valor o alto coste: El umbral varía según la empresa, pero los pedidos de más de unos cuantos miles de libras suelen justificar un pago por adelantado o un depósito sustancial.

• Pedidos internacionales: El riesgo de divisas, la complejidad de los envíos y la dificultad de reclamar facturas impagadas a través de las fronteras son factores que apuntan a la necesidad de solicitar el pago por adelantado antes del envío.

Stripe hace que este proceso sea sencillo. Con Stripe Invoicing, puedes enviar una factura proforma para revisar y acordar, cobrar mediante un enlace de pago y conseguir que se emita automáticamente una factura con IVA definitiva una vez confirmado el pago, con la fecha de devengo del impuesto y la fecha de la factura establecidas correctamente.

El cliente no necesita iniciar sesión en un portal ni pasar por un proceso de compra: le envías un enlace, paga y Stripe registra la transacción con los detalles del IVA correspondientes adjuntos. Esto elimina el paso manual de tener que recordar emitir el documento legal tras recibir el pago, que es cuando suelen producirse los fallos en el cumplimiento de la normativa.

¿Es una factura proforma la herramienta adecuada para tu empresa?

Una factura proforma es la opción adecuada cuando quieres confirmar el precio y las condiciones, solicitar un pago y mantener la flexibilidad antes de que se complete una entrega.

Las facturas proforma se pueden utilizar para los siguientes fines:

• Elaboración habitual de presupuestos antes de facturar: Si tu empresa elabora presupuestos antes de facturar, acepta depósitos o trabaja con compradores que necesitan documentación desde el principio, las proformas deben formar parte de tu proceso estándar.

• Reducción de la exposición al IVA: Las proformas reducen el riesgo de emitir documentos con IVA activos para pedidos que nunca se completan. Proporcionan a los compradores un registro claro sin crear obligaciones contables prematuras para ninguna de las partes.

Las facturas proforma no te protegerán de las obligaciones del IVA si ya has cobrado. Una vez que el dinero se mueve, el devengo existe independientemente de cómo hayas etiquetado el documento.

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