Una fattura di acconto è un documento di fatturazione che un venditore invia a un acquirente per richiedere il pagamento anticipato di beni o servizi prima che vengano consegnati completamente. Viene spesso utilizzata in situazioni in cui il venditore deve assicurarsi un pagamento parziale per iniziare i lavori o quando l'acquirente e il venditore concordano di suddividere i pagamenti in più tranche e l'acconto rappresenta la prima rata.
Tra agosto 2023 e gennaio 2024 si è registrato un aumento del 20% del numero di aziende che hanno registrato tempi medi di pagamento superiori a 80 giorni. Le fatture di acconto contribuiscono a ridurre questo rischio e a garantire che la tua attività riceva tempestivamente almeno una parte del pagamento totale. Di seguito, discuteremo di come strutturare una fattura di acconto, calcolare l'importo corretto dell'acconto e comunicare i termini ai clienti.
Di cosa tratta questo articolo?
- Perché una fattura di acconto è utile alle attività?
- Come strutturare una fattura di acconto
- Quando utilizzare una fattura di acconto?
- Come calcolare l'importo corretto dell'acconto per la tua attività
- Come comunicare i termini dell'acconto ai clienti
Perché una fattura di acconto è utile alle attività?
Una fattura di acconto aiuta le attività a proteggere tempo, denaro e risorse. Una fattura di acconto pagata può:
Coprire i costi iniziali quali l'acquisto di materiali, i dipendenti e il noleggio di eventuali attrezzature
Ridurre le possibilità che un cliente cambi idea, dal momento che ha già investito
Proteggerti dalle perdite totali se un cliente in seguito si tira indietro o ritarda il pagamento
Chiarire le aspettative di pagamento, come i pagamenti ancora dovuti e le politiche di rimborso, prima dell'inizio dei lavori
permetterti di occuparti di progetti più grandi senza preoccupazioni, poiché ti assumi meno rischi finanziari
Come strutturare una fattura di acconto
Ti consigliamo di strutturare la fattura di acconto in modo da mostrare tutte le informazioni di cui tu e il tuo cliente avete bisogno. Ecco cosa includere.
Titolo e recapiti
Indica "Fattura di acconto" nell'intestazione
Ragione sociale e logo
Indirizzo email, il numero di telefono e indirizzo dell'attività
Numero di fattura univoco per il monitoraggio
Data di emissione
Informazioni sul cliente
Nome del cliente o ragione sociale della relativa attività
Indirizzo e recapiti del cliente
Elenco di beni o servizi
Descrizione del progetto
Prodotti o servizi prenotati
Ambito del lavoro
Quantità
Prezzi unitari
Importo dell'acconto
Costo totale del progetto o dell'ordine
Percentuale dell'acconto o tariffa fissa dovuta (ad esempio, 50% sul costo totale, 500 € fissi)
Saldo rimanente dovuto dopo il pagamento dell'acconto
Termini di pagamento
Metodi di pagamento accettati (ad esempio, bonifico bancario, carta di credito)
Data di scadenza del pagamento
Eventuali penali per ritardato pagamento
Termini e condizioni
Politica di rimborso
Politica di annullamento
Data di consegna o data di inizio lavori, subordinata alla ricezione dell'acconto
Note o informazioni aggiuntive
Breve ringraziamento
Promemoria di tutti i dettagli importanti
Quando utilizzare una fattura di acconto?
Una fattura di acconto è una buona idea per salvaguardare il tuo impegno, coprire i costi iniziali o gestire i rischi prima di consegnare beni o servizi. Ecco alcune situazioni specifiche in cui è più utile:
Se devi investire in materiali, manodopera o attrezzature prima di iniziare un progetto. Ecco alcuni esempi:
- Progetti di costruzione e ristrutturazione
- Produzione personalizzata o prodotti su ordinazione
- Catering o organizzazione di eventi
- Progetti di costruzione e ristrutturazione
Servizi con disponibilità limitata per cui è necessario prenotare tempo o risorse Ecco alcuni esempi:
- Prenotazione di appuntamenti (ad es. sessioni fotografiche, consulenze, workshop)
- Noleggio di sedi o attrezzature
- Lavoro freelance o a contratto
- Prenotazione di appuntamenti (ad es. sessioni fotografiche, consulenze, workshop)
Progetti a lungo termine o in fasi che durano settimane o mesi. Ecco alcuni esempi:
- Sviluppo di software o campagne di marketing digitale
- Progetti di interior design o paesaggistici
- Servizi legali o di consulenza complessi
- Sviluppo di software o campagne di marketing digitale
Progetti per i quali cancellazioni o mancate presentazioni potrebbero costare tempo e denaro. Ecco alcuni esempi:
- Organizzazione di eventi o servizi per matrimoni
- Commissioni d'arte personalizzate o progetti specializzati
- Qualsiasi situazione in cui il lavoro inizia immediatamente dopo la prenotazione
- Organizzazione di eventi o servizi per matrimoni
Cliente nuovo o ad alto rischio per il quale vuoi ridurre l'impegno finanziario. Ecco alcuni esempi:
- Clienti che effettuano ordini di grandi dimensioni o personalizzati
- Servizi non rimborsabili o irrecuperabili
- Settori a rischio di ritardi o cancellazioni
- Clienti che effettuano ordini di grandi dimensioni o personalizzati
Consegne o obiettivi intermedi del progetto suddivisi nel tempo. Ecco alcuni esempi:
- Addebiti all'inizio, a metà e al completamento di un progetto
- Addebito di un acconto dopo la firma di un contratto, con saldo alla consegna
- Addebiti all'inizio, a metà e al completamento di un progetto
Come calcolare l'importo corretto dell'acconto per la tua attività
Per individuare l'importo dell'acconto è necessario trovare il giusto equilibrio tra proteggere la propria attività e ciò che sembra ragionevole ai clienti. Ecco gli aspetti da considerare:
Costi iniziali: pensa a quanto spenderai prima ancora che il progetto inizi. Ciò potrebbe includere materiali, manodopera, canoni di noleggio o viaggi. L'acconto dovrebbe coprire questi costi in modo da non pagare di tasca propria.
Ambito del progetto: i progetti più grandi spesso richiedono acconti maggiori, perché sono più costosi da avviare ed è più difficile recuperare i fondi se qualcosa va storto. In genere, è possibile addebitare acconti ridotti per lavori minori.
Rischi legati al progetto: eventuali lavori personalizzati che non possono essere rivenduti a terzi comportano rischi più elevati e dovrebbero prevedere acconti maggiori che proteggano la tua attività in caso di rinuncia del cliente. Gli acconti potrebbero inoltre essere utili per ridurre il rischio finanziario in caso di mancata presentazione e rafforzare l'impegno dei tuoi clienti nel progetto.
Norme del settore: considera le prassi tipiche del settore in cui operi. I clienti sono più propensi ad accettare di versare un acconto se si tratta di una pratica diffusa presso altri fornitori. Ad esempio, le location di eventi spesso chiedono il 50% di acconto, mentre i liberi professionisti intorno al 30%.
Rapporto con il cliente: l'acconto dovrebbe essere equo. Per un nuovo cliente, potrebbe avere senso imporre un acconto maggiore. Probabilmente ti sentirai più a tuo agio nell'addebitare un acconto inferiore ai clienti abituali, vista la relazione già esistente con loro.
Una volta considerati questi fattori, dovrai decidere se addebitare una percentuale o una commissione fissa per l'acconto. Le percentuali sono più comuni per i progetti più grandi o quelli con costi più variabili (il 20%-50% del prezzo totale è spesso un giusto intervallo), mentre le tariffe fisse potrebbero funzionare meglio per lavori più piccoli o standard (ad esempio, 100 € per prenotare un servizio).
Se offri acconti rimborsabili, dovresti anche assicurarti di essere a tuo agio con il rischio di doverli restituire. Ciò potrebbe significare stabilire un acconto leggermente più basso rispetto a quanto si farebbe in caso di accordi non rimborsabili.
Scenari di esempio
Lavoro semplice, basso rischio
Costo totale: 1.000 €
Costi iniziali: 200 €
Acconto: 20% (200 €, a copertura dei costi iniziali)
Progetto personalizzato, rischio elevato
Costo totale: 2.000 €
Costi iniziali: 500 €
Acconto: 50% (1.000 €, per coprire i costi iniziali e assicurare l'impegno)
Assistenza continuativa
Costo totale: 5.000 € per 6 mesi
Acconto: 25% (1.250 €, a copertura della fase iniziale)
Come comunicare i termini dell'acconto ai clienti
Dovresti comunicare chiaramente i termini dell'acconto per evitare malintesi e favorire la fiducia dei clienti. Ecco come:
Menziona l'obbligo di versare un acconto il prima possibile, possibilmente durante la prima conversazione o nella proposta.
- Esempio: "Per garantire la prenotazione, richiediamo un acconto anticipato pari al 30% e il saldo da versare al completamento".
- Esempio: "Per garantire la prenotazione, richiediamo un acconto anticipato pari al 30% e il saldo da versare al completamento".
Usa un linguaggio semplice. Indica esattamente a cosa serve l'acconto, a quanto ammonta e quando va versato.
- Esempio: "Richiediamo un acconto del 30% per coprire i materiali e le spese iniziali, da pagare entro il 1° del mese".
- Esempio: "Richiediamo un acconto del 30% per coprire i materiali e le spese iniziali, da pagare entro il 1° del mese".
Spiega il motivo dell'acconto in modo che i clienti capiscano perché è necessario. Indica che è necessario per proteggere entrambe le parti che sottoscrivono l'accordo.
- Esempio: "L'acconto conferma la prenotazione e ci permette di destinare tempo e risorse al progetto."
- Esempio: "L'acconto conferma la prenotazione e ci permette di destinare tempo e risorse al progetto."
Documenta sempre per iscritto i termini dell'acconto. Puoi farlo nel contratto, nella fattura o in un'email. Includi l'importo dell'acconto, la data di scadenza e i metodi di pagamento accettati.
Comunica le tue politiche di rimborso e cancellazione quando condividi le informazioni sull'acconto.
- Esempio: "L'acconto non è rimborsabile a meno che la cancellazione non venga effettuata almeno 14 giorni prima dell'appuntamento".
- Esempio: "L'acconto non è rimborsabile a meno che la cancellazione non venga effettuata almeno 14 giorni prima dell'appuntamento".
Invia una fattura di acconto che descriva chiaramente il costo totale del progetto, l'importo dell'acconto e ciò che copre, il saldo rimanente, quando è dovuto e cosa succede dopo il pagamento.
- Esempio: "Una volta ricevuto l'acconto, inizieremo la fase di progettazione iniziale e confermeremo le tempistiche del progetto".
- Esempio: "Una volta ricevuto l'acconto, inizieremo la fase di progettazione iniziale e confermeremo le tempistiche del progetto".
Ecco un esempio di email per comunicare i termini completi dell'acconto al cliente:
Oggetto: Dettagli circa l'acconto da versare per il progetto
Buongiorno [nome del cliente],
Non vediamo l'ora di iniziare a occuparci del progetto definito insieme. Per garantire la prenotazione e far partire il lavoro, richiediamo un acconto pari a [importo], ovvero il [X%] sul costo totale del progetto. Tale acconto aiuta a coprire i costi iniziali e ci consente di riservare il tempo necessario.
Ecco alcuni dettagli:
Costo totale: [importo totale]
Acconto dovuto: [importo dell'acconto]
Saldo rimanente: [importo residuo] dovuto il giorno [data di pagamento finale]
L'acconto deve essere versato entro il giorno [data di scadenza]. Una volta ricevuto, [passaggi successivi].
Puoi pagare tramite [metodo di pagamento]. Per qualsiasi domanda, non esitare a contattarci!
Grazie,
[Il tuo nome o la ragione sociale della tua attività]
Se un cliente non paga l'acconto entro la data di scadenza, invia un sollecito educato, come il seguente:
Buongiorno [nome del cliente],
Ti ricordiamo che l'acconto pari a [importo] deve essere versato entro il giorno [data di scadenza] perché il tuo progetto vada avanti. Ciò garantisce che il lavoro possa iniziare in tempo e che tutte le risorse siano pronte quando necessario. Se hai domande in merito, non esitare a contattarci!
I contenuti di questo articolo hanno uno scopo puramente informativo e formativo e non devono essere intesi come consulenza legale o fiscale. Stripe non garantisce l'accuratezza, la completezza, l'adeguatezza o l'attualità delle informazioni contenute nell'articolo. Per assistenza sulla tua situazione specifica, rivolgiti a un avvocato o a un commercialista competente e abilitato all'esercizio della professione nella tua giurisdizione.