Een aanbetalingsfactuur is een facturatiedocument dat een verkoper naar een koper stuurt om een vooruitbetaling voor goederen of diensten aan te vragen voordat deze volledig zijn geleverd. Deze facturen worden vaak gebruikt in situaties waarin de verkoper een gedeeltelijke betaling moet veiligstellen om met het werk te beginnen of wanneer de koper en verkoper overeenkomen om betalingen in fasen op te splitsen, waarbij de aanbetaling als eerste termijn dient.

Tussen augustus 2023 en januari 2024 was er een stijging van 20% van het aantal ondernemingen dat een gemiddelde betaalduur van meer dan 80 dagen rapporteerde. Aanbetalingsfacturen kunnen dit risico beperken en ervoor zorgen dat je onderneming ten minste een deel van de totale betaling op tijd ontvangt. Hieronder bespreken we hoe je een aanbetalingsfactuur structureert, het juiste bedrag berekent en de voorwaarden van de aanbetaling aan klanten communiceert.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom is een aanbetalingsfactuur nuttig voor ondernemingen?
  
• Een aanbetalingsfactuur structureren
  
• Wanneer moet je een aanbetalingsfactuur gebruiken?
  
• Hoe bereken je het juiste aanbetalingsbedrag voor je onderneming?
  
• De voorwaarden van de aanbetaling aan klanten doorgeven
  

Waarom is een aanbetalingsfactuur nuttig voor ondernemingen?

Met een aanbetalingsfactuur kunnen ondernemingen hun tijd, geld en middelen beschermen. Een betaalde aanbetalingsfactuur kan:

• De kosten vooraf dekken, zoals het kopen van materialen, het betalen van werknemers en het huren van apparatuur

• De kans verkleinen dat klanten van gedachten veranderen, omdat ze al hebben geïnvesteerd

• Je beschermen tegen verliezen als een klant zich later terugtrekt of de betaling uitstelt

• De betaalverwachtingen verduidelijken, zoals resterende betalingen en het terugbetalingsbeleid, voordat het werk begint

• Je beter voorbereiden op grotere projecten, omdat je minder financieel risico neemt

Een aanbetalingsfactuur structureren

Je moet je aanbetalingsfactuur zo structureren dat deze alle informatie bevat die zowel jij als je klant nodig hebben. Dit voeg je allemaal toe.

Koptekst en contactgegevens

• Een titel 'Aanbetalingsfactuur'

• Je bedrijfsnaam en logo

• Je zakelijke e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsadres

• Een uniek factuurnummer voor tracking

• Uitgiftedatum

Klantinformatie

• Naam van de klant of bedrijfsnaam

• Adres en contactgegevens van de klant

Lijst met goederen of diensten

• Beschrijving van het project

• Producten of diensten die worden gereserveerd

• Omvang van de werkzaamheden

• Hoeveelheden

• Eenheidsprijzen

Bedrag van de aanbetaling

• Totale project- of bestellingskosten

• Het aanbetalingspercentage dat of de vaste vergoeding die verschuldigd is (bijv. 50% van de totale kosten, € 500 vast)

• Resterend saldo verschuldigd na betaling van de aanbetaling

Betaalvoorwaarden

• Geaccepteerde betaalmethoden (bijv. bankoverschrijving, creditcard)

• Betaaldatum

• Eventuele boetes voor te late betalingen

Algemene voorwaarden

• Terugbetalingsbeleid

• Annuleringsvoorwaarden

• Leverdatum of startdatum van de werkzaamheden, afhankelijk van ontvangst van de aanbetaling

Opmerkingen of aanvullende informatie

• Een kort bedankje

• Herinnering aan belangrijke details

Wanneer moet je een aanbetalingsfactuur gebruiken?

Een aanbetalingsfactuur is een goed idee om toezeggingen te krijgen, kosten vooraf te dekken of risico's te beheren voordat je goederen of diensten levert. Hier zijn enkele specifieke situaties waarin deze facturen nuttig zijn:

• Als je geld moet uitgeven aan materialen, arbeid of apparatuur voordat je aan een project begint. Bijvoorbeeld:

  • Bouw- en renovatieprojecten
    
  • Productie op maat of op bestelling gemaakte producten
    
  • Catering of evenementenplanning
    

• Voor diensten waarbij je beschikbaarheid beperkt is en je tijd of middelen moet reserveren. Bijvoorbeeld:

  • Het maken van afspraken (bijv. fotosessies, consulten, workshops)
    
  • Verhuur van locaties of apparatuur
    
  • Freelance- of contractwerk
    

• Voor langlopende of gefaseerde projecten die weken of maanden duren. Bijvoorbeeld:

  • Softwareontwikkeling of digitale marketingcampagnes
    
  • Interieurontwerp of landschapsarchitectuur
    
  • Complexe juridische of adviesdiensten
    

• Voor projecten waarbij annuleringen of no-shows je tijd en geld kunnen kosten. Bijvoorbeeld:

  • Evenementenplanning of bruiloften
    
  • Aangepaste kunstopdrachten of gespecialiseerde ontwerpen
    
  • Elke situatie waarin de werkzaamheden direct na boeking beginnen
    

• Wanneer je werkt met een nieuwe of risicovolle klant bij wie je financiële risico's wilt beperken Bijvoorbeeld:

  • Klanten die grote of op maat gemaakte bestellingen plaatsen
    
  • Niet-restitueerbare of niet-inbare diensten
    
  • Sectoren met een risico op vertragingen of annuleringen
    

• Wanneer projectresultaten of mijlpalen in de loop van de tijd worden opgesplitst. Bijvoorbeeld:

  • Betalen bij de start, halverwege en de afronding van een project
    
  • Het in rekening brengen van een aanbetaling na het ondertekenen van een contract, met het saldo verschuldigd bij levering
    

Hoe bereken je het juiste aanbetalingsbedrag voor je onderneming?

Wil je weten hoeveel je als aanbetaling in rekening moet brengen, dan moet je een evenwicht vinden tussen wat je nodig hebt om je onderneming te beschermen en wat voor je klanten redelijk aanvoelt. Hier moet je rekening mee houden:

• De kosten vooraf: Bedenk wat je gaat uitgeven voordat het project begint. Dit kunnen materialen, arbeid, huurkosten of reizen zijn. De aanbetaling moet deze kosten dekken, zodat je hier niet zelf voor opdraait.

• Omvang van het project: Grotere projecten vereisen vaak grotere aanbetalingen, omdat ze duurder zijn om te starten en het moeilijker is om geld terug te krijgen als er iets misgaat. Je kunt doorgaans kleinere aanbetalingen in rekening brengen voor kleinschalige projecten.

• Risico's van het project: Maatwerk dat niet kan worden doorverkocht, brengt hogere risico's met zich mee en vereist een hogere aanbetaling om je te beschermen als de klant zich terugtrekt. Aanbetalingen kunnen ook helpen het financiële risico van no-shows te verminderen en de betrokkenheid van je klanten bij het project te versterken.

• Branchenormen: Kijk naar wat typisch is in jouw vakgebied. Klanten zijn eerder geneigd je aanbetaling te accepteren als deze vergelijkbaar is met wat ze bij andere leveranciers hebben gezien. Evenementenlocaties vragen bijvoorbeeld vaak om een aanbetaling van 50%, terwijl freelancers rond de 30% in rekening brengen.

• Klantrelatie: Je wilt dat de aanbetaling eerlijk aanvoelt. Voor een nieuwe klant kan een hogere aanbetaling zinvol zijn. Je kunt meestal een lagere aanbetaling in rekening brengen bij terugkerende klanten, aangezien er al een relatie is.

Nadat je deze factoren hebt overwogen, moet je beslissen of je een percentage of een vast bedrag in rekening wilt brengen voor de aanbetaling. Percentages zijn gebruikelijker voor grotere projecten of projecten met meer variabele kosten (20% - 50% van de totale prijs is vaak een goed bereik), terwijl vaste kosten misschien beter werken voor kleinere of standaardklussen (bijv. € 100 om een service te boeken).

Als je met restitueerbare aanbetalingen werkt, moet je er ook voor zorgen dat het geen probleem voor je vormt om ze eventueel terug te betalen. Dit kan betekenen dat de aanbetaling iets lager uitvalt dan bij niet-restitueerbare overeenkomsten.

Voorbeeldscenario's

Eenvoudige klus, laag risico

• Totale kosten: € 1000

• Kosten vooraf: € 200

• Aanbetaling: 20% (€ 200, om de kosten vooraf te dekken)

Project op maat, hoog risico

• Totale kosten: € 2000

• Kosten vooraf: € 500

• Aanbetaling: 50% (€ 1000, om de opstartkosten te dekken en verplichtingen te garanderen)

Doorlopende service

• Totale kosten: € 5000 over 6 maanden

• Aanbetaling: 25% (€ 1250, om de eerste fase te dekken)

De voorwaarden van de aanbetaling aan klanten doorgeven

Je moet de aanbetalingsvoorwaarden duidelijk communiceren om misverstanden te voorkomen en vertrouwen op te bouwen bij klanten. Dit doet je als volgt:

• Vermeld zo snel mogelijk de aanbetalingseisen, idealiter tijdens het eerste gesprek of in je voorstel.

  • Voorbeeld: "Omdat we uw boeking veilig willen stellen, vragen we vooraf een aanbetaling van 30%, waarbij het resterende saldo bij voltooiing verschuldigd is."
    

• Gebruik duidelijke taal. Geef precies aan waar de aanbetaling voor is, hoeveel deze is en wanneer deze verschuldigd is.

  • Voorbeeld: "We vragen een aanbetaling van 30% om materialen en vooruitbetalingen te dekken, verschuldigd op de 1e van de maand."
    

• Leg de reden voor de aanbetaling uit, zodat klanten begrijpen waarom die nodig is. Laat zien dat beide partijen van de overeenkomst op deze manier worden beschermd.

  • Voorbeeld: "De aanbetaling bevestigt de boeking. Ook kunnen we dan de tijd en middelen aan je project toewijzen."
    

• Leg de aanbetalingsvoorwaarden altijd schriftelijk vast. Doe dit in je contract, factuur of e-mail. Vermeld het aanbetalingsbedrag, de vervaldatum en de geaccepteerde betaalmethoden.

• Noem het terugbetalings- en annuleringsbeleid wanneer je de aanbetalinginformatie deelt.

  • Voorbeeld: "Aanbetalingen worden niet gerestitueerd, tenzij de annulering ten minste 14 dagen voor de afspraak wordt gedaan."
    

• Stuur een aanbetalingsfactuur waarin duidelijk wordt aangegeven wat de totale kosten van het project zijn, het aanbetalingsbedrag en wat het dekt, het resterende saldo, wanneer het verschuldigd is en wat er na de betaling gebeurt.

  • Voorbeeld: "Zodra we de aanbetaling hebben ontvangen, beginnen we met de eerste ontwerpfase en bevestigen we de tijdlijn van het project."
    

Hier is een voorbeeld van een e-mail om de volledige aanbetalingsvoorwaarden aan je klant door te geven:

Onderwerp: Aanbetalinginformatie voor je project

Hallo [naam klant],

We hebben heel veel zin om aan de slag te gaan met je project. Om je boeking veilig te stellen en met de werkzaamheden te beginnen, vragen we een aanbetaling van [Bedrag]. Dat is [X%] van de totale projectkosten. Met deze aanbetaling kunnen we de opstartkosten dekken en de benodigde tijd in ons schema blokkeren.

Hier is een kort overzicht:

Totale kosten: [Totaalbedrag]

Aanbetaling verschuldigd: [Bedrag aanbetaling]

Resterend saldo: [Resterend bedrag] verschuldigd op [Laatste betaaldatum]

De aanbetaling moet uiterlijk op [Vervaldatum] worden betaald. Zodra we de betaling hebben ontvangen, gaan we [volgende stappen].

Je kunt betalen via [Betaalmethoden]. Laat het ons weten als je vragen hebt!

Bedankt,
[Je naam of je bedrijf]

Als een klant de aanbetaling niet op de vervaldatum betaalt, stuur dan een beleefde herinnering:

Hallo [naam klant],

Even een herinnering dat de aanbetaling van [Amount] uiterlijk op [Vervaldatum] verschuldigd is om verder te gaan met het project. Zo kunnen we het werk op tijd beginnen en zijn alle middelen klaar wanneer dat nodig is. Laat het ons weten als je vragen hebt!