着手金請求書は、商品やサービスが完全に引き渡される前に前払いをリクエストするために、売り手が買い手に送信する請求書類です。売り手が作業を開始するために部分的な支払いを確保する必要がある場合や、買い手と売り手が支払いを段階的に分割し、着手金を最初の分割払いとして使用することに合意した場合によく使用されます。

2023 年 8 月から 2024 年 1 月の間に、平均支払い期間が 80 日を超えると報告した企業の数は 20% 増加しました。着手金請求書は、これに伴うリスクを軽減し、事業者が支払い総額の少なくとも一部をすぐに受け取れるようにします。以下では、着手金請求書の構成方法、適切な入金額の計算方法、クライアントへの着手金の条件の伝え方について説明します。

この記事の内容

• 着手金請求書が事業に役立つ理由
  
• 着手金請求書の構成方法
  
• 着手金請求書を使用すべきタイミング
  
• 事業に適した着手金の金額の計算方法
  
• クライアントへの着手金の条件の伝え方
  

着手金請求書が事業に役立つ理由

着手金請求書は、企業が時間、資金、リソースを保護するのに役立ちます。支払われた着手金請求書では、次のことができます。

• 材料の購入、従業員への支払い、機器のレンタルなどの初期費用に充てる

• すでに投資した顧客が考えを変える可能性を減らす

• クライアントが後になって手を引いたり、支払いを遅らせたりした場合の総損失から身を守る

• 作業を開始する前に、残りの支払いや返金ポリシーなど、支払いの予測を明確にする

• 財務リスクが少なくなるため、より大きなプロジェクトに安心して取り組めるようになる

着手金請求書の構成方法

着手金請求書は、お客様と利用者の双方が必要とするすべての情報が表示されるように構成する必要があります。ここでは、記載すべき項目について説明します。

ヘッダーと連絡先情報

• 「Deposit Invoice」(着手金請求書) というタイトル

• ビジネス名とロゴ

• 事業用のメールアドレス、電話番号、事業所在地

• 追跡用の一意の請求書番号

• 発行日

利用者情報

• 利用者の氏名またはビジネス名

• 利用者の住所と連絡先情報

商品またはサービスの一覧

• プロジェクトの説明

• 予約されている商品またはサービス

• 作業内容

• 数量

• 単価

着手金の入金額

• プロジェクトまたは注文の総コスト

• 支払うべき着手金の比率または定額手数料 (総費用の 50%、定額 500 ドルなど)

• 着手金支払い後の残額

支払い条件

• 利用可能な決済手段 (銀行振込、クレジットカードなど)

• 支払い期日

• 支払い遅延に対する罰則

利用規約

• 返金ポリシー

• キャンセルに関するポリシー

• 納品日または作業開始日 (着手金の受領を条件とする)

注意事項または追加情報

• 簡単な謝辞

• 重要な詳細についての繰り返しのお知らせ

着手金請求書を使用すべきタイミング

着手金請求書は、商品やサービスを提供する前に、確約を受けたり、初期費用に充てたり、リスクを管理したりする必要がある場合に適しています。以下では、着手金請求書が最も役立つ具体的な状況をいくつか紹介します。

• プロジェクトの開始前に、材料、人件費、または機器に資金を費やす必要がある場合。次のような例があります。

  • 工事および改修プロジェクト
    
  • 特注品または受注生産品
    
  • ケータリングやイベントの企画
    

• 提供状況が限られていて、時間またはリソースを予約する必要があるサービスの場合。次のような例があります。

  • 日時の予約 (写真撮影、コンサルテーション、ワークショップなど)
    
  • 会場や備品のレンタル
    
  • フリーランスまたは請負業者
    

• 数週間または数カ月にわたる長期または段階的なプロジェクトの場合。次のような例があります。

  • ソフトウェア開発またはデジタルマーケティングキャンペーン
    
  • インテリアデザインまたは造園プロジェクト
    
  • 複雑な法務またはコンサルティングサービス
    

• キャンセルやノーショーで時間とコストがかかる可能性のあるプロジェクトの場合。次のような例があります。

  • イベント企画またはウエディングサービス
    
  • カスタムアートのコミッションまたは特別なデザイン
    
  • 予約後すぐに作業が開始される状況
    

• 経済的損失を削減したい新規顧客や高リスクの顧客との取引。次のような例があります。

  • 大量注文やカスタムオーダーを行う購入者
    
  • 返金不可または回復不可能なサービス
    
  • 遅延や欠航のリスクがある業種
    

• プロジェクトの成果物やマイルストーンが時間の経過とともに分割される場合。次のような例があります。

  • プロジェクトの開始時、中間点、完了時に支払う
    
  • 契約締結後に着手金を支払い、納品時に残金を支払う
    

事業に適した入金額の計算方法

請求する着手金の金額は、事業を保護するために必要な金額と、利用者にとって妥当な金額のバランスを取って決定します。考慮すべき点は次のとおりです。

• 初期費用: プロジェクトの開始前に、何に出費するかを考えてみましょう。材料費、人件費、レンタル料、旅費などが含まれる場合があります。着手金はこれらの費用に充てるべきであり、自己負担で支払うことはありません。

• プロジェクトの範囲: 大規模なプロジェクトでは、開始するのにより費用がかかり、何か問題が発生した場合に資金を回収するのが難しくなるため、多くの場合、多額の着手金が必要になります。通常、作業が小規模であるほど、請求する着手金は少額になります。

• プロジェクトリスク: 再販できないカスタムワークはリスクが高く、利用者が手を引いた場合に身を守るために、より高額の着手金が必要です。また、着手金はノーショー (無断キャンセル) の財務リスクを軽減し、プロジェクトに対する利用者の支払い義務を強めるのにも役立ちます。

• 業界慣習: お客様の事業分野で一般的な設定を確認してください。利用者は、他のベンダーで確認したものと同様の場合に、着手金を受け入れる可能性が高くなります。たとえば、イベント会場は半額を要求するのが一般的であり、一方フリーランサーは 30% 前後を請求する可能性があります。

• 利用者関係: 適正と感じられる着手金を設定したいものです。初めての利用者に対しては、より高額の着手金が妥当かもしれません。リピート客とはすでに関係性があるため、低額の着手金を請求する方が抵抗がないでしょう。

これらの要素を考慮したら、着手金を比率または定額料金のどちらで請求するかを決定する必要があります。比率による請求は、大規模なプロジェクトや変動費の多いプロジェクト (多くの場合、合計金額の 20%～50% が適切な範囲) でより一般的ですが、小規模または標準的な業務には定額料金 (サービスの予約に 100 ドルなど) の方が適している場合があります。

返金可能な着手金を設定する場合は、返金しなければならないリスクも考慮する必要があります。返金不可の契約の場合よりも着手金の金額をわずかに低く設定することなどが考えられます。

サンプルシナリオ

シンプルな業務、低リスク

• 総費用: 1,000 ドル

• 初期費用: 200 ドル

• 着手金: 20% (200 ドル、初期費用を賄うため)

カスタムプロジェクト、高リスク

• 総費用: 2,000 ドル

• 初期費用: 500 ドル

• 着手金: 50% (1,000 ドル、初期費用を賄い、確約を受けるため)

継続的なサービス

• 総費用: 6 カ月で 5,000 ドル

• 着手金: 25% (初期フェーズに充てるために 1,250 ドル)

クライアントへの着手金の条件の伝え方

誤解を避け、クライアントとの信頼関係を築くために、着手金の条件は明確に伝える必要があります。方法は次のとおりです。

• 着手金の要件については、できるだけ早く、理想的には初回の話し合いや提案書の中で言及します。

  • 例: 「ご予約を確保するために、30% の着手金を前払いしていただく必要がございます。残金は完了時にお支払いください。」
    

• わかりやすい言葉を使います。着手金の用途、金額、期日を正確に伝えてください。

  • 例: 「材料費と初期費用に充てるため、毎月 1 日までに 30% の着手金をお支払いいただく必要がございます。」
    

• 着手金の理由を説明して、なぜ必要なのかをクライアントが理解できるようにします。契約の両当事者を保護するという観点で構成します。

  • 例: 「着手金によってご予約を確定し、プロジェクトに時間とリソースを割り当てることができます。」
    

• 着手金の条件は必ず書面にしてください。契約書、請求書、またはメールのいずれかで文書化します。着手金の金額、期日、受け付ける決済手段を含めます。

• 着手金の情報を共有する際に、返金とキャンセルに関するポリシーを伝えます。

  • 例: 「ご予約の 14 日前までにキャンセルしない限り、着手金は返金されません。」
    

• プロジェクトの総費用、着手金の金額とその対象、残金、期日、支払い後の予定を明確に記載した着手金請求書を送付します。

  • 例: 「着手金を受け取り次第、初期設計フェーズを開始し、プロジェクトのタイムラインを確定いたします。」
    

以下は、着手金の条件の全文をクライアントに伝えるためのメールの例です。

件名:プロジェクトの着手金の詳細について

[クライアントの名前]様、平素よりお世話になっております。

このたび、プロジェクトを開始できることを嬉しく思っています。ご予約を確保して作業を開始するために、総プロジェクト費用の [X%] である [金額] の着手金が必要になります。着手金は初期費用に充てられ、当社でスケジュールに必要な時間を確保することができます。

簡単な内訳は次のとおりです。

合計金額: [合計金額]

入金期限: [着手金の金額]

残額: [最終支払い日]までに[残額]のお支払い

着手金の入金期限は[期日]です。ご入金を受け取り次第、[次のステップ]に進みます。

[決済手段]でお支払いいただけます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

どうぞよろしくお願いいたします。
[氏名またはビジネス名]

クライアントが期日までに着手金を支払わない場合は、次のような丁寧なリマインドメールを送信します。

[クライアントの名前]様、平素よりお世話になっております。

プロジェクトを進めるには、[期日]までに[金額]の着手金が必要となりますことを、再度お知らせいたします。この着手金により、作業を予定どおりに開始し、必要なときにすべてのリソースを確保できるようになります。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。