Uma fatura de depósito é um documento de cobrança que um vendedor envia a um comprador para solicitar o pagamento antecipado de mercadorias ou serviços antes da entrega total. Muitas vezes, é usada em situações em que o vendedor precisa garantir o pagamento parcial para começar a trabalhar ou quando o comprador e o vendedor concordam em dividir os pagamentos em etapas, com o depósito servindo como a primeira prestação.

Entre agosto de 2023 e janeiro de 2024, aumentou 20% o número de empresas que declararam tempos médios de pagamento superiores a 80 dias. As faturas de depósito podem ajudar a mitigar esse risco e garantir que sua empresa receba pelo menos parte do pagamento total prontamente. Abaixo, discutiremos como estruturar uma fatura de depósito, calcular o valor correto do depósito e comunicar os termos de depósito aos clientes.

O que há neste artigo?

• Por que uma fatura de depósito é útil para as empresas?
  
• Como estruturar uma fatura de depósito
  
• Quando você deve usar uma fatura de depósito?
  
• Como calcular o valor correto do depósito para o seu negócio
  
• Como comunicar as condições de depósito aos clientes
  

Por que uma fatura de depósito é útil para as empresas?

Uma fatura de depósito ajuda as empresas a protegerem seu tempo, dinheiro e recursos. Uma fatura de depósito pago pode:

• Cobrir custos iniciais, como compra de materiais, pagamento de funcionários e aluguel de equipamentos.

• Reduzir as chances de um cliente mudar de ideia, uma vez que já investiu

• Proteger você contra perdas totais se um cliente mais tarde recuar ou atrasar o pagamento

• Esclarecer as expectativas de pagamento, como pagamentos restantes e políticas de reembolso, antes do início dos trabalhos

• Permitir que você se comprometa mais confortavelmente com projetos maiores, pois está assumindo menos riscos financeiros

Como estruturar uma fatura de depósito

Você desejará estruturar sua fatura de depósito para mostrar todas as informações que você e seu cliente precisam. Veja o que incluir.

Dados de cabeçalho e contato

• Um título de "Fatura de depósito"

• Nome e logotipo da sua empresa

• E-mail, número de telefone e endereço comercial da sua empresa

• Um número único de fatura para rastreamento

• Data de emissão

Dados do cliente

• Nome do cliente ou nome da empresa

• Endereço e dados de contato do cliente

Lista de mercadorias ou serviços

• Descrição do projeto

• Produtos ou serviços reservados

• Escopo de trabalho

• Quantidades

• Preços unitários

Valor do depósito

• Custo total do projeto ou pedido

• A porcentagem do depósito ou a tarifa fixa devida (por exemplo, 50% do custo total, $500 fixos)

• Saldo restante devido após o pagamento do depósito

Termos de pagamento

• Formas de pagamento aceitas (ex.: transferência bancária, cartão de crédito)

• Prazo para pagamento

• Eventuais penalidades por atraso de pagamento

Termos e condições

• Política de reembolso

• Política de cancelamento

• Data de entrega ou data de início da obra, dependendo do recebimento do depósito

Observações ou informações adicionais

• Um breve agradecimento

• Lembrete de qualquer detalhe importante

Quando você deve usar uma fatura de depósito?

Uma fatura de depósito é uma boa ideia quando você precisa garantir compromisso, cobrir custos iniciais ou gerenciar riscos antes de entregar mercadorias ou serviços. Aqui estão algumas situações específicas em que ela é mais útil:

• Se você precisa gastar dinheiro em materiais, mão de obra ou equipamentos antes de iniciar um projeto. Exemplos:

  • Projetos de construção e reforma
    
  • Fabricação sob encomenda ou produtos sob encomenda
    
  • Bufê ou planejamento de eventos
    

• Para serviços onde sua disponibilidade é limitada e você precisa reservar tempo ou recursos. Exemplos:

  • Marcação de consultas (por exemplo, sessões de fotografia, consultas, workshops)
    
  • Locação de locais ou equipamentos
    
  • Trabalho freelancer ou por contrato
    

• Para projetos de longo prazo ou em fases que se estendam por semanas ou meses. Exemplos:

  • Desenvolvimento de software ou campanhas de marketing digitais
    
  • Projetos de design de interiores ou paisagismo
    
  • Serviços jurídicos ou de consultoria complexos
    

• Para projetos em que cancelamentos ou não comparecimento podem custar tempo e dinheiro. Exemplos:

  • Planejamento de eventos ou serviços de casamentos
    
  • Encomendas de arte personalizadas ou projetos especializados
    
  • Qualquer situação em que o trabalho comece imediatamente após a reserva
    

• Quando você trabalha com um cliente novo ou de alto risco com quem deseja reduzir sua exposição financeira. Exemplos:

  • Clientes que fazem pedidos grandes ou personalizados
    
  • Serviços não reembolsáveis ou irrecuperáveis
    
  • Setores com risco de atrasos ou cancelamentos
    

• Quando as entregas ou marcos do projeto são divididos ao longo do tempo. Exemplos:

  • Carregamento no início, ponto médio e conclusão de um projeto
    
  • Cobrança de um depósito após a assinatura de um contrato, com o saldo devido na entrega
    

Como calcular o valor correto do depósito para sua empresa

Descobrir quanto cobrar como depósito significa equilibrar o que você precisa para proteger sua empresa com o que parece razoável para seus clientes. Veja o que considerar:

• Custos iniciais: pense no que você vai gastar antes mesmo do projeto começar. Isso pode incluir materiais, mão de obra, taxas de aluguel ou viagens. O depósito deve cobrir esses custos para que você não esteja pagando do próprio bolso.

• Escopo do projeto: projetos maiores geralmente exigem depósitos maiores, porque são mais caros de iniciar e é mais difícil recuperar fundos se algo der errado. Normalmente, você pode cobrar depósitos menores para trabalhos menores.

• Riscos do projeto: um trabalho personalizado que não pode ser revendido apresenta riscos mais altos e deve exigir um depósito maior para proteger você se o cliente desistir. Os depósitos também podem ajudar a reduzir o risco financeiro de não comparecimento e fortalecer o compromisso de seus clientes com o projeto.

• Normas do setor: veja o que é típico na sua área. Os clientes são mais propensos a aceitar seu depósito se for semelhante ao que eles viram de outros fornecedores. Por exemplo, locais de eventos costumam pedir 50% de desconto, enquanto freelancers podem cobrar próximo a 30%.

• Relacionamento com o cliente: você quer que o depósito pareça justo. Para um cliente de primeira viagem, um depósito mais alto pode fazer sentido. Você provavelmente se sentirá mais confortável em cobrar um depósito mais baixo para clientes recorrentes, uma vez que já existe um relacionamento.

Depois de considerar esses fatores, você precisará decidir se deseja cobrar uma porcentagem ou uma tarifa fixa pelo seu depósito. As porcentagens são mais comuns para projetos maiores ou com mais custos variáveis (20% a 50% do preço total costuma ser uma boa faixa), enquanto as tarifas fixas podem funcionar melhor para trabalhos menores ou padrão (por exemplo, $100 para reservar um serviço).

Se você está oferecendo depósitos reembolsáveis, também deve garantir que está confortável com o risco de ter de devolvê-los. Isso pode significar definir o depósito um pouco mais baixo do que você faria para acordos não reembolsáveis.

Exemplos de cenários

Trabalho simples, baixo risco

• Custo total: $1.000

• Custos iniciais: $200

• Depósito: 20% ($200, para cobrir custos iniciais)

Projeto personalizado, alto risco

• Custo total: $2.000

• Custos iniciais: $500

• Depósito: 50% ($1.000, para cobrir custos iniciais e garantir compromisso)

Serviço contínuo

• Custo total: $5.000 em 6 meses

• Depósito: 25% ($1.250, para cobrir a fase inicial)

Como comunicar os termos de depósito aos clientes

Você deve comunicar claramente suas condições de depósito para evitar mal-entendidos e construir confiança com os clientes. Veja como:

• Mencione a exigência de depósito o mais rápido possível, de preferência durante sua primeira conversa ou em sua proposta.

  • Exemplo: "Para garantir sua reserva, exigimos um depósito antecipado de 30%, com o saldo devido na conclusão."
    

• Use linguagem simples. Diga exatamente para que serve o depósito, quanto é e quando é devido.

  • Exemplo: "Exigimos um depósito de 30% para cobrir materiais e despesas iniciais, com vencimento até o dia 1º do mês."
    

• Explique o motivo do depósito para que os clientes entendam por que ele é necessário. Enquadre-o em termos de proteção para ambos os lados do acordo.

  • Exemplo: "O depósito confirma sua reserva e nos permite alocar tempo e recursos ao seu projeto."
    

• Documente sempre os termos do depósito por escrito. Faça isso em seu contrato, fatura ou e-mail. Inclua o valor do depósito, a data de vencimento e as formas de pagamento aceitas.

• Comunique suas políticas de reembolso e cancelamento ao compartilhar as informações do depósito.

  • Exemplo: "Os depósitos não são reembolsáveis, a menos que o cancelamento seja feito no mínimo 14 dias antes da designação."
    

• Envie uma fatura de depósito que descreva claramente o custo total do projeto, o valor do depósito e o que ele cobre, o saldo restante, quando é devido e o que acontece depois do pagamento.

  • Exemplo: "Assim que recebermos o depósito, começaremos a fase inicial de projeto e confirmaremos o cronograma do projeto."
    

Este é um exemplo de e-mail para comunicar os termos completos do depósito ao seu cliente:

Assunto: Detalhes do depósito para o seu projeto

*Olá [nome do cliente], *

Estamos animados para começar seu projeto! Para garantir sua reserva e começar a trabalhar, exigimos um depósito de [Valor], que é [X%] do custo total do projeto. Esse depósito ajuda a cobrir os custos iniciais e nos permite reservar o tempo necessário em nossa programação.

Aqui está um detalhamento rápido:

Custo Total: [Valor Total]

Depósito devido: [valor do depósito]

Saldo restante: [valor restante] com vencimento em [data do pagamento final]

O depósito vence em [Data de vencimento]. Assim que recebermos, [Próximas etapas].

Você pode pagar usando [formas de pagamento]. Se tiver alguma dúvida, entre em contato conosco!

Obrigado
[Seu nome ou sua empresa]

Se um cliente não pagar o depósito até a data de vencimento, envie um lembrete educado, como o seguinte:

*Olá [nome do cliente], *

Apenas um breve lembrete de que o depósito de [Valor] vence em [Data de Vencimento] para prosseguir com o seu projeto. Isso garante que o trabalho possa começar a tempo e que todos os recursos estejam prontos quando for necessário. Se tiver alguma dúvida, entre em contato conosco!