Une facture d’acompte est un document de facturation qu’un marchand envoie à un acheteur pour demander le paiement anticipé de biens ou de services avant leur livraison complète. Elle est souvent utilisée dans les situations où le marchand a besoin d’obtenir un paiement partiel pour commencer les travaux ou lorsque l’acheteur et le vendeur conviennent d’échelonner les paiements, l'acompte servant de premier versement.

Entre août 2023 et janvier 2024, le nombre d’entreprises déclarant des délais de paiement moyens supérieurs à 80 jours a augmenté de 20 %. Les factures d’acompte permettent de réduire ce risque et de s'assurer que votre entreprise reçoit rapidement au moins une partie du paiement total. Nous aborderons ci-dessous la manière de structurer une facture d’acompte, de calculer le montant approprié et de communiquer les conditions d’acompte aux clients.

Sommaire de cet article

• Intérêt de la facture d’acompte pour les entreprises
  
• Comment structurer une facture d’acompte
  
• Quand utiliser une facture d’acompte
  
• Calcul du montant approprié de l’acompte pour votre entreprise
  
• Communication des conditions d’acompte aux clients
  

Intérêt de la facture d’acompte pour les entreprises

Une facture d’acompte permet aux entreprises de protéger leurs ressources, y compris leur temps et leur argent. Le paiement d’une facture d’acompte peut :

• Couvrir les coûts initiaux tels que l’achat de matériaux, les salaires des employés et la location d’équipement

• Réduire les risques qu’un client change d’avis, puisqu’il a déjà investi

• Vous protéger contre les pertes totales si un client se rétracte ultérieurement ou tarde à effectuer le paiement

• Clarifier les attentes en matière de paiement, comme les paiements restants et les politiques de remboursement, avant le début des travaux

• Vous permettre de vous engager avec plus de sérénité dans des projets plus importants, car vous prenez moins de risques financiers.

Comment structurer une facture d’acompte

Vous devez structurer votre facture d’acompte de manière à afficher toutes les informations dont vous et votre client avez besoin. Voici les élémets à inclure.

En-tête et coordonnées

• Un titre « Facture d’acompte »

• Le nom et le logo de votre entreprise

• Votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre adresse professionnelle

• Un numéro unique de facture pour le suivi

• La date d’émission

Informations client

• Nom du client ou raison sociale

• Adresse et coordonnées du client

Liste de biens ou services

• Description du projet

• Produits ou services faisant l’objet d’une réservation

• Portée des travaux

• Quantités

• Prix unitaires

Montant de l’acompte

• Coût total du projet ou de la commande

• Le pourcentage de l’acompte ou le montant forfaitaire dû (par ex., 50 % du coût total, montant forfaitaire de 500 $)

• Solde restant dû après le paiement de l’acompte

Modalités de paiement

• Moyens de paiement acceptés (par ex. virement bancaire, carte de crédit)

• Date d’échéance du paiement

• Les éventuelles pénalités de retard

Conditions générales

• Politique de remboursement

• Conditions d’annulation

• Date de livraison ou date de début des travaux, sous réserve de la réception de l’acompte

Notes ou informations complémentaires

• Une brève note de remerciement

• Rappel de tous les détails importants

Quand utiliser une facture d’acompte

Une facture d’acompte est utile lorsque vous devez obtenir un engagement, couvrir des coûts initiaux ou gérer des risques avant de livrer des biens ou des services. Voici quelques situations spécifiques illustrant son intérêt :

• Lorsque vous devez effectuer des dépenses en amont pour des matériaux, de la main-d’œuvre ou de l’équipement avant de commencer un projet. Exemples :

  • Projets de construction et de rénovation
    
  • Fabrication sur mesure ou produits sur commande
    
  • Services de traiteur ou organisation d’événements
    

• Pour les services où votre disponibilité est limitée et où vous devez réserver du temps ou des ressources. Exemples :

  • Prise de rendez-vous (par ex., séances de photographie, consultations, ateliers)
    
  • Location de salles ou d’équipements
    
  • Travail indépendant ou contractuel
    

• Pour les projets à long terme ou par phases qui s’étendent sur des semaines ou des mois. Exemples :

  • Développement de logiciels ou campagnes marketing numériques
    
  • Projets de design d’intérieur ou d’aménagement paysager
    
  • Services juridiques ou de conseil complexes
    

• Pour les projets dans lesquels les annulations ou les non-présentations pourraient vous coûter du temps et de l’argent. Exemples :

  • Organisation d’événements ou services pour les mariages
    
  • Commandes d’œuvres d’art personnalisées ou conceptions spécialisées
    
  • Toute situation où le travail commence immédiatement après la réservation
    

• Lorsque vous travaillez avec un nouveau client ou un client à haut risque avec lequel vous souhaitez réduire votre exposition financière. Exemples :

  • Les clients qui passent des commandes importantes ou personnalisées
    
  • Les services non remboursables ou irrécupérables
    
  • Les secteurs d’activité présentant un risque de retard ou d’annulation
    

• Lorsque les livrables ou les étapes du projet sont répartis dans le temps. Exemples :

  • Paiement au début, à mi-parcours et à la fin d’un projet
    
  • Facturation d’un acompte après la signature d’un contrat, le solde étant dû à la livraison
    

Calcul du montant approprié de l’acompte pour votre entreprise

Le montant de l'acompte à facturer doit être déterminé en trouvant un équilibre entre ce dont vous avez besoin pour protéger votre entreprise et ce qui semble raisonnable pour vos clients. Voici les critères à prendre en compte :

• Coûts initiaux : Pensez à ce que vous dépenserez avant même que le projet ne commence. Il peut s’agir de matériaux, de main-d’œuvre, de frais de location ou de déplacements. L’acompte doit couvrir ces coûts pour ne pas avoir à les payer de votre poche.

• Portée du projet : Les grands projets nécessitent souvent des acomptes plus importants, car ils sont plus coûteux à démarrer et il est plus difficile de récupérer des fonds en cas de problème. Vous pouvez généralement facturer des acomptes moins importants pour les travaux mineurs.

• Risques du projet : Les travaux sur mesure qui ne peuvent pas être revendus comportent des risques plus élevés et devraient nécessiter un acompte plus important à titre de protection si le client se rétracte. Les acomptes peuvent également contribuer à réduire le risque financier en cas de non-présentation et à renforcer l’engagement de vos clients envers le projet.

• Normes du secteur : Observez ce qui se fait typiquement dans votre domaine. Les clients sont plus enclins à accepter votre acompte s’il est similaire à ce qu’ils ont vu chez d’autres fournisseurs. Par exemple, les sites d’événements demandent souvent un acompte de 50 %, tandis que les indépendants peuvent facturer un montant plus proche de 30 %.

• Relation client : Vous voulez que l’acompte soit équitable. Pour un nouveau client, un acompte plus élevé peut être judicieux. Vous vous sentirez probablement plus à l'aise pour demander un acompte moins élevé aux clients réguliers, car vous avez déjà établi une relation avec eux.

Une fois que vous aurez pris en compte ces facteurs, vous devrez décider si vous souhaitez facturer un pourcentage ou un montant forfaitaire pour votre acompte. Les pourcentages sont plus courants pour les grands projets ou ceux dont les coûts sont plus variables (20 % à 50 % du prix total est souvent une bonne fourchette), tandis que les montants forfaitaires peuvent être plus appropriés pour les travaux moins importants ou standard (par exemple, 100 $ pour réserver un service).

Si vous proposez des acomptes remboursables, vous devez également vous assurer que vous êtes à l’aise avec le risque de devoir les restituer. Par conséquent, vous pouvez fixer un acompte légèrement inférieur à celui que vous fixeriez pour des accords non remboursables.

Exemples de scénarios

Projet simple, risque faible

• Coût total : 1 000 $

• Coûts initiaux : 200 $

• Acompte : 20 % (200 $, pour couvrir les coûts initiaux)

Projet sur mesure, risque élevé

• Coût total : 2 000 $

• Coûts initiaux : 500 $

• Acompte : 50 % (1 000 $, pour couvrir les coûts initiaux et garantir l’engagement)

Service récurrent

• Coût total : 5 000 $ échelonnés sur 6 mois

• Acompte : 25 % (1 250 $, pour couvrir la phase initiale)

Communication des conditions d’acompte aux clients

Vous devez communiquer clairement les conditions de votre acompte afin d’éviter les malentendus et d’établir une relation de confiance avec les clients. Voici comment procéder :

• Mentionnez l’exigence d’un acompte dès que possible, idéalement lors de votre première conversation ou dans votre proposition.

  • Exemple : « Pour garantir votre réservation, nous demandons un acompte de 30 % à l’avance, le solde étant dû à la livraison ».
    

• Utilisez un langage simple. Indiquez exactement à quoi sert l’acompte, son montant et sa date d’échéance.

  • Exemple : « Nous demandons un acompte de 30 % pour couvrir les matériaux et les dépenses initiales, exigibles avant le 1er jour du mois ».
    

• Expliquez la raison de l’acompte afin que les clients comprennent pourquoi il est nécessaire. Formulez-le en termes de protection pour les deux parties au contrat.

  • Exemple : « L’acompte confirme votre réservation et nous permet d’allouer du temps et des ressources à votre projet ».
    

• Documentez toujours les conditions de l’acompte par écrit. Indiquez-le dans votre contrat, votre facture ou dans un e-mail. Indiquez le montant de l’acompte, la date d’échéance et les moyens de paiement acceptés.

• Communiquez vos politiques de remboursement et d’annulation lorsque vous partagez les informations concernant l’acompte.

  • Exemple : « Les acomptes ne sont pas remboursables sauf si l’annulation est faite au moins 14 jours avant le rendez-vous ».
    

• Envoyez une facture d’acompte qui indique clairement le coût total du projet, le montant de l’acompte et ce qu’il couvre, le solde restant, la date d’échéance et ce qui se passe après le paiement.

  • Exemple : « Une fois que nous aurons reçu l’acompte, nous commencerons la phase de conception initiale et confirmerons le calendrier du projet ».
    

Voici un exemple d’e-mail pour communiquer les conditions complètes de l’acompte à votre client :

Objet : Détails de l’acompte pour votre projet

Chère/Cher [nom du client],

Nous nous réjouissons de commencer votre projet ! Pour garantir votre réservation et commencer les travaux, nous demandons un acompte de [Montant], qui correspond à [X %] du coût total du projet. Cet acompte aide à couvrir les coûts initiaux et nous permet de bloquer le temps nécessaire sur notre emploi du temps.

Voici un bref aperçu :

Coût total : [montant total]

Acompte dû : [montant de l’acompte]

Solde restant : [montant restant] dû le [date de paiement final]

L’acompte est dû au plus tard le [date d’échéance]. Une fois que nous l’aurons reçu, nous passerons aux [prochaines étapes].

Vous pouvez payer par [Moyens de paiement]. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !

Merci,
[Votre nom ou celui de votre entreprise]

Si un client ne paie pas l’acompte à la date d’échéance, envoyez-lui un rappel courtois, tel que :

Chère/Cher [nom du client],

Nous vous rappelons que l’acompte de [Montant] est dû au plus tard le [Date d’échéance] pour débuter votre projet. Il permet de s’assurer que le travail peut commencer dans les délais et que toutes les ressources sont prêtes en cas de besoin. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !