Una factura de depósito es un documento de facturación que un vendedor envía a un comprador para solicitar el pago por adelantado de bienes o servicios antes de que se entreguen por completo. A menudo se usa en situaciones en las que el vendedor necesita asegurar un pago parcial para comenzar a trabajar o cuando el comprador y el vendedor acuerdan dividir los pagos en etapas, con el depósito sirviendo como primera cuota.

Entre agosto de 2023 y enero de 2024, hubo un aumento del 20 % en el número de empresas que informaron tiempos de pago promedio superiores a 80 días. Las facturas de depósito pueden ayudar a mitigar este riesgo y garantizar que tu empresa reciba al menos una parte del pago total con prontitud. A continuación analizaremos cómo estructurar una factura de depósito, calcular el importe correcto del depósito y comunicar los términos del depósito a los clientes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué es útil una factura de depósito para las empresas?
  
• Cómo estructurar una factura de depósito
  
• ¿Cuándo se debe utilizar una factura de depósito?
  
• Cómo calcular el importe de depósito correcto para tu negocio
  
• Cómo comunicar las condiciones de depósito a los clientes
  

¿Por qué es útil una factura de depósito para las empresas?

Una factura de depósito ayuda a las empresas a proteger su tiempo, dinero y recursos. Una factura de depósito pagada puede:

• Cubrir los costes iniciales, como la compra de materiales, el pago a los empleados y el alquiler de equipos.

• Reducir las posibilidades de que un cliente cambie de opinión, ya que ha invertido.

• Protegerte de pérdidas totales si un cliente se retracta más tarde o retrasa el pago.

• Aclarar las expectativas de pago, como los pagos restantes y las políticas de reembolso, antes de que comience el trabajo.

• Darte la opción de comprometerte con menos preocupaciones con proyectos más grandes, ya que estás asumiendo menos riesgos financieros.

Cómo estructurar una factura de depósito

Deberás estructurar tu factura de depósito para que muestre toda la información que tanto tú como tu cliente necesitáis. Esto es lo que debes incluir.

Encabezado e información de contacto

• Un título de «Factura de depósito»

• El nombre y logotipo de tu empresa

• El correo electrónico, el número de teléfono y la dirección de la empresa

• Un número de factura único para el seguimiento

• Fecha de emisión

Información del cliente

• Nombre del cliente o razón social

• Dirección y datos de contacto del cliente

Lista de bienes o servicios

• Descripción del proyecto

• Productos o servicios reservados

• Dimensión del trabajo

• Cantidades

• Precios unitarios

Importe del depósito

• Coste total del proyecto o pedido

• El porcentaje del depósito o la tarifa plana adeudada (p. ej., 50 % del coste total, 500 $ fijos)

• Saldo restante adeudado después de pagar el depósito

Condiciones de pago

• Métodos de pago aceptados (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta de crédito)

• Fecha de vencimiento del pago

• Cualquier multa por pagos atrasados

Términos y condiciones

• Política de reembolso

• Política de cancelación

• Fecha de entrega o fecha de inicio de trabajo, supeditada a la recepción del depósito

Notas o información adicional

• Un breve agradecimiento

• Recordatorio de cualquier detalle importante

¿Cuándo debes usar una factura de depósito?

Una factura de depósito es una buena idea cuando necesitas asegurar un compromiso, cubrir gastos iniciales o gestionar riesgos antes de entregar bienes o servicios. Estas son algunas situaciones específicas en las que es particularmente útil:

• Si necesitas gastar dinero en materiales, mano de obra o equipo antes de comenzar un proyecto. Algunos ejemplos son:

  • Proyectos de construcción y renovación
    
  • Fabricación a medida o productos hechos a medida
    
  • Catering o planificación de eventos
    

• Para servicios en los que tu disponibilidad es limitada y necesitas reservar tiempo o recursos. Algunos ejemplos son:

  • Reservas de citas (por ejemplo, sesiones fotográficas, consultas, talleres)
    
  • Alquiler de locales o equipos
    
  • Trabajo independiente o por contrato
    

• Para proyectos a largo plazo o por fases que duren semanas o meses. Algunos ejemplos son:

  • Desarrollo de software o campañas de marketing
    
  • Proyectos de interiorismo o paisajismo
    
  • Servicios legales o de consultoría complejos
    

• Para proyectos en los que las cancelaciones o las ausencias podrían costarte tiempo y dinero. Algunos ejemplos son:

  • Planificación de eventos o servicios de bodas
    
  • Encargos de arte personalizados o diseños especializados
    
  • Cualquier situación en la que el trabajo comience inmediatamente después de la reserva
    

• Cuando trabajas con un cliente nuevo o de alto riesgo con el que quieres reducir tu exposición financiera. Algunos ejemplos son:

  • Clientes que hacen pedidos grandes o personalizados
    
  • Servicios no reembolsables o irrecuperables
    
  • Industrias con riesgo de retrasos o cancelaciones
    

• Cuando los entregables o hitos del proyecto se dividen a lo largo del tiempo. Algunos ejemplos son:

  • Cobrar al inicio, a mitad y finalización de un proyecto
    
  • Cobrar un depósito después de firmar un contrato, con el saldo adeudado en el momento de la entrega
    

Cómo calcular el importe de depósito adecuado para tu empresa

Determinar cuánto cobrar como depósito consiste en equilibrar lo que necesitas para proteger tu empresa con lo que tus clientes consideran razonable. Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Costes iniciales: Piensa en lo que gastarás incluso antes de que comience el proyecto. Esto podría incluir materiales, mano de obra, tarifas de alquiler o viajes. El depósito debe cubrir estos costes para que no tengas que pagar de tu bolsillo.

• Dimensión del proyecto: Los proyectos más grandes a menudo requieren depósitos más grandes, porque son más caros de iniciar y es más difícil recuperar fondos si algo sale mal. Por lo general, puedes cobrar depósitos más pequeños para trabajos más pequeños.

• Riesgos del proyecto: El trabajo personalizado que no se puede revender conlleva mayores riesgos y debería requerir un depósito más grande para protegerte si el cliente se echa atrás. Los depósitos también pueden ayudar a reducir el riesgo financiero de las ausencias y fortalecer el compromiso de tus clientes con el proyecto.

• Normas del sector: Fíjate en lo que es típico en tu campo. Es más probable que los clientes acepten tu depósito si es similar a lo que han visto de otros proveedores. Por ejemplo, los lugares para eventos suelen pedir un adelanto del 50 %, mientras que los autónomos pueden cobrar más cerca del 30 %.

• Relación con el cliente: El depósito debe percibirse como justo. Para un cliente nuevo, un depósito más alto podría tener sentido. Es probable que te sientas más cómodo cobrando un depósito más bajo a los clientes habituales, ya que ya existe una relación.

Una vez que hayas considerado estos factores, tendrás que decidir si quieres cobrar un porcentaje o una tarifa plana por tu depósito. Los porcentajes son más comunes para proyectos más grandes o con costes más variables (entre el 20 % y el 50 % del precio total suele ser un buen rango), mientras que las tarifas fijas pueden funcionar mejor para trabajos más pequeños o estándar (p. ej., 100 $ para reservar un servicio).

Si ofreces depósitos reembolsables, también debes asegurarte de que te sientes cómodo con el riesgo de tener que devolverlos. Esto podría significar establecer el depósito un poco más bajo de lo que lo harías para acuerdos no reembolsables.

Situaciones de ejemplo

Trabajo sencillo, bajo riesgo

• Coste total: 1.000 $

• Costes iniciales: 200 $

• Depósito: 20 % (200 $, para cubrir los gastos iniciales)

Proyecto personalizado, alto riesgo

• Coste total: 2.000 $

• Costes iniciales: 500 $

• Depósito: 50 % (1.000 $, para cubrir los gastos iniciales y garantizar el compromiso)

Servicio continuo

• Coste total: 5.000 $ en 6 meses

• Depósito: 25 % (1.250 $, para cubrir la fase inicial)

Cómo comunicar las condiciones de depósito a los clientes

Debes comunicar claramente los términos de tu depósito para evitar malentendidos y generar confianza con los clientes. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Menciona el requisito de depósito lo antes posible; lo mejor es hacerlo durante tu primera conversación o directamente en tu propuesta.

  • Ejemplo: «Para asegurar tu reserva, requerimos un depósito del 30 % por adelantado, y el saldo restante se debe pagar al finalizar».
    

• Utiliza un lenguaje sencillo. Di exactamente para qué es el depósito, cuánto es y cuándo se debe.

  • Ejemplo: «Requerimos un depósito del 30 % para cubrir los materiales y los gastos iniciales, que vence el día 1 del mes».
    

• Explica el motivo del depósito para que los clientes entiendan por qué es necesario. Indica que lo haces para proteger a ambas partes del acuerdo.

  • Ejemplo: «El depósito confirma tu reserva y nos permite asignar tiempo y recursos a tu proyecto».
    

• Documenta siempre las condiciones del depósito por escrito. Hazlo en tu contrato, en la factura o en un correo electrónico. Incluye el importe del depósito, la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados.

• Comunica tus políticas de reembolso y cancelación cuando envíes la información del depósito.

  • Ejemplo: «Los depósitos no son reembolsables a menos que la cancelación se realice como mínimo 14 días antes de la cita».
    

• Envía una factura de depósito que describa claramente el coste total del proyecto, el importe del depósito y lo que cubre, el saldo restante, cuándo vence y qué sucede después del pago.

  • Ejemplo: «Una vez que recibamos el depósito, comenzaremos la fase inicial de diseño y confirmaremos el cronograma del proyecto».
    

A continuación, se muestra un ejemplo de correo electrónico para comunicar las condiciones completas del depósito a tu cliente:

Asunto: Detalles del depósito para tu proyecto

Hola, [nombre del cliente]:

¡Tenemos mucha ilusión por comenzar con tu proyecto! Para garantizar tu reserva y comenzar a trabajar, requerimos un depósito de [Cantidad], que es el [X %] del coste total del proyecto. Este depósito ayuda a cubrir los costes iniciales y nos permite bloquear el tiempo necesario en nuestro horario.

Aquí tienes un breve desglose:

Coste total: [importe total]

Depósito adeudado: [Importe del depósito]

Saldo restante: [Importe restante] vence el [Fecha de pago final]

El depósito vence el [Fecha de vencimiento]. Una vez que lo recibamos, [Próximos pasos].

Puedes pagar a través de [Métodos de pago]. ¡No dudes en contactar con nosotros si tienes alguna pregunta!

Saludos,
[Tu nombre o tu empresa]

Si un cliente no paga el depósito antes de la fecha de vencimiento, envía un recordatorio cortés, como el siguiente:

Hola, [nombre del cliente]:

Solo un recordatorio rápido de que el depósito de [Cantidad] vence el [Fecha de vencimiento] para seguir adelante con tu proyecto. Esto garantiza que el trabajo pueda comenzar a tiempo y que todos los recursos estén listos cuando se necesiten. ¡No dudes en contactar con nosotros si tienes alguna pregunta!