Une facture d'acompte est un document de facturation qu'un vendeur envoie à un acheteur pour demander le paiement initial de biens ou de services avant qu'ils ne soient entièrement livrés. Ce document est souvent utilisé dans les situations où le vendeur a besoin d'obtenir un paiement partiel pour commencer les travail ou lorsque l'acheteur et le vendeur conviennent de fractionner les paiements en étapes, l'acompte servant de premier versement.

Entre août 2023 et janvier 2024, il y a eu une augmentation de 20 % du nombre d'entreprises déclarant des délais de paiement moyens supérieurs à 80 jours. Les factures d'acompte peuvent contribuer à atténuer ce risque et à garantir que votre entreprise recevra rapidement au moins une partie du paiement total. Ci-dessous, nous verrons comment structurer une facture d'acompte, calculer le bon montant d'acompte et communiquer les conditions d'acompte aux clients.

Contenu de cet article

• Pourquoi une facture d'acompte est-elle utile pour les entreprises?
  
• Comment structurer une facture d'acompte
  
• Quand faut-il utiliser une facture d'acompte?
  
• Comment calculer le bon montant d'acompte pour votre entreprise
  
• Comment communiquer les conditions d'acompte aux clients
  

Pourquoi une facture d'acompte est-elle utile pour les entreprises?

Une facture d'acompte permet aux entreprises de protéger leur temps, leur argent et leurs ressources. Une facture d'acompte payé peut :

• Couvrir les coûts initiaux tels que l'achat de matériaux, le paiement des employés et la location d'équipement.

• Réduire les risques qu'un client change d'avis, puisqu'il a déjà investi de l'argent

• Vous protéger contre les pertes totales si un client annule plus tard ou retarde le paiement.

• Clarifier les attentes en matière de paiement, comme les paiements restants et les politiques de remboursement, avant le début du travail.

• Vous permettre de vous engager plus confortablement dans des projets plus importants, car vous prenez moins de risques financiers.

Comment structurer une facture d'acompte

Vous devez structurer votre facture d'acompte de manière à afficher toutes les informations dont vous et votre client avez besoin. Voici ce qu'il faut inclure.

En-tête et coordonnées

• Un titre « Facture d’acompte »

• Le nom et le logo de votre entreprise

• Votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et votre adresse professionnelle

• Un numéro unique de facture pour le suivi

• Date d'émission

Informations client

• Nom du client ou nom de l'entreprise

• L'adresse et les coordonnées du client

Liste de biens ou services

• Description du projet

• Produits ou services faisant l'objet d'une réservation

• Énoncé des travaux

• Quantités

• Prix unitaires

Montant de l'acompte

• Coût total du projet ou de la commande

• Le pourcentage de l'acompte ou les frais fixes dus (p. ex., 50 % du coût total, 500 $ forfaitaires)

• Solde restant dû après le paiement de l'acompte

Conditions de paiement

• Moyens de paiement acceptés (p. ex. virement bancaire, carte de crédit)

• Date d'échéance du paiement

• Les éventuelles pénalités de retard de paiement

Conditions générales

• Politique de remboursement

• Politique d'annulation

• Date de livraison ou date de début du travail sous réserve de la réception de l'acompte

Notes ou informations complémentaires

• Un bref remerciement

• Rappel de tous les détails importants

Quand utiliser une facture d'acompte?

Une facture d'acompte est une bonne idée lorsque vous devez obtenir un engagement, couvrir des coûts initiaux ou gérer des risques avant de livrer des biens ou des services. Voici quelques situations spécifiques où cela est le plus utile :

• Si vous devez dépenser de l'argent pour des matériaux, de la main-d'œuvre ou de l'équipement avant de commencer un projet. Exemples :

  • Projets de construction et de rénovation
    
  • Fabrication sur mesure ou sur commande de produits
    
  • Traiteur ou organisation d'événements
    

• Pour les services dont la disponibilité est limitée et pour lesquels vous devez réserver du temps ou des ressources. Exemples :

  • Prise de rendez-vous (p. ex., séances de photographie, consultations, ateliers)
    
  • Location de salles ou d'équipements
    
  • Travail indépendant ou contractuel
    

• Pour les projets à long terme ou par étapes qui s'étendent sur des semaines ou des mois. Exemples :

  • Développement de logiciels ou campagnes marketing numériques
    
  • Projets de décoration d'intérieur ou d'aménagement paysager
    
  • Services juridiques ou de conseil complexes
    

• Pour les projets où les annulations ou les clients défaillants pourraient vous coûter du temps et de l'argent. Exemples :

  • Organisation d'événements ou services de mariage
    
  • Commandes d'œuvres d'art personnalisées ou conceptions spécialisées
    
  • Toute situation où le travail commence immédiatement après la réservation
    

• Lorsque vous travaillez avec un nouveau client ou un client à haut risque avec lequel vous souhaitez réduire vos enjeux financiers. Exemples :

  • Les clients qui passent des commandes importantes ou personnalisées
    
  • Services non remboursables ou irrécupérables
    
  • Secteurs d'activité présentant un risque de retard ou d'annulation
    

• Lorsque les livrables ou les étapes du projet sont répartis dans le temps. Exemples :

  • Facturation au début, à mi-parcours et à la fin d'un projet
    
  • Facturation d'un acompte après la signature d'un contrat, le solde étant dû à la livraison
    

Comment calculer le bon montant d'acompte pour votre entreprise

Pour déterminer le montant à facturer à titre d'acompte, il faut trouver un équilibre entre ce dont vous avez besoin pour protéger votre entreprise et ce qui semble raisonnable à vos clients. Vous trouverez ci-dessous les éléments à prendre en compte.

• Coûts initiaux : Pensez à ce que vous dépenserez avant même que le projet ne commence. Il peut s'agir de matériaux, de main-d'œuvre, de frais de location ou de déplacements. L'acompte doit couvrir ces coûts afin que vous ne payiez pas de votre poche.

• Portée du projet : Les projets plus importants nécessitent souvent des acomptes plus importants, car ils sont plus coûteux à démarrer et il est plus difficile de récupérer des fonds en cas de problème. Vous pouvez généralement facturer des acomptes plus petits pour des projets moins importants.

• Risques du projet : Un travail sur mesure qui ne peut pas être revendu comporte des risques plus élevés et devrait nécessiter un acompte plus important pour vous protéger si le client annule le projet. Les acomptes peuvent également contribuer à réduire le risque financier en cas de clients défaillants et à renforcer l'engagement de vos clients envers le projet.

• Normes du secteur : Regardez ce qui est typique dans votre domaine. Les clients sont plus enclins à accepter votre acompte s'il est similaire à ce qu'ils ont observé chez d'autres fournisseurs. Par exemple, les lieux d'événements demandent souvent un acompte de 50 %, tandis que les travailleurs indépendants peuvent facturer un montant plus près de 30 %.

• Relation client : Vous voulez que l'acompte soit équitable. Pour un nouveau client, un acompte plus élevé peut être judicieux. Vous vous sentirez probablement plus à l'aise de facturer un acompte moins élevé aux clients réguliers, car une relation a déjà été établie.

Une fois que vous aurez pris en compte ces facteurs, vous devrez décider si vous souhaitez facturer un pourcentage ou des honoraires forfaitaires pour votre acompte. Les pourcentages sont plus courants pour les projets plus importants ou ceux dont les coûts sont plus variables (20 % à 50 % du prix total est souvent une bonne fourchette), tandis que les honoraires forfaitaires peuvent mieux fonctionner pour les projets plus petits ou standard (par exemple, 100 $ pour réserver un service).

Si vous offrez des acomptes remboursables, vous devez également vous assurer que vous êtes à l'aise avec le risque de devoir les rendre. Cela peut signifier que l'acompte est légèrement inférieur à celui que vous feriez pour les accords non remboursables.

Exemples de scénarios

Travail simple, faible risque

• Coût total : 1 000 $

• Coûts initiaux : 200 $

• Acompte : 20 % (200 $, pour couvrir les coûts initiaux)

Projet sur mesure, à haut risque

• Coût total : 2 000 $

• Coûts initiaux : 500 $

• Acompte : 50 % (1 000 $, pour couvrir les coûts initiaux et garantir l'engagement)

Service continu

• Coût total : 5 000 $ échelonnés sur 6 mois

• Acompte : 25 % (1 250 $, pour couvrir la phase initiale)

Comment communiquer les conditions d'acompte aux clients

Vous devez communiquer clairement les conditions de votre acompte afin d'éviter les malentendus et d'établir une relation de confiance avec les clients. Voici comment procéder :

• Mentionnez l'exigence de l'acompte dès que possible, idéalement lors de votre première conversation ou dans votre proposition.

  • Exemple : « Pour garantir votre réservation, nous demandons un acompte de 30 % à l'avance, le solde étant dû à la fin du travail. »
    

• Utilisez un langage simple. Indiquez exactement à quoi sert l'acompte, son montant et sa date d'échéance.

  • Exemple : « Nous demandons un acompte de 30 % pour couvrir les frais liés aux matériaux et les dépenses initiales, le montant étant exigible avant le 1er jour du mois. »
    

• Expliquez la raison de l'acompte afin que les clients comprennent pourquoi il est nécessaire. Formulez l'exigence de sorte à faire comprendre qu'il s'agit de protéger les deux parties de l'accord.

  • Exemple : « L'acompte confirme votre réservation et nous permet d'allouer du temps et des ressources à votre projet. »
    

• Documentez toujours les conditions de l'acompte par écrit. Faites-le dans votre contrat, votre facture ou dans un courriel. Indiquez le montant de l'acompte, la date d'échéance et les moyens de paiement acceptés.

• Communiquez vos politiques de remboursement et d'annulation lorsque vous partagez les informations relatives à l'acompte.

  • Exemple : « Les acomptes ne sont pas remboursables sauf si l'annulation est faite au moins 14 jours avant le rendez-vous. »
    

• Envoyez une facture d'acompte qui indique clairement le coût total du projet, le montant de l'acompte et ce qu'il couvre, le solde restant, la date d'échéance et ce qui se passe après le paiement.

  • Exemple : « Une fois que nous aurons reçu l'acompte, nous commencerons la phase de conception initiale et confirmerons le calendrier du projet. »
    

Voici un exemple de courriel pour communiquer les conditions complètes de l'acompte à votre client :

Objet : Détails de l'acompte pour votre projet

Bonjour [nom du client],

Nous sommes impatients de commencer votre projet! Pour garantir votre réservation et commencer le travail, nous demandons un acompte de [montant], qui correspond à [X %] du coût total du projet. Cet acompte aide à couvrir les coûts initiaux et nous permet de bloquer le temps nécessaire sur notre emploi du temps.

En voici un bref aperçu :

Coût total : [montant total]

Acompte dû : [montant de l'acompte]

Solde restant : [montant restant] dû le [date de paiement final]

L'acompte est dû au plus tard le [date d'échéance]. Une fois que nous l'aurons reçu, nous [prochaines étapes].

Vous pouvez payer par : [moyens de paiement]. N'hésitez pas à nous écrire si vous avez des questions!

Merci,
[Votre nom ou votre entreprise]

Si un client ne paie pas l'acompte à la date d'échéance, envoyez-lui un rappel poli, comme ce qui suit :

Bonjour [nom du client],

Nous tenons à vous rappeler que l'acompte de [montant] est dû au plus tard le [date d'échéance] pour pouvoir donner suite à votre projet. Cela permet de garantir que le travail pourra commencer à temps et que toutes les ressources seront prêtes en cas de besoin. N'hésitez pas à nous écrire si vous avez des questions!