存款账单是卖方发送给买方的账单文件，请求在商品或服务完全交付之前提前支付款项。通常在卖方需要确保部分付款才能开始工作，或者买卖双方同意将付款分阶段进行时使用，存款作为第一笔分期付款。

2023 年 8 月到 2024 年 1 月间，报告平均付款时间超过 80 天的公司数量增加了 20%。存款账单可以帮助减轻这种风险，确保您的业务至少能及时收到部分款项。接下来，我们将讨论如何构建存款账单、计算正确的存款金额，并与客户沟通存款条款。

目录

• 为什么存款账单对企业有用？
  
• 如何构建存款账单
  
• 何时应使用存款账单？
  
• 如何为您的企业计算正确的存款金额
  
• 如何与客户沟通存款条款
  

为什么存款账单对企业有用？

存款账单有助于企业保护其时间、资金和资源。已支付的存款账单可以：

• 支付前期成本，例如购买材料、支付员工工资和租赁设备

• 降低客户改变主意的可能性，因为他们已经支付了款项

• 保护您免受客户后续撤单或延迟付款导致的全部损失

• 在工作开始之前明确付款预期，例如剩余付款和退款政策

• 使您更舒适地承接更大项目，因为承担的财务风险较小

如何构建存款账单

您需要构建存款账单，确保包括所有客户和您所需的信息。以下是应包括的内容。

标题和联系信息

• “存款账单”标题

• 您的公司名称和徽标

• 您的公司电子邮件、电话号码和公司地址

• 一个唯一的账单号用于追踪

• 开具日期

客户信息

• 客户姓名或公司名称

• 客户地址和联系信息

商品或服务清单

• 项目描述

• 被预定的产品或服务

• 工作范围

• 数量

• 单价

存款金额

• 项目或订单总成本

• 应付的存款百分比或固定费用（例如，总费用的 50%，或 500 美元）

• 存款支付后应付的剩余余额

付款条件

• 接受的支付方式（例如，银行转账、信用卡）

• 付款到期日

• 迟付款的处罚

条款和条件

• 退款政策

• 取消政策

• 收到存款后开始交付日期或工作开始日期

备注或附加信息

• 简短的感谢语

• 重要细节的提醒

何时应使用存款账单？

存款账单是当您需要确保承诺、支付前期费用或在交付商品或服务之前管理风险时的一个好选择。以下是一些使用存款账单最有用的具体情况：

• 如果您需要在开始项目之前花费资金购买材料、人工或设备。例如：

  • 建筑和装修项目
    
  • 定制制造或定做产品
    
  • 餐饮或活动策划
    

• 对于您可用时间有限，需要预留时间或资源的服务。例如：

  • 预约预定（例如摄影、咨询、工作坊）
    
  • 场地或设备租赁
    
  • 自由职业或合同工作
    

• 对于跨越几周或几个月的长期或分阶段项目。例如：

  • 软件开发或数字营销活动
    
  • 室内设计或景观项目
    
  • 复杂的法律或咨询服务
    

• 对于那些取消或未出现可能会浪费时间和金钱的项目。例如：

  • 活动策划或婚礼服务
    
  • 定制艺术委托或专业设计
    
  • 任何工作在预定后立即开始的情况
    

• 当您与新的或高风险的客户合作时，希望减少您的财务风险。例如：

  • 进行大宗或定制订单的客户
    
  • 不可退款或无法追回的服务
    
  • 有延迟或取消风险的行业
    

• 当项目交付物或里程碑分期进行时。例如：

  • 在项目开始、中期和完成时收费
    
  • 签订合同后收取存款，剩余款项在交付时支付
    

如何为您的企业计算正确的存款金额

确定应收取多少存款是关于平衡保护您业务所需的金额与对客户来说合理的金额。以下是需要考虑的事项：

• 前期成本： 考虑在项目开始之前您需要花费多少。这可能包括材料、人工、租赁费用或差旅费。存款应该覆盖这些费用，这样您就不会自己垫付。

• 项目范围： 较大的项目通常需要更高的存款，因为启动成本较高，并且如果出现问题，回收资金会更困难。对于较小的工作，通常可以收取较小的存款。

• 项目风险： 定制工作如果不能转售，风险较高，应该要求较高的存款，以保护您免受客户取消的影响。存款也可以帮助减少未出现的财务风险，并增强客户对项目的承诺。

• 行业标准： 观察您所在行业的常规做法。如果您的存款金额与其他供应商的相似，客户更容易接受。例如，活动场地通常要求预付 50%，而自由职业者可能收取接近 30% 的存款。

• 客户关系： 您希望存款显得公平。对于首次合作的客户，较高的存款可能更合适。对于回头客，由于已经建立了关系，您可能会更愿意收取较低的存款。

在考虑了这些因素后，您需要决定是按比例收取存款还是收取固定费用。比例通常用于较大的项目或那些成本更可变的项目（20%-50% 的总价通常是一个好的范围），而固定费用可能更适用于较小或标准的工作（例如，预定服务的费用为 100 美元）。

如果您提供可退款的存款，您还应该确保您能接受退还存款的风险。这可能意味着将存款金额设定得稍低于不可退款协议的存款金额。

示例场景

简单工作，低风险

• 总费用： 1000 美元

• 前期成本： 200 美元

• 资金存入： 20%（200 美元，用于覆盖前期成本）

定制项目，高风险

• 总费用： 2000 美元

• 前期成本： 500 美元

• 资金存入： 50%（1000 美元，用于覆盖前期成本并确保承诺）

持续服务

• 总费用： 5000 美元，6 个月内支付

• 资金存入： 25%（1250 美元，用于覆盖初期阶段）

如何与客户沟通存款条款

您应清楚地与客户沟通存款条款，以避免误解并建立信任。具体方式如下：

• 尽早提到存款要求——理想情况下是在第一次沟通或在提案中提到。

  • 例如： “为了确保您的预订，我们要求预付 30% 的存款，剩余款项在完成后支付。”
    

• 使用简单明了的语言。明确说明存款的用途、金额以及到期时间。

  • 例如： “我们要求支付 30% 的存款，用于覆盖材料和前期费用，存款需在本月 1 日前支付。”
    

• 解释存款的原因，让客户理解其必要性。从保护双方利益的角度来表述。

  • 例如： “存款确认了您的预订，并使我们能够为您的项目分配时间和资源。”
    

• 始终以书面形式记录存款条款。可以在您的合同、账单或电子邮件中记录。包括存款金额、到期日期和接受的支付方式。

• 在分享存款信息时，沟通您的退款和取消政策。

  • 例如： “存款不可退还，除非至少在预约前 14 天取消。”
    

• 发送一份存款账单，清晰列出项目的总费用、存款金额及其覆盖内容、剩余余额、到期时间以及付款后的后续步骤。

  • 例如： “一旦我们收到存款，我们将开始初步设计阶段并确认项目时间表。”
    

以下是与客户沟通完整存款条款的示例电子邮件：

主题：您的项目存款详情

您好，[客户姓名]，

我们很高兴开始您的项目！为了确保您的预订并开始工作，我们要求支付[金额]的存款，这占总项目费用的 [X%]。此存款将帮助我们覆盖初期费用，并确保我们能在日程中为您的项目留出时间。

以下是简要的费用明细：

总费用： [总金额]

到期存款： [存款金额]

剩余余额： [剩余金额]，到期支付：[最终付款日期]

存款到期日期：[到期日期]。一旦我们收到存款，我们将[后续步骤]。

您可以通过[支付方式]支付。如有任何疑问，请随时与我们联系！

谢谢，
[您的名字或公司名]

如果客户未按时支付存款，请发送礼貌的提醒，例如：

您好，[客户姓名]，

*这是一个温馨提示，存款[金额]应在[到期日期]之前支付，以便继续您的项目。这可以确保工作按时开始，并确保所有资源在需要时到位。如有任何问题，请随时告知！