Una factura de depósito es un documento de facturación que un vendedor envía a un comprador para solicitar el pago inicial de los bienes o servicios antes de que se entreguen por completo. Suele usarse en situaciones en las que el vendedor debe asegurar un pago parcial para comenzar a trabajar o cuando el comprador y el vendedor acuerdan dividir los pagos en etapas, con el depósito como primera cuota.

Entre agosto de 2023 y enero de 2024, hubo un aumento del 20 % en el número de empresas que informaron un promedio de plazos de pago superiores a 80 días. Las facturas de depósito pueden ayudar a reducir este riesgo y garantizar que tu empresa reciba al menos una parte del pago total rápidamente. A continuación, analizaremos cómo estructurar una factura de depósito, calcular el importe del depósito correcto y comunicar las condiciones del depósito a los clientes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué es útil una factura de depósito para las empresas?
  
• Cómo estructurar una factura de depósito
  
• ¿Cuándo debes utilizar una factura de depósito?
  
• Cómo calcular el importe del depósito correcto para tu empresa
  
• Cómo comunicar las condiciones del depósito a los clientes
  

¿Por qué es útil una factura de depósito para las empresas?

Una factura de depósito ayuda a las empresas a proteger su tiempo, dinero y recursos. Una factura de depósito pagada puede hacer lo siguiente:

• cubrir los costos iniciales, como la compra de materiales, el pago a los empleados y el alquiler de equipos;

• reducir las posibilidades de que un cliente cambie de opinión, debido a que ya invirtió;

• protegerte de pérdidas totales si un cliente luego se retracta o retrasa el pago;

• aclarar las expectativas de pago, como los pagos restantes y las políticas de reembolso, antes de que comience el trabajo;

• permitirte comprometerte con proyectos más grandes con mayor comodidad, ya que asumes menos riesgos financieros.

Cómo estructurar una factura de depósito

La factura de depósito debe mostrar toda la información que tú y el cliente necesitan. Esto es lo que debes incluir:

Encabezado e información de contacto

• un título de «Factura de depósito»;

• el nombre y el logotipo de tu empresa;

• el correo electrónico, el número de teléfono y la dirección de tu empresa;

• un número de factura único para realizar un seguimiento;

• fecha de emisión.

Información del cliente

• nombre del cliente o de la empresa;

• dirección y datos de contacto del cliente.

Lista de bienes o servicios

• descripción del proyecto;

• productos o servicios reservados;

• alcance del trabajo;

• cantidades;

• precios por unidad.

Importe del depósito

• costo total del proyecto o del pedido;

• el porcentaje del depósito o tarifa plana adeudada (p. ej., 50 % del costo total, USD 500 planos);

• saldo restante adeudado después de que se paga el depósito.

Condiciones de pago

• métodos de pago aceptados (p. ej., transferencias bancarias, tarjetas de crédito);

• fecha de vencimiento del pago;

• cualquier multa por pagos atrasados;

Términos y condiciones

• política de reembolso;

• política de cancelaciones;

• fecha de entrega o fecha de inicio del trabajo, según la recepción del depósito.

Notas o información adicional

• un breve agradecimiento;

• recordatorio de cualquier detalle importante.

¿Cuándo debes utilizar una factura de depósito?

Una factura de depósito es útil cuando necesitas asegurar un compromiso, cubrir costos iniciales o gestionar riesgos antes de entregar bienes o servicios. Estas son algunas situaciones específicas en las que es más útil usar una factura de depósito:

• Si necesitas gastar dinero en materiales, mano de obra o equipo antes de comenzar un proyecto. Estos son algunos ejemplos:

  • proyectos de construcción y renovación;
    
  • fabricación a medida o productos por encargo;
    
  • catering o planificación de eventos.
    

• Para servicios en los que tu disponibilidad es limitada y necesitas reservar tiempo o recursos. Estos son algunos ejemplos:

  • reserva de citas (p. ej., sesiones fotográficas, consultas, talleres);
    
  • alquiler de locales o equipos;
    
  • trabajo independiente o por contrato.
    

• Para proyectos a largo plazo o por fases que duran semanas o meses. Estos son algunos ejemplos:

  • desarrollo de software o campañas de marketing digital;
    
  • proyectos de diseño de interior o paisajismo;
    
  • servicios legales o de consultoría complejos.
    

• Para proyectos en los que las cancelaciones o si el cliente no se presenta pueden costarte tiempo y dinero. Estos son algunos ejemplos:

  • planificación de eventos o servicios para bodas;
    
  • encargos de arte personalizados o diseños especializados;
    
  • cualquier situación en la que el trabajo comience inmediatamente después de la reserva.
    

• Cuando trabajas con un cliente nuevo o de alto riesgo con el que quieres reducir tu exposición financiera. Estos son algunos ejemplos:

  • clientes que hacen pedidos grandes o personalizados;
    
  • servicios no reembolsables o irrecuperables;
    
  • sectores con riesgo de retrasos o cancelaciones.
    

• Cuando las entregas o hitos del proyecto se dividen a lo largo del tiempo. Estos son algunos ejemplos:

  • cobrar al inicio, a la mitad y a la finalización de un proyecto;
    
  • cobrar un depósito después de firmar un contrato, con el saldo adeudado al momento de la entrega.
    

Cómo calcular el importe del depósito correcto para tu empresa

Calcular cuánto cobrar el depósito consiste en encontrar un equilibrio entre lo que necesitas para proteger tu empresa y lo que tus clientes consideran razonable. Esto es lo que hay que tener en cuenta:

• Costos iniciales: piensa en lo que gastarás incluso antes de que empiece el proyecto. El proyecto puede incluir materiales, mano de obra, comisiones de alquiler o viajes. El depósito debe cubrir estos costos para que no tengas que pagar de tu bolsillo.

• Alcance del proyecto: los proyectos más grandes suelen requerir depósitos más grandes, porque son más caros para iniciar y es más difícil recuperar los fondos si algo sale mal. Por lo general, puedes cobrar depósitos más pequeños por trabajos más pequeños.

• Riesgos del proyecto: el trabajo personalizado que no se puede revender implica más riesgos y requiere un depósito más grande para protegerte si el cliente se retracta. Los depósitos también pueden ayudar a reducir el riesgo financiero si el cliente no se presenta y fortalecer el compromiso de tus clientes con el proyecto.

• Normas del sector: presta atención a lo que es típico en tu campo. Es más probable que los clientes acepten tu depósito si es similar a lo que suelen pedir otros proveedores. Por ejemplo, los locales para eventos suelen pedir un 50 % de pago inicial, mientras que los trabajadores independientes pueden cobrar alrededor del 30 %.

• Relación con el cliente: el depósito debe ser justo. Tiene sentido pedir un depósito más alto a un cliente nuevo. Debido a que ya existe una relación, es común cobrar un depósito más bajo a los clientes habituales.

Una vez que tengas en cuenta estos factores, deberás decidir si quieres cobrar un porcentaje o una tarifa plana por tu depósito. Los porcentajes son más comunes para proyectos más grandes o los que tienen costos más variables (un buen rango suele ser entre el 20 % y el 50 % del precio total), mientras que las tarifas planas pueden funcionar mejor para trabajos más pequeños o estándar (p. ej., USD 100 para reservar un servicio).

Si ofreces depósitos reembolsables, también debes prepararte para enfrentar el riesgo de tener que reembolsarlos. Para ello, puedes establecer el depósito un poco más bajo de lo normal para los acuerdos no reembolsables.

Escenarios de ejemplo

Trabajo sencillo, riesgo bajo

• Costo total: USD 1000

• Costos iniciales: USD 200

• Depósito: 20 % (USD 200, para cubrir los costos iniciales)

Proyecto personalizado, riesgo alto

• Costo total: USD 2000

• Costos iniciales: USD 500

• Depósito: 50 % (USD 1000, para cubrir los costos iniciales y garantizar el compromiso)

Servicio continuo

• Costo total: USD 5000 durante 6 meses

• Depósito: 25 % (USD 1250, para cubrir la fase inicial)

Cómo comunicar las condiciones del depósito a los clientes

Debes comunicar claramente las condiciones de tu depósito para evitar malentendidos y generar confianza con los clientes. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

• Menciona el requisito de depósito lo antes posible, idealmente durante tu primera conversación o en tu propuesta.

  • Ejemplo: «Para asegurar tu reserva, necesitamos un depósito inicial del 30 %, y el saldo se debe pagar al finalizar».
    

• Utiliza un lenguaje sencillo. Explica exactamente para qué es el depósito, cuánto es y cuándo vence.

  • Ejemplo: «Necesitamos un depósito del 30 % para cubrir los gastos materiales e iniciales, que vence el día 1 del mes».
    

• Explica el motivo del depósito para que los clientes comprendan por qué es necesario. Plantea el argumento de manera que se protejan ambas partes del acuerdo.

  • Ejemplo: «El depósito confirma tu reserva y nos permite asignar tiempo y recursos a tu proyecto».
    

• Documenta siempre las condiciones del depósito por escrito. Hazlo en tus contratos, facturas o correos electrónicos. Incluye el importe del depósito, la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados.

• Comunica tus políticas de reembolso y cancelaciones cuando compartas la información del depósito.

  • Ejemplo: «Los depósitos no son reembolsables a menos que la cancelación se realice al menos 14 días antes de la cita».
    

• Envía una factura de depósito que describa claramente el costo total del proyecto, el importe del depósito y lo que cubre, el saldo restante, cuándo vence y qué sucede después del pago.

  • Ejemplo: «Una vez que recibamos el depósito, comenzaremos la fase de diseño inicial y confirmaremos el cronograma del proyecto».
    

A continuación, te mostramos un ejemplo de correo electrónico para comunicar las condiciones del depósito completas a tu cliente:

Asunto: Detalles del depósito para tu proyecto

Hola, [nombre del cliente]:

¡Nos entusiasma comenzar con tu proyecto! Para asegurar tu reserva y comenzar a trabajar, necesitamos un depósito de [cantidad], que es el [X %] del costo total del proyecto. Este depósito ayuda a cubrir los costos iniciales y nos permite reservar el tiempo necesario en nuestro calendario.

Aquí tienes un breve resumen:

Costo total: [importe total]

Depósito adeudado: [importe del depósito]

Saldo restante: [importe restante] a pagar el [fecha de pago final]

El depósito vence el [fecha de vencimiento]. Una vez que lo recibamos, [próximos pasos].

Puedes pagar a través de [métodos de pago]. Cuéntanos si tienes alguna pregunta.

Gracias,
[tu nombre o tu empresa]

Si un cliente no paga el depósito antes de la fecha de vencimiento, envía un recordatorio cortés, como el siguiente:

Hola, [nombre del cliente]:

Te recordamos brevemente que el depósito de [importe] vence el [fecha de vencimiento] para continuar con tu proyecto. Esto garantiza que el trabajo pueda comenzar a tiempo y que todos los recursos estén listos cuando se necesiten. Cuéntanos si tienes alguna pregunta.