ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำคือเอกสารการเรียกเก็บเงินที่ผู้ขายส่งให้ผู้ซื้อเพื่อขอให้ชำระเงินล่วงหน้าสำหรับสินค้าหรือบริการก่อนที่จะส่งมอบครบถ้วน มักใช้ในสถานการณ์ที่ผู้ขายจำเป็นต้องได้รับการชำระเงินบางส่วนเพื่อเริ่มงาน หรือเมื่อผู้ซื้อและผู้ขายตกลงที่จะแบ่งการชำระเงินออกเป็นระยะ โดยให้จ่ายเงินมัดจำเป็นงวดแรก

ระหว่างเดือนสิงหาคม 2023 ถึงมกราคม 2024 มีจำนวนบริษัทเพิ่มขึ้น 20% ที่รายงานเวลาการชำระเงินเฉลี่ยมากกว่า 80 วัน ใบแจ้งเงินหนี้มัดจำสามารถบรรเทาความเสี่ยงนี้ได้ และช่วยให้มั่นใจว่าธุรกิจของคุณได้รับการชำระเงินอย่างน้อยส่วนหนึ่งของยอดรวมทันที ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงวิธีการจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ คำนวณจำนวนเงินมัดจำที่ถูกต้อง และแจ้งเงื่อนไขเงินมัดจำให้ลูกค้าทราบ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เหตุใดใบแจ้งหนี้เงินมัดจำจึงมีประโยชน์สําหรับธุรกิจ
  
• วิธีจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้เงินมัดจํา
  
• คุณควรใช้ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำเมื่อใด
  
• วิธีคํานวณจํานวนเงินมัดจำที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
  
• วิธีการแจ้งข้อกําหนดเงินมัดจำให้ลูกค้าทราบ
  

เหตุใดใบแจ้งหนี้เงินมัดจำจึงมีประโยชน์สําหรับธุรกิจ

ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำจะช่วยธุรกิจปกป้องเวลา เงิน และทรัพยากรของตน ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำที่ชําระแล้วจะมีประโยชน์ดังนี้

• ครอบคลุมต้นทุนล่วงหน้า เช่น การซื้อวัสดุ การจ่ายเงินพนักงาน และการเช่าอุปกรณ์

• ลดโอกาสที่ลูกค้าจะเปลี่ยนใจเนื่องจากได้ลงทุนไปแล้ว

• ปกป้องคุณจากการสูญเสียทั้งหมดหากลูกค้าถอนตัวหรือชำระเงินล่าช้าในภายหลัง

• ชี้แจงถึงความคาดหวังการชำระเงิน เช่น การชำระเงินที่เหลือ และนโยบายการคืนเงิน ก่อนเริ่มงาน

• ช่วยให้คุณทุ่มเทกับโครงการใหญ่ๆ ได้อย่างสบายใจมากขึ้น เนื่องจากคุณต้องรับความเสี่ยงทางการเงินน้อยลง

วิธีจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้เงินมัดจํา

คุณจะต้องจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้เงินมัดจำเพื่อแสดงข้อมูลทั้งหมดที่คุณและลูกค้าต้องการ ข้อมูลที่ควรระบุมีดังนี้

ส่วนหัวและข้อมูลติดต่อ

• ชื่อ "ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ"

• ชื่อธุรกิจและโลโก้ของคุณ

• อีเมลธุรกิจ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ธุรกิจของคุณ

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันสําหรับการติดตาม

• วันที่ออก

ข้อมูลลูกค้า

• ชื่อของลูกค้าหรือชื่อธุรกิจ

• ที่อยู่ของลูกค้าและรายละเอียดการติดต่อ

รายการของสินค้าหรือบริการ

• คําอธิบายโครงการ

• สินค้าหรือบริการที่จองไว้

• ขอบเขตงาน

• ปริมาณ

• ราคาต่อหน่วย

จํานวนเงินมัดจำ

• ต้นทุนโครงการหรือคำสั่งซื้อรวม

• เปอร์เซ็นต์เงินมัดจำหรือค่าธรรมเนียมคงที่ (เช่น 50% ของค่าใช้จ่ายรวม คงที่ 500 ดอลลาร์สหรัฐ)

• ยอดคงเหลือที่ครบกําหนดชําระหลังจากชําระค่ามัดจํา

เงื่อนไขการชําระเงิน

• วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ (เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเครดิต)

• วันครบกําหนดชําระเงิน

• ค่าปรับสำหรับการชําระเงินที่ล่าช้า

ข้อกําหนดและเงื่อนไข

• นโยบายการคืนเงิน

• นโยบายการยกเลิก

• วันที่ส่งมอบหรือวันเริ่มต้นทํางาน ขึ้นอยู่กับการได้รับเงินมัดจำ

หมายเหตุหรือข้อมูลเพิ่มเติม

• คำขอบคุณสั้นๆ

• แจ้งเตือนเกี่ยวกับรายละเอียดที่สําคัญ

คุณควรใช้ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำเมื่อใด

ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำเป็นแนวคิดที่ดีเมื่อคุณต้องการรักษาความมุ่งมั่น ครอบคลุมต้นทุนล่วงหน้า หรือจัดการความเสี่ยงก่อนที่คุณจะส่งมอบสินค้าหรือบริการ ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์เฉพาะที่ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำมีประโยชน์มากที่สุด

• หากคุณจำเป็นต้องใช้เงินสำหรับวัสดุ แรงงาน หรืออุปกรณ์ ก่อนจะเริ่มโครงการ ตัวอย่างเช่น

  • โครงการก่อสร้างและปรับปรุง
    
  • การผลิตแบบกำหนดเองหรือผลิตภัณฑ์ตามสั่ง
    
  • การจัดเลี้ยงหรือการวางแผนงานอีเว้นท์
    

• สําหรับบริการที่มีข้อจํากัดด้านการให้บริการ และคุณต้องจองเวลาหรือทรัพยากรไว้ ตัวอย่างเช่น

  • การจองนัดหมาย (เช่น เซสชั่นถ่ายภาพ การให้คำปรึกษา การอบรม)
    
  • บริการให้เช่าสถานที่หรืออุปกรณ์
    
  • ฟรีแลนซ์หรือสัญญาจ้าง
    

• สําหรับโครงการระยะยาวหรือเป็นระยะในช่วงสัปดาห์หรือเดือน ตัวอย่างเช่น

  • การพัฒนาซอฟต์แวร์หรือแคมเปญการตลาดดิจิทัล
    
  • โครงการออกแบบภายในหรือจัดภูมิทัศน์
    
  • บริการด้านกฎหมายหรือการให้คําปรึกษาที่ซับซ้อน
    

• สำหรับโครงการที่การยกเลิกหรือไม่มาตามนัดอาจทำให้คุณเสียเวลาและเงิน ตัวอย่างเช่น

  • บริการวางแผนจัดงานหรือแต่งงาน
    
  • งานสั่งทำศิลปะตามสั่งหรือการออกแบบเฉพาะทาง
    
  • สถานการณ์ใดๆ ที่เริ่มทํางานทันทีหลังการจอง
    

• เมื่อคุณทํางานร่วมกับลูกค้าใหม่หรือมีความเสี่ยงสูงซึ่งคุณต้องการลดความเสี่ยงทางการเงิน ตัวอย่างเช่น

  • ลูกค้าที่สั่งซื้อสินค้าจำนวนมากหรือสั่งผลิตพิเศษ
    
  • บริการที่ไม่สามารถขอคืนเงินหรือเรียกคืนได้
    
  • อุตสาหกรรมที่มีความเสี่ยงที่จะเกิดความล่าช้าหรือการยกเลิก
    

• เมื่อผลงานส่งมอบหรือเป้าหมายสำคัญๆ ของโครงการถูกแยกออกตามระยะเวลา ตัวอย่างเช่น

  • เรียกเก็บเงินในช่วงเริ่มต้น ระยะกลาง และสิ้นสุดโครงการ
    
  • การเรียกเก็บเงินมัดจำหลังจากเซ็นสัญญา และส่วนที่เหลือจะต้องชำระเมื่อส่งมอบสินค้า
    

วิธีคํานวณจํานวนเงินมัดจำที่เหมาะสมสําหรับธุรกิจของคุณ

การคำนวณว่าจะต้องเรียกเก็บค่ามัดจำเท่าใดนั้นต้องพิจารณาถึงความสมดุลระหว่างสิ่งที่คุณต้องการ เพื่อปกป้องธุรกิจของคุณและสิ่งที่ทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกสมเหตุสมผล สิ่งที่ควรพิจารณามีดังนี้

• ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า: ลองคิดถึงสิ่งที่คุณจะใช้จ่ายก่อนเริ่มโครงการ ซึ่งอาจรวมถึงวัสดุ ค่าแรง ค่าธรรมเนียมการเช่า หรือการเดินทาง เงินมัดจำควรครอบคลุมค่าใช้จ่ายเหล่านี้เพื่อที่คุณจะไม่ต้องใช้เงินตนเองก่อน

• ขอบเขตโครงการ: โครงการขนาดใหญ่โดยทั่วไปจะต้องใช้เงินมัดจำจำนวนมาก เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นสูงกว่า และหากเกิดปัญหาใดๆ ขึ้น ก็จะกู้คืนเงินได้ยากกว่า โดยทั่วไปแล้ว คุณสามารถเรียกเก็บเงินมัดจำจำนวนน้อยลงสำหรับงานเล็กๆ น้อยๆ ได้

• ความเสี่ยงเกี่ยวกับโครงการ: งานที่กำหนดเองซึ่งไม่สามารถขายต่อได้นั้นมีความเสี่ยงที่สูงกว่าและควรต้องวางมัดจำมากขึ้นเพื่อปกป้องคุณในกรณีที่ลูกค้าถอนตัว นอกจากนี้ เงินมัดจํายังช่วยลดความเสี่ยงทางการเงินจากการไม่ดำเนินการตามนัดและเสริมสร้างความมุ่งมั่นของลูกค้าของคุณที่มีต่อโครงการอีกด้วย

• บรรทัดฐานของอุตสาหกรรม: ลองดูสิ่งที่เป็นเรื่องปกติในสายงานของคุณ ลูกค้าจะมีแนวโน้มที่จะยอมจ่ายเงินมัดจำมากขึ้น หากเงินมัดจำน้นมีความคล้ายคลึงกับที่พวกเขาเคยเห็นจากผู้ขายรายอื่น ตัวอย่างเช่น สถานที่จัดงานกิจกรรมมักจะขอเงินมัดจำ 50% ในขณะที่ผู้ทํางานอิสระอาจเรียกเก็บเงินมากขึ้นถึง 30%

• ความสัมพันธ์ลูกค้า: คุณต้องทำให้การเรียกเก็บเงินมัดจำมีความยุติธรรม สำหรับลูกค้าใหม่ การวางเงินมัดจำจำนวนมากขึ้นอาจดูสมเหตุสมผล คุณอาจรู้สึกสบายใจมากกว่าที่จะเรียกเก็บเงินมัดจำจำนวนน้อยลงสำหรับลูกค้าประจำเนื่องจากมีความสัมพันธ์กันอยู่แล้ว

เมื่อคุณได้พิจารณาปัจจัยเหล่านี้แล้ว คุณจะต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเป็นเปอร์เซ็นต์หรือค่าธรรมเนียมคงที่สำหรับเงินมัดจำที่จะเรียกเก็บ การเรียกเก็บเป็นเปอร์เซ็นต์มักพบได้บ่อยสำหรับโครงการขนาดใหญ่หรือโครงการที่มีต้นทุนผันแปรมากขึ้น (20%–50% ของราคาทั้งหมด) ในขณะที่ค่าธรรมเนียมแบบคงที่อาจเหมาะสมกว่าสำหรับงานขนาดเล็กหรือแบบมาตรฐาน (เช่น 100 ดอลลาร์ในการจองบริการ)

หากคุณเสนอเงินมัดจำที่สามารถขอคืนได้ คุณควรตรวจสอบด้วยว่าคุณสบายใจกับความเสี่ยงที่จะต้องคืนเงินมัดจำนั้นหรือไม่ ซึ่งนี่อาจหมายถึงการตั้งค่ามัดจำให้ต่ำกว่าเล็กน้อยสำหรับข้อตกลงแบบไม่คืนเงินมัดจำ

สถานการณ์ตัวอย่าง

งานง่าย ความเสี่ยงต่ํา

• ค่าใช้จ่ายรวม: $1,000

• ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า: $200

• ค่ามัดจํา: 20% (200 ดอลลาร์สหรัฐ เพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายล่วงหน้า)

โครงการที่กำหนดเอง มีความเสี่ยงสูง

• ค่าใช้จ่ายรวม: $2,000

• ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า: $500

• ค่ามัดจํา: 50% (1,000 ดอลลาร์สหรัฐ เพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายล่วงหน้าและรับรองว่าจะดำเนินการ)

การบริการต่อเนื่อง

• ค่าใช้จ่ายรวม: $5,000 มากกว่า 6 เดือน

• ค่ามัดจํา: 25% (1,250 ดอลลาร์สหรัฐ เพื่อให้ครอบคลุมช่วงการใช้งานครั้งแรก)

วิธีการแจ้งข้อกําหนดเงินมัดจำให้ลูกค้าทราบ

คุณควรแจ้งเงื่อนไขเงินมัดจำของคุณอย่างชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและสร้างความไว้วางใจกับลูกค้า วิธีการมีดังนี้

• กล่าวถึงข้อกำหนดการวางเงินมัดจำโดยเร็วที่สุด โดยควรทำในระหว่างการสนทนาครั้งแรกหรือในข้อเสนอของคุณ

  • ตัวอย่าง: “เพื่อยืนยันการจองของคุณ เราต้องการเงินมัดจำล่วงหน้า 30% และส่วนที่เหลือจะต้องชำระเมื่องานเสร็จสมบูรณ์”
    

• ใช้ภาษาเรียบง่าย แจ้งรายละเอียดให้ชัดเจนว่าต้องการเงินมัดจำเท่าไร และครบกำหนดเมื่อใด

  • ตัวอย่าง: “เราต้องการเงินมัดจำ 30% เพื่อชำระค่าวัสดุและค่าใช้จ่ายล่วงหน้า โดยกำหนดชำระภายในวันที่ 1 ของเดือน”
    

• อธิบายเหตุผลของการเรียกเก็บเงินมัดจำเพื่อให้ลูกค้าเข้าใจถึงความจำเป็น กำหนดกรอบในแง่ของการปกป้องทั้งสองฝ่ายของข้อตกลง

  • ตัวอย่าง: "เงินมัดจำเป็นการยืนยันการจองและช่วยให้เราจัดสรรเวลาและทรัพยากรให้กับโครงการของคุณได้"
    

• บันทึกข้อกําหนดการจ่ายเงินมัดจำเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอ ดำเนินการดังกล่าวกับสัญญาของคุณ ใบแจ้งหนี้ หรืออีเมล ระบุจำนวนเงินมัดจำ วันครบกำหนด และวิธีการชำระเงินที่ยอมรับ

• แจ้งนโยบายการคืนเงินและการยกเลิกของคุณเมื่อคุณแจ้งข้อมูลเงินมัดจำให้ลูกค้าทราบ

  • ตัวอย่าง: "ไม่สามารถคืนเงินค่ามัดจําได้ เว้นแต่จะมีการยกเลิกล่วงหน้าอย่างน้อย 14 วันก่อนวันนัดหมาย"
    

• ส่งใบแจ้งหนี้เงินมัดจำที่สรุปต้นทุนรวมของโครงการ จำนวนเงินมัดจำและสิ่งที่ต้องชำระ ยอดเงินคงเหลือ วันครบกำหนด และสิ่งที่จะต้องดำเนินการต่อไปหลังจากชำระเงิน

  • ตัวอย่าง: "เมื่อได้รับเงินมัดจำแล้ว เราจะเริ่มขั้นตอนการออกแบบในขั้นแรกและยืนยันลําดับเวลาของโครงการ"
    

ต่อไปนี้คือตัวอย่างอีเมลแจ้งข้อกําหนดการจ่ายเงินมัดจำแบบเต็มแก่ลูกค้า

หัวเรื่อง: รายละเอียดเงินมัดจำสําหรับโครงการของคุณ

สวัสดี คุณ [ชื่อลูกค้า]

เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะได้เริ่มต้นโครงการของคุณ เพื่อยืนยันการจองของคุณและเริ่มต้นการทำงาน เรากำหนดให้คุณชำระเงินมัดจำ[จำนวนเงิน] ซึ่งเป็น [X%] ของต้นทุนโครงการทั้งหมด เงินมัดจำนี้จะช่วยครอบคลุมค่าใช้จ่ายเบื้องต้นและทำให้เราสามารถจัดสรรเวลาที่จำเป็นในตารางเวลาของเราได้

รายละเอียดสั้นๆ มีดังนี้

ค่าใช้จ่ายรวม: [ยอดรวม]

ครบกําหนดชำระเงินมัดจำ: [จํานวนเงินมัดจำ]

ยอดคงเหลือ: [จํานวนคงเหลือ]ครบกําหนด [วันที่ชำระเงินสุดท้าย]

เงินมัดจําจะครบกําหนดชําระภายในวันที่ [วันครบกําหนด] เมื่อได้รับแล้ว เราจะ[ขั้นตอนต่อๆ ไป]

คุณสามารถชําระเงินผ่าน[วิธีการชําระเงิน] โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีข้อสงสัยใดๆ

ขอบคุณ
[ชื่อหรือธุรกิจของคุณ]

หากลูกค้าไม่ชําระเงินมัดจําภายในวันที่กําหนด ส่งคำเตือนอย่างสุภาพ เช่น

สวัสดี คุณ [ชื่อลูกค้า]

โปรดทราบว่าว่าเงินมัดจำ [จำนวนเงิน] จะต้องชำระภายใน [วันครบกำหนด] เพื่อดำเนินการโครงการของคุณต่อไป การดําเนินการนี้จะช่วยให้มั่นใจว่างานจะเริ่มต้นได้ตรงเวลาและทรัพยากรทั้งหมดพร้อมใช้งานเมื่อจําเป็น โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีข้อสงสัยใดๆ