Una fattura di acconto è un documento di fatturazione che un venditore invia a un acquirente per richiedere il pagamento anticipato di beni o servizi prima che vengano consegnati completamente. Viene spesso utilizzata in situazioni in cui il venditore deve assicurarsi un pagamento parziale per iniziare i lavori o quando l'acquirente e il venditore concordano di suddividere i pagamenti in più tranche e l'acconto rappresenta la prima rata.

Tra agosto 2023 e gennaio 2024 si è registrato un aumento del 20% del numero di aziende che hanno registrato tempi medi di pagamento superiori a 80 giorni. Le fatture di acconto contribuiscono a ridurre questo rischio e a garantire che la tua attività riceva tempestivamente almeno una parte del pagamento totale. Di seguito, discuteremo di come strutturare una fattura di acconto, calcolare l'importo corretto dell'acconto e comunicare i termini ai clienti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché una fattura di acconto è utile alle attività?
  
• Come strutturare una fattura di acconto
  
• Quando utilizzare una fattura di acconto?
  
• Come calcolare l'importo corretto dell'acconto per la tua attività
  
• Come comunicare i termini dell'acconto ai clienti
  

Perché una fattura di acconto è utile alle attività?

Una fattura di acconto aiuta le attività a proteggere tempo, denaro e risorse. Una fattura di acconto pagata può:

• Coprire i costi iniziali quali l'acquisto di materiali, i dipendenti e il noleggio di eventuali attrezzature

• Ridurre le possibilità che un cliente cambi idea, dal momento che ha già investito

• Proteggerti dalle perdite totali se un cliente in seguito si tira indietro o ritarda il pagamento

• Chiarire le aspettative di pagamento, come i pagamenti ancora dovuti e le politiche di rimborso, prima dell'inizio dei lavori

• permetterti di occuparti di progetti più grandi senza preoccupazioni, poiché ti assumi meno rischi finanziari

Come strutturare una fattura di acconto

Ti consigliamo di strutturare la fattura di acconto in modo da mostrare tutte le informazioni di cui tu e il tuo cliente avete bisogno. Ecco cosa includere.

Titolo e recapiti

• Indica "Fattura di acconto" nell'intestazione

• Ragione sociale e logo

• Indirizzo email, il numero di telefono e indirizzo dell'attività

• Numero di fattura univoco per il monitoraggio

• Data di emissione

Informazioni sul cliente

• Nome del cliente o ragione sociale della relativa attività

• Indirizzo e recapiti del cliente

Elenco di beni o servizi

• Descrizione del progetto

• Prodotti o servizi prenotati

• Ambito del lavoro

• Quantità

• Prezzi unitari

Importo dell'acconto

• Costo totale del progetto o dell'ordine

• Percentuale dell'acconto o tariffa fissa dovuta (ad esempio, 50% sul costo totale, 500 € fissi)

• Saldo rimanente dovuto dopo il pagamento dell'acconto

Termini di pagamento

• Metodi di pagamento accettati (ad esempio, bonifico bancario, carta di credito)

• Data di scadenza del pagamento

• Eventuali penali per ritardato pagamento

Termini e condizioni

• Politica di rimborso

• Politica di annullamento

• Data di consegna o data di inizio lavori, subordinata alla ricezione dell'acconto

Note o informazioni aggiuntive

• Breve ringraziamento

• Promemoria di tutti i dettagli importanti

Quando utilizzare una fattura di acconto?

Una fattura di acconto è una buona idea per salvaguardare il tuo impegno, coprire i costi iniziali o gestire i rischi prima di consegnare beni o servizi. Ecco alcune situazioni specifiche in cui è più utile:

• Se devi investire in materiali, manodopera o attrezzature prima di iniziare un progetto. Ecco alcuni esempi:

  • Progetti di costruzione e ristrutturazione
    
  • Produzione personalizzata o prodotti su ordinazione
    
  • Catering o organizzazione di eventi
    

• Servizi con disponibilità limitata per cui è necessario prenotare tempo o risorse Ecco alcuni esempi:

  • Prenotazione di appuntamenti (ad es. sessioni fotografiche, consulenze, workshop)
    
  • Noleggio di sedi o attrezzature
    
  • Lavoro freelance o a contratto
    

• Progetti a lungo termine o in fasi che durano settimane o mesi. Ecco alcuni esempi:

  • Sviluppo di software o campagne di marketing digitale
    
  • Progetti di interior design o paesaggistici
    
  • Servizi legali o di consulenza complessi
    

• Progetti per i quali cancellazioni o mancate presentazioni potrebbero costare tempo e denaro. Ecco alcuni esempi:

  • Organizzazione di eventi o servizi per matrimoni
    
  • Commissioni d'arte personalizzate o progetti specializzati
    
  • Qualsiasi situazione in cui il lavoro inizia immediatamente dopo la prenotazione
    

• Cliente nuovo o ad alto rischio per il quale vuoi ridurre l'impegno finanziario. Ecco alcuni esempi:

  • Clienti che effettuano ordini di grandi dimensioni o personalizzati
    
  • Servizi non rimborsabili o irrecuperabili
    
  • Settori a rischio di ritardi o cancellazioni
    

• Consegne o obiettivi intermedi del progetto suddivisi nel tempo. Ecco alcuni esempi:

  • Addebiti all'inizio, a metà e al completamento di un progetto
    
  • Addebito di un acconto dopo la firma di un contratto, con saldo alla consegna
    

Come calcolare l'importo corretto dell'acconto per la tua attività

Per individuare l'importo dell'acconto è necessario trovare il giusto equilibrio tra proteggere la propria attività e ciò che sembra ragionevole ai clienti. Ecco gli aspetti da considerare:

• Costi iniziali: pensa a quanto spenderai prima ancora che il progetto inizi. Ciò potrebbe includere materiali, manodopera, canoni di noleggio o viaggi. L'acconto dovrebbe coprire questi costi in modo da non pagare di tasca propria.

• Ambito del progetto: i progetti più grandi spesso richiedono acconti maggiori, perché sono più costosi da avviare ed è più difficile recuperare i fondi se qualcosa va storto. In genere, è possibile addebitare acconti ridotti per lavori minori.

• Rischi legati al progetto: eventuali lavori personalizzati che non possono essere rivenduti a terzi comportano rischi più elevati e dovrebbero prevedere acconti maggiori che proteggano la tua attività in caso di rinuncia del cliente. Gli acconti potrebbero inoltre essere utili per ridurre il rischio finanziario in caso di mancata presentazione e rafforzare l'impegno dei tuoi clienti nel progetto.

• Norme del settore: considera le prassi tipiche del settore in cui operi. I clienti sono più propensi ad accettare di versare un acconto se si tratta di una pratica diffusa presso altri fornitori. Ad esempio, le location di eventi spesso chiedono il 50% di acconto, mentre i liberi professionisti intorno al 30%.

• Rapporto con il cliente: l'acconto dovrebbe essere equo. Per un nuovo cliente, potrebbe avere senso imporre un acconto maggiore. Probabilmente ti sentirai più a tuo agio nell'addebitare un acconto inferiore ai clienti abituali, vista la relazione già esistente con loro.

Una volta considerati questi fattori, dovrai decidere se addebitare una percentuale o una commissione fissa per l'acconto. Le percentuali sono più comuni per i progetti più grandi o quelli con costi più variabili (il 20%-50% del prezzo totale è spesso un giusto intervallo), mentre le tariffe fisse potrebbero funzionare meglio per lavori più piccoli o standard (ad esempio, 100 € per prenotare un servizio).

Se offri acconti rimborsabili, dovresti anche assicurarti di essere a tuo agio con il rischio di doverli restituire. Ciò potrebbe significare stabilire un acconto leggermente più basso rispetto a quanto si farebbe in caso di accordi non rimborsabili.

Scenari di esempio

Lavoro semplice, basso rischio

• Costo totale: 1.000 €

• Costi iniziali: 200 €

• Acconto: 20% (200 €, a copertura dei costi iniziali)

Progetto personalizzato, rischio elevato

• Costo totale: 2.000 €

• Costi iniziali: 500 €

• Acconto: 50% (1.000 €, per coprire i costi iniziali e assicurare l'impegno)

Assistenza continuativa

• Costo totale: 5.000 € per 6 mesi

• Acconto: 25% (1.250 €, a copertura della fase iniziale)

Come comunicare i termini dell'acconto ai clienti

Dovresti comunicare chiaramente i termini dell'acconto per evitare malintesi e favorire la fiducia dei clienti. Ecco come:

• Menziona l'obbligo di versare un acconto il prima possibile, possibilmente durante la prima conversazione o nella proposta.

  • Esempio: "Per garantire la prenotazione, richiediamo un acconto anticipato pari al 30% e il saldo da versare al completamento".
    

• Usa un linguaggio semplice. Indica esattamente a cosa serve l'acconto, a quanto ammonta e quando va versato.

  • Esempio: "Richiediamo un acconto del 30% per coprire i materiali e le spese iniziali, da pagare entro il 1° del mese".
    

• Spiega il motivo dell'acconto in modo che i clienti capiscano perché è necessario. Indica che è necessario per proteggere entrambe le parti che sottoscrivono l'accordo.

  • Esempio: "L'acconto conferma la prenotazione e ci permette di destinare tempo e risorse al progetto."
    

• Documenta sempre per iscritto i termini dell'acconto. Puoi farlo nel contratto, nella fattura o in un'email. Includi l'importo dell'acconto, la data di scadenza e i metodi di pagamento accettati.

• Comunica le tue politiche di rimborso e cancellazione quando condividi le informazioni sull'acconto.

  • Esempio: "L'acconto non è rimborsabile a meno che la cancellazione non venga effettuata almeno 14 giorni prima dell'appuntamento".
    

• Invia una fattura di acconto che descriva chiaramente il costo totale del progetto, l'importo dell'acconto e ciò che copre, il saldo rimanente, quando è dovuto e cosa succede dopo il pagamento.

  • Esempio: "Una volta ricevuto l'acconto, inizieremo la fase di progettazione iniziale e confermeremo le tempistiche del progetto".
    

Ecco un esempio di email per comunicare i termini completi dell'acconto al cliente:

Oggetto: Dettagli circa l'acconto da versare per il progetto

Buongiorno [nome del cliente],

Non vediamo l'ora di iniziare a occuparci del progetto definito insieme. Per garantire la prenotazione e far partire il lavoro, richiediamo un acconto pari a [importo], ovvero il [X%] sul costo totale del progetto. Tale acconto aiuta a coprire i costi iniziali e ci consente di riservare il tempo necessario.

Ecco alcuni dettagli:

Costo totale: [importo totale]

Acconto dovuto: [importo dell'acconto]

Saldo rimanente: [importo residuo] dovuto il giorno [data di pagamento finale]

L'acconto deve essere versato entro il giorno [data di scadenza]. Una volta ricevuto, [passaggi successivi].

Puoi pagare tramite [metodo di pagamento]. Per qualsiasi domanda, non esitare a contattarci!

Grazie,
[Il tuo nome o la ragione sociale della tua attività]

Se un cliente non paga l'acconto entro la data di scadenza, invia un sollecito educato, come il seguente:

Buongiorno [nome del cliente],

Ti ricordiamo che l'acconto pari a [importo] deve essere versato entro il giorno [data di scadenza] perché il tuo progetto vada avanti. Ciò garantisce che il lavoro possa iniziare in tempo e che tutte le risorse siano pronte quando necessario. Se hai domande in merito, non esitare a contattarci!