En depositionsfaktura är ett faktureringsdokument som en säljare skickar till en köpare för att begära förskottsbetalning för varor eller tjänster innan de har levererats i sin helhet. Det används ofta i situationer där säljaren behöver säkra delbetalning för att påbörja arbetet eller när köparen och säljaren kommer överens om att dela upp betalningarna i etapper, där depositionen fungerar som den första delbetalningen.

Mellan augusti 2023 och januari 2024 skedde en ökning med 20 % av antalet företag som rapporterade genomsnittliga betalningstider på över 80 dagar. Genom depositionsfakturor kan du minska den här risken och se till att ditt företag får åtminstone en del av hela betalningen utan dröjsmål. Nedan beskriver vi hur man lägger upp en depositionsfaktura, beräknar rätt depositionsbelopp och kommunicerar depositionsvillkoren till kunder.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför är en depositionsfaktura användbar för företag?
  
• Hur strukturerar man en depositionsfaktura?
  
• När lönar det sig att använda depositionsfaktura?
  
• Hur du beräknar rätt depositionsbelopp för ditt företag
  
• Hur man kommunicerar depositionsvillkor till kunder
  

Varför är depositionsfakturor bra för företag?

En depositionsfaktura hjälper företag att skydda sin tid, sina pengar och sina resurser. En betald depositionsfaktura kan:

• Täcka initiala kostnader som att köpa material, betala anställda och hyra utrustning

• Minska risken för att en kund ändrar sig, eftersom de redan har investerat

• Skydda dig från totala förluster om en kund senare backar ur eller försenar betalningen

• Klargöra betalningsförväntningar, t.ex. återstående betalningar och återbetalningspolicyer, innan arbetet påbörjas

• Gör det möjligt för dig att på ett bekvämare sätt engagera dig i större projekt, eftersom du tar mindre ekonomisk risk

Så strukturerar man en depositionsfaktura

Du bör strukturera din depositionsfaktura så att den visar all information som både du och din kund behöver. Här är vad du ska inkludera.

Sidhuvud och kontaktinformation

• En rubrik på depositionsfakturan

• Ditt företagsnamn och din logotyp

• Ditt företags e-postadress, telefonnummer och företagsadress

• Ett unikt fakturanummer som kan spåras

• Utfärdad den

Kunduppgifter

• Kundens namn eller företagsnamn

• Kundens adress och kontaktuppgifter

Lista över varor eller tjänster

• Beskrivning av projektet

• Produkter eller tjänster som reserveras

• Arbetets omfattning

• Mängder

• Priser per enhet

Depositionsbelopp

• Total projekt- eller orderkostnad

• Depositionsprocenten eller den fasta avgiften som ska betalas (t.ex. 50 % av den totala kostnaden, 500 USD i fast kostnad)

• Återstående saldo som ska betalas efter att depositionen har betalats

Betalningsvillkor

• Betalningsmetoder som accepteras (t.ex. banköverföring, kreditkort)

• Förfallodatum

• Eventuella dröjsmålsavgifter

Villkor

• Återbetalningspolicy

• Avbokningsregler

• Leveransdatum eller startdatum för arbetet, beroende på mottagandet av depositionen

Anteckningar eller ytterligare information

• Ett kort tack

• Påminnelse om viktiga detaljer

När ska man använda en depositionsfaktura?

En depositionsfaktura är en bra idé när du behöver säkra åtaganden, täcka initiala kostnader eller hantera risker innan du levererar varor eller tjänster. Här är några specifika situationer där det är mest användbart:

• Om du behöver spendera pengar på material, arbete eller utrustning innan du påbörjar ett projekt. Några exempel:

  • Bygg- och renoveringsprojekt
    
  • Specialtillverkning eller skräddarsydda produkter
    
  • Catering eller evenemangsplanering
    

• För tjänster där din tillgänglighet är begränsad och du behöver reservera tid eller resurser. Några exempel:

  • Tidsbokning (t.ex. fotograferingar, konsultationer, workshops)
    
  • Uthyrning av lokaler eller utrustning
    
  • Frilans- eller kontraktsarbete
    

• För långsiktiga eller fasindelade projekt som sträcker sig över veckor eller månader. Några exempel:

  • Mjukvaruutveckling eller digitala marknadsföringskampanjer
    
  • Inredningsprojekt eller landskapsarkitektur
    
  • Komplexa juridiska tjänster eller konsulttjänster
    

• För projekt där avbokningar eller utebliven ankomst kan kosta dig tid och pengar. Några exempel:

  • Evenemangsplanering eller bröllopstjänster
    
  • Anpassade konstuppdrag eller specialiserad design
    
  • Alla situationer där arbetet påbörjas omedelbart efter bokningen
    

• När du arbetar med en ny kund eller högriskkund som du vill minska din finansiella exponering mot. Några exempel:

  • Kunder som gör stora eller anpassade beställningar
    
  • Ej återbetalningsbara eller oåterkalleliga tjänster
    
  • Branscher med risk för förseningar eller inställda flyg
    

• När projektleveranser eller milstolpar delas upp över en längre tidsperiod. Några exempel:

  • Debitering i början, mitten och slutet av ett projekt
    
  • Debitera en handpenning efter att ett kontrakt signerats, där resten av beloppet ska betalas vid leverans
    

Så beräknar du rätt depositionsbelopp för ditt företag

Att räkna ut hur mycket du ska ta ut som deposition handlar om att balansera vad du behöver för att skydda ditt företag med vad som känns rimligt för dina kunder. Här är vad du bör tänka på:

• Initiala kostnader: Fundera över vad du ska lägga innan projektet ens har startat. Det kan handla om material, arbetskraft, hyresavgifter eller resor. Depositionen bör täcka dessa kostnader så att du inte betalar ur egen ficka.

• Projektets omfattning: Större projekt kräver ofta större depositioner, eftersom de är dyrare att initiera och det är svårare att få tillbaka pengar om något går fel. Du kan vanligtvis ta ut mindre depositioner för mindre jobb.

• Risker med projektet: Personanpassade jobb som inte kan säljas vidare medför högre risker och bör kräva en större deposition för att skydda dig om kunden backar ur. Depositioner kan också bidra till att minska den ekonomiska risken för utebliven ankomst och stärka dina kunders engagemang för projektet.

• Branschnormer: Titta på vad som är typiskt inom ditt område. Kunder är mer benägna att acceptera din deposition om den liknar vad de har sett från andra leverantörer. Till exempel ber evenemangslokaler ofta om 50 % i förskott, medan frilansare kan be om en deposition på närmare 30 %.

• Kundrelationer: Du vill att depositionen ska kännas rättvis. För en förstagångskund kan en högre deposition vara vettig. Du kommer sannolikt att känna dig mer bekväm med att ta ut ett lägre depositionsbelopp för återkommande kunder eftersom ni redan har en upprättad affärsrelation.

När du har övervägt dessa faktorer måste du bestämma dig för om du vill ta ut en procentsats eller en fast avgift för din deposition. Procentsatser är vanligare för större projekt eller de med mer rörliga kostnader (20–50 % av det totala priset är ofta ett bra intervall), medan fasta avgifter kan fungera bättre för mindre jobb eller standardjobb (t.ex. 100 USD för att boka en tjänst).

Om du erbjuder återbetalningsbara depositioner bör du också se till att du är bekväm med risken att behöva betala tillbaka dem. Det kan t.ex. innebära att du väljer ett något lägre depositionsbelopp än vad du skulle göra för icke-återbetalningsbara avtal.

Exempel på scenarier

Enkelt jobb med låg risk

• Total kostnad: 1 000 USD

• Förskottskostnader: 200 USD

• Deposition: 20 % (200 USD, för att täcka startkostnaderna)

Anpassat projekt, hög risk

• Total kostnad: 2 000 USD

• Förskottskostnader: 500 USD

• Deposition: 50 % (1 000 USD, för att täcka initiala kostnader och säkerställa engagemang)

Löpande service

• Total kostnad: 5 000 USD över 6 månader

• Deposition: 25 % (1 250 USD, för att täcka den inledande fasen)

Så kommunicerar du depositionsvillkor till kunder

Du bör tydligt kommunicera dina depositionsvillkor för att undvika missförstånd och bygga förtroende hos kunderna. Så här gör du:

• Nämn depositionskravet så snart som möjligt – helst under ditt första samtal eller i ditt förslag.

  • Exempel: "För att säkra din bokning kräver vi en deposition på 30 % i förskott och resten ska betalas när jobbet är klart."
    

• Använd ett enkelt språk. Berätta exakt vad depositionen är för, hur mycket som ska betalas och när den ska betalas.

  • Exempel: "Vi kräver en deposition på 30 % för att täcka material och förskottskostnader, som ska betalas senast den första i månaden."
    

• Förklara orsaken till depositionen så att kunderna förstår varför den är nödvändig. Förklara det i termer av att skydda båda sidor i avtalet.

  • Exempel: "Depositionen bekräftar din bokning och gör det möjligt för oss att allokera tid och resurser till ditt projekt."
    

• Dokumentera alltid depositionsvillkoren skriftligen. Gör det antingen i ditt avtal, faktura eller i ett e-postmeddelande. Inkludera depositionsbelopp, förfallodatum och accepterade betalningsmetoder.

• Informera om dina återbetalnings- och avbokningspolicyer när du anger depositionsuppgifterna.

  • Exempel: "Depositioner återbetalas inte om inte avbokningen görs minst 14 dagar före mötet."
    

• Skicka en depositionsfaktura som tydligt beskriver projektets totala kostnad, depositionsbeloppet och vad det täcker, det återstående saldot, när det förfaller och vad som händer efter betalningen.

  • Exempel: "När vi har fått depositionen kommer vi att påbörja den inledande designfasen och bekräfta projektets tidslinje."
    

Här är ett exempel på ett e-postmeddelande för att kommunicera de fullständiga depositionsvillkoren till din kund:

Subjekt: Depositionsuppgifter för ditt projekt

Hej [kundens namn],

Vi ser fram emot att komma igång med ditt projekt! För att säkra din bokning och påbörja arbetet kräver vi en deposition på [belopp], vilket är [X %] av den totala projektkostnaden. Denna deposition hjälper till att täcka initiala kostnader och gör att vi kan avsätta den tid som krävs i vårt schema.

Här är en snabb uppdelning:

Total kostnad: [totalt belopp]

Depositionen förfaller: [Depositionsbelopp]

Återstoden av saldot: [återstående belopp] förfaller till betalning [sista betalningsdatum]

Depositionen ska betalas senast den [förfallodatum]. När vi har tagit emot den kommer vi att [nästa steg].

Du kan betala via [betalningsmetoder]. Hör av dig om du har frågor!

Tack
[Ditt namn eller ditt företag]

Om kunden inte betalar anmälningsavgiften senast på förfallodagen kan du skicka en artig påminnelse, till exempel följande:

Hej [kundens namn],

Det här är en vänlig påminnelse om att depositionen på [belopp] måste inbetalas senast den [förfallodatum] för att vi ska kunna gå vidare med ditt projekt. Detta säkerställer att arbetet kan påbörjas i tid och att alla resurser finns på plats när de behövs. Hör av dig om du har några frågor!