Eine Anzahlungsrechnung ist ein Rechnungsdokument, das ein/e Verkäufer/in an eine/n Käufer/in sendet, um eine Vorauszahlung für Waren oder Dienstleistungen anzufordern, bevor diese vollständig geliefert sind. Sie wird häufig in Situationen verwendet, in denen der/die Verkäufer/in eine Teilzahlung leisten muss, um mit der Arbeit beginnen zu können, oder wenn Käufer/in und Verkäufer/in vereinbaren, die Zahlungen in Phasen aufzuteilen, wobei die Anzahlung als erste Rate dient.

Zwischen August 2023 und Januar 2024 stieg die Zahl der Unternehmen mit durchschnittlichen Zahlungsfristen von über 80 Tagen um 20 %. Anzahlungsrechnungen können dazu beitragen, dieses Risiko zu senken und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen zumindest einen Teil der Gesamtzahlung umgehend erhält. Im Folgenden erörtern wir, wie Sie eine Anzahlungsrechnung strukturieren, den richtigen Anzahlungsbetrag berechnen und Ihren Kundinnen und Kunden die Bedingungen für Anzahlungen mitteilen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum ist eine Anzahlungsrechnung für Unternehmen nützlich?
  
• So strukturieren Sie eine Anzahlungsrechnung
  
• Wann sollten Sie eine Anzahlungsrechnung verwenden?
  
• So berechnen Sie den richtigen Anzahlungsbetrag für Ihr Unternehmen
  
• So teilen Sie den Kundinnen/Kunden die Bedingungen für Anzahlungen mit
  

Warum ist eine Anzahlungsrechnung für Unternehmen nützlich?

Eine Anzahlungsrechnung hilft Unternehmen, Zeit, Geld und Ressourcen zu schützen. Eine bezahlte Anzahlungsrechnung kann:

• Vorlaufkosten wie Materialkauf, Bezahlung von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen und Miete von Geräten abdecken

• Die Wahrscheinlichkeit verringern, dass ein Kunde/eine Kundin seine/ihre Meinung ändert, da er/sie bereits Geld investiert hat

• Schutz vor Totalverlusten bieten, wenn ein Kunde/eine Kundin später einen Rückzieher macht oder die Zahlung verzögert

• Zahlungserwartungen klären, beispielsweise Restzahlungen und Rückerstattungsrichtlinien, bevor Sie mit der Arbeit beginnen

• Es Ihnen ermöglichen, sich problemloser an größere Projekte zu wagen, da Sie weniger finanzielle Risiken eingehen

So strukturieren Sie eine Anzahlungsrechnung

Sie sollten Ihre Anzahlungsrechnung so strukturieren, dass sie alle Informationen enthält, die sowohl Sie als auch Ihre Kundschaft benötigen. Das sollten Sie einbeziehen.

Kopfzeile und Kontaktdaten

• Titel „Anzahlungsrechnung“

• Ihr Firmenname und Logo

• Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geschäftsadresse

• Eine eindeutige Rechnungsnummer zur Nachverfolgung

• Ausstellungsdatum

Kundeninformationen

• Name oder Firmenname des Kunden/der Kundin

• Adresse und Kontaktdaten des Kunden/der Kundin

Liste der Waren und Dienstleistungen

• Projektbeschreibung

• Produkte oder Dienstleistungen, die reserviert werden

• Arbeitsumfang

• Mengen

• Stückpreise

Anzahlungsbetrag

• Gesamtprojekt- oder Auftragskosten

• Der Anzahlungsprozentsatz oder die geschuldete Pauschalgebühr (z. B. 50 % der Gesamtkosten, pauschal 500 USD)

• Restbetrag, der nach Zahlung der Anzahlung fällig ist

Zahlungsbedingungen

• Akzeptierte Zahlungsmethoden (z. B. Banküberweisung, Kreditkarte)

• Fälligkeit der Zahlung

• Etwaige Strafen für verspätete Zahlungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen

• Rückerstattungsrichtlinie

• Stornorichtlinie

• Liefertermin oder Datum des Arbeitsbeginns, abhängig vom Erhalt der Anzahlung

Hinweise oder Zusatzinformationen

• Ein kurzes Dankeschön

• Erinnerung an alle wichtigen Details

Wann sollten Sie eine Anzahlungsrechnung verwenden?

Eine Anzahlungsrechnung ist eine gute Idee, wenn Sie Zusagen absichern, Vorlaufkosten decken oder mit Risiken umgehen müssen, bevor Sie Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen. Hier sind einige spezifische Situationen, in denen es am nützlichsten ist:

• Wenn Sie Geld für Materialien, Arbeit oder Ausrüstung ausgeben müssen, bevor Sie ein Projekt starten. Beispiele:

  • Bau- und Renovierungsprojekte
    
  • Sonderanfertigungen oder auf Bestellung gefertigte Produkte
    
  • Catering- oder Eventplanung
    

• Für Dienstleistungen, bei denen Ihre Verfügbarkeit begrenzt ist und Sie Zeit oder Ressourcen reservieren müssen. Beispiele:

  • Buchung von Terminen (z. B. Fotosessions, Beratungen, Workshops)
    
  • Vermietung von Veranstaltungsorten oder Ausrüstung
    
  • Freiberufliche Tätigkeit oder Auftragsarbeit
    

• Für langfristige oder phasenweise Projekte, die sich über Wochen oder Monate erstrecken. Beispiele:

  • Softwareentwicklung oder digitale Marketingkampagnen
    
  • Innenarchitektur- oder Landschaftsbauprojekte
    
  • Komplexe Rechts- oder Beratungsdienstleistungen
    

• Für Projekte, bei denen Stornierungen oder Nichterscheinen Sie Zeit und Geld kosten könnten. Beispiele:

  • Veranstaltungsplanung oder Hochzeitsservice
    
  • Individuelle Kunstaufträge oder Sonderanfertigungen
    
  • Jede Situation, in der die Arbeit sofort nach der Buchung beginnt
    

• Wenn Sie mit neuen Kundinnen/Kunden oder Kundinnen/Kunden mit hohem Risiko zusammenarbeiten, bei denen Sie Ihr finanzielles Risiko reduzieren möchten. Beispiele:

  • Kundinnen/Kunden, die große oder individuelle Bestellungen aufgeben
    
  • Nicht erstattungsfähige oder nicht eintreibbare Dienstleistungen
    
  • Branchen mit Verspätungs- oder Ausfallrisiko
    

• Wenn Projektergebnisse oder Meilensteine über einen bestimmten Zeitraum verteilt werden. Beispiele:

  • Abrechnung zu Beginn, in der Mitte und am Ende eines Projekts
    
  • Verlangen einer Anzahlung nach Vertragsunterzeichnung, wobei der Restbetrag bei Lieferung fällig ist
    

So berechnen Sie den richtigen Anzahlungsbetrag für Ihr Unternehmen

Bei der Frage, wie viel Sie als Anzahlung verlangen möchten, müssen Sie abwägen, welchen Betrag Sie zur Absicherung Ihres Unternehmens benötigen, und welcher Betrag Ihren Kundinnen/Kunden angemessen erscheint. Das sollten Sie beachten:

• Vorlaufkosten: Überlegen Sie, wieviel Sie ausgeben werden, bevor das Projekt überhaupt beginnt. Dazu können Materialien, Arbeitskräfte, Mietgebühren oder Reisen gehören. Die Anzahlung sollte diese Kosten decken, damit Sie sie nicht aus eigener Tasche bezahlen.

• Projektumfang: Größere Projekte erfordern oft größere Anzahlungen, da sie in der Anfangsphase teurer sind und es schwieriger ist, Gelder zurückzuerhalten, wenn etwas schief geht. Für kleinere Arbeiten können Sie in der Regel kleinere Anzahlungen verlangen.

• Projektrisiken: Maßanfertigungen, die nicht weiterverkauft werden können, sind mit höheren Risiken verbunden. Dafür sollte eine höhere Anzahlung verlangt werden, um Sie abzusichern, wenn der Kunde/die Kundin zurücktritt. Anzahlungen können auch dazu beitragen, das finanzielle Risiko von Nichterscheinen zu verringern und die Bindung Ihrer Kundinnen und Kunden an das Projekt zu stärken.

• Branchenstandards: Sehen Sie sich an, was in Ihrer Branche üblich ist. Es ist wahrscheinlicher, dass die Kundinnen/Kunden die verlangte Anzahlung akzeptieren, wenn sie denen ähnelt, die sie von anderen Anbietern kennen. Zum Beispiel verlangen Veranstaltungsorte oft eine Anzahlung von 50 %, während Freiberufler/innen eher 30 % verlangen können.

• Kundenbeziehung: Sie möchten, dass die Anzahlung fair ist. Für Erstkundinnen/-kunden kann eine höhere Anzahlung sinnvoll sein. Sie werden sich wahrscheinlich wohler damit fühlen, wenn Sie bei Stammkundinnen/-kunden eine niedrigere Anzahlung verlangen, da bereits eine Beziehung besteht.

Nachdem Sie diese Faktoren berücksichtigt haben, müssen Sie entscheiden, ob Sie einen Prozentsatz oder eine Pauschalgebühr für Ihre Anzahlung berechnen möchten. Prozentsätze sind üblicher für größere Projekte oder solche mit variableren Kosten (20 % bis 50 % des Gesamtpreises sind oft eine gute Spanne), während Pauschalgebühren für kleinere oder Standardaufträge besser geeignet sind (z. B. 100 US-Dollar für die Buchung einer Dienstleistung).

Wenn Sie rückzahlbare Anzahlungen anbieten, sollten Sie auch sicherstellen, dass Sie das Risiko eingehen, sie zurückgeben zu müssen. Dies kann bedeuten, dass Sie die Anzahlung etwas niedriger ansetzen als bei nicht erstattungsfähigen Vereinbarungen.

Beispielszenarien

Einfacher Auftrag, geringes Risiko

• Gesamtkosten: 1.000 $

• Vorlaufkosten: 200 $

• Anzahlung: 20 % (200 $, zur Deckung der Vorlaufkosten)

Kundenspezifisches Projekt, hohes Risiko

• Gesamtkosten: 2.000 $

• Vorlaufkosten: 500 $

• Anzahlung: 50 % (1.000 $, zur Deckung der Vorlaufkosten und zur Sicherstellung der Projektbindung)

Kontinuierliche Dienstleistung

• Gesamtkosten: 5.000 $ über 6 Monate

• Anzahlung: 25 % (1.250 $ für die Anfangsphase)

So teilen Sie den Kundinnen/Kunden die Bedingungen für Anzahlungen mit

Sie sollten Ihre Anzahlungsbedingungen klar kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden und Vertrauen bei den Kundinnen und Kunden aufzubauen. Darauf sollten Sie achten:

• Erwähnen Sie die Anzahlungspflicht so schnell wie möglich – idealerweise bei Ihrem ersten Gespräch oder in Ihrem Angebot.

  • Beispiel: „Zur Absicherung Ihrer Buchung benötigen wir eine Anzahlung von 30 % im Voraus, Restbetrag fällig bei Fertigstellung.“
    

• Verwenden Sie eine einfache Sprache. Geben Sie genau an, wofür die Anzahlung bestimmt ist, wie hoch sie ist und wann sie fällig ist.

  • Beispiel: „Wir verlangen eine Anzahlung von 30 % zur Deckung von Material- und Vorabkosten, fällig bis zum 1. des Monats.“
    

• Erläutern Sie den Grund für die Anzahlung, damit die Kundinnen/Kunden verstehen, warum sie notwendig ist. Formulieren Sie es so, dass beide Seiten der Vereinbarung abgesichert sind.

  • Beispiel: „Mit der Anzahlung wird Ihre Buchung bestätigt und wir haben die Möglichkeit, Zeit und Ressourcen für Ihr Projekt bereitzustellen.“
    

• Dokumentieren Sie die Bedingungen für die Anzahlung immer schriftlich. Tun Sie dies entweder in Ihrem Vertrag, auf Ihrer Rechnung oder in einer E-Mail. Geben Sie den Anzahlungsbetrag, das Fälligkeitsdatum und die akzeptierten Zahlungsmethoden an.

• Teilen Sie Ihre Rückerstattungs- und Stornierungsrichtlinien mit, wenn Sie die Informationen zur Anzahlung übermitteln.

  • Beispiel: „Anzahlungen werden nicht zurückerstattet, es sei denn, die Stornierung erfolgt mindestens 14 Tage vor dem Termin.“
    

• Senden Sie eine Anzahlungsrechnung, in der die Gesamtkosten des Projekts, der Anzahlungsbetrag, was dadurch abgedeckt ist, der verbleibende Restbetrag, die Fälligkeit und das weitere Vorgehen nach der Zahlung klar dargelegt sind.

  • Beispiel: „Sobald wir die Anzahlung erhalten haben, beginnen wir mit der ersten Entwurfsphase und bestätigen den Zeitplan für das Projekt.“
    

Hier ist eine Beispiel-E-Mail, um Ihren Kundinnen/Kunden die vollständigen Anzahlungsbedingungen mitzuteilen:

Betreff: Anzahlungsdetails für Ihr Projekt

Hallo [Name des Kunden/der Kundin],

Wir freuen uns auf Ihr Projekt! Um Ihre Buchung abzusichern und mit der Arbeit zu beginnen, benötigen wir eine Anzahlung in Höhe von [Betrag], was [X%] der Gesamtkosten des Projekts entspricht. Diese Anzahlung trägt zur Deckung der anfänglichen Kosten bei und ermöglicht es uns, die notwendige Zeit nach unserem Zeitplan zu blockieren.

Hier ist eine kurze Aufschlüsselung:

Gesamtkosten: [Gesamtbetrag]

Fällige Anzahlung: [Anzahlungsbetrag]

Verbleibender Saldo: [Verbleibender Betrag] fällig am [Enddatum der Zahlung]

Die Anzahlung ist am [Fälligkeitsdatum] fällig. Sobald wir diese erhalten haben, informieren wir Sie über die [nächsten Schritte].

Sie können mit folgenden [Zahlungsmethoden] bezahlen. Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie Fragen haben!

Vielen Dank,
[Ihr Name oder Ihr Unternehmen]

Wenn ein Kunde/eine Kundin die Anzahlung nicht bis zum Fälligkeitsdatum leistet, senden Sie eine höfliche Erinnerung, z. B. die folgende:

Hallo [Name des Kunden/der Kundin],

Nur eine kurze Erinnerung, dass die Anzahlung von [Betrag] bis zum [Fälligkeitsdatum] fällig ist, um mit Ihrem Projekt fortzufahren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Arbeiten pünktlich beginnen können und alle Ressourcen bei Bedarf zur Verfügung stehen. Wenden Sie sich an uns, falls Sie weitere Fragen haben.